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第3章 工作效率——跳出瞎忙的迷宫(2)

定期把办公桌收拾得干净整洁,井然有序。例如,如果办公桌上零碎的小东西太多,最好的办法就是买一个收纳盒,把办公用具、名片、便笺纸等小东西分类放进去,这样不仅方便使用,也能让办公桌显得整洁很多。

……

总之,一个小小的习惯,一次短短的整理,意义非同寻常,这将是你迈向成功、保持快乐的起点。我们不妨接受这一提议,并渐渐地养成习惯,相信定会有意想不到的收获。

绝不拖延,量化每日的工作

富兰克林曾说过:“把握今日等于拥有两倍的明日。”

“现在”这个词对职场有着决定性的意义,而“明天”、“以后”之类的托词,我们平时听得也不少。这些敷衍工作的态度表明着你的懒散,表明你事事找借口的习惯。而习惯将“明天”作为借口的员工,永远也不会有完成任务的一天。这样的员工永远是滞后的、失去工作激情与责任的人,很难得到更好的发展。

拖延会侵蚀人的意志和心灵,消耗人的能量,阻碍人的潜能的发挥。处于拖延状态的人,常常陷于一种恶性循环之中,从而影响每一天的心情与工作。

拖延的表现形式多种多样,其轻重也有所不同。比如,琐事缠身,无法将精力集中到工作之中,不愿意自己主动开拓;虽然下定决心立即行动,但总找不到行动的方法;制定了完整的工作计划,却发现实施起来非常困难,所以做事磨磨蹭蹭,让问题久拖不决;情绪低落,对任何工作都没有兴趣,也没有什么人生的憧憬。

有许多这样的人,他们大清早就被闹钟从睡梦中惊醒,一边想着自己的计划,一边又在怀念被窝里的温暖,一边告诉自己该起床了,一边又在对自己说——再睡一会儿吧!就这样,五分钟过去了,十分钟过去了……人们找借口总是那么理由充分,然而却难以把工作做好。其实,一个人如果能把时间和精力用到正事上来,是肯定能取得一番成绩的。

在海尔广为流传着一个崔淑立“夜半日清”的故事:崔淑立接任洗衣机海外产品经理的时候,大家告诉她说:“美国的×客户是非常难拿下的!”因为前几任经理都对这个客户束手无策,几次尝试都无功而返。

真有这么难吗?崔淑立心里暗暗地叫着劲。有一天,崔淑立一上班就看到了×客户发来的要求设计洗衣机新外观的邮件。因时差的原因,此时正是美国的晚上。崔淑立想,如果能即时回复,客户就不用再等到第二天了!从这天起,崔淑立决定以后晚上过了11点再下班,这样就可以在美国上午的时间里处理完客户的所有信息。

连续三天过去了,由于沟通及时,产品开发部很快完成了新外观洗衣机的设计图。就在决定把图样发给客户时,崔淑立认为还必须配上整机图,以免影响确认。当她“逼着”自己和同事们把整机外观图一并发给客户时,已经是夜里12点了。大约凌晨1点,崔淑立回到家中立刻打开电脑,看到客户的回复:“产品非常有吸引力,这就是美国人喜欢的。”这一刻,她满是欣慰,高兴得睡意全无。

客户被崔淑立的敬业精神和负责态度打动了,跟进速度非常快,×客户的第一批定单就这样搞定了!

其实,市场没有变,客户没有变,拿大定单的难度也没有变,变的只是一个有竞争力的态度。

多好的计划,都不如一次真正的实施;多美妙的空想,都不如一次实际的行动。下决心其实并不困难,难的是付诸行动。不要把事情都推到明日,而要今日事,今日毕。你会发现,在你每天完成工作的时候,你已经在进步、在提高了。

所以我们说,要想在职场中脱颖而出,最有效的方法就是让手中的工作结束在“昨天”。对上司交待的工作,要在第一时间内进行处理,为公司节省时间,带来更大的效益。

从前,有一位青年画家把自己的作品拿给大画家柯罗请教。柯罗指出了几处他不满意的地方。

“谢谢您。”青年画家感激地说:“明天我一定全部修改。”

“明天?”柯罗激动地问:“为什么要等到明天?您想明天才改吗?对于一个年轻人来说,做什么事都得把握眼前,容不得半点拖延!”

比尔·盖茨说过:“过去,适者生存;而在今天,只有最快处理完事务的人能够生存。”

如果你存心拖延逃避,你就能找出成千上万个理由来辩解为什么事情无法完成,而对事情应该完成的理由却想得少之又少。

“我很累了,应该休息一下,剩下的工作明天再做吧。”

“现在下雨了,我改天再去吧。”

“现在有人约我出去,改天再做吧。”……当受惰性的控制,不想去做某些事情的时候,很自然地就为自己找了类似上述的借口,然后获得心理安慰,心安理得地把这件事丢在一边了。事实是,这些事情你早晚还是要去做的,找借口的结果无非是把这些事拖后。

一件事情,如果是你想做的,那么就趁自己热情高涨的时候马上动手,这时候会效率很高。如果这件事情你不喜欢做,但是又必须做,那么拖延也没有用,只能是消极逃避而已。而且拖得越久,你就会越不想做。

记住一句话:一件事,你想做总是有办法的,不想做总是有理由的。改变你的习惯,事情一到就马上解决,那么就再也没有堆积如山的任务来威胁你,你永远都不会再被包围在紧张和烦恼中了。

不要固执于解决不了的问题上

有时候,我们会有这样的经验:当遇上某个难题的时候,往往会花很多的精力和时间用于处理这件事情,但是往往效果欠佳。这样钻牛角尖的处理方式不但会使得工作效率大大降低,更会严重影响我们工作的心情。所以,当遇上一时难以解决的困难时,不妨暂时放下这个难题,从中解脱出来,着力于自己善于解决和能够解决的问题上,这样反而能够达到更高的工作效率。

坚持不懈是一种优秀的品质,但是在工作中,固执于解决不了的问题并不是一种合理的工作方式,相反,只会损耗机会成本。真正的职场高手能够巧妙地避开一些自己一时难以解决的问题。在碰钉子的时候,他们会暂且搁置问题,让头脑冷静下来,而不会应付了事地勉强找个似是而非的方法来搪塞。

美国的物理学家曾经做了一项有趣的实验。实验中,让两组人员演算24种简单的计算题,其中一组在时间截止之前做了一小段中止,另一组则是毫不间断地从头算到尾。实验结果显示,稍做中止的一组对题目的记忆,比起没有中止的一组要深刻许多。

而且,从没有中止的一组中还发现一个耐人寻味的结果——有把握的题目比没有把握的题目印象深刻;完全不会的题目比没有把握的题目印象深刻。换句话说,人的记忆力,对于那些没有把握的部分是最容易遗忘的,对完全不会而且没有勉强写上答案的部分则印象深刻。

从以上的结果我们不难发现,遇上困难时,勉强找出应付的答案并不明智,所以,不妨暂且搁置,留待日后解决。因为,一旦找个勉强的方法搪塞,那个问题便不易留存于潜意识中,因此很容易在日后错过找出好方法的良机。而且,应付式的方法一定不尽完善。既然如此,何不暂时将问题记下,走出思维定式的阴影,留待日后重新详细考虑呢?

遇上一时无法解决的难题时,不妨把它记录下来,暂且搁置一旁,或是把问题“存档”于潜在意识中,说不定什么时候就可以意外地得到解决的线索。

某知名企业家说,他在中学时代,就经常利用上床后尚未进入梦乡的空当解答数学上的难题。数学虽然是他的拿手科目之一,但总难免有解答不出来的时候。遇到这种情形,他不会固执地花上一两个小时,绞尽脑汁死命地非当场找出答案不可,而是将难题暂且记下来,着手进行下一个问题。等有时间的时候,再将问题重新思量。有时候灵感一来,难题便迎刃而解。当然,也有解决不了的时候,不过没有关系,只要它已经“存档”,往往就会在不经意间得到解答。

毕业之后,他依旧把握住“记下问题”的原则。

这样的工作方式,是聪明地对待问题的方法。

我们知道,强迫大脑工作,常常难以得到好的效果,因此,就需要顺应着大脑的工作方式。这种借着潜在意识解决问题的方法,不能说是靠运气,而是因为大脑在一定的放松的状态下,更容易受到启发的结果。

另外,每个人的能力不同,特长也各有所异,擅长解决的问题自然也不相同。有的问题对于一些人来说可能非常棘手,而对于另一些人却游刃有余。常常固执于解决不了的问题的人,有的时候也是对自己的能力估计不足。明明是自己不擅长的事情,却还是希望能够依靠自己的力量去解决,这样常常会让自己感觉工作非常辛苦却又收效甚微。

小王从本科的时候就一直是学习上的尖子生,常以优异的成绩获得奖学金,这也使她养成了独立解决问题的习惯,总是争强好胜,很少向别人请教。遇上难题的时候,苦思冥想、废寝忘食也要解决。

但是毕业参加工作之后,她常常发现事情并不是那么顺利。一方面,上司给的任务重、时间短,想要在短时间内解决一些自己并不擅长的问题非常费时间,而且效果也不好;另一方面,自己的能力毕竟有限,有的任务并不是自己凭借已有的知识和经验就能够解决的,常常是苦思冥想也得不到正确的结果。

有一次,小王在工作中又遇上了麻烦——有一项技术的指标总是难以达到,让她非常苦恼。那时正值五一假期,公司决定组织大家出游。正沉醉于工作中的小王也被同事们拉着坐上了去草原旅行的列车。

她一心惦记着工作,也没有旅游的心情。在车上,她的对面是一位老人,见小王一直闷闷不乐,就向她询问原因。当听完小王的诉说后,老人很快向她提出了几个改进意见,令小王恍然大悟。原来对面的老人就是公司中最有资质的技术主管。

旅行之后,小王重新拾起了手上的工作。由于旅行放松了心情,也因为有了前辈的指点,解决这项技术的难题很快便势如破竹。从此之后,小王不再拘泥于自己的研究和思考,而是遇到问题后及时跳出自己的思维定式,寻找更加有效的解决方式。

小王的这种困惑也许我们常常会有,而且,如果你是一个对自己要求比较严格的职员,也有着很强的上进心,这种困惑也会更加明显。

在学校的时候,我们总是习惯自己的问题自己解决,哪怕要用很长的时间,最终解决的时候也会很有满足感。工作中的满足感虽然有时也能通过这种方式获取,但是,这是一种低效能的工作状态,是不值得推荐的。

很多时候,我们对于遇上的难题总是有一种不解决不罢休的气势。这是一种勇于挑战困难的可贵精神。但我们同时也应当意识到,对于公司来说,效率是最重要的,只有在最少的时间内做好最多的事情,才是能够为公司创造财富的最好方式。

解决问题的方式有很多种,而钻牛角尖,陷在固定的圈子中也许永远没有结果,只有跳出来换个眼光或者方式对待,才可能有所突破。

学会简化问题的方法

在工作中遇到问题时,一部分人错误地认为,想得越多就越深刻,写得越多就越能显出才华,做得越多就越有收获,而全然不顾现实。

有这样一个故事:一个决定开帽子店的青年设计了一块招牌,写着“约翰帽店,制作和现金出售各种礼帽”,然后请朋友提意见。第一个朋友说,“帽店”与“出售各种礼帽”意思重复,可以删去;第二位和第三位朋友说,“制作”和“现金”可以省去;第四位则建议将约翰之外的字都去掉。青年听取了第四位朋友的建议,只留下“约翰”两个字,并在字下画了顶新颖的礼帽。帽店开张后,收效甚好。

可见,“多”不一定就是好。很多时候,“多”是累赘,是画蛇添足,只会使人更忙,更没章法。在工作中,我们也应该学会把复杂的事情简单化,这样在更好地解决问题的同时,又能大大地提高工作效率,何乐而不为呢?

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