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第11章 时间管理,力求最高的执行效率(1)

(第一节)认识时间的价值

在美丽辽阔的非洲大草原上,当黎明的曙光刚刚划破夜空,一群羚羊从睡梦中惊醒。“新的一天已经开始了,我们必须抓紧时间奔跑,如果被猎豹发现了,就可能被吃掉!”于是,羊群起身向着太阳升起的方向快速飞奔而去……

几乎在羊群奔向远方的同时,一只猎豹也惊醒了,它站起身摇摆了几下壮实的身躯,抖去身上的灰尘,说道:“已经有两天没有吃东西了,我必须立即开始寻找昨晚没有追上的猎物,如果今天还是追不上它,我可能就会饿死!”猎豹望着太阳升起的方向,大吼一声,狂奔而去……

就这样,每当新的一天刚刚开始,地球上便出现了一幅壮观的景象:

凶猛的猎豹紧紧追赶着羊群,它们各自拼命地奔跑,在它们身后扬起了滚滚黄尘……

这场追逐的结局只有两种情况——羚羊跑得快,猎豹可能会饿死;猎豹跑得快,羚羊就会被吃掉。哪怕羚羊只比猎豹早跑上30秒的时间,就有可能保全性命,这30秒的时间就意味着羚羊或猎豹是活着还是死去……

对待时间的态度,可以使人们有着截然不同的命运。如果浪费时间,随波逐流,将一事无成,被自然、被社会淘汰出局;如果懂得珍惜时间,全力以赴,将会获得生存与发展的可能,将会获得成功的机会!

在今天的职场,目标的实现不能脱离时间管理,这也是知识爆炸时代对成功者提出的迫切要求。而若想合理管理与分配时间,首先要能认识到时间的价值。

一个真正渴望成功的人应该意识到时间的重要性,珍惜自己的一分一秒。看那些成功者,无一不是成功的时间管理者,他们总是设法回避那些浪费他们时间的人和事,不会在上班的时间内,和别人东拉西扯地谈一些无关紧要的话,不虚度自己宝贵的光阴。

“浪费别人的1小时和偷走别人5美元又有什么区别呢?更何况,很多人工作1个小时所创造的价值比5美元要多得多。”华盛顿经常这样说,“我的表从来不问客人有没有到,它只问时间有没有到。”他每天4点钟准时吃饭,如果有时候应邀到白宫吃饭的国会新成员迟到了,华盛顿就会自顾自地吃饭而不理睬他们,这不禁使他们感到很尴尬。

一次,华盛顿的秘书迟到了,他找借口说是因为自己的表慢了。华盛顿回他说:“那么,或者你换一块新表,或者我换一个新秘书。”简单有力的一句话透露出珍惜时间的重要性。

约翰·昆西·亚当斯是个从不误时的人。每次议院开会时,一看到亚当斯先生入座,主持人就知道该向大家宣布各就各位,开始会议了。有一次发生了这样一件事:主持人宣布就座时,有人说:“时间还没有到,因为亚当斯先生还没有来呢。”结果发现,原来是议会室的钟快了3分钟,3分钟之后,亚当斯先生准时到达了会场。

拿破仑有一次邀请元帅们和他共进晚餐,但他们却没有在约定的时间内到达,拿破仑就独自先吃起来。等他吃完刚刚站起来时,那些元帅们进来了。拿破仑对他们说道:“先生们,现在就餐时间已经结束了,我们马上开始下一步工作吧。”

一个懂得守时,不浪费自己以及他人时间的人总是能得到别人的尊重,并能充分发挥自己的才能,成就自己的一番事业。的确,成功是从掌握时间开始的。如果不能认识到时间的价值,没有充分利用时间、合理管理时间的能力,那么他注定只会失败。

1955年,76岁的爱因斯坦病倒了,此时他的身体十分虚弱,总是觉得要和人类永别了。卧病期间,有一位老朋友来看望他,问他想要些什么东西。他回答:“现在我只希望还有若干小时的时间,能够让我把一些稿子整理好。”后来,爱因斯坦的病稍有好转,就又投入到了紧张的工作和研究中。在去世的前几天,他还在坚持写一篇论文。临终前几小时,他要身边陪伴他的亲人去好好休息,他这样对他们说:“我还要在这里做我的工作。”

伟大物理学家牛顿在研究力学时,曾遭遇了一场熊熊大火,他的财产、物品、他数年辛勤研究的手稿都被烧毁了。牛顿并不痛惜财产、物品的损失,而是流着眼泪痛苦地叹息道:“可惜,时间呀!”

时间是组成生命的材料,是我们完成工作、取得成功的宝贵资本。纵观古今,横观中外,我们就会发现,凡历史上有所作为的人都懂得时间的价值。的确,获得时间资本对于成功者有着极其重要的意义。世界上从来就没有不花费时间便唾手可得的事业,时间从来都是成功者的重要筹码。

如今的职场,竞争不仅来自员工工作能力上的竞争,更来自工作效率上的竞争。懂得珍惜时间,提升工作效率的员工,总会在工作中受到老板和上级的重视,总会赢得属于自己的胜利。

董林是一家顾问公司的业务经理,一年大约能够接下100个生意单子,因此有很多时间是在飞机上度过的。她认为和客户维持良好的关系非常重要,所以她常常利用坐飞机的时间写短笺给他们。一次,一位同机的旅客在等候提行李时和她攀谈起来:“我早就在飞机上注意到你,在2小时48分钟里,你一直在写短笺,我敢说你的老板一定以你为荣。”董林笑着说:“我只是有效利用时间,不想让时间白白浪费而已。”无论干什么事情,都要讲求效率,效率高者,事半功倍;反之,则事倍而功半。

由于董林工作严谨勤奋,在时间的安排上更是惜时如金,因此每次都能提前完成公司交给的任务,为公司节约了很多时间,更是给公司争取到了很多额外的利润,深得公司老板的重视,最后她被提为公司副总经理。

成功来自于珍惜时间的观念。只有在工作的同时,不断地加强时间管理,提升自己的工作效率,才能为公司创造出更加丰厚的利润,才能得到公司老板的认可。不懂得珍惜时间的员工,往往在自己的工作岗位上虚度时光,碌碌无为,一事无成。

法国思想家伏尔泰在《小查第格》中写过这样一个谜语:“在世界上,哪种东西是最长的又是最短的,最快的又是最慢的,最能分割的又是最广大的,最不受重视的又是最值得珍惜的;没有它,什么事情都做不成?”作者揭示出了谜底,就是时间。他解释道:“最长的莫过于时间,因为它永远没有穷尽;最短的也莫过于时间,因为他们所有的计划都来不及完成;在等待的人,时间是最慢的;在作乐的人,时间是最快的;时间可以无穷地扩展,也可以无限地分割;当时谁都不加重视,过后都表示惋惜;没有它,什么事都做不成;不值得后世纪念的,它都令人忘怀;伟大的,却使它们永垂不朽。”

小张是一名普通的计算机推销员,在一次推销中,他得罪了顾客,竟然完全没有意识到自己的错误。

原来一位客户想要向小张购买一台计算机,和小张约好下午两点在小张的办公室里面具体商谈。这位客户的时间观念很强,准时到达了小张的办公室,但是小张却在15分钟之后才慢悠悠地从外面走了进来。

“实在很抱歉,我来得有点晚了,能为你做点什么呢?”小张漫不经心地说。

“你应该明白,如果你是到我的办公室进行推销,即使迟到了我也不会因此而发怒,因为我完全可以利用这段时间做一些我自己的事情。但是,现在是我到你这里来照顾你的生意,而且还是你约的我,可你自己却迟到了,这实在是不能原谅的。”客户有些生气地说道。

“真的很抱歉,因为我正在街对面的那家餐馆里吃午饭,今天吃饭的人太多了,服务员上菜太慢了。”小张急忙解释道。

“对不起,我不能接受你的这份道歉。让我来告诉你,在这种情况下,你应该抛开你的午餐准时赴约,而不是首先考虑你的胃口。既然你和客户已经约好了见面时间,无论如何你都不应该迟到。”客户说。

小张就是没有意识到时间的重要性,而错失了这个大客户,实在是令人惋惜。

时间,是成功者前进的阶梯。在职场,我们必须要认识到时间的重要性,有效利用时间,踩着时间的阶梯一级一级攀登,到达事业的顶峰。

(第二节)加强时间管理

着名企业管理者哈林·史密斯曾经说过:“经过许多次失败,我逐步地发现,如何在同样的时间内做更多的事情,这是值得每一位希望有效管理时间的人认真思索的问题,因为只有这样才能使自己获得更多的时间,也才能获得更多的机遇。”

时间管理是成功者所必备的一项工作技能。我们的生命价值的体现不可能脱离有限时间的束缚。那些成功者大多都是擅长管理时间的人。陶渊明说:“盛年不重来,一日难再晨。及时当勉励,岁月不待人。”岳飞在《满江红》中叹道:“莫等闲,白了少年头,空悲切!”时间是最容易流逝的,我们无法阻止,但是我们可以提高自己的时间管理能力,合理利用好自己的时间,在有限的时间内将自身价值发挥到最大。

一个人的事业是否有成,能否在平时高效执行工作任务,从而令上司和领导满意,在很大程度上取决于他是否具有强大的时间管理能力,是否能够合理地利用、管理、分配好自己的时间。看那些叱咤商场的成功人士,他们每天都有一大堆的事情要处理,而他们不仅将这些与工作有关的事情安排得有条不紊,还能有足够的时间去阅读自己喜欢的书籍,去打球、钓鱼、登山、下棋以调节自己的身心。或许很多人都会奇怪,他们难道天生迥异吗?当然不是,他们也是一天二十四个小时,一个小时六十分钟,只不过他们比普通人更懂得有效利用、合理支配自己的时间。

在职场,每一个员工都应不断加强自己的时间管理,提升自己的工作效率,因为这不仅是工作需要,也是提高职场竞争力的强大武器。具体应该怎么做才能加强自己的时间管理呢?首要的一点就是:善于利用时间。

成功者往往是善于利用时间的高手,因为他们深深明白,时间就是生命,时间就是金钱。尤其是那些被别人看作闲暇的零碎时间,他们会如获至宝地加以利用。

在美国造币厂处理金粉车间的地板上,放置着一个木制的格子,清洁工每次清扫地板时,都会把这个格子拿起来,把里面散落的细小的金粉积攒起来。就这样日积月累,每年因此可以为厂里节约上万美元。其实,每一个人都有这样的一个“格子”,可以用来收集那些被分割得支离破碎、不被注意的时间,例如:早晨打豆浆、煮咖啡的时间,等候迟到的客户的时间,两项工作安排之间的间隙,等公车、地铁的时间等。如果我们能够对这些零碎时间合理地加以利用,日积月累,一定可以获得意想不到的惊喜!

卡尔·华尔德曾经是美国近代诗人、小说家和出色的钢琴家爱尔斯金的钢琴老师。有一天,卡尔给爱尔斯金授课的时候,忽然问了他一个问题:“你每天练习钢琴的时间总共有多长时间?”

爱尔斯金回答说:“大约有三四个小时。”

“你每次练习间隔的时间都很长,对吗?”

“我想是这样的,每次差不多一个小时,至少也是半个小时以上。我觉得这样才好。”

“不,不要这样!”卡尔说,“你将来长大以后,每天不可能有很长的空闲时间。从现在起,你应该努力培养一种用极少时间练习的习惯,一有空闲就几分钟几分钟地练习。比如在你上学之前,或者是在午饭之后,或者是在工作的小憩时,哪怕只有5分钟,也可以去练习一下。把如此频繁的短时间的练习分散在一天里,这样一来,弹钢琴就成了你日常生活中的一部分了。”

当时爱尔斯金14岁,他认真地听从了老师卡尔的忠告,记住了“短时间练习法”,使自己在日后获益匪浅。

后来,爱尔斯金在哥伦比亚大学教学,那时他很想兼职从事创作。可是讲课、阅卷、交际应酬等事情把他白天和晚上的时间几乎完全占满了。从产生创作想法起的两年时间里,他一次也不曾动笔,他一直苦恼的是自己“没有时间”。

有一天,他突然又想起了卡尔·华尔德先生告诉他的“短时间练习法”,于是到了下一个星期,他就重新开始实践“短时间练习法”。哪怕只有几分钟的空闲,他也要坐下来写上短短的几行。出人意料却令人欣喜的是,在那个学期结束的时候,爱尔斯金竟然写出了厚厚的一沓手稿。

后来,爱尔斯金总是合理利用自己的零碎时间,同样用积少成多的方法,创作了长篇小说。尽管每天的授课工作很繁重,但是他每天仍然有许多可以利用的短暂余暇用来练习钢琴和写作。爱尔斯金惊奇地发现,每天有无数个几分钟的闲暇时间,将这些时间充分利用起来足够他完成创作和弹琴两项工作,而且最后都取得了令人欣喜的成果。

类似的例子还有很多,如哈丽叶特·比切·斯托夫人、朗费罗等。作为一个忙碌劳累的母亲,哈丽叶特·比切·斯托夫人既要照顾年幼的小孩儿,又要操持繁重的家务。可是尽管在这种情况下,她完成了19世纪最畅销的小说——《汤姆叔叔的小屋》。斯托夫人之所以能够写出如此深刻的作品,成为着名的作家,就是因为她善于利用时间,能够在忙碌之余、忙碌的间隙中精细合理地利用好每一分、每一秒的时间。19世纪美国最伟大的浪漫主义诗人朗费罗每天利用煮咖啡的时间——10分钟,翻译《地狱》,他将这个习惯一直坚持了若干年,直到这部巨着的翻译工作圆满完成。

当我们平时抱怨自己没有时间、总是太忙时,可曾认真地想过:其实有很多时间我们都没能很好地利用,被我们白白地丢掉了。我们总是想着用一定的时间去做成一件事,最终却发现,自己从来就没有着手开始过,因为“太忙”“没有时间”。真正的智者永远不会说自己“没有时间”,他们会像拾取海滩上的沙粒一样,一点一点地把时间抓取在手中,等积累到一定程度,便感觉到了它的分量。

达尔文曾经说过:“我从来不认为半小时是微不足道的一段时间。”诺贝尔奖获得者雷曼的体会更加深刻,他说:“每天不浪费、不虚度或不空抛剩余的那一点时间。即使只有五六分钟,如果能够很好地利用起来,也一样可以产生很大的价值。”把时间积零为整,精心使用,这正是古今中外很多科学家取得辉煌成就的妙招之一,值得我们学习和借鉴。

所谓零碎的时间,是指不构成连续的时间或一个事务与另一事务衔接时的空余时间。这样的时间往往被人们毫不在乎地忽略过去。零碎时间虽短,但日复一日地积累起来,其总和将是相当可观的。凡在事业上有所成就的人,几乎都是能有效地利用零碎时间的人。善待时间、善于利用时间之人,总会得到时间的回报。

生活中有很多零散的时间是可以利用的,如果你能够挖掘出隐藏的时间,化零为整,那么你在工作和生活上将会获得极为宝贵的益处,同时你也向成功迈近了一步。

当然,一个成功的时间管理者,除了善于利用时间之外,还能够合理分配自己的时间,在一定的时间期限内设定明确具体的目标,并懂得要事为先的原则,尽量避免与目标无关的电话、会议、意外事件等的干扰,最终循序渐进,高效地完成工作。

(第三节)合理分配时间

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