有秩序是一个人做事有目的的重要前提。歌德说过：“选择时间就等于节省时间，而不合乎时宜的举动则等于乱打空气。”没有一个合理有序的工作秩序，做起事来必定像无头苍蝇一样乱撞，这样，要高效率地工作就是不可能了。试想，如果一个经理一上午要见客户，要处理资料，又要写年度报告，而他又不懂得合理安排自己的工作秩序，这样就是找个材料都会花半天时间，哪有效率可言。
工作的有序性，体现在对时间的支配上，首先要有明确的目的性，很多成功人士就指出，如果能把自己的工作任务清楚地写下来，便很好地进行了自我管理，就会使得工作条理化，因而使得个人的能力得到很大的提高。
只有明确自己的工作是什么，才能认识自己工作的全貌，从全局着眼观察整个工作，防止每天陷于杂乱的事务之中。明确的办事目的将使你正确地掂量各个工作之间的不同侧重，弄清工作的主要目标在哪里，防止不分轻重缓急，耗费时间又办不好事情。
只有明确自己的责任与权限范围，才能摆脱自己的工作与上级下级的工作以及同事工作中的互相扯皮和打乱仗现象。
有一种使自己工作明确化的最简单的方法，就是填写自己应做工作的清单。首先试着在一张纸上毫不遗漏地写出你需要做的工作。凡是自己必须干的工作，且不管它的重要性和顺序怎样，一项也不漏地逐项排列起来，然后按这些工作的重要程度重新列表。重新列表时，你要试问自己：如果我只能干此表当中的一项工作，首先应该干哪一件事呢？然后再问自己：接着该干什么呢？用这种方式一直问到最后一项。这样自然就按着重要性的顺序列出自己的工作一览表。其后，对你要做的每一项工作应该怎么做，根据以往的经验，在每项工作上总结出你认为最合理有效的方法。
为了使工作条理化，不仅要明确你的工作是什么，还要明确每年、每季度、每月、每日的工作及工作进程，并通过有条理的连续工作，来保证正常速度执行任务。在这里，为日常工作和下一步进行的项目编出目录，不但是一种不可估量的时间节约措施，也是提醒人们记住某些事情的手段。可见，制定一个合理的工作日程是多么重要。
工作日程与计划不同，计划在于对工作的长期计算，而工作日程表是怎样处理现在的问题。比如今天还有明天的工作，就是逐日推进的计划。有许多人抱怨工作太多又杂乱，其实是由于他们不善于制定日程表，无法安排好日常工作，有时候反而抓住没有意义的事情不放，不得不被工作压得喘不过气来。
二、化繁为简，高效执行
法国作家雨果说过：“有些人每天早上预定好一天的工作，然后照此实行。他们是有效地利用时间的人。而那些平时毫无计划，做事毫无目的的人，只有‘混乱’二字。”
在明确工作目的和任务后，能不能实现就在于能否进行合理的组织工作。
简化工作就是要做好选择的工作，剔除那些完全没有什么价值或者只是意义很小的工作，接着再排除那些虽有价值但别人干更适合的工作，最后再剔除那些以后再做也不迟的工作。对付这些区分出来的工作，你可以采取化繁为简的工作方法加以处理。
现代管理之父彼得·杜拉克在《如何提高你的工作效率》一书中提出高效率的三个原则：在每做一件事情时，应该问三个“能不能”：
“能不能取消它？能不能把它与别的事情合并起来做？能不能用更简便的方法来取代它？”
在这三个原则指导下，善于利用时间的人就能把复杂的事情简单化，使自己做事的目的性大大提高，不至于迷惑于复杂纷繁的现象，处于被动忙乱的局面。无论在工作中，还是在生活中，为了提高效率，就必须决心放弃不必要或者不太重要的部分，使自己的工作有序化。
实际上，有序原则是时间管理的重要原则，正确地组织安排自己的活动，首先就意味着准确地计算和支配时间。虽然客观条件使得你一时难以做到，但只要你尽力坚持按计划利用好自己的时间，并就此进行分析总结，并采取相应的改进措施，你就一定能够达到自己的主要目的。
应该记住：明确自己的工作是什么，并使工作组织化、条理化、简明化，这是提高一个人做事目的性的关键。
三、剔除累赘
公元14世纪前期，从法国的一所监狱中逃出一个叫威廉、出生于英国奥卡姆的囚犯。人们叫他“奥卡姆的威廉”。他是一位很有学问的天主教教士，人称“驳不倒的博士”。
那时欧洲正处在黑暗的中世纪，一个犯人越狱算不了什么大事，可是这个人非比寻常，他曾在巴黎大学和牛津大学学习，知识渊博，能言善辩。
由于威廉发表的言论有许多与当时的罗马教廷不合，因此被囚禁在法国的监狱。在狱中过了四五年，他找到机会逃了出来，跑到巴伐利亚去找那里的贵族，他给贵族们讲了一句很有名的话：“你用剑保护我，我用笔保护你。”于是，正在和教廷闹别扭的贵族立刻收容了他。
随后他著书立说，声名远扬。他当时非常厌倦“共相”、“本质”之类的争吵，他主张唯名论，只承认确实存在的东西，认为那些空洞无物的普遍性概念都是无用的累赘，应当被无情地“剔除”。
这也就是他所谓的“思维经济原则”，概括起来就是“如无必要，勿增实体”，也即人们常说的“奥卡姆剃刀”。
奥卡姆博士主张尽可能地简化工作。然而，把事情变复杂很简单，把事情变简单很复杂。人们在处理事情时，要把握事情的主要实质，把握主流，才是简化问题的关键。尤其要顺应自然，不要把事情人为地复杂化，这样才能围绕自己的主要目的更高效地做事。
很多人类学家认为，人类已经进入了一个不堪重负的时代。世界人口突破60亿，全球环境问题越来越严峻，人与自然的矛盾空前激化。我们的生活变得更为紧张和沉重，人们为生活奔忙，为工作压力所苦，休息和休闲的时间越来越少。更加严重的是，我们的组织正在不断膨胀，制度越来越繁，文件越来越多，这大大降低了我们做事的目的性。
在今天，大公司员工数量的增长，导致了员工之间相互影响的几何增长。公司员工越少，可以保持彼此的联系程度越高；公司员工增多，相互交流会出现障碍；员工数目膨胀，彼此之间的相互交流会变成不可能。
要处理这种仅仅由企业规模产生的员工之间的复杂交流，我们需要更复杂的系统。
我们会发现，一份常见的商业建议往往会有厚厚的一叠；一些高层经理们的个人计划书中，密密麻麻的都是目标。
虽然我们的物质生活比过去任何一个时代都富足和舒适，但是我们的幸福感和满足感却越来越差，我们创造了前所未有的财富，然而却在这些庞大的财富面前迷失了自己的目的。
两千多年前，苏格拉底站在熙熙攘攘的雅典集市上感叹：“这儿有多少东西是我不需要的！”
虽然，我们不能也不该回到那个“小国寡民”的时代，但苏格拉底的感叹值得我们深思。
面对这个已经严重超载的地球，面对这些无限臃肿膨胀的组织，面对已被太多的欲望压得喘不过气的人类，我们需要仔细倾听自我内心的“真正目的”，用“奥卡姆剃刀”剃去一些不必要的负担。
四、只留一页备忘录
优秀公司的制度一般都具有简洁的特征，宝洁公司就是个很好的例子。
宝洁公司的制度具有人员精简、结构简单的特点，该制度与宝洁公司雷厉风行的行政风格相吻合。在长期运行中，宝洁公司“深刻简明的人事规则”一旦顺利推动，效果表现良好。
宝洁公司品牌部经理说：“宝洁公司有一条标语——‘一页备忘录’，它是我们多年来管理经验的结晶。事实上，任何建议或方案多于一页对我们来说都是浪费，甚至会产生不良的后果。”
我们可以把这一风格追溯到宝洁公司的前任总经理理查德·德普雷，他强烈地厌恶任何超过一页的备忘录。他通常会在退回的冗长的备忘录上加上一条命令：“把它简化成我所需要的东西！”
如果该备忘录过于复杂，他还会加上一句：“我不理解复杂的问题，我只理解简单明了的！”
一位采访者曾经要他解释这一点，他说：“我工作的一部分就是教会他人如何把一个复杂的问题简化为一系列简单的问题。只有这样，我们才可以更好地进行下面的工作。”
曾任该公司总裁的爱德华·哈尼斯在谈到这个传统时说：“从众多意见中筛选出有关事实的一页报告，正是宝洁公司做出正确决策的基础。”
大量雇员之间无休止的较量，导致了解决问题过程中的“政治化”和“复杂化”，而这些又进一步变成了增加不稳定性的因素。因此，一页备忘录就能解决很大的问题。
首先，只有少量的问题是值得讨论的，一页纸的备忘录能使人们的头脑明朗化。再者，建议条目按顺序展开，使之变得简洁、易懂。总之，模糊凌乱的备忘录与简洁高效无缘。
查尔斯·埃姆斯曾是雷兰斯电器公司的前任总裁，现任阿克米——克利夫兰公司总裁，他也说过一个相似的观点：“我可以让一位部门经理连夜赶出一份长达70页的意见稿，但我做不到的是，让他做好一份只有一页长的稿子，也就是说，只注明趋向和根据这些趋向所做出的预测，然后说‘这几个因素可能会使其表现得更好，这几个因素可能会使其变得更糟’。”
一位金融分析家曾评价宝洁公司说：“把事情搞得如此透彻，他们干的可真是费力活。”
另一个补充说：“他们处理问题很精细，甚至追求完美。”
人们也许会怀疑，如果说报告只有一页长，他们是如何使其处理得如此透彻，如此精湛的呢？答案是，他们不遗余力地努力将所有精华浓缩到一页。
一页备忘录的威力就在于，它比那些重点分布于几十页的“纸堆”要简明有效得多。
五、简化工作的六个原则
原则1
要事第一
重要之事绝不应被小事所牵绊。
就是做事分清轻重缓急，把最重要的事放到第一位，这样就不会被那些细枝末节的事所打扰。
原则2
以最终的结果来开始行动
在做事之前，你可以问一问自己：
我做这件事的目的是什么？
我为什么要做？
我做了会怎样？
不做会怎样？
如果你的回答是：我做了也没什么，不做也无所谓，对公司、对自己不会有什么影响，那么你可以不做这件事。
原则3
学会说“不！”
如果你不会说“不”，不会拒绝别人的话，那么你将为自己招揽很多的事，这样你就无法专注于自己的目的。但是，一个人的时间是有限的，而且你也有自己的本职工作，因此，你应该学会说“不”，将主要精力放在自己的主要目的上。
学会说“不！”的九个建议
一个做事目的性强的人要懂得说“不”的艺术。拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。
如何拒绝：
(1)要耐心倾听请托者所提出的要求。
(2)如你无法当场决定接纳或拒绝请托，则要明白地告诉请托者你仍要考虑时间到底有多长。
(3)拒绝接纳请托应显示你对请托者之请托已给予慎重的考虑，并显示你已充分了解到请托者的重要性。
(4)拒绝接纳请托在表情上应和颜悦色。
(5)拒绝接纳请托者应显露坚定的态度。
(6)拒绝接纳请托者最好能对请托者指出拒绝的理由。
(7)要令请托者了解你所拒绝的是他的请托，而不是他本身。
(8)拒绝接纳请托之后，如有可能你应为请托者提供处理其请托事项的其他可行途径。
(9)切忌透过第三者拒绝某一个人之请托，因为一旦这么做，不仅足以显示你的懦弱，而且在请托者心目中会认为你不够诚意。
原则4
善于应对不速之客
一个做事目的性强的人要善于应对不速之客，也就是说不要谁来了你都热情欢迎，有时候你可以站着谈，有时候你可以告诉他你现在很忙，这样你就可以避免一些人以私人名义拜访你，耽误你的行程安排。
如何对付不速之客
不速之客的主要来源为属下的员工，其次是同一阶层的同事，再其次是相识以外的人士。
(1)不要采取无条件的“门户开放政策”。
(2)授权秘书对约会事宜作初步之安排。
(3)授权秘书分辨并拦截来客。
(4)规定接见部属之时间。
(5)移尊就教。
(6)在办公室外接见外来不速之客。
(7)站立会客。
(8)让秘书控制会谈时间。
(9)限时面谈。
(10)宁可提早上班，但不要延迟下班。
(11)定期与部属会面。
原则5
提高会议效率
提高会议效率是简化工作的一项重要内容。要避免冗长的会议，在会前我们要做好充分的准备，在会中按照日程进行，在会后要做好跟进。
如何提高会议效率
(1)会议前
——可以用电话咨询商量取代吗？
——已确立清晰的会议目标吗？
——已尽量减少与会人数，只是邀请有关人士参加吗？
——开会时间适当吗？
——时间有限制吗？
——议程及有关资料先发给会议的有关人士了吗？
(2)会议中
——会议应准时开始。
——应按议程所编列之优先次序进行讨论。
——除非紧要事件，否则就避免会议受到干扰。
——在结束会议之前，主席应概括复述各项工作分配及完成各种工作之时限。
——会议应准时结束，好让与会者安排自己的时间与工作。
