在本节中我们虽然没有对会议记录进行讲解，但你认为下面的会议记录合适吗？它适合于什么情况下的会议？
2.选一选
（1）请问，下面的一份会议通知，缺少什么项目？为什么？
（1）标题缺少会议性质（2）缺少通知对象（3）会议地点没有交代清楚（4）会议时间没有交代清楚，应该由经理办公室签发的时间。
（2）选一选下面表格缺少什么？
3.想一想。
4.训练提高
请针对领导临时演讲的各类情况，拟定一篇讲演稿，针对我们的知识，看看是否合适？
参考答案：
想一想：一般的会议记录格式分为记录头、记录主体、审阅签名三个部分。在本例中会议名称和时间以及会议地址和会议主持人和记录人构成了记录头；会议简要内容和出席以及列席和缺席三种情况构成了记录主体；主持人和记录人签名及签名时间构成了审阅签名部分。因此，本记录是符合要求的，完全正确。但需要注意，会议简要内容，如果会议的议程有多项议题，应该分段书写。本记录适合于小型会议，这种记录叫做简要记录。
选一选（1）这是典型的常犯错误，因为公司内部会议大家都很熟悉，所以就不告知参加对象，同时也没清晰的交代会议地点，如果公司内不止一个会议室，你让参加人员来回找吗？会议召开时间没有告知，三天后？哪个三天后呢！通知抬头也不正规，没有交代会议的性质。因此四项应该全部选。
（2）ACD（3）C
想一想。缺少会议主持人和记录元的签字以及会议的内容和签字时间。
训练提高：领导的临时演讲本书不建议经常进行，主要是因为，如果在各方辩论时，领导时不时的插言，很容易让参会人员认为领导有着某种倾向性，因此会过于谨慎。
同时，领导临时演讲也不能没有，如果面对各种可能阻碍会议进展的情况默不作声，同样会让人认为有某种倾向性，或者认为领导懦弱无能。因此，在下表的情况下，领导应该进行临时性演讲。
争论过于激烈
演讲时注意批评某些人的意气用事，告诉大家我们都是为了企业好，大家都是通知朋友，不应该如此对待朋友。希望大会新品契合的进行。
会场过于冷清
希望大家踊跃的发言，不要有所顾忌。如果自己有阻碍发言的言行或事情，不论是已经发生的还是过去发生的，都要作自我批评。
讨论的问题解决方法违规
告诉大家作事情应该不要急于求成，要根据规则办事，在规则下想出办法的情况，不是不可能出现，因此希望各位同志或朋友坐下来静下心来，仔细讨论。
讨论的问题解已经不合时宜
告诉大家目前已经发生了特殊情况，我们的问题已经不存在了。如果还有其他问题，就讨论其他的问题，如果没有了，就询问是否散会。
出现了某些特殊事故
如果是人身方面的事故，应该表示悲哀；如果是产品出现问题，应该立刻派人安抚消费者，然后研究对策。之后，再让会议主持人继续主持会议。
应该重新讨论
告诉大家讨论的办法为什么需要重新讨论，如果不重新讨论会有什么后果。在此时举些别的公司如此办的后果是最为恰当的。并且告诉大家，刚才讨论的成果也不是一无是处，例如某某地方，这样做是为了让参会人员不要泄气。可以继续踊跃的讨论问题，如果不这样，参会人员会认为，发言有什么用，反正你也不听。
第八（节）闭幕后文书的写作
关键词闭幕后种类原则
学习作用学习评估会议的文书写作，可以有效地观察会议是否进行得有效。为了宣传会议而写作的各类文书同样重要，有些则是法律必须经过的关口。对于上述两种类型的文书，如果我们能够写好，不但会让内部人员，而且也会对外部人员产生积极的促进作用。
思想来源本节的思想来源于第七节完全相同。
闭幕后的文书主要包括：为了评价会议以及为了宣传会议而进行的文书准备。评价会议是极为重要的环节，凡是想用会议这种形式解决问题的人，必须加以重视。没有确定执行环节的审议性会议，本质上就等于没有召开过。
【深入理解】
为了评估会议而进行的各类文书写作，包括决议案的写作，以及会议总结和各类执行情况考评的文书。
1.为了评估会议而进行的文书
我们讨论的各类文书，基本上是按照会议的进行顺序来讨论的。因此，首先我们要介绍会议决议案的写作。
决议案。会议的目的就是为了寻求解决某个问题的办法，而决议就是解决问题的办法，如何把它落实到文字上将直接影响决议的有效性。因此，决议案一般由标题和署名以及时间和决议正文内容几个部分组成。标题就是“某年某届董事会关于如何处理某某问题的公告或决定或决议”。决议的正文要包括决议的缘由，也就是会议将要讨论的问题；决议结果。一般在决议正文的最后，要对决议作出点评并提出执行要求。如果决定的事项较多可以分开来写，但每个问题需要另起一段绝不能放在一起。因此，每段都需要写一个小的标号。
会议简报。会议简报的开头要写明什么性质的会议，诸如某某公司第某次会议，因为会议包括固定会议和临时会议，因此在标题中要注明是第几次临时性会议；发布单位以及时间；如果需要保密，还需要写上诸如“内部资料，不得外泄”字样。
再往下就是正文。如果正文较长，还要有阅读提示或者编者按。
最后再次写上发布单位和印发份数。
编写简报是为了快速的告知本单位没有参加会议的人员，或者为了让参加会人员进行某种确认，因此，会议简报要写的快而真实；简洁而庄重。
会议纪要。会议纪要的主要目的是为了记载和传达会议的情况和精神，对讨论的项目进行系统的总结。因此，会议纪要的编制就比会议简报需要的时间更长和更正规。一般包括标题和结尾以及正文，结尾要加上诸如提出什么希望或发出什么号召，最重要的是交代完成决议的时间。正文则是写名会议的概况和会议的主要内容。会议概况包括召集单位、时间、地点、参加人员的总体状况、讨论的问题、有何结果、召开的背景等等。会议纪要的相关内容，本书将在会议记录人员一节进行系统讨论。
会议决议催办书。会议决议催办书是在会议决议确认了执行人员后，发现执行人员迟迟没有进行处理或处理缓慢时，发出的比较严肃的文书。一般情况下，在发出前应该至少有一次口头催办，如果不能则立刻发布催办书，否则，会议就等于没有召开一样。讨论出了解决办法而不去执行，讨论又有什么作用呢？会议催办书一般包括以下内容。
主要包括此次催办书是第几次，+0以前曾有几次，每次发出的时间和编号是什么等
会议决定事项催办通知书
会议决定事项确认书。如果大会的决议执行单位更好地执行了，应该交给大会的常设机构，例如股东大会的常设机构是董事会，职工代表大会的常设机构是工会。因此，执行单位就应该把会议决定事项确认书交给常设机构。如果公司规模比较小，可以交给具体的常设委员。例如董事或工会委员或监事等等。会议决定事项确认书具体内容如下。
2.为了宣传会议的文书
会议简报和会议纪要虽然可以用于对内传达，但这并不妨碍对外宣传的作用。只需要注意两者在保密事项方面的问题就可以了。另外，新闻稿也是会议工作对外宣传时应该采取的措施。在制定新闻稿件的时候，应该注意如下问题。
对于新闻记者的特点要有明确的了解。新闻记者在很大程度上是为了取悦读者，往往倾向于挖空心思的找到新闻点。他们可能利用各种策略，特别是用比较尖锐的问题来向你提问。因此，大会的新闻发言人在一般情况下性格都应该是比较温和的人，但问题需要具体分析，温和的性格并不是发言人决定性的要求，还需要诸如应变灵活、思维缜密、博学多才等要素。
在特殊情况下，可以要有性格特点的新闻发言人。如果我们的会议是为了商讨某件特别紧急的事件，例如危机公关的处理、企业不正当竞争、企业将被恶意竞购等等。在这些情况下，对于危机公关处理时的发言人的性格应该是比较沉稳；发生企业不正当竞争时的发言人，在沉稳中应带有很强的理性；对于恶意竞购情况，可以选择感性较重、富有激情的人，因为在这种新闻发言中，不能够交代过多的理性应对方法，否则对方将因此得到信息并制定反制措施。
新闻发言人必须总体掌握企业发展和会议情况。因为发言人会遇到各种类型的问题，他必须在企业中拥有一定的地位，而且企业内的各类内部资料，除非是特定类型的机密文件外都应该让其阅览，这样有利于他了解各类情况。
新闻发言人的主题发言稿必须经过审定。新闻发言人的稿件要经过会议主持人、领导者、相关委员会、主要提议人、董事、监事、高级管理层、独立董事和工会领导人等等组成的主席团进行审阅。主席团应该设定某些问题不能回答，并将发言人的具体权限说明。
新闻发言人应该在事前谋划出可能提出的问题。虽然事前预测不可能凡事都想到，但是我们也不能跟着感觉走。特别是针对某些特殊事件，虽然主体发言稿上已经交代了具体处置办法或态度。但是新闻记者肯定还会提出各种刁钻的问题，如果我们发言稿中有不便公开的地方，那么新闻发言人就应该针对这些不便发言的地方，思考一些应对措施。要考虑如果对方问到这个方面了，我该如何回答？他会怎么问？如果他仍不甘休，我将如何处理？是不理睬？还是答非所问等等。
【实战练习】
1.想一想
对于某些特殊的公司来说，对于会议的决议应该进行公告，请问公告应该有什么样的体例。
2.选一选
会议记录作为大会的参考，可以让参会人员日后备查，这是应该而且有法律要求的。例如股东大会的会议记录就有明文的法律要求。请问下列哪项规定符合这项法律要求？说明出处。
（1）会议记录应当与保存期限不少于5年。
（2）会议记录应当与保存期限不少于10年。
（3）会议记录应当与保存期限不少于3年。
（4）会议记录应当与保存期限不少于20年。
3.训练提高
对于各类型的公司来说请问有哪些情况需要公告，如果不公告将有什么处罚措施？
参考答案
想一想。决议公告的体例可以按如下方式。
某股份有限公司某年年度股东大会决议公告
公告日期
2006—02—29
本公司及董事会全体成员保证公告内容的真实、准确和完整，对公告的虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏负连带责任。某股份有限公司于2006年2月29日上午在公司办公楼会议室召开了2006年年度股东大会，参会股东及股东代表A名，代表股份X股，占公司总股本Y股的D%，符合《公司法》和《公司章程》的有关规定。会议由公司董事长某甲先生主持，会议以记名投票表决方式审议通过了如下议案：
一审议审议通过了公司《2003年度董事会工作报告》同意多少，占股份数多少；不同意多少，占股份多少；符合（不符合）法律规定和本公司章程。
二略
三略
四略
备查文件1经与会董事和记录人签字确认的股东大会决议。
2律师事务所出具的法律意见书。
特此公告。
某股份有限公司董事会
二OO六年二月二十九日
选一选。第二项。本条出自证监会二○○六年三月十六日发布并同时执行的《上市公司股东大会规则》第四十一条规定：出席会议的董事、董事会秘书、召集人或其代表、会议主持人应当在会议记录上签名，并保证会议记录内容真实、准确和完整。会议记录应当与现场出席股东的签名册及代理出席的委托书、网络及其他方式表决情况的有效资料一并保存，保存期限不少于10年。
训练提高。对于所有公司来说，如果需要变更法定代表人或公司改组或公司解散，或分立或合并，或违反律法规的情况，应该在工商局或其他管理机构备案或公告。
对于股份有限公司和上市公司来说，还有如下要求：股东大会决议；监事会或上市公司独立董事反对某项决议；提案未获通过，或者本次股东大会变更前次股东大会决议的，应当在股东大会决议公告中作特别提示；发起人向社会公开募集股份，必须公告招股说明书，并制作认股书；核准公开发行新股时，必须公告新股招股说明书和财务会计报告，并制作认股书；发行公司债券的申请经国务院授权的部门核准后，应当公告公司债券募集办法；公开发行股票的股份有限公司必须公告其财务会计报告；清算组在清算期间公告债权人。
