(3)会议后
——会议记录应尽快整理好。
——杜绝与会者之无故缺席或迟到，可考虑在会议记录上注明哪些人无故缺席或迟到。
——追踪会议中之决议与待办事项。
原则6
做好办公桌上的“5S”
5S是现代精益生产管理中的一条很重要的管理理念。5S是指：整理、整顿、清扫、清洁、修养。
有研究表明：每个人每天平均会找28分钟的东西。那么一年下来，我们就有两个星期的时间没日没夜地在找东西。为什么会找东西呢？是因为没用的东西太多了，有用的东西混在没用的东西里。既然这样，我们何不把那些没用的东西清理掉呢？那些过期的、没用的文件、文书把它们扔进垃圾箱，那些还有用的档案把它们分类存档、各就各位。如果平常能做好办公桌上的清理运动就可以减少我们花在找东西上的时间。
运用80/20法则
一、一个经济学家的神奇发现
1897年，意大利经济学家帕累托偶然注意到英国人的财富和收益模式，于是潜心研究这一模式，并于后来提出了著名的80/20法则，即二八法则。
帕累托研究发现，社会上的大部分财富被少数人占有了，而且这一部分人口占总人口的比例与这些人所拥有的财富数量，具有极不平衡的关系。帕累托还发现，这种不平衡的模式会重复出现，而且也是可以提前预测的。
于是，帕累托从大量具体的事实中归纳出一个简单而让人不可思议的结论：
如果社会上20%的人占有社会80%的财富，那么可以推测，10%的人占有了65%的财富，而5%的人则占有了社会50%的财富。
这样，我们可以得到一个让很多人不愿意看到的结论：一般情况下，我们付出的80%的努力，也就是绝大部分的努力，都没有创造收益和效果，或者是没有直接创造收益和效果。而我们80%的收获却仅仅来源于20%的努力，其他80%的付出只带来20%的成果。
显然，80/20法则向我们揭示了这样一个道理，即投入与产出、努力与收获、原因与结果之间，普遍存在着不平衡关系。小部分的努力，可以获得大的收获。起关键作用的小部分，通常就能主宰整个组织的产出、盈亏和成败。
通过80/20法则，我们可得出很多的推论：地球上大约有80%的资源是被世界上15%的人消耗掉的；在公司的客户中，为公司创造80%收益的客户实际上只占所有客户的20%；而在企业中，20%的员工为企业创造了80%的收益。
而在生活中，80%的交通事故是被那些20%的违规驾驶者造成的；家里的地毯有20%遭受了80%程度的磨损；你所有衣服中的20%占据了你全部生活时间的80%；你的电脑80%的故障是由20%的原因导致的；你一生使用的80%的词句是用字典里20%的字组成的。而在考试中，20%的知识能为你带来80%的分数。同样的道理，你20%的朋友，占据了你80%与朋友见面的时间……
由此可见，二八法则无处不在、无时不有，它就像人的影子，潜伏在生活的每个角落。
二、效率提升的关键
80/20法则告诉人们一个道理，就是要把自己的精力放在自己的主要目的上，这是提高一个人工作和生活效率的关键。80/20法则对工作的一个重要启示便是：避免将时间花在琐碎的多数问题上，因为就算你花了80%的时间，你也只能取得20%的成效。你应该将时间花在重要的少数问题上，因为解决这些重要的少数问题，你只需花20%的时间，即可取得80%的成效。
某部门主管因患心脏病，遵照医生嘱咐每天只上班三四个小时。他很惊奇地发现，这三四个小时所做的事在质和量方面与以往每天花费八九个钟头所做的事几乎没有两样。他所能提供的惟一解释便是：他的工作时间既然被迫缩短，他只好将它花在最重要的工作上。这或许是他得以维护工作效能与提高工作效率的主要原因。
理查德·科克在牛津大学读书时，学兄告诉他千万不要上课，“要尽可能做得快，没有必要把一本书从头到尾全部读完，除非你是为了享受读书本身的乐趣。在你读书时，应该领悟这本书的精髓，这比读完整本书有价值得多。”这位学兄想表达的意思实际上是：一本书80%的价值，已经在20%的页数中就已经阐明了，所以只要看完整部书的20%就可以了。
理查德·科克很喜欢这种学习的方法，而且以后一直沿用它。牛津并没有一个连续的评分系统，课程结束时的期末考试就足以裁定一个学生在学校的成绩。他发现，如果分析了过去的考试试题，把所学到知识的20%，甚至更少的与课程有关的知识准备充分，就有把握回答好试卷中80%的题目。这就是为什么专精于一小部分内容的学生，可以给主考人留下深刻的印象，而那些什么都知道一点但没有一门精通的学生却不尽考官之意。这项心得让他并没有披星戴月终日辛苦地学习，但依然取得了很好的成绩。
理查德·科克到壳牌石油公司工作后，在可怕的炼油厂内服务。他很快就意识到，像他这种既年轻又没有什么经验的人，最好的工作也许是咨询业。所以，他去了费城，并且比较轻松地获取了Wharton 工商管理的硕士学位，随后加盟一家顶尖的美国咨询公司。上班的第一天，他领到的薪水是壳牌石油公司的4倍。
就在这里，理查德·科克发现了许多二八法则的实例。咨询行业80%的成长，几乎全部来自专业人员不到20%的公司。而80%的快速升职也只有在小公司里才有——有没有才能根本不是主要的问题。
当他离开第一家咨询公司，跳槽到第二家的时候，他惊奇地发现，新同事比以前公司的同事更有效率。
怎么会出现这样的现象呢？新同事并没有更卖力地工作，但他们在两个主要方面充分利用了二八法则。首先，他们明白，80%的利润是由20%的客户带来的，这条规律对大部分公司来说都行之有效。而这样一个规律意味着两个重大信息：关注大客户和长期客户。大客户所给的任务大，这表示你更有机会运用更年轻的咨询人员；长期客户的关系造就了依赖性，因为如果他们要换另外一家咨询公司，就会增加成本，而且长期客户通常不在意价钱问题。
对大部分的咨询公司而言，争取新客户是重点工作。但在他的新公司里，尽可能与现有的大客户维持长久关系才是明智之举。
不久后，理查德·科克确信，对于咨询师和他们的客户来说，努力和报酬之间也没有什么关系，即使有也是微不足道的。一个目的性强的人应该看重结果，而不是一味地努力；依照一些解释真理的见解做事，而不是像头老黄牛单纯地低头向前。相反，仅仅凭着脑子聪明和做事努力，不见得就能取得顶尖的成就。
三、把握“关键客户”
一个做事有目的的人要善于把握工作中的“关键客户”，这是提高工作进度的重要关键。成功的人只要分析一下自己成功的因素就知道，二八法则在默默地协助自己走向成功。80%的成长，获利和满意，来自于20%的顾客。因此公司至少应知道这20%，才可以清楚地看见公司未来成长的前景。即你必须先知道这20%的“关键客户”是谁，才谈得上以他们为目标，永远留住这些最重要的客人，给他们提供周到的服务。
当然，把那些尚且是“新客户”发展为“老客户”是重要的工作之一，但保住自己的老客户是我们事业成败的关键核心——因为你不可能做到把所有的客户都作为工作的核心，所以你有必要专注于20%的最重要客户，这样做比照顾100%的客户更容易，也更加奏效。
要想知道这20%的“关键客户”，就要尽可能了解并掌握对方的情况。
如果你营销的对象是个人，那么你就要努力搜集到这位顾客的个人资料，主要有：
（1）客户的姓名、称谓。
（2）教育背景。
（3）生活水准。
（4）购买能力。
（5）有无决定权。
（6）周围有哪些具有影响力的人。
（7）兴趣、爱好。
（8）社交群体。
如果你的营销对象是群体单位，比方说工厂、公司等，除了要搜集采购人员的个人资料外，还要特别注意搜集某些有关的重要资料：
（1）最高决策人是谁？
（2）最具影响力的人是谁？
（3）哪一个单位要使用？
（4）谁有最终决定权？
（5）哪一个部门负责采购？
准确掌握了这些信息，你就能清楚地区分与判定顾客的价值，从而避免撒大鱼网，最后网到的都是没有什么重大价值的小鱼。
你可以根据客户对你营销业绩的重要性程度，将其分为：
（1）重要客户，即在过去特别期间内，购买金额占比重最大的前1%的客户。
（2）主要客户，即在特定期间内，消费金额占比重最大的前5%的客户。
（3）普通客户，除了重要客户与主要客户外，购买金额占比重最大的前20%的客户。
(4)小客户，除了上述三种客户外的其他客户。
