登陆注册
2568100000008

第8章 做时间榨汁,要选对地方(4)

这样也不行,那样也不行,张兴苦苦思索解决问题的办法。一个休息日,妻子带孩子去上培训班,他在家休息,接到妻子的电话,让他帮忙到小区门口拿下快递。他走到门口,快递员也刚把车停到门口。看到车内堆积如山的包裹,张兴问,“师傅,您每天都得送那么多快递,得跑多少地方啊?”快递员回答,“也不多,我就负责送这一个片区,天天都在这片区绕圈子。”

快递员的回答让张兴若有所悟。送快递和上门服务不是一回事嘛?那是不是可以通过送快递的方法来解决问题呢?

张兴首先对每天接到的上门服务按地区进行分类,追踪外派技术员的位置,把同一地区的上门服务交给同一位技术员。比如,东区的两位客户先后打电话要求上门服务,那他就把工作交给同一位技术员,而不是再派一位技术员出去。公司把事件集中到一起,技术员就可以根据自己的路线将上门服务的时间串联在一起,公司解决了人手不足的问题,让客户对服务更满意;技术员也能够减少来回公司的时间浪费。这下,总算有了让三方共同认可的方法。张兴终于解决了自己的困境,再次向公司证明了自己的价值。

张兴的困境,其实就是一个时间统筹管理的问题。公司业务散乱,东一个、西一个,时间也不固定,如果每出现一个新问题就派出一位技术员,恐怕再多人也不够用。但,当他把时间和事件进行简单梳理,把事件按地点进行归类,把时间交给技术员灵活使用,他的困境也就迎刃而解了。

其实,统筹管理的关键就是为事件分类。我们可以按地点分类,就像张兴做的那样。也可以按逻辑分类,比如,为了泡茶,你需要完成洗茶壶、洗茶杯、烧水等三个步骤。如果你按照洗茶壶、洗茶杯、烧水的顺序做事,那时间的价值就是单一的;如果你先洗茶壶,再烧水,再在烧水的同时洗茶杯,那你就同时完成了烧水和洗茶杯两件事,你的时间价值也等同于双倍。还可以按针对的对象分类,比如,你需要找A要一个报表,交一份资料给B,把从A处要来的报表交给C,从C处找一个文件给B。如果不做统筹规划,你需要按A、B、C、B的顺序跑四趟,如果按对象进行分类,你只需要按A、C、B的顺序跑三趟即可。

分类的方法多种多样,只要你找对了分类的方式,再对事件进行统一处理,你的时间管理就会井然有序,你的时间就能展现最大的价值。

TIPS:很多时候我们都可以做这样的简单分类。请尝试为手中同时需要处理的5件事做统筹安排。

你需要在一天之内完成:

1、去超市买菜,晚餐用。

2、去银行取钱,不然没钱买菜、买衣服和吃饭。

3、去商业街买衣服,需要花费较长时间。

4、去餐馆吃午饭。

5、和朋友约谈。

解答:这五件事中,包含了了六个地点。其中超市在家附近。银行、商业街、餐馆在离家较远的市中心,朋友家在自己家的反方向。如果一件件的做这五件事,恐怕花费一天的时间都不够。但是,按地点来分,我们可以对它们做这样的统筹规划:

1、去市中心的银行取钱,并约朋友在市中心见面。

2、和朋友一起逛街买衣服。

3、和朋友在市中心吃午餐,边吃边聊。

4、回家时在附近的超市买菜。

这样一来,时间和事件就紧凑了许多,以地点为中心,集中时间处理取钱、买衣服、吃饭、跟朋友谈话这四件事,然后在回家的途中买菜。这个安排,让我们可以同时处理多件事情,并且能够最大限度的避免在路上往返的时间浪费。

7.时间管理不到位,小环境也有大影响

“近朱者赤,近墨者黑”,环境对人的影响体现在方方面面,当然也会在时间管理领域里产生作用。人身来具备适应环境的能力。当我们身处一个高效运转的大环境时,我们会不自觉的加快办事速度,让自己能够适应变化万千的环境。如果周围的人都脚步匆匆,想必你也没心情慢悠悠的在路上摇晃;如果大家都专注于手中的工作,想必你也不会产生浑水摸鱼,借机偷懒的想法。这就是环境的力量。

虽然我们心里都对环境的力量有所领会,但很多时候我们仍然会不自觉的忽视掉一些环境上的细节。有的时候,正是这些细节影响了我们的时间管理计划,让我们对时间的掌控出现纰漏。你是否也曾对这些至关重要的“环境因素”视而不见呢?

曾在一家杂志社做校对的小张找到了一份新的工作,经过应聘,他进到一家小型公司任办公室文员,分管档案和资料。

办公室的工作不算繁重,但也相当繁杂。新同事小李对小张的到来非常欢迎,她在闲谈中抱怨,“本来我们办公室就应该有两个人,但你的前任在三个月前辞职了,公司一直没找到合适的人选。整整三个月,所有的工作都由我一个人来承担,差点没把我累死。幸好现在有你,可真让我松了一大口气。”

小李非常热情的把工作一一交付给小张,“你负责的工作就是每天收发文件,把文件送给领导批阅,然后分门别类的进行归档。如果有员工需要查阅资料,你就按照编码给他调出来就行。”

小张简单的操作了一下,发现新工作确实很容易做好。在听完小李介绍的一些工作要点之后,他表示已经完全可以独立完成工作了。

看到他这样自信,小李反而有点迟疑,再次给他强调了档案管理的重要性,“别看工作简单,但一不小心就容易弄错,要是归档归错了,或是编码出错,那可就麻烦了。”

小张面上答应了,心里却很不以为然,不就是管理资料嘛,这么简单的事儿,小学生都不会出错。他对自己很有信心。工作一段时间之后,也确实没出现什么差错,一来二去,小张以前在杂志社养成的一些小毛病就开始冒头了。

杂志社的校对工作主要集中在出版前的一周内,那一周里,小张的桌子上总是散乱的堆满了各种稿件资料,有用的、没用的都混在一起,等杂志出版之后,所有曾经用过的都变成没用的了,小张只需要把它们全部清理掉就可以了。这样一来,小张就养成了随手乱放的习惯,今天的、昨天的、领导看过的、没看过的文件都混在一起,杂乱无章的摆放在办公桌上。有人来要资料了,小张就在桌子上乱翻一通,把文件资料弄得更乱。

小李就劝小张,“不是有好多文件夹子嘛?你把资料都整理一下吧,这么乱怎么找东西啊?”

小张摆摆手,“没事儿,我心里有底呢,你别看它乱,但哪儿是哪儿都在我心里,一下子就能找到了。再说,我整理好了,等会儿有人要东西,它还会乱,何必做无用功呢。”

小李摇摇头,转身做自己的工作了。

到了周五,小张开始自己的例行工作——对一周的文件资料进行归档整理,工作才做到一半,领导突然交给他一件临时的事务,小张不得不放下整理工作,先去完成领导交代的临时事务。结果,那个周五,小张没能完成他的例行整理。

下一个周五,再下一个周五,小张都因为这样那样的事情,没能按计划对散放的文件资料进行整理。不知不觉间,他的办公桌上已经铺满了各式各样的文件资料。他花费在找文件上的时间也越来越长。

这天,领导急需一份文件,他把办公桌翻了个底朝天也没找到那份文件,他急得满头大汗,领导也等得心慌,可那份文件就像消失了一样,怎么都找不出来。最后的结果可想而知,领导把小张臭骂了一顿,要求他好好整理一下自己的办公桌,尽职尽责的对待自己的工作。

那天晚上,小张熬夜加班到十二点,终于在一份资料中间找到了领导需要的文件。接下来的一周里,小张每天加班,整理各类凌乱的文件。他感叹自己对时间的管理不到位:本来,按照他的计划,每周整理一次,只需要两三个小时就好。可现在有差不多一个月的时间没有整理,所需的时间却远远超出了十二个小时。

听到小张的感叹,小李忍不住接了句,“何必非要把一周的工作都堆积到一天来完成?其实,你只需要每天花费十分钟,就能做好整理工作。五天也才花费五十分钟,难道不比你周五花费两三个小时更节约时间?”

类似小张的问题你有遇到过吗?杂乱不堪的办公桌让你永远无法在第一时间找到自己想要的文件;乱七八糟的公文包让你总是不能在第一时间找到公交卡,诸如此类的小问题让你在不知不觉间花费掉了大量的时间。

俗语中有“一屋不扫,何以扫天下”的典故,其中的道理也适用于上班族,想要做到时间管理效率化,就不能忽视环境管理。大的环境,包括上班地点、办公室,小的环境,包括办公桌、文件柜、公文包,甚至穿着打扮等诸多细节。对绝对多数上班族来说,在干净、整洁、安静的环境中办公,不但更容易集中精力,而且还能提高办事的效率,省时省力且事半功倍。一进公司,看到的是窗明几净的大厅,那么上班的心情也会更愉快;走进办公室,看到的是整洁干净的办公桌,衣着严谨的同事,你会容易提起精神,进入工作状态。反之,喧闹、杂乱的工作环境会让我们精力分散,心情抑郁,工作的效率也会随之降低,更谈不上时间的管理了。

Tips:如何让自己身处高效的时间管理环境?

1、整理公文包。公文包是上班族最亲密的伴侣,仔细观察那些行色匆匆的职场精英,你会发现,他们携带的公文包几乎是相同的款式,黑色、方正,搭配标准的职业套装,给人一种精神奕奕,整洁有序的感受。而那些拿着颜色各异、款型各异的包包上下班的职场人士,往往给人一种过分随意的感觉。事实上,公文包就是我们的第一张名片,看你用什么样的包,就能看出你的工作态度。因此,一个正式的、整洁的、专用于工作的、配备了纸和笔的公文包是区分上班与下班,提醒我们应该专注于工作的小工具。

2、整理办公桌。办公桌可以说是我们接触最多的工作环境了,通常会放置电脑、文件夹、笔筒等常备办公用具。有些职场人士习惯把自己的私人物品也放置到办公桌上,比如家庭照片、饰品、玩偶等等。这些与工作无关的小物件看起来是充当了美化办公环境的作用,不过,过多的放置这些杂物,不但容易让我们在工作中分心,还容易让我们的情绪过分放松,甚至妨碍我们及时拿取自己需要的办公用品。此外,办公桌上的物品放置也应该有所规划,分门别类,各安其所,以便让我们在有需要的时候能够最快拿到。

3、整理文件柜。一段时间之后,我们的文件柜里就会堆满了各种或有用、或无用的文件资料。其实,这些纸质资料绝大多数都是无用的,因此我们需要定期整理文件柜,将那些过期的文件与重要文件区分开来,确保自己的文件柜最上层只放置近三个月的资料。对那些有必要保存的资料,也应装订成册,编制目录,方便以后查找。

4、整理办公室。办公室是我们身边最大的办公环境,每天有三分之一甚至更多的时间都花费在办公室里,让办公室保持整洁、清爽就显得格外重要了,就算定力再好,在一个猪窝似的环境里,恐怕也没法提高工作效率和时间利用率吧?所以,我们不妨在午休时花点时间整理办公室,随时保持公用物品的整洁,既能让自己处于舒适的工作环境中,还能博取同事的好感,何乐而不为呢?

同类推荐
  • 礼仪金说7:外事礼仪

    礼仪金说7:外事礼仪

    孔子有道:“礼者,敬人。”所谓外事礼仪,即人们在其涉外交往中用以维护自尊,并用以尊重其交往对象的一系列的行为规范。依照中国古代典籍《素书》的说法:“礼者,人之所履。不安于理,便多乖违之象,故以安礼结之。治身、治家、治智,舍此不可。”
  • 心灵10游戏:给你的心灵整整容

    心灵10游戏:给你的心灵整整容

    书中每一个游戏和故事,都让人的人生感动,本书内含十个游戏,让人的生命升华。即“给心灵整整容”、“没有一种草不是花”、“金钱买不来快乐”、“换一种心情去生活”等
  • 成大事必备的99个演讲技巧

    成大事必备的99个演讲技巧

    演讲是一种威力无比的武器,运用它可以捍卫自己,取得竞争优势;演讲是一个重要的途径,通过它我们可以增强勇气,获得斗争的力量。演讲能改写历史,同样也能改变一个人的命运。本书与一般的演讲书籍不同,它改变了传统的繁琐冗长的理论阐述,投入更多的精力给读者提供更多更丰富的实践指导,书中有趣的小故事能给您打开全新的视角,而且读起来轻松,对于渴望成为演讲高手的你来说,读本书绝对可以说是一种享受。
  • 奥巴马给年轻人的11个忠告

    奥巴马给年轻人的11个忠告

    成功需要方法,但更需要智慧,作为美国第一位黑人总统,奥巴马的成功可以说是空前的,本书汇集奥巴马成功智慧,总结了这位现任美国总统给年轻人的11个忠告。
  • 让你感动的300篇小小说(影响一生的故事全集)

    让你感动的300篇小小说(影响一生的故事全集)

    本系列丛书从感动的视角出发,撷取生活中最受广大读者关注的亲情、友情、爱情、做人、沟通等几大方面的素材与故事,用最优美的语言传递人世间最真挚的情感,用最恰当的方式表述生活中最正确的做人与做事箴言。
热门推荐
  • 明治天皇:孝明帝驾崩卷(下册)

    明治天皇:孝明帝驾崩卷(下册)

    《明治天皇》再现了日本从幕末走向明治维新的历史变革,以优美的文笔,宏大的场景,详细描绘了日本近代决定国运的倒幕运动的整个过程。本书塑造了一个个鲜活的日本近代史人物形象,以及他们的坚定信念,对“安政大狱”、“樱田门之变”等重大历史事件的描述详实生动,是一部了解近代日本不可多得的佳作。
  • 异界机器人军队

    异界机器人军队

    张军一个未来的,机器人制造和设计者。因为一次意外来到了异界。他用一个铁锤打造出来一个让任何人都要闻之色变的机械军团。光明教会害死了自己在异界的父母!机械骑兵团给我蹋平光明教会!杀魔兽。平强盗。建帝国。
  • 剑戳

    剑戳

    那一剑,醉梦红尘;那一剑,剑断苍穹;那一剑,闪亮了星空;那一剑,照耀了来世;那一剑,开辟了宇宙;那一剑,挥别了过往;那一剑,横向她心;那一剑,唤醒了她容颜;那一剑,不为仙,不为魔,不为灭,不为生,只为她重现昔日的温情。剑动星空数万年,怀抱伊人。人生若只初见,二世情怀。人生若只初见,你可还记得,当时的微笑;人生若只初见,你可还记得,那永不曾逝去的容颜;人生若只初见,你可还记得,那躲在课桌后面的我;人生若只初见,你可还记得,泯着嘴悄悄偷笑的你;人生若只初见,那是一种怎样的情怀;人生若只初见,昔日温情犹在身畔;人生若只初见,一切可又如愿。
  • 大闹后宫:甜心小宠妃

    大闹后宫:甜心小宠妃

    “我在青楼长大又怎么样?这也不能一棒子打死那些好姑娘啊?”“在青楼长大的女子,会是好姑娘?你是想笑掉我的大牙吗?”我的怒火再也惹不住一下子爆发出来,啪啪两声清脆有力,没品男惊讶的看着我,我才不屑的说:“我告诉你,你绝对不会笑掉你的大牙,而是被我打掉的。”潇洒的做了个拜拜的手势说:“没品男,你不要太猖狂,遇到我花芊芊,是你不走运,下次记得,别惹青楼长大的女子。不是我配不上你,而是你,没有资格站在我身边,陪我到老。”【蓬莱岛原创社团出品】
  • 青少年植物常识必读(青少年必读常识)

    青少年植物常识必读(青少年必读常识)

    每一朵花,都是一个春天,盛开馥郁芬芳;每一粒沙,都是一个世界,搭建小小天堂;每一颗心,都是一盏灯光,把地球村点亮!借助图书为你的生活添一丝色彩。这是一套包罗生活万象的、有趣的书,向读者介绍了不可不知的中的常识。包括文学常识、地理常识、历史常识、安全常识、文化常识、动物常识、植物常识、科技常识、天文常识、生活常识等。这些都是一些生活常识性的问题,说大不大,说小不小,因为零散,平时想了解又难以查找,我们将这些你们可能感兴趣的、富有趣味的日常生活中日积月累的宝贵经验搜集并编辑成册,以便您在遇到问题时随时查询,轻松解决生活中的问题。
  • 郡主问情

    郡主问情

    无边无际的草原上,一队人马马不停蹄的奔驰着。风呼呼的带着浓郁的草香味飘飘荡荡在马蹄踩踏之处,不一会儿就整个弥漫起来。火红的太阳此时已褪去了一层炙热的光晕,徒留眩目的微姿之势将整个草原笼照在日暮之中。“停,前面是沼泽。”本是领路人的瓦卡在看清了前面的地势之后,及时的收慢了放马奔腾的速度,可他大声的呼叫并没有阻止住那两个焦心似焚的男人,和他们身后紧随着的忠心侍卫家仆。……
  • 这种事不必向老板请示

    这种事不必向老板请示

    优秀的员工,肯定善于处理和老板的关系。优秀的员工懂得“不必请示”的精髓。对于优秀员工来说,“不必请示”是一种理念,一种和老板形成最佳关系的理念。“不必请示”的关键在于员工要积极主动,在于员工要读懂老板,知道怎么管理老板。
  • 重生之圣手医妃

    重生之圣手医妃

    一身能解百毒的特殊血液,一双妙手回春的柔荑!前世的夏宜冰,温婉纯良,救苦救难,最终却落得个被至亲及夫君残害而死的下场!今生,她历经重生,携恨而归。她以守护爹爹、弟弟为首任,周旋于恶毒伯母和阴险堂姐之间。她不求大富大贵,只求一家人能平安相守。可是,她向往的平淡生活,被纨绔世子君墨宇生生介入。从此,心塞的日子拉开帷幕。
  • 企业规范化管理系统实施方案·组织架构管理

    企业规范化管理系统实施方案·组织架构管理

    本书集中阐述了组织架构管理,包括核算事务工作总量和分量,选择确定组织结构的模式,设置确定单位、部门和岗位,界定单位、部门和岗位工作标准,分析确定岗位员工的授权,健全组织运行的规则等六个方面的工作。其规范化的基本要求主要有组织系统功能完备、事务工作分配合理、岗位工作权责匹配、管理跨度合理适中等四个方面。系统介绍了企业组织运行事务工作的核算与分配方法,并通过实例讨论分析了完善组织运行规则制度的方法。
  • 风华落 之 代嫁皇后

    风华落 之 代嫁皇后

    秋意正浓。夕阳西下,晚霞染红了原野上的枯草,也染红了远处由远渐近的队伍的身影。前来的队伍,在最前方的骑在黑色战马上的将军,白色戎装竟被晚霞染成红色,甚是飒爽。将军的后面是四个先锋将士,个个军黑色戎装,步伐铿锵有力。紧随四骑之后,成千的士兵成四列纵队,个个全副武装,步伐一致,甚是威严。随后是一辆八骑马车,华丽异常的红色冠盖,显出只有皇家才有的气势,想必也只有马车里安坐的人,才称得上这样的气……