（2）编号也就是物资的编号，它是以简单的文字、符号、字母、数字来代替物资、品名、规格或属类及其他有关事项的一种有规律的方法。编号中的一个位数的不同都可能是版本的不同，甚至可能变成另一个产品的编号，因此要特别注意核对编号。
（三）物资的数量
采购物资的数量会影响搭配价格的计算。采购数量的提供通常包括年需求量、季需求量、月需求量。不同等级的需求数量要标明，每一次下单的大约订购数量或产品生命周期的总需求量均要注明。除了让供应商了解需求量及采购的物资种类外，也可让供应商分析其自身产能是否能满足买方的需求。
（四）采购人员的相关资料
如果采购物资的技术性比较高，就需要留下采购人员与技术人员的姓名与联系方式。这样做的原因是为了便于供应商与技术人员商讨技术标准细节，以及哪种标准更适合于操作等。当然，对于一般性物资的采购，如果有必要，也需要留下采购人员的姓名与联系方式，以便于采购方与供应商之间进行采购接洽。
（五）对物资的质量要求
采购人员在对供应商进行询价时，应该把对物资的品质要求在规范书中进行详细说明。规范书不但要对物资的品质，而且要对服务要求等进行如下规定。
1性能要求
性能要求常用于采购高科技产品、供应商先期参与的情况中。供应商只被告知产品所需要达到的性能或功能，至于如何制作才能达到要求的细节部分，则留给供应商解决。
2工程图
工程图用来描述所需要产品的品质，其内容除了必须要清晰外，对尺寸公差的精确性也不能忽略。
3市场等级
通常用于对木材、食品、农产品、烟草等物资的品质要求，由于市场等级的划分界限并不清楚，因此，采购人员通常应具有鉴定所购产品是属于何种市场等级的能力。
4提供样品
样品的提供对供应商了解买方的需求有很大帮助，尤其是对颜色、印刷等与市场等级相关的要求使用得比较普遍。
5工作说明书
主要适用于采购服务项目类，如中央保全、大楼清扫、废弃物处理、工程发包等，对服务品质要尽量以量化的方式来规范。
6是否属于品牌物资
采购品牌物资是一种简单易行的采购方法。品牌物资有着比较固定的品质标准，而且价格一般比较固定。因此，如果采购的物资数量不是很多，采用品牌物资采购方式有利于降低采购成本。
7是否允许同级替代品
假如此类物资比较紧缺，是否允许使用可替代的同级品进行报价。
8明确商业标准
采购人员在采购物资时，应该采用统一的专业术语。只有这样才能避免采购方和供应商对名词术语的不同理解，造成物资不必要的品质缺憾。
9物资的生产制造规格
所采购物资的生产规格应该符合什么标准，是国内的还是国际的都应该明确。
（六）对物资报价的基础要求
报价基础要求通常包括报价的币值(包括币种)与贸易条件。贸易条件一般包括出厂价、到厂价、运费计算方法3项。
1币值币种要求
对于国际性采购来讲，一般都是采用人民币、美元以及欧元、日元、英镑，主要以美元和欧元的浮动利率进行币值的计算。
2贸易条件要求
国际贸易常用的贸易条件有EXW(交货)、FOB(船上交货)、FAS(船边交货)或CIF(运保费在内交货)等。在不同条件下，买卖双方所负担的责任风险不同。FOB条件下卖方的责任是直到货物装上船为止。因此，卖方必须负担装船的风险，但买方则需负责船运、海险等费用。在CIF条件下，卖方除了必须负担装船的风险，还要负担货物运至指定目的港口所需的运费及保险费。因此，对于相同物资的交易，以CIF条件的报价自然要较以FOB条件的报价高，买方在询价时必须详加注明。
（七）付款条件
由于买卖双方各自代表的利益不同，所希望的付款条件与付款方式也不同。一般来说，买方总是希望越晚付款越好，卖方总是希望越早付款越好。这就需要双方根据自身的内部规定进行协商。当买方发送询价文件时，应将此次采购的付款方式告知对方。付款条件通常分为阶段性付款、一次性付款、货到付现、预付货款等方式。
除了付款方式这一基本问题外，付款条件还包括付款的起算日。在国际贸易中，通常以出货日、发票日、装船日、抵达日、到厂日为起算日。前3项都是供货商希望采用的方式，后2项则是采购方希望采用的方式。起算日非常重要，例如，对于需要海运的采购来说，出货日和到厂日中间往往相差一个月甚至几个月的时间。因此，在询价书中要做明确说明。
（八）询价物资的交货期
交货期是指从采购方订货日开始，到供应商送货日之间的时间段。按照过程来说，交货期也指供货方交给采购方样品和正式产品之间的时间段。所以，交货期主要包括：买方对采购产品需要的时间、卖方准备样品需要的时间、第一批小量生产及正常时间下单生产所需要的时间等因素。
（九）询价物资的包装
在进行询价的过程中，对于采购物资的包装要做说明，因为它关系到物资的运输安全问题。特别是易燃、易碎等易受外部环境影响的物料。虽然供货方一般会采用行业内的标准包装。但是，如果采购方在日后的比价和议价中对供应商的利益过分挤压，不排除供应商采用比较粗糙的包装，这样不但不利于运输而且更不利于物资的存储。所以，在询价书中要进行说明。
（十）交货地点与交货方式
交货地点就是运送的目的地，交货方式则是指采用哪种运输方式，例如铁路运输、公路运输、水道海运、空运等。
（十一）售后服务条款
当采购的物资为一些比较先进的设备，如冲床、塑胶射出机、测试仪器、半导体封装设备等时，作为采购方的就需要考虑是否要求供应商提供基本的售后服务、保证期限与技术培训等，因为工人可能需要一定的技术培训才能胜任工作。
（十二）供应商的报价截止日期
采购工作时间的长短会直接影响到采购的成本。为了降低采购成本，特别是为了在日后的议价、比价阶段有更充足的时间，采购方应该规定供应商的报价截止日期。截止日期之后的一切报价，都将不再为采购方考虑。因此，供应商会在这段时间内进行详细的评估。
（十三）是否需签署保密协定
当采购工作涉及新产品的开发，或者涉及一些关键性的战略问题(例如，某企业意识到某种产品将要进入销售成长期，便大量采购原材料，以防止或减少竞争对手的进入)时，为了保证商业机密，一般都会要求供应商在规定时间内不能将采购计划、采购数量预测、询价的技术要求、规格、图面等资讯向外界透露。
十一、采购谈判中的议价、比价管理规范
在物资采购谈判中，最为关键的环节就是议价和比价。这里所谈的议价和比价并非指单纯的价格高低而主要是指性价比。所以，这就涉及价格、服务、品质、支付条款等综合性价格。物资采购谈判最重要的是供应方和采购方实力与谈判技巧的综合比较，谈判追求的结果应该是双赢而不仅仅是单赢。
（一）采购谈判前的比价操作规范
采购谈判前的比价过程包括再次评估询价与比较供应商的报价这两个基本过程。
1再次评估询价
再次评估询价是指对价格信息收集的评估并分析对方的方案是否合理。其基本内容有评估价格、运送方式、产品规格、付款条件等任何与供应商的方案有出入的项目。
2比较供应商的报价
比较供应商的报价就是研究供应商降价的空间，与多家供应商谈判时采用何种方法最有利于价格的确定，采购方给予供应商的合理利润等。
（二）采购过程中的议价操作规范
1采购谈判僵局的处理规范
（1）对非实质的利益条款做出让步，用以期望对方的让步，虽然这可能并不能让对方在实质利益方面做出让步，但这样能使谈判不至于破裂。
（2）让本方较高职位人员出现，本方高层人员既可以直接参加谈判，使对方受到某种精神压力；也可以直接与对方高层人物进行对话，使双方的谈判重新规整。
（3）研究对方坚持报价的原因，如果对方的报价是合理的，就应该考虑接受它。如果对方的报价有含混不清、利润要求不合理、还有降价空间等情况，可以等对方先打破僵持阶段。
2确定谈判的议程
在进行采购谈判前，首先要确定谈判的议程。也就是要讨论哪些问题、由谁来进行提出和作为谈判主力、什么情况下谈判小组可以做出采购方面的决定等问题。如果参加谈判的人数比较多，采购物资比较重要，可以建立谈判小组进行总体计划和领导。
3做好采购谈判的准备
采购谈判小组成立与否并非是谈判工作的必要环节，无论参加谈判的人数多与寡，谈判时的一些准备工作都是必须要做的。比如准备好谈判计划，了解对方参加人员的个人和公职情况；制订的谈判战略和技巧如何应用；参加谈判人员如何分工配合；谈判成功与否的判定标准等。
（三）采购谈判工作总结
1采购谈判后的总结工作也是非常关键的，谈判完成后立刻把谈判结果上交领导层，也就是主管采购工作的副总经理或生产总监，由其对谈判工作进行评价。
2在进行完采购谈判后，虽然进行了初步协议的签订，但如果在这个阶段因为某种原因的出现，使得原本适宜的谈判结果无法落实，谈判人员可以要求进行重新谈判。尽管这种做法不受对方欢迎。采购方谈判人员应该找到各种合理的理由，对自己的行为进行解释。只要这种态度是真诚的，要求是合理的，那么对方也自然会进行再次的沟通。
十二、物资采购评估的内容及其操作规范
（一）采购作业、效果评估
1采购调查与价值分析中所节省的成本。
2主要物资的拒收率。
3物资准时到货率。
4日程变更所导致的缺货数量。
5依原因分类的变更订单次数。
6请购接受与处理数目。
7订单数目和运输成本。
8员工工作量与工作效率。
（二）采购中的管理与财务活动评估
1一般评估项目包括部门的实际操作费用与预算费用的比较、现金折扣的获得与丧失金额、依正确契约与订单方式以送货日分类的采购协议分析、供货商现金折扣的变化。
2准时送达，质量合格，符合目标成本，购买者所需拥有的相关货品的知识，能够控制采购周期，能够培养合格的供应者，能够将作业过失降到最低，能够杀价到供应者所能接受的底线，采购方所需负责的采购物品的复杂程度，能实时反映供货商与内部的要求。
3采购价格效率比率。
（三）采购中的文件管理系统评估
1是否有授权者的签章，新合格分包商是否依规定程序评鉴，合格供应商的基本资料是否建文件，采购文件的质量要求是否明确。
2是否需要写明年份、版次、参考文件等，所采购物资的资料(如图面、规格表、检测标准等)是否提供给供应商，采购文件发出前是否经授权者核准。
3采购文件是否经分包商确认，采购文件更改是否经明确程序通知分包商，表现不好的协作厂商是否能从合格名单中剔除，是否根据规定进行了实施。
4表现不好却未剔除的协作商是否有其他管制措施或辅导方法，请购部门提出的采购单是否未经采购部门同意直接发给协作商。
5非采购经手的部分采购活动(如托运、材质验证等)是否依采购办法处理，要求分包商提供的证明(如出厂检验、材质证明等)是否收到或归档。
（四）采购内部协调
1请购部门负责填写请购单，并经适当核准。
2采购部门负责编制连续编号的采购单，并经核准。采购单一式五联。
3验收部门负责核对进货品名，清点进货数量，查出损坏品并予以退回，编制验收报告。
4仓储部门在清点无误后，签收验收报告，填写入库单。
5生产部门负责填写领料单，生产完工后将制成品送仓储部，并将有关资料送成本会计部。
6会计部门负责汇集相关凭证(请购单、采购单、验收报告、人库单、领料单)入账，并做存货记录与成本分摊。
（五）质量管理系统评估
1查看是否制订质量文件，质量文件架构是否明确，质量计划是否制订有说明，是否有文件管制程序书，是否能确保修订与新订单的核准权限划分相同，是否欠缺文件分发、收回管制记录，各类订单是否有修改记录，各类订单是否做好分类、归档、保管，是否设保管目录，各部门持有的订单的版次是否正确。
2查看是否提供客户所需订单，图面更改时是否依合约经客户同意、确认，外来文件，如客户提供的文件、国外机构的标准等有无进行管制，如果依某国家标准(UL、CNS等)，是否注明年份、版次，电子媒体是否管制，旧文件是否处理，是否有质量记录管制的相关程序书，是否欠缺协作商的订单，订单的格式是否与相关程序书的样张一致，质量记录的归档、储存是否易于调阅(是否有索引)。
3查看订单是否因归档错误找不到责任人，订单是否易于阅读，质量记录储存环境是否适当，订单是否规定保存期限，是否规定了保存人员，订单内容修订是否由修改人员签名。
（六）生产及服务提供过程的评估
1查看是否有工作说明书(如流程、作业标准等)，是否依标准作业，是否审核，制程合格与否，是否有记录，设备不合格时是否标示隔离，制程不合格时是否停止生产并采取矫正措施。
2查看制程是否有管制与监督记录，特殊制程设备的操作是否有详细说明，操作与检测人员是否训练合格，是否在规定(或设定)条件外操作。
3查看是否有相关的程序书，是否有相关的工作指示书，相关的检验标准或试验标准，是否提供检验者如何决定样本数、合格数，检验项目合格的判定标准是否明确。
（七）内部核查
1内部质量核查是否有相关程序书，是否有核查计划，核查计划是否含ISO所要求的项目与全部相关单位，是否依计划实施(查延迟或未做)。
2每次核查是否有实际查核的核查检查表(如果没有，则需于核查前的会议讨论)，核查人员是否训练合格，是否列于受核查单位，核查结果是否有书面报告。
3缺失是否责成受稽单位主管提出改善对策，改善对策是否定有期限，上次核查结果与要求改善项目是否提供给本次相关的核查者，同样问题一再重复发生，应由谁向高层报告，有无明确规定。
（八）质量分析及改进评估
1对AQ异常、客户抱怨、物资不合格等是否皆有程序书规定应采取的矫正措施，改正措施是否有记录，记录是否注明由谁、于何时、如何改正等，改正措施是否含协作商，是否落实，是否追踪确认矫正的执行，如果无效是否继续分析采取对策。
