第9章 事务文书 (1)

第一节 概述

一、事务文书的含义

事务文书，是指机关、团体、企事业单位的各部门在处理日常事务过程中形成的通用文书。

事务文书与行政公文具有类似的特点。它在日常公务活动中为机关、团体、企事业单位、各部门所通用，具有很强的实用性和事务性，具有约定俗成的格式。它不属于正式公文，但是它比正式公文使用频率更高，应用范围更广。例如，对于计划，我们可能会每年做，每月做，甚至每周做。我们每年都会对工作作一次总结，以便改进今后的工作。除了国家法律之外，各单位、各部门都还会有自己的一套规章制度。各单位、各部门也都离不了开会、考核等。

二、事务文书的种类

事务文书大致可以分为四类：决策类、规章类、会务类、考核类。

1决策类

决策类事务文书，是机关、团体、企事业单位、各部门处理日常重大事务时所使用的文书。包括简报、计划、总结、调查报告等。

2规章类

规章类事务文书，是机关、团体、企事业单位、各部门为了规范行为所制定的文书。包括章程、规定等。

3会务类

会务类事务文书，是机关、团体、企事业单位、各部门开会时所使用的文书。包括开幕词、闭幕词、讲话稿、会议报告等。

4考核类

考核类事务文书，是机关、团体、企事业单位、各部门进行考核时所使用的文书。包括述职报告、组织鉴定等。

三、事务文书的特点

1管理性

事务文书是机关、团体、企事业单位，各部门在处理日常事务过程中形成的管理工具。事务文书具有行政上或法律上的约束力。它的重要职能是管理日常事务。决策类事务文书根据实际情况制定或调整决策，以便更好地改进工作。规章类事务文书对日常行为规范做出规定，以便有章可循。会务类事务文书利用会议对工作进行指导。考核类事务文书对工作中的成绩和不足进行评价，以便今后扬长避短。这些都是对事务的管理。事务文书的管理性，有的表现得比较明显、直接，如规章类事务文书，有的表现得比较隐蔽、间接，例如考核类事务文书。

2实践性

事务文书具有很强的实践性。事务文书必须从实际出发，了解和收集所涉及对象的大量的第一手材料，在掌握了大量材料的基础上，才进入具体的写作阶段。只有在熟悉、了解基层对象情况的基础上，才能写好事务文书。实践性还表现为实践的检验性，必须在实践中具有指导意义和可靠性，才会有价值。例如，计划是否可行，只能在工作结束后才能得到证明；规章制度制定得是否合理，也要在本单位、本社区实行一段时间后才能知道。

四、事务文书的作用

1沟通情况，指导工作

机关、团体、企事业单位、各部门通过事务文书发布消息，交流信息，可以沟通情况，总结工作中成功的经验和失败的教训，从而更好地指导工作。例如，简报和调查报告把基层的情况反馈给上级部门，便于上级指导工作。计划是对未来工作的步骤、方法的指导。总结、述职报告通过分析工作中得失的原因，可以避免以后重犯或者尽量少犯类似的错误。

2宣传政策，教育群众

事务文书在指导工作的同时，也担负着宣传党和国家的方针，政策，教育广大人民群众的作用。例如，会务类文书大都免不了向听众讲述当前的政治形势、国家的大政方针、目前的任务等，号召大家同心同德，为实现目标、任务而奋斗。简报除了交流信息以外，也有宣传政策、教育群众的作用。考核类文书以及部分规章类文书，在规范行为、约束行动的同时，也起到了宣传和教育的作用。

3规范行为，约束行动

事务文书可以告诉人们应该做什么、不该做什么，应该怎样做、不该怎样做，这样就能起到规范行为、约束行动的作用。例如，规章类文书一经通过生效，就具有约束力，有关单位和个人必须遵守。考核类文书通过肯定优点、指出不足，间接地起到规范、约束当事人行为的作用。

第二节 决策类

一、简报

1简报的含义

简报是以书面形式写出的简明扼要的情况报告。简报适用于社会生活中政治、经济、军事、文化、卫生、科技、教育等各条战线的各个方面。“简报”虽不是正式“公文”，却是机关、企业、事业单位经常使用的一种文体。

简报的报头名称常用的包括：“简报”、“××××简讯”、“情况反映”、“工作通讯”、“内部参考”、“××动态”、“动态与信息”、“××快报”等样式。简报的作用是可以通过简报反映情况、研究问题、传递信息、交流经验等。简报的特点是真实、简明、扼要、迅速、准确。

2简报的分类

简报的分类，因分类标准不同而各异。

(1）按出刊时间可分定期简报、不定期简报。

(2)按其作用可分为反映性简报、交流性简报等。

(3)按保密程度可分为“内部参考”简报与一般通行简报。

一般常(实)用文体写作之类的书，多按简报的内容分类，分为三类、四类，甚至五类不等。

一般分为工作简报、专题简报、会议简报三类。

(1)工作简报。工作简报所指的“工作”涵盖面较广，包括工、农、商、学、兵、政治、军事、文教、科技、体育、卫生等各个方面的工作。

(2)专题简报。所谓专题简报，就是反映某个方面某一专门问题或某一专门学术问题的提出、研究，并在实践中得到解决的进程。

(3)会议简报。是根据某些比较重要的会议的主题的需要，通过会议简报的形式反映从开幕到闭幕过程中的情况，特别是反映重要人物指示性的讲话，及与会者对某些重要问题的一些比较一致的基本看法，摘录与会者有代表性的发言片断，亦可反映开会的热烈活跃的气氛与现场的效果，还可以撷取会间的花絮。如编发学术会议“简报”则要突出学术会议的有关专业特色、学术研讨的和谐气氛，特别要反映学术研究的新动向、新发展、新成果。

3简报的基本格式

简报的格式一般分为报头、正文、报尾三个部分。

简报的报头。一般置于简报首面之首，约占页面三分之一的位置。其组成要素包括：

(1)简报名称。以较大的红字置于上端醒目处。

(2)保密程度。有的简报需要保密，可在简报名称上部左方印出“机密”、“内部刊物，注意保存”等字样。

(3)期数。以小字写出类似“第七期”的字样，一般置于简报名称下面中间。

(4)编辑单位。置于期数左下方。

(5)印发日期。如“2000年8月10日”类似字样置报头的右下侧。

(6)间隔。以较粗的红线将刊头与标题分开。

4简报的写法

简报的写法形式多种多样，一般常用的有如下几种形式：

(1)消息式。消息式的写法一般分为导语、主体、结尾三个部分。

(2)总分式。就是先从总体上提出题中之要旨，紧接着分别从几个并列的方面加上适宜的小标题。

(3)点滴式。即采撷生活中的点滴浪花以表达某种主旨，如“花絮”、“简讯”之类。

(4)转发式。某些时候在某种场合(如会议期间)，需要通过“简报”转发一些材料，一般可加上主要是说明转发意图的“按语”予以转发。转发材料如来自上面则带有指导性；如来自同级，则带有参照性。

(5)摘要式。一般多为典型事迹摘要，会议中典型发言摘要，以及某些方面(如科技、商业等)新的信息摘要，用以传递信息，报道动态。有的信息与动态的摘要集中发表，也要加上说明摘要集中发表意图的“按语”。

【例文】

我区金融系统开展“学**、多奉献”优质服务月活动

为了把精神文明建设落到实处，经人民银行倡议，地区几家行司一致同意，决定五月份在全区金融系统广泛开展“学**、学二兰、多奉献”优质服务月活动。

这次“红五月”优质服务活动，包括三个方面的内容。一是利用节假日(包括“五一”和五月份的四个星期天)，走上街头，开展多种形式的便民服务。二是在金融系统内部通过开展职业道德规范教育，进一步提高金融服务质量。工作在第一线的同志，要切实改善服务态度，为客户提供满意的服务；外勤人员要深入企业，帮助企业排忧解难。三是广泛宣传我区金融系统涌现出的先进人物，弘扬他们全心全意为人民服务的精神，以典型推动“学**、学二兰、多奉献”活动深入、持久地开展。

五月一日，地区几家行司的广大干部、职工，放弃节日休息，走上街头，开展家电维修、自行车修理、金融咨询、保险咨询、储蓄宣传、兑换旧钞等便民活动。仅人民银行就修理电器二十多件，修理自行车五十多辆，受到群众的广泛赞扬。

二、工作要点

1工作要点的含义

工作要点是一种为了实现某一奋斗目标，而提出应该做的一些主要工作和采取的主要措施的文体。

2工作要点的基本格式

工作要点一般由标题、正文、结尾三部分组成。

(1)标题。一般由单位、时间和文种构成，如《××市1992年工作要点》。

(2)正文。一般包括两方面内容：一是提出一年的奋斗目标；二是提出为实现上述目标的工作要点和主要措施。二者可分为两部分，用小标题标明，也可不用，而用过渡句承上启下。在表达形式上，一般采用分项，一项讲述一个问题，用序数标注。

(3)结尾。一般包括制定工作要点的单位和日期两项，写在正文的右下方。如果在标题上已冠以单位名称，结尾就不必再重复了。

3工作要点的写法

(1)提出的目标必须建立在科学的基础上，不可过高或偏低。

(2)提出的工作重点必须与现实目标相关，并对实现目标起重要作用。处于次要地位的工作，不能作为工作重点。

(3)提出的措施必须切实可行。

(4)语言要简洁、精炼。

【例文】

××市2000年工作要点

一、奋斗目标

工农业总产值实现85 550万元，比去年增长69％。其中，农业总产值55 550万元，增长51％。工业总产值30 000万元，增长92％。粮食总产量85 800万斤，比上年增长142％；生猪年末存栏5025万头，增长62％；乡镇企业总收入9 850万元，增长31％。

二、工作重点和主要措施

1城市的工作重点是搞好企业经济体制改革。要坚决落实简政放权的措施，政企职责分开；要理顺政府与企业、企业与职工的分配关系；要建立一套鼓励企业技术改革和技术进步的机制；要建立企业主要领导人任期目标责任制。

计划工作的重点是拟订好“十五”计划。

经济建设的重点要继续抓好制糖工业。要大力发展建材工业、食品工业、饲料工业，并注意发展采矿和新材料工业。

2农村工作的重点是搞好农村产业结构的调整。2000年，粮食播种面积150万亩，主攻方向是推广良种。

甘蔗面积26万亩，主攻方向是加强科学管理，提高单位质量。

要大力发展种养业，着重抓好果、林、桑、麻、茶、猪、羊、牛、兔、鱼十个项目。

要大力发展乡镇企业。重点发展农副产品加工业、建材业、采矿业、服务业。

3精神文明建设，重点是加强思想工作，加强基础建设，深入开展创文明单位、文明五好家庭活动。

4要健全干部岗位责任制，切实转变领导作风和工作作风，深入基层，深入第一线，保证各项工作的顺利开展。

××市人民政府

1999年12月30日

三、计划

计划是党政机关、企事业单位、社会团体等在展开工作或行动以前预先拟定的具体内容和展开步骤，形成的文书也叫“计划”。计划有多种别称，如规划、纲要、要点、方案、设想、打算、安排等。它们都属于计划的范畴，但有一定差别。

规划，是一种比较全面的长远的发展计划，如《龙湖经济开发区远景规划》、《青岛大学十年发展规划》。

纲要，同规划接近，也是一种远期的、全面的、较概括的计划，但原则性、指导性更强，如《全国农业发展纲要》、《全民健身计划纲要》。

要点，是一种领导机关或部门以扼要文字布置一定时期内主要工作或工作主要任务的计划。如《天荣集团2004年职工培训工作要点》、《深圳市2002年扫黄打非工作要点》。

方案，是一种针对某项工作提出的具体的、周密的且专业性、单一性较强的工作计划。如《凯达技术开发服务公司电子仪器设备引进方案》、《开封市政府机构改革实施方案》。

设想、打算，是一种初步的、预备性的，有待于进一步完善的非正式计划。如《育才中学人事制度改革设想》、《红光机械厂关于建厂三十周年庆祝活动的打算》。

安排，是一种时间短、范围小、内容非常具体、侧重实施的计划。如《郑州师范学院2002年寒假工作安排》、《二七区文明礼貌月宣传活动安排》。

1计划的特点和作用

(1)计划的特点

①目的性。目的性是指计划都有明确的目的，都是为达到某个目标、完成某项任务而制定的。有预期目的，才有明确的努力方向。一份计划的最终效果，就在目的是否实现中得到集中反映。盲目的计划必然失去指导行动的作用。