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第9章 物流系统规划管理规范(2)

由这个定义中,我们知道物流策略规划包含3项主要元素:

⑴长期的目标。

⑵达成目标的工具。

⑶达成目标的程序。

策略规划的完成一般需要3~5年或者更长的期间,它可使企业在变动的环境下将风险降至最低。

4.物流系统规划

⑴物流系统重新规划的条件

物流系统包含储存、保管、拣货、流通加工、包装分类、配送,以及管理和信息系统等,如图4-4所示。企业有下列情形,物流系统就需重新规划:

要提升顾客服务水准,改善现有物流服务体制,掌握流通通路时。

整合分散各地的低效率、高库存的仓库或物流配送中心时。

使现有老旧物流中心现代化、自动化、信息化,以配合多品种少量、多频度的配送需求时。

脱离委托、外包的作业体制,建立自己的物流中心,自己掌握流通通路时。

与同业或其他行业联手建立共同配送体制时。

建立物流中心,整合分散在各地的经销商,缩短流通通路时。

开创新形态的物流事业,如无店铺销售物流或搬家、寄存等便利服务事业时。

⑵建立新的组织架构

由于新的物流系统是为了配合公司新的经营策略,因此会有新的经营团队。另外,新的物流作业系统与作业流程也需要调整组织来适应,因此,适度的调整组织或进行组织变革是必要的。

⑶装置新的实体服务系统

包括新的设备与工作空间的组合,也包括新的车辆配送系统。前者系统规划的方法,一般沿用工业工程手法的系统布置规划技术。

第一部分的规划,就是一般所谓的“系统工程”,因为物流系统的系统设计与装置,都需要工程人员的参与,而系统工程的重点在于:

持续性改善法。也可视为全面品质管理法。它采用全员参与的方式,运用品管手法,持续不断地改善或简化作业流程,以缩短工作时间、降低成本并提高品质。

信息工程法。利用现代化信息科技,同时运用系统分析方法,将复杂的投入产出关系界定清楚,进而提升作业流程的通畅。信息科技的连线作业减少了人工作业的传递延误,而其自动化大量处理信息的能力,也可节省人力。

再造工程法。这是由美国麻省理工学院汉默(Michael Hammer)教授所提出的流程改造手法,正在风行全世界。美国的宝洁(P&G)公司和日本花王公司都运用这种手法来改善其物流作业。其改善流程的做法有:

整合分散于各功能部门的“作业”,将其融合为一。

传统的管理者为提升效率,公司中大部分都成立了功能部门,其作业流程因而被分散在各部门审核,造成耗时费事的情况。但并非所有的作业都需专家审核,大部分的工作由一般人员来做即可,因此汉默教授建议,整合各专业人员的审核要点是成立“专家系统”,再由一般人员依此专家系统审核。超出此专家系统范围的,才交由专家审核,如此就可以极大缩短审核时间,并大量降低人员成本。

以平行作业代替顺序作业。

“时间就是金钱”这句话对一般企业来说,是再适合不过了,然而对于物流业者来说,则应改成“时间就是生命”。时间是物流业竞争的最佳武器,也是赖以生存的重要武器。因此,为了缩短服务时间,需把顺序作业改成平行作业;例如审核顾客订单与拣货同时进行,或入库、出货同步作业。但由顺序作业改成平行作业需要思维模式的改变,也可能需要打破部门本位主义才可实施。

跨越组织界限,与同业、顾客、供应商形成网路连结。

美国的宝洁与沃尔玛是这种跨越组织界限,解决物流作业烦恼的典型例子。例如,由于纸尿片占空间,库存成本高,若存货低,则易引起顾客抱怨,同时也会影响销售,因此两个公司合作,沃尔玛每天通过卫星通信,将分散各处的销售点的销售情形直接传达给宝洁,宝洁则主动补货。这样一来,沃尔玛不但解决了库存与缺货的问题,也取消订货作业,更不必预付货款;而宝洁则经由其一流的物流作业,不但掌握顾客的货品展示空间,也同时掌握了通路。经由实际的统计数字得知,宝洁的及时送货率由94%提升到99.6%,而沃尔玛的纸尿片销售增长则达40%。

以上3种改善作业流程的方法,若以单次改善绩效来看,持续性改善法效果最小,再造工程法效果最大,但就长远来说,究竟孰优孰劣,还没有理论证明。再造工程如要有效,必须全面改变组织架构、管理系统、企业文化等,所以其绩效虽然高,风险也相应增大。

(第三节)物流中心规划管理操作规范

物流中心的规划设计,可分为下列四个阶段:

第一阶段:计划准备阶段;第二阶段:系统规划设计阶段;第三阶段:方案评估阶段;第四阶段:细部规划设计阶段。

这四个阶段的步骤,见图4-5。

一、计划准备阶段

1.制定规划目标

物流中心未来的功能与营运目标,首先要明确制定,以便于资料的收集与后续的规划需求。其营运目标应包含:

⑴新营运方式的制定。例如新增营运项目、服务的地理范围扩大、补货的时间缩短等,新的营运指标应根据公司的新营运策略重新制定。

⑵计划预期时程。物流中心何时开始正式运作,计划应适时安排好,将来规划时应按照时程逐步进行。

⑶计划预定的投资预算。投资预算在每个计划中是非常重要的因素,规划设计时,必须在可应用的投资预算内完成。

⑷最大营运量。物流中心每日的最大吞吐量、能存放的最大量是多少,必须告知规划人员,作为设计物流中心的标准。

⑸人力运用策略。未来物流中心成立时,需计划各部门所需的人员数,以评定用人成本,并评估自动化的程度,来决定未来的作业方式。

⑹使用年限。建筑厂房所采用材料的预定使用年限,应告知规划人员,并计算出每年的折旧等。

2.基本资料收集

资料收集的目的在于“对现状的把握”,凭借能掌握的资料,进行评价,以识别企业现有的“物流力”。必须把握的信息包括:

⑴物流网络。与物流中心有关的物流据点及服务区域、服务水准。

⑵服务据点。包括转运站、仓库、零售点,应在地图上标明。

⑶服务水准。可以根据区域、路线或顾客类别来区分,分别调查现有服务水准,包括交货期、缺货率、送达时间等。

⑷配送工具。包括物流所使用的拖板车、货柜车、拖车、大货车、小货车等;同时也应依个别的路线、地区分析各种输配送工具的便利性、确实性、迅速性、安全性、经济性、信赖性等。

⑸作业成本。物流中心的成本科目,列举如下:

土地成本:租金等。

建筑物:折旧费、保险费、修缮费、租金等。

设备、工具:折旧费、租金、保养费。

其他:水电费、通信费、外包费、燃料费、盘损费、人事费、员工交通费等。

⑹投资效率。上面提到的土地、建物、设备等的利用率,也应充分掌握。

⑺物流量包括:

商品的种类、数量。包括商品特性、装运方式、装运尺寸、进出货频率、高峰流量等。

库存。包含库存量、库存金额、周转率、库存期限、规则变动、不规则变动、季节变动、容积模式等。

⑻人员配置。人员配置可由物流中心的组织配置图获得,对现有人员的职责、教育程度、年龄、性别等应充分掌握。

⑼信息网络包括:

主从电脑在各物流据点的配置,并标明各阶层电脑服务范围、在线、即时的程度,同时表明何处没有连线仍使用电传或电话。

库存登录及货品移送在资讯网路中的登录程序。

接单、紧急配送的频率及处理方式。

⑽作业时间。该项分析应以“以顾客的观点来看交货期”为分析信息基准,作业流程及其所需时间大概可分为:

由订购到供应商交货、上架。

顾客下单到拣货完成。

上配送车辆到货品上顾客货架。

3.基本资料分析

本项分析的目的在于探讨现状问题,并与同行业做比较,现分述如下:

⑴现状问题。物流中心的现状问题,可由物流的服务水平方面切入,其中包括:商品品质、快速、简单的手续等,而检察项目则如下所示:

商品品质。其一是环境条件:温度、湿度、光、酸碱度、虫害、尘埃等,检查应改善的环境条件。其二是搬运情况:振动、相撞、压力、加速度等,检查如何改善搬运方法,减少搬运次数。

快速。即交货期分析,如图4-6所示,把从接单开始到交货为止的细部时刻表明确化,看时间耗费在那一阶段,作业瓶颈发生在何处,以便明确地提出改善方案。

手续的简便。

⑵手段与方法

信息交换的手段与方法:

面对面访问或配送时,使用的备忘录、传票、IC卡、符号识别卡等。

电话、电传订货的传票、表单、表格。

交货是否有交货计划表。

电脑是否连线、即时或批量处理。

输配送的手段与方法:

自用货车或营业用货车。

路线货运、回头车。

邮递、快递。

搬运容器:

是否使用输送栈板、标准化容器。

栈板、容器的回收比率。

是否协助回收油桶、空瓶、空篮。

⑶与同业的比较

物流服务水准如果落后同业,则会导致销售力下降,因此企业本身的物流批发状况,必须经常与同业做比较,并加以改善。对于竞争对手的物流服务水准,可在市场或顾客中,定期做资料收集、统计处理,以便比较。一般比较的基准分为:

实体条件的比较包括:

竞争公司物流据点的配置和其服务区域。

物流中心或物流据点内部的比较,包括空间大小、容积、设备、建设时期等。

由输配送的便利性来看,包括道路网是否位于服务范围的地理中心或交通中心等。

资讯网路的比较,包括连线、即时性与资讯服务内容等。

建筑与用地是否有扩张性,建筑物本身的安全性、方便性等。

软件的比较包括:

最小配送单位量的限制。

接单的受理时间与紧急单的比较。

受理退货的各种条件。

流通加工的深度与广度。

交货指定时刻的容许度。

输配送人员对交货条件的熟悉度。

企业形象的比较包括:

物流中心建筑的外观与周围环境的景观设计。

物流中心内部和设备颜色的调和度考虑。

工作人员的服装仪容、服务用语的比较。

货车的色彩、企业标识设计。

大众传播媒体刊物上提到的次数与评价。

二、系统规划设计阶段

1.规划条件设定

经过对现状的掌握、现状问题点的分析、与同业的比较后,原有物流系统的弱点已被充分掌握,新物流中心的规划条件就能设定了。一般新物流中心的规划,分为以下几项课题:

⑴增加营运能量。能量的扩充不一定是全面的增加设备或人员,主要是打破物流瓶颈。

⑵为了应付多品种、小批量、多频度的物流环境,应规划设置弹性化、智慧型的物流系统。

⑶配合企业的营运策略,扩增物流中心的功能或增建物流中心。

⑷服务水准的提升。这需要软硬件、人员训练的全面配合,也需要整合整个物流系统。

⑸为了解决人力资源的缺乏,应积极进行设备的自动化、电脑化。

2.地点选择

在选择物流中心地点时,必须考虑物流中心的计划规模,其限制条件有:

⑴土地面积和使用限制条件。参见政府相关规定。

⑵收容物品的性质包括:

危险物品、环境污染物质的管制规定。

防温、防湿、气密性的作业成本。

⑶竞争条件。即影响服务水平、营运成本的条件,内容如下:

与供应商及顾客的距离。

交通便利性。包括物流中心与交通网的距离、附近的交通是否顺畅、周围道路的宽度等。

土地成本。各地地价不同,会影响土地租金或税款金额,因而也影响了营运成本。

⑷基础条件包括:

劳动力是否充足,是否易于招聘,通勤条件如何。

基础建设如水电、道路、电讯设施、排水系统是否完备。

电脑化作业的,包括软、硬件的支援是否充分。

⑸自然条件。考虑设置地点的气候、温湿度、风向、盐分、地震、地质情况等。

⑹行政条件。包括当地政府的行政效率、产业政策与奖励优惠措施等。

3.建筑物与设备规划

建筑物流中心时,可按“物流中心建筑注意事项表”逐一商讨设计,其要点分别说明如下:

⑴位置。参考前段物流中心的地点选择。

⑵方向。考虑当地的风向、日晒等,影响物流中心作业动线的因素,都应考虑到。

⑶整体构造。物流中心的建筑构造上,一般可分为单层和多层两种形式,基于搬运物品方便的考虑,单层式是较好的选择,其优点是建筑费用低,柱子较少,易于作业和规划。但在市区内,地价昂贵,为求较高的土地利用率,采用多层楼房式较经济。

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