上次会议的回顾，既可以用书面报告的形式，也可以口头报告，书面报告比较适合于大型会议。虽然如此，养成书面报告的习惯也是非常好的，因为这样可以更好的培养责任意识。
3.第三项工作：说明议题
情况汇报完毕后，如果需要对它进行审批，则进行投票。如果不需要审批，则进入说明议题的环节。说明议题包括两种情况，如果首先讨论的议题是上次会议遗留的问题，就需要说明上次会议对这个议题的讨论情况。
如果是进行本次会议的议题讨论，虽然在会议召开前发放了会议通知。会议通知也可能进行了说明，但最好还是再由具体负责人详细说明一次。例如可以由董事长说明公司整体情况，或由公司经理说明公司运营情况，或由财务经理说明公司资金情况等等。这要视议题的性质，才能够决定谁来说明议题。
说明议题后，就该进行对议程的确认或对议题的辩论。
4.第四项工作：确认本次会议讨论的议题顺序
当大会不是只针对一个议题进行辩论和表决的时候，往往会出现一个议题先后顺序的问题。有些议题需要先讨论，有些议题则需要后讨论。
顺序安排的方法。顺序无非三种情况，一种是从难到易，一种是从易到难，一种是难易间隔。从难到易是因为在开会前大家的注意力非常集中；从易到难是因为较难的问题往往代表着利益纠纷最多、达成共识最艰难。对它的讨论应该保证参会人员都会精神百倍的去交流。把较容易达成共识的问题放在前边，有利于让参会人员明确的知道较难的问题在后面，不要耽误时间，这样往往会对前边的议题较为顺利地通过，集中精力对付较难的问题。难易间隔主要是为了比较好的处理一些较为集中的重大问题。
如果大家是第一次开会，事先没有商量好会议的议程，那么可以在“议程表”上加“拟定”两个字，在会上按照大家的意思进行安排，这样做会让大家增强责任感，有一种自己受到了重视的感受。但是，这当然会让会议的时间增加，也有可能会因为先处理什么而遇到非常激烈的争论。
足额问题的优先程序高于一切。开会时间已至，不足开会额数者，主席得宣布延后开会，延后两次仍不足额时，主席应宣告延期开会或改开谈话会，管理层听取意见。
上次会议遗留的议题一般先进行讨论。如果上次会议中有没有讨论完成的议题，则在本次会议上进行首先讨论。当然，如果本次会议中的大多数人仍然不愿意讨论，也可以不首先讨论它。
需要三分之二同意的议题应该重点考虑。一般性的议题表决只需要有超过半数的出席人员，同意就可以了。但诸如章程的制订与变更；会员的除名或董事监事以及经理等人的罢免；重要或重大财产的分割或合并或其他处分形式；团体的解散；其他与会员权利义务有关的重大事项等问题，则需要出席人数的三分之二以上同意才可以。对于这些，我们可以根据顺序安排的三种情况，参照不同的大会形式来进行挑选。
5.第五项工作：辩论
对于议题的辩论，如果是在说明议题的时候已经给出了解决方法，那么辩论是针对这些方法的辩论，同意或者否决或者修正或者重新提出新的建议。例如，在说明议题的时候，报告人已经说了如下这些话“公司目前的现金短缺，急需充实，公司管理层经过慎重考虑，决定出售水泥厂”。根据这段说明，大会进行辩论，如果遭到否决，大会可以要求管理层再考虑其他方法，或者大会可以提出新的方法或者大会只是拒绝。
如果在说明议题的时候没有给出解决方法，那么辩论是针对这项总议题进行新议题的提出并辩论。例如企业的领导阶层对于“如何增加企业现金流”，并没有给出具体的办法，只是把目前的情况进行了说明。针对这项总议题，我们可以动议“出售三产”或“出售办公设施和交通工具”或“进行融资”等等。会议再针对这些动议进行辩论，从中选出一个或多个方法来解决这个总议题。
6.第六项工作：表决方法，决议及结果
对议题进行充分辩论后，我们就可以对辩论的问题进行表决，表决之后形成大会的决议。但是在决议中我们一定要注意不要把决议执行这一环节忘记。
7.第七项工作：选举领导人
选举包括选举本届常设官员、大会的决议人员、常设机构的各委员、监察部门的负责人等等。对于这以环节可以进行变通，如果经出席人过半数同意可以列在辩论的前面，但本书不建议如此。
即在中国目前的国情下，如果这样办很可能造成许多不必要的麻烦。例如过早的暴露问题的核心、是真正的问题不能得到有效解决。当然，如果会议的主要目的就是此项工作，当然可以提前。
8.第八项工作：其他重要事宜，散会，记录应由会议的主持人及记录人员等分别签署
如果在结束会议之前，会议的主持人或组织的领导者需要对会议进行总结，这一项一般被称为闭幕词。散会后，会议的记录一定要由会议的主持人和记录人员以及其他重要人员签字，方才完成最后的手续。其他重要人员包括：重要议题的提出者以及被奖惩的人员等。
【实战练习】
1.想一想
下面是一次会议的议程表，在这里有我们上文没有详细说明的重要问题，请问这个问题是什么？
2.问题思考
如何处理时间和议程之间的关系，保证在某个时间段内完成会议，降低会议的成本？
3.选一选
下面的议程表缺少什么项目？
参考答案：
想一想。最值得学习的是在会议的召开中，确定了时间分配和方案的执行人员，明确了奖惩。合理分配时间是非常重要的，首先要做到任何人都要严格遵守时间的规定，其次要做到每个议程都要确定时间。会议的时间不能太长，每一项议程都要确定时间的长短，时间长短并不是会议能否成功的关键。虽然合理的分配时间很难，但是如果我们长期坚持，一定会从中摸索出一种不成文的规定。
问题思考。先把所有的问题都写出来，给每个问题确定所需方法，估算出所需要的时间，但是暂时不要考虑各个问题的先后顺序。然后把估算出来的时间加在一起，看是否超过会议的总体时间。你经常会发现问题多而时间少，但最好在会议开始前就发现这一点。很多会议失败告终，就是因为开会者的期望太多，不实际。如果超出了，那就请把你认为需要时间最多的议程先删除，当然如果它是你的问题的核心，那就不能删，往下看看，你也许会发现，议题说明的时间比较长，那就缩减它。也许你会发现，闭幕词和开幕词的时间如果删去，会有利于会议议程的安排，那就毫不犹豫的删去它们吧。
选一选。缺少会议议题的确认（确认包括，上次会议议题解决的确认，本次议题解决问题的确认，决议执行人员工作确认等）和会议记录人员的签字以及其他重要人物的签字。
第七（节）闭幕前文书的写作
关键词内容要求注意
学习作用有些文书是法律规定必须要进行的，对于这些文书的写作如果不符合规则，将会对会议产生严重的影响；有些文书虽然没有法律规定，但是它们也有着自己的要求，在本节中我们将对它们有一个总体的简单介绍。
思想来源各类文书的写作
会议的各类文书写作，虽然不是会议的本质，但文书写的好与坏，往往会促进会议召开并且有利于会议的进行，更会对会议成果进行进一步的确认。
【深入理解】
会议中的文书，有些是为了召开会议，有的是为了更好地进行会议，有的是为了评价会议，有的是为了宣传会议。我们先介绍为了召开会议而写作的文书，以及为了更好地进行会议而准备的各类文书。
1.为了召开会议而写作的文书
在诸多为了召开会议而写作的文书当中，首先就是会议通知书的写作。
会议通知书。请看下列会议通知书，里面已经构建了我们需要所有注意的事项，本文就不再赘述。
标题：关于召开本年度股东大会的通知
各位股东（通知对象）：
祝大家身体健康。本公司将召开第某次定期股东大会（会议性质），敬请各位股东出席，特此通告。
（通知时间）2006年3月22日
（公司地点）北京市朝阳区某某街某某号
（发布通知单位，通常为单位）某某股份有限公司董事会
开会时间2006年4月25日（星期二）上午九点
开会地点：北京市朝阳区某某街某某号某某股份有限公司会议室
会议议题：1公司总经理汇报年度公司运营情况。
或议程2董事会主席作工作报告
3监事会主席作工作报告
4增选董事（董事资料见附录）
会议预案。会议的预案是会议的筹备方案，也就是召开会议的设想以及各类事务的总体预计。
标题：关于召开本年度股东大会的预案
（1）会议名称：本年度股东大会
（2）会议内容：上同。
（3）会议时间：2006年4月25日（星期二）上午九点
（4）会议出席人员。略，总人数a。
会议列席人员。略。总人数b。
总人数a+b
（5）会议地点。北京市朝阳区某某街某某号某某股份有限公会议室。
（6）经费预算。某元。
（7）主办单位。公司秘书处，负责人某甲。
（8）承办人。秘书某乙，文书某丙，会务某丁，联络某戊。
对于比较大的公司的股东会议或其他会议，对于上述各项可以在进行具体细分，只不过是更详细而已。
2.为了更好的进行会议而准备的文书
一些小型会议往往参会人员大家都知道，但是一些大型会议则需要检查参会人员的证件。
各类参会证件。各类参会证最好格式统一，为了区分，可以让不同的证件有不同的颜色。例如，代表正是红色；列席证是蓝色；通行证是绿色；工作证是白色等等，这样工作人员就可以非常清楚的知道对方参加会议的目的。
证件名称的种类包括出席证、代表证、列席证、来宾证、记者证、工作证等，对于庞大型公司会议还需要有通行证和签到证。
开幕词的要点。在某些大型会议上为了更好地进行会议，还需要准备开幕词和闭幕词。对于小型会议除了某种特殊的需要，则不必对两者进行过多的润色，只需要简短的总结就可以了。但无论怎么简短都需要有如下要素。
对于开幕词来说，应首先说明到会人数以及符合法律程序和规章制度等程序语言，之后宣布“现在正式开幕”，后介绍会议召开的背景以及筹备情况，介绍议程任务并提出希望。对于大型会议开幕词应该进行审批，因为它是会议的正式文件需要保存。如果处在某种特殊时期，例如公司目前很艰难，开幕词应该写得富有号召力、催人奋进。
闭幕词的要点。闭幕词同开幕辞的要求基本一样，不过在闭幕词中应该对会议进行总结。诸如会议的成就以及影响；会议议程的完成情况；重点说明会议议程中没有完成的情况，将如何处理；会议的决议情况并提出如何贯彻执行会议的诸多决议；如果会议中有不正常的情况应该点明，如果适合于公开批评可以批评，如果不适合就用委婉的话讲出；最后还要向参会人员和工作人员致谢并宣布闭幕。
嘉宾演讲稿的要点。在某些情况下无论是大型会议或是小型会议，会要求组织的领导者或来宾进行演讲或即席讲话。讲话稿除了用词要符合讲话人的身份以外，还需要对某个问题进行清晰的表达，对问题要剖析得有条理、有步骤和完整。最好用口语化，能简短的句子就不要拉长。
演讲嘉宾的演讲除了要对组织的会议表示祝贺外，如果与组织有某种关联，就需要对关联环节进行细致的演讲。例如嘉宾当年曾是组织的成员，嘉宾就应该回忆一下过去。在演讲时不应该总说客套话，应该富有感情。演讲嘉宾的演讲不必过于理性，可以适当感性但也不能失态。
领导临时演讲。领导临时演讲分为礼节性的演讲和引导性的演讲。
礼节性的往往应该三言五语，不要交代诸如开会的背景，因为会议主持人或者其他领导已经在开幕词谈及，此时的重点应该是谈谈自己的希望。
引导性的演讲则可能是会议中出现了某种问题，例如争论过于激烈或者过于冷清；或者讨论的问题解决方法违规或不合时宜或其他因素；或者会议进行中出现了某些特殊事情，例如公司发生了什么不幸的事情等等；或者发生了某种特殊情况，足以导致会议讨论的问题成为没有必要或者应该重新讨论等等。这种引导性的临时演讲，应该层次清晰、有条不紊，但绝不能有大量的空洞话语。根据我们上面分析的各类情况，可以采用不同的演讲色彩。例如发生了不幸的事情，演讲就应该围绕不幸的事情，用悲痛的声音烘染。
【实战练习】
1.想一想
