2会议记录的要求
会议记录应当能如实反映出会议完整进程，如实反映出所有的领导讲话、代表发言、各分组讨论情况、大会决议、会议各项活动内容和过程等。记录时，一种是采取详细记录法，追求“原原本本”，达到如同现场录音、录像的效果；一种是摘要记录法，有选择地记录主要之点、重要之点；还有一种是两者兼而有之，有的方面做详细记录，有的方面做摘要记录。
3会议记录的写作结构
经过长期实践，会议记录的写作结构已经基本固定和通用。除了标题外，正文的内容分为会议要素记录、会议情况记录两大部分。
会议记录的标题很直接、简明，一般为《×××会议记录》。
会议要素记录主要围绕会议的要素，在正式记录会议开始后的情况之前就可以先写下来，包括：(1)会议时间。除了年、月、日外，还经常精细到上(下)午、时、分。(2)会议地点。(3)召集人(部门)。(4)出席人姓名。(5)缺席人姓名、缺席原因。(6)列席人姓名。(7)主持人姓名。(8)记录人姓名。人数较少的会议，有关出席人、缺席人、列席人以及主持人、记录人等，应当同时记下他们的职务。有些会议如代表大会、群众大会，出席人(包括列席人和缺席人在内)人数很多，不便一一记录，可以记录总人数，事后将具体名单附在会议记录的后面备查。可以汇总记录成如“参加会议的局以上领导、各厂厂长等共××名”。属于分组讨论的会议记录，应当注明是第几组或××组。
会议情况记录是会议记录的主体，内容包括会议议题(程)、主持人讲话、领导及代表发言、讨论和决议事项、投票情况、会议期间其他活动等。记录时一般都是以时间先后关系为顺序，可以每记一个议题(程)，接着记录该议题(程)发言讨论(进展)情况，也可以根据掌握的材料，先把全部议题(程)写下来，然后逐一记录发言讨论(进展)情况。做记录时，记录人员应该聚精会神，一丝不苟，准确、无误、无遗漏，尽量记录发言人的原话，不做任意取舍增删，一些能够反映发言者态度、意见的语气词甚至包括身体语言(如表示持异议的退场行为)，也应该照实记录。如果发言者语速较快，并且如果会议允许录音，可以同时配备录音机，以便会议结束之后对照检查记录的内容。凡是需要将发言内容印发出去的，应当找发言人核实、签字，否则应当在印发材料最后注明“根据录音(或根据现场记录)整理，未经本人核实”、“由×××供稿，未经本人核实”之类文字，既表示文责自负，也是对发言人的一种负责。
有些代表的发言已经事先印发给全体代表了，或者根据会议筹备方案的安排，将肯定把发言稿以直接印发或编入会议简报等方式印发，记录时可以简单些，只纪要点、条款。
如果会议中途休会，应当照样记录“休会”。会议结束，最后写清“散会”，并写清具体散会时间。
会议记录完毕，应当由会议主持人和记录人分别在落款处签署姓名、日期，并注明“本会议记录共××页”。
【例文】
××大学校长办公会议记录
时间：××××年×月×日上午8点30分
地点：校第一会议室
出席人：校长×××，副校长×××，×××，××，××，总务处长××，校医院院长×××，副院长××，财务处长×××。
缺席人：×××(生病住院)，×××(出国考察)
主持人：×××校长
记录人：×××
会议内容：
(一)情况通报
1×××副校长通报学校新区基本建设进展情况。
2×××院长通报校医院实施医疗改革措施后效益情况。
(二)议题
1关于基本建设资金筹措。
2退休教师及职工独生子女医疗费报销问题。
(三)发言记录(略)
(四)会议决议(略)
主持人：×××(签字)
记录人：×××(签字)
××××年×月×日
(本次记录一份，共×页)
二、提案
1提案的含义
提案(人大称议案)是提请一定组织的会议讨论、处理的建议。
2写法及要求
一个完整的提案，一般由提案、理由、办法、落款等四部分组成。
(1)提案，又叫“案由”。要概括明了地写出建议、主张、意见的内容。这部分类似于文章的正标题，往往用一个表示范围的介词结构“关于……提案”表达出来。要求写得简明扼要。如提案被采纳，则由主管部门在这部分前面加上编号，往往写上“××省(市)第×届××代表大会第×次会议第××提案”的字样，以备查找。
(2)理由。这是提案的主要部分。即对提案进行说明论证，使提案有理有据，有说服力。一般的写法是列举事实，指明性质，提出解决问题的必要性。注意说话中肯，讲究分寸，实事求是。
(3)办法。要写清楚实现提案的办法和措施。办法的内容要具体明确，切实可行；表述要有层次，可以分条列项写，也可以写成一个大段包含几层意思，即有几个办法。
(4)落款。写上提议人和附议人，签名盖章，如果是以集体名义写的提案，则要把单位的全称写出来。最后还要写明提案日期。
【例文】
提 案
案由：宿舍家具折价卖给职工，今后国家不再配备私人生活用具。
理由：国家为职工配备私人生活用具，虽可方便职工，但也有不少弊端。诸如，国家每增加一批职工，即需添置一批家具，这就增加了国家的经济负担；职工按月交家具费，不少老职工所交的家具费总数，实际上早已超过所使用家具当初购买的价格，这就无形中增加了这批老职工的经济负担；家具质量不等，不易做到合理分配；家具不易管理，丢失损坏严重。为此，建议将现有宿舍家具折价卖给职工，今后国家不再配发私人生活用具。
办法：
1自即日起实行家具冻结，不再发给或更换新家具。
2由总务处组织力量对职工宿舍使用家具的数量及新旧程度进行清查、评定、登记。
3由财务处计算出每个职工所使用家具的折合价格，按价将家具卖给使用者。钱款可由财务科分期从使用者工资中扣还，或由使用者一次交清。不愿购买者可将家具交还。
以上提议，当否，请会议研究决定。
提议人：×××、×××
附议人：×××、×××、×××
××××年×月×日
三、座谈会纪要
1座谈会纪要的含义
座谈会纪要是根据宗旨、议程、文件、记录，用精练、准确、鲜明的语言，用新闻报道的形式，把某种座谈会的主要内容加以概括，以在报刊上发表为目的的文章。
2座谈会纪要写作的注意事项
(1）明确座谈会的中心议题。
(2)要深刻理解座谈会所学的重要文件。
3座谈会纪要的写法
(1)标题，多采用新闻式标题，由引题、正题、副题组成。
(2)正文，多用三层意思表述：
①座谈会召开的时间、地点、参加人员、座谈的问题、主持人、主要认识及有关情况说明。
②座谈会讨论研究的主要问题和参加者的重要发言。要写得具体、深刻、真实。每一个专题，就是一篇论说文。
③结尾部分，有的是对整个座谈会作结论、总结，有的是交代上面未提到的有关情况。这种纪要一般把全部发言和讨论研究的问题集中到一块，归纳几个专题，用小标题标出，分别加以说明。这种纪要具有议论文的特点。
【例文】
××县脱贫致富座谈会纪要
×月×日，县委、县政府召开脱贫致富座谈会，参加会议的有××个乡的乡长，××个收入较低大队的党支部书记，以及有关的局、公司、厂的负责同志。
县委书记××同志做了题为《振奋精神，发挥优势，努力工作，尽快脱贫致富》的报告。××、×××、××××、××、×××五个村队介绍了脱贫致富的经验。与会者参观了××、××××两个大队，观看了反映我县乡镇企业发展的录像，进行了热烈的讨论和大会发言。会上，帮助村队致富的有关单位负责同志都同挂钩大队的党支部书记见了面，进行了初步研究。县长×××同志做了会议总结，县委副书记×××同志讲了话。
这次会议的目的，是为了更好地落实中央一号文件精神，交流经验，分析问题，制定措施，克服困难，充分发挥内部潜力，利用本地资源优势，艰苦奋斗，发展生产，千方百计搞活经济，同时动员各方力量争取必要的扶持，达到尽快脱贫致富的目的。
会议指出，××××年×月县召开脱穷致富会以来，通过广大干部和群众的积极努力，我县经济有了较大发展。但是，有些队的人均收入水平仍然是偏低的，需要继续努力。
与会同志一致认为，为了尽快地实现脱贫致富，首先要树立脱贫志气。既要看到不利条件，又要看到自己的潜力和优势，规划出远景。要自力更生，艰苦奋斗，发挥优势，挖掘潜力，改变生产条件，搞活经济，打开致富大门。
其次，要落实具体措施。(略)
各部门要通力协作，共同扶贫致富。(略)
××××年×月×日
四、开幕词
1开幕词的特性
(1)宣告性。宣告性就是在开幕词中郑重宣告会议正式开幕，给会议造成一种隆重气氛。如果这是具有重要历史意义的会议，那么其历史意义就是从这一宣告开始产生的，因而这种开幕词必将随着会议的一系列重要文件一起载入史册。
(2)提示性。提示性就是在开幕词中明确交代会议的议程，扼要说明会议的开法、原则，交代会议的主要精神，起到点题作用。这样的提法使与会人员明确会议主题，做到心中有数，便于积极主动地参与讨论。
(3)指导性。指导性就是在开幕词中阐明会议宗旨，提出会议任务，说明会议目的及指导思想和重要意义，要求把整个会议的基本精神概括出来，这对开好会议定将起着重要的指导作用。
【例文】
为建设一个伟大的社会主义国家而奋斗各位代表：
中华人民共和国第一届全国人民代表大会第一次会议，今天在我国首都北京举行。
代表总数1 226人，报到的代表1 211人，因病因事请假没有报到的代表15人，报到了因病因事今天临时缺席的代表70人。今天会议实到代表1 141人，合乎法定人数。
中华人民共和国第一届全国人民代表大会第一次会议负有重大任务。这次会议的任务是：
制定宪法。
制定几个重要法律。
通过政府工作报告。
选举新的国家领导工作人员。
我们这次会议具有伟大的历史意义。这次会议是标志着我国人民从一九四九年建国以来的新胜利和新发展的里程碑，这次会议所制定的宪法将大大地促进我国的社会主义事业。
我们的总任务是，团结全国人民，争取一切国际朋友的支援，为建设一个伟大的社会主义国家而奋斗，为保卫国际和平和发展人类进步事业而奋斗。
我国人民应当努力工作，勤勤恳恳，互勉互助，力戒任何的虚夸和骄傲，准备在几个五年计划之内，将我们的国家，建设成为一个具有高度现代文明的伟大国家。
我们的事业是正义的。正义的事业是任何敌人也攻不破的。
领导我们事业的核心力量是中国共产党。
指导我们思想的理论基础是马克思列宁主义。
我们有充分的信心，克服一切艰难困苦。
我们正在前进。
我们正在做我们的前人从来没有做过的极其光荣伟大的事业。
我们的目的一定要达到。
我们的目的一定能够达到。
为我们的共同事业而努力奋斗。我们伟大的祖国万岁！
1954年9月15日
五、闭幕词
1闭幕词的特点
(1）评估性。评估性就是在闭幕词中，要求对整个会议做出总的评价，恰当肯定会议的重大成果，正确评估会议的深远影响，从而激励与会人员的斗志，增强其贯彻会议精神的信心与决心。
(2)总结性。总结性就是在闭幕调整中，要对会议的主要内容和基本精神进行简要总结。通常要概括会议的进程，如完成了哪些议题，做了哪几件事情，每项议题、每件事情又有什么重要意义和作用，与会者提出了哪些正确意见和合理化建议，以及今后的任务是什么，会后怎样贯彻会议精神等，使与会人员对会议有更加全面、深刻的了解和掌握，以便会后更加全面、正确、充满信心地贯彻会议的主要内容和基本精神。
2闭幕词的基本写法
闭幕词的写法相对开幕词而言形式可更灵活一些，没有固定格式。
一般来说，闭幕词包括对会议完成任务的概括和对会议的评价这两部分，其他内容都可有可无，可繁可简。
3闭幕词写作的注意事项
(1)跟踪会议进程，掌握会议的全面情况，搜集会议的主要文字材料。作者从会议开始就要做好写作准备，尽早构思，适时动笔，不一定等到闭幕前夕撰写，那样一般都会仓促急切，影响撰写质量。
(2)从会议实际情况出发，紧密结合中心议题进行阐述，不能游离主题泛加议论。要针对会议的主要内容，予以阐述和肯定，同时，要注意与会议开幕词前后呼应。
(3)补充会议内容，适当深化和发挥，但必须是与会议议题有关的事情。闭幕词既是对会议的总结和评价，又可以是对会议精神的延伸和补充，对于会议虽未展开，但已认识到的重要问题，应当在闭幕词中提出，适当强调，做必要发挥。
