会议准备包括思考会议的召开有无必要、会场的布置、参会人员的通知、参会人员的交通和生活等各个方面。任何事情都需要进行准备，才能够做好，会议当然也不能例外。
会议准备主要是确定会议的参加人员、会议成本的确定、会议召开的意义、本人在会议中的作用等等。
会议的召开需要先行设定一些原则和方法，它主要包括会议的领导机构和人员的设置、章程和议事规则的确立、会议的程序和各类文书的制作。如果在第一次会议中进行了上述问题的得体应用，日后的任何会议都将以此作为榜样。所以，希望各位读者认真而细致的结合本章的内容，仔细的体会上述问题的具体应用。
第一（节）召集大会
关键词准备召集原则
学习作用学习好会议召集的程序以及原则的应用，将是成功会议的前提。
思想来源《罗伯特议事规则》第1条和第9条，《公司法》等法律条文和书籍
会议的召集有既定规则和程序，只有当我们充分理解了这些规则和程序，我们才能更好地把会议开好。会议一般分为固定会议和临时会议，对于一个组织来说，固定会议往往是法定的会议，如果不按时召开，首先就是违反法律。
有些临时性会议法律同样也作了硬性的规定，因此两者都是强制性会议，作为公司或其它类型的组织必须召开。
【深入理解】
当我们要用会议探讨如何解决问题的时候，首先需要考虑：对于这个问题的解决，除此之外，是否还有其他更好的方式，例如找几个人协商。如果有其他的解决方式，会议的召开就没有必要。
会议的举行需要大量的人、财、物准备，因此，对于会议的成本核算也是考虑的内容之一。如果参会人员对会议的规则和原则不甚清楚的话，盲目的开会反而会徒增烦恼。因此所有到会成员都需要理解一些开会的原则和规则以及技巧，这是到会成员的义务之一，更是成功召开会议的先决条件。
现在我们就从开会前的准备开始讨论，它是进行会议的第一个环节。
1.会议准备的第一步：会议召集人的清晰化
尽管“会前准备”是召开会议的第一环节，但“会前准备”仍然有其层次性，开会前的准备首先遇到的问题就是会议召集人的清晰化。人无头不走，会议也是一样，首先就要明确谁有权利召集会议。
《罗伯特议事规则》对会议召集人的人选问题有比较清楚的说明。认为，会议的召集人应该是会议的组织者和领导者。当然，有的会议有明确的召集人，例如我国的全国人民代表大会就由全国人大常委会召集；《公司法》也规定了企业的召集方法。例如首次股东会会议由出资最多的股东召集和主持，以后将由董事长召集和主持。而有的时候会议却没有明确召集人和主持人，这时候往往是公司组织内的行政领导人，甚至是公司内的意见领袖。
2.会议准备的第二步：在什么情况下应该召集会议
在会议召集前，作为组织的负责人或组织内的中坚人员，应该明白什么样的情况才适合于开会。
《罗伯特议事规则》认为，会议的召开主要有以下六种情况。
第一，只有利用开会这种集思广益的形式，才能解决目前迷惑的时候可以召开会议。例如：“如何才能提高员工的积极性”。
第二，法律要求必须召开的时候，例如：《公司法》中关于持股比例不足的时候。
第三，面对目前的一些情况，大家都要求解决的时候。例如：员工要求增加福利。
第四，某个问题的解决需要涉及多个部门的协商以及协作，如果不这样就不能够完成等等不得不召开时候。例如：公司要对主要竞争者进行一场大规模的市场进攻。这就需要公司的财务部门、法律部门、市场营销部门（请注意现今仍有一些公司把销售部门和市场部门对立起来，这种观点极为错误，销售部门和营销部门以及所谓的市场监察部门都应该被归结到市场营销部门）等诸多部门的合作。
第五，在工作或其他活动时，发生了特殊事情，如果不召开会议将会有很大的损失。而这种情况的解决并不能由领导者单独决定；或者领导者没有充分了解情况需要进行问询。例如，突然接到竞争对手将要对公司进行恶意收购。
明白了开会的必要性，你还要明白：你想从参会人员那里获取什么信息和什么建议。在向他们要求得到建议前，你是否能向组织内的人员明白而又清晰的说明和澄清某些情况。如果你的准备不充分，那就暂时不要开会，因为资料准备不充分的话，在会上你会因为无法说清楚问题而遭到彻底否定；或者参会人员不清楚目前的问题，而徒增大量的解释时间，增大会议举行的各类成本。
3.会议准备的第三步：参加者应明确你要参加会议属于哪个层次的会议
会议的举行有大有小，会议的性质有强制性会议和非强制性会议之别，会议召开的情况也不相同，因此会议有层次的区分，参会人员应该明白，会议层次不同，参会人员的权利与义务就会有所不同。
强制性会议，有特殊的法律身份界定，只有符合规定的人才能够参加并由表决的权利，凡是符合这些身份规定的成员，其权利与义务相同。例如股东代表大会和职工代表大会以及董事会等等。不符合身份界定的人员，可以列席会议，但权利和义务会受到限制。例如董事会可以让监事会人员列席，但监事人员没有投票权等等。
非强制性会议，没有明确的身份界定，但公司可以通过章程来确定身份，例如经理办公会议。公司章程可以确定中层以上干部参加。但其权利与义务并不对等，主持人员或领导者往往拥有决定权。
公司有时还会出现一些市场营销性质的会议，例如招商洽谈会。这种会议有的是会议，有的则纯粹是市场活动。其权利与义务更会不同。
因此，作为参加人员我们应该了解会议的层次区分，这样有助于识别会议是否合法，例如强制性会议中有不符合身份界定的人出现，而且其权利与义务与其他人相同。再如，招商洽谈会中作为参加人员的公司职工就会明白，会议的参加人员只有企业的领导和客户，自己并非是成员，而只是工作人员。
4.会议准备的第四步：会员资格的判定
如果公司规模比较小，又不涉及商业秘密，会员可以包括全体公司员工。如果涉及商业秘密，则需要设定身份限制，例如股东或者公司管理层等等。上述两种情况都不需要成立专门的机构进行审查。
如果公司规模比较大，事务比较繁多，那么就必须要设定参会人员身份。标准是采取按照贡献的大小？还是按照资历的大小？还是按照品德的高低？是由公司领导指定还是由员工选举？等等都是身份的选择标准。公司可以选择其中之一，也可以选择上述标准的组合，这就要看公司的具体情况和商讨事务的性质来安排。
当然，如果是开股东大会，那样反而简单了：按持股的比例就可以了。
在这类情况下，如果是临时会议或第一次会议，就应该把会员资格的判定标准告知参会人员。这种行为往往以“会议通知书”的形式表达。
本书将参会人员到达会场并接受身份检查这一行为视为“会议召开时”。因此，“会议通知书”发送完毕后，会议召开的准备就结束了。
5.会议准备的第五步：会员的权利与义务的判定
参加会议的人中全都有投票权吗？谁拥有表决权？这些代表采取什么样的形式来挑选？开会为的是来解决问题，那么参会人员采用何种方式解决问题？是用少数服从多数？还是一致决定？还是公司领导最终决定？如果会议的组织者是永久性的组织，那么应该明确了解会议的章程或各种议事规则。对于违反章程和规则的任何和处罚等等。
6.会议准备的第六步：会议召开地点的选择
会议的召开地点比较简单，一般来说都会选择在公司所在地进行会议。如果是规模非常大的企业，如国内连锁企业或跨国公司的情况，选择的地点无非是在那个公司召开。对于上述两种情况，会议地点还要进一步明确：即在哪个会议室召开。会议召开的地点，还有一种比较特殊的形式。
当创业者进行会议的时候，往往因为还没有对公司进行注册，应该采用到某个公共场所或家中开会。公共场所的选择应该是：比较僻静的地方，没有人过多打扰。在家中开会的选择应该是：创业集团成员中出资最多、人缘最好、对每个人的到来比较方便、每个人相对来说都比较熟悉的地方进行。本书建议，最好采用，对大家来说都比较方便或熟悉的地方进行会议。
7.会议准备的第七步：会议通知书的发送
会议通知书的发送，往往包括：信件或公文、电话、电子邮件、媒体公告等多种形式，对于具体的会议和公司来说，应该采用不同的方式。但总体上说：审议性会议应采用公文或媒体公告的形式；非审议性会议可以采用电话或电子邮件的方式。对于本部分知识，本书将针对具体情况，给出适合的通知发送方式。
当通知书发送之后，会议的准备阶段就完成了，会议将进入第二个环节，即会议的召开阶段。以上部分，主要讲述的是会议准备阶段的工作原则，也就是作为会议的召集者或领导者或参加者，必须明白的事情。
8.会议召开前应该知道的三个小技巧
会议召开前，有一些技巧会议是召集人和公司的领导者应该明确的。这些技巧，虽然不是会议成功召开的充分必要条件，但对会议的顺利有其不可估量的促进作用。
记住参会人员或积极分子的名字。如果会议的规模不大，而且设施不全，会议的核心人物们，应该记住参会人员的名字。没有权利（或权力小）的人如果被有权利（或权力大的人）的人记住，没有权利的人一定会在惊奇中带着自豪，他会对你产生某种尊重。
记住参会人员的名字至少有两个好处：其一，在开会的时候可以让会议连贯，让人看出你是真的把每个人都看重了。否则，叫错名字的事情出现会引起某些会员的不满，他们会认为：“为什么别人的名字你不叫错，偏偏叫错我的？”其二记住参会人员名字这一行为，在与会人员看来，是你对他很看重。在你的同僚看来，他会认为你这个人可以接近。在你的上级看来，他会认为你这个人工作积极。总之，记住参会人员的名字永远不会有害处，它会使你站在某种情感高度。
千万不要念错参会人员的名字。如果参加会议的人很多，而且设施比较齐备，会议的核心人员，应该保证不在召开会议时，念错参会人员的名字。
巧妙运用休会，尊重参会人员。上述问题属于尊重参会人员的情感，尽管它很重要，但尊重参会人员的生理更重要。会议不可能长期地进行，一定要暂停或休息或吃饭。在这里就有一个会议时间安排问题。一次会议的结束尽量安排在午餐或晚餐之前。如果半日开不完，可以暂时休会。在具体的运用中休会有许多好处，它可以暂时把分歧搁置在一边。利用吃饭和休息的时间，可以做许多公关，解决不少问题。诸如因为见解分歧而导致的气氛紧张或义气之争等等。在会议开始前，我们就要告诉与会者会议计划需进行多长时间。在某些时刻我们还需要在中途提醒代表，这样做的目的是要他们注意自己的发言长短。
【实战练习】
1.想一想
在召开会议之前，作为会议的组织者应该详尽的考虑会议的目的、成员、进行状况等等问题，请你思考一下，下面的《会议准备检查表》中缺少什么应该思考的项目。
2.选一选（不定项）
在以下会议召开前的准备中，应包括哪些项目？为什么？
A.挑选参会人员
B.向参会人员发送参会通知
C.召开临时的会议筹备小组
D.挑选会议地点并布置会场E.定制午餐或晚餐
3.提升训练
在现实生活中，因为一些问题，往往出现委托他人出席会议的情况，特别是股东大会这的会议上，请问，委托他人出席是否可以？应该有什么程序吗？
参考答案
想一想：缺少项目很多，但比较重要的有如下几项，只要答出这几项就可以了。会议的主要解决问题是什么？会议讨论后提出的解决方案由谁执行，从什么时间执行，执行的效果谁来监督？会议的天数等等。
选一选：ABCDE。前三项本小节都已经介绍了，第四项主要是挑选会议召开在公司内的什么地方，在一些公司内往往有几个会议室，因此有必要明确具体的会议室，防止参会人员按照自己约定俗成的习惯去非会议地点的办公室；第五项则是考虑会议时间延长时，应该给参会人员做的基本义务。
提升训练：可以委托代理人代为出席和表决，应当以书面形式委托代理人，由委托人签署或由其以书面形式委托的代理人签署；委托人为法人的，应当加盖法人印章或者由其董事或者正式委任的代理人签署。授权委托书代理人的姓名；是否具有表决权；委托书签发日期和有效期限。委托书应该备案。具体可以参见《公司法》（2005年修订版）
第二（节）临时性会议
关键词开会程序委员会决议
学习作用临时性大会因为紧急情况的出现，往往有一些具体的形式。如果对它们不能有一个清晰的认识，那么就会使会议开得急促而凌乱，不能有效率地进行会议审议，达不到开会的目的。
思想来源《罗伯特议事规则》第九条第四十六节
临时性会议在本质上与永久性会议相同，所以我们可以把它看作是永久性会议的第一次会议。在现实生活中，还会有一些不固定的公司组织，例如网络加盟。没有具体的公司物质形式，也不用经常性的联系，只会因为某个特殊的原因需要而召开会议来商定问题，这就牵涉到临时性大会这一形式。
临时性会议的召开的第三种情况是两次永久性会议期间的会议，它是因为某种特殊情况的发生需要召开的会议。如果上次会议选举了会议决议的监督执行常设机构，那么此次临时会议的召集人往往就是监督执行常设机构。这种情况下就不需要选举主持人和记录人，只需要按照议程表进行就可以了。
【深入理解】
临时会议的召集要求和永久性会议的召集并没有本质的区别，两者的进程基本相同。当遇到诸如网络加盟、公司股份比例较为接近，并且没有明确召集人等松散结构的情况时，我们就需要召开临时性会议。
1.临时会议的第一项工作：会议主持人的选举
在召开临时性会议时，首要的任务就是选举“临时主持人和秘书（记录）”。根据临时会议的不同，临时主持人分为两种情况。
临时主持人的分类。在召开临时性会议的时候，“选举会议临时主持人”应该有人提请。第一个提出“选举会议主持人”动议的人（提请人），分为以下五类。
组织负责联系的人。无论是紧密的公司组织，还是松散的公司性组织；无论是临时性会议还是永久性会议，既然要召开，必然要有联系人。联系人并非当然领导或股份最多的人，他可能是因为个人品德、人缘、甚至开会地点的主人（但需要是公司成员）。
