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第17章 常敲管理的警钟(4)

当对方同作做出你所要求的变化时,要落实整个“交易”。重述一遍变化的细节并征求他的同意。写成书面协议可能会有用处,然后由双方签署。

与这次协议有关的积极气氛给你一个机会,具体说明你希望人们今后如何与你沟通。通过赞扬他的做法(赞扬要具体,不要离题,表示同意时要迅速)进一步巩固了对方已有的转变,并且让他知道你希望他以后还跟你打交道。

8.处理人事问题

在处理人事问题时,抓错重点和做错事没什么两样,都会让管理者很快陷入困境。人事问题的重要程度各不相同。当问题不止一个时(事情常常如此),关键是要解决最严重的问题。在处理人事问题的时候,以下建意可供借鉴:

员工态度不恭,得罪了—位重要的供货商

阿尔特不善于同人打交道,这一点作为他上司的你早就知道。但这次他对顾客大喊大叫还挂断电话,做得就太过分了。不管这么做有何原因,这种行为是错误的,必须让他主动去找这位客户,挽救局面。如果阿尔特能成功重建关系,就可以从宽发落他。但一定要让他明白,他的这种行为是不能容忍的。

如果阿尔特不愿正视问题或不帮你解决问题。那就要采取强有力的措施。先去找那位客户,向他保证这是个偶然事件,今后决不会再发生,然后处理阿尔特。基本问题是:他以前是否一直表现很好,如果不辞退他,以后会不会有用?

如果答案是肯定的,处理方案的严厉程度应该只比辞退稍轻一点:停付工资留用察看、降薪,或调任别的工作。如果答案是否定的,那就辞退他吧。

员工不听从指挥

如果这位员工认为你让她做的事情不安全。那么权且接受这个理由,但要她解释明白。如果她认为你那么安排是故意挑她的刺,而你确信自己对她和其他人一视同仁,如她确实那么想,就不宜制裁,你们就应该开诚布公地谈谈。如果她再次拒绝服从安排,你就会对她采取行动。

如果她只不过是不喜欢这项工作,也不打算做,你就得同她认真谈谈了,看她对继续做这份工作有多大兴趣。不服从管理者都要接受包括辞退在内的严厉惩罚。记住,其他人也在小心观察事情进展,等着看你做什么样的决定。

一位平常工作出色的员工弄糟了一项重要工作

你请手下最可靠的员工克拉克写一份报告,你第二天就要把它交给上司。结果克拉克交给你的报告却是一堆垃圾。眼下最紧迫的问题是马上修改报告按时上交。但对克拉克该怎么办呢?

问问他是怎么理解你交给他的任务的,看看与你的意图有什么不同。如果能消除其中的误解,就能避免这种情况再次发生。

如果原因是克拉克不能有效地分清轻重缓急,就应经常同他一起检查他的工作,帮他调整工作重点,分清主次。

如果是私事使克拉克分心,你要表示理解。但也要让他知道,你期望他能处理好这些事,恢复过去在公司所起的作用。

员工做事没有条理,经常误期

格拉迪斯眼看义不能按时写出员工简报了。她说,要是有人能帮她就能按期交卷。你只能长叹一口气。其实她需要的不是别人帮忙,而是使自己有条理起来,不再像无头苍蝇一样东碰西撞不知从何人手。

你需要花些时间观察格拉迪斯,并同她多聊聊,找出她究竟是怎么个没条理法。

处理这类问题要注意,你自己必须有条理。不然的话,你的坏习惯就会传染给包括格拉迪斯在内的其他员工。你是否一直采取默认的态度?当真如此的话,问题的根子在你。

员工不喜欢自己的工作

查克不喜欢新分配给他的工作。他从不叽里咕噜向你抱怨,活儿干得即使不算出色也还过得去。然而,从他那无精打采的样子可以断定,他实在是宁愿去干别的事情。

你可能认为员工高兴与否是他们自己的事,但帮助他们适应环境或另找一项工作却对你有好处。如果一个员工不喜欢一天8小时干的工作,一年250多天的工作就不太可能很有成效。时间长了,工作就会出问题。

如果查克对新分配的工作不能得心应手,务必搞清楚他是否知道应该怎么做。如果他根本没兴趣,就要帮他另找一个更符合他的兴趣的。但要说清楚,在找到新工作之前,他必须尽量做好现有工作。

一名员工向好几位同事借了钱却不还

很多办公室都有这样一些借钱不还的人,他们东借一点西借一点,然后“忘了”还,以为别人不会觉察,但人们的眼睛偏偏很尖。很多人因为这种行为表示这个人不值得信任,因而刘这类人采取相应的行动。当借钱不还的行为开始影响同事工作关系时,你就应该出面了。

要让这名员工知道,你已经发现他有借钱不还的毛病,这是种不良行为,有损他的工作表现。你要告诫他,虽然你不能强迫他还钱,却可以衡量因他损害同事间关系对工作产生的不良影响,而且你是言出必行的。

一个人偶尔向同事借点钱无可厚非,但经常向别人借钱就可能出问题,借钱不见踪影虽不会像被情人抛弃那样让人恼火,但也会引起大乱如果有员工开始不断向人借钱,在引起麻烦之前就要制止。

员工内部存在严重冲突

在两种情况下不能对内部矛盾掉以轻心:一是员工受到了不公平待遇,或员工感到不公平;另情况是员工强烈不满,觉得他们被打发来做毫无意义的事情,没有发展前途。

如果是第一种情况,要找出不公平情况的根源。是制度造成的吗?比如工作分配、升工资、晋级等方面有问题。还是你做的什么事情引起的?

然后让员工了解规章制度,让他们知道过去你是如何应用这种制度的。如果没有规章制度,就应针对易产生冲突的问题制订一套指导原则。一旦员工了解了你的准则并相信你遵循它办事,他们的不满多半会平息下去。

如果有章未依,解决办法只有一条:按章办事。如果不公正是上级造成的,那就应当向他们指明,这对士气和生产力有不良影响。

如果内部冲突的原因是员工对工作不满,就应设法改变工作的组织方式使其更有意义,或给能力较强的员工更多的晋升机会。

你新接手的一批员工原来的工休时间太长

如果过去没人告诉过你员工午饭和工休时间不能太长,那么你就应该估算一下工休过长浪费的时间;然后把这个时间换算成产值、利润或任何一种有实际意义的量值,再制订工休和午饭时限,要求人人照办。

如果工休时间较长是为了缓解工作紧张,就应该对工作要求做些调整,找出紧张的根源。但解决这些基本问题时,对工作规章要尽量少做变动。

9.无为而治管人术

领导者的主要任务,就是管人治事。现代社会中,领导者大多具备突出的才干,不然也当不上领导。但是同为领导,业绩和成就却有较大的差异,其根本原因就在于管人艺术的高低善管人者,指挥若定,左右逢源,一呼百应。被管的人也心甘情愿,心悦诚服。有了“人心”的基础,企业自然会蒸蒸日上,一帆风顺。而不善管人者,捉襟见肘,顾此失彼,焦头烂额,食业人心涣散,一盘散沙。二者的境况天差地别,这里面显然暗藏天机。

有人认为,“管人”不就是施展手中的权力,通过一条三寸不烂之舌,让别人“俯首称臣”吗?事实上,“管人”可不那么简单,它是一门高深的学问。你不能因为自己是“领导”就对别人颐指气使,吆五喝六;也不能对下属平等到他们瞧不起你、不把你当回事的程度;你不能玩弄权术,让别人都觉得你黑你坏,也不能诚实到你心里有什么事别人马上就能看出来;你既不能城府太深,用心太过,也不能嘻嘻哈哈,随随便便;既不能冷酷到不近人情,又不能脸皮太薄,心肠太软。你既要做到和蔼可亲、平易近人,又必须令出禁止,威严有度;既有菩萨心肠,又有魔鬼手段。可见,管人是一门艺术,更是一套高深的谋略。

两千多年前,老子就曾教导为官者要无为而治。做到了无为,实际上也就是有为。不仅是有为,而且是有大为。《庄了》中有一段阳子臣与老子的问答。有一次阳子臣问:“假如有一个人,同时具有果断敏捷的行动与深入透彻的洞察力,并日勤于学道,这样就可以称为理想的官吏了吧?”

老子摇摇头,回答说:“这样的人只不过像个小官吏罢了!只有有限的才能却反被才能所累,结果使自己身心俱乏。如同虎豹因身上美丽的斑纹才招致猎人的捕杀;猴子因身体灵活,猎狗因擅长猎物,所以才被人抓去,用绳子给捆起来。有了优点反而招致灾祸,这样的人能说是理想的官吏吗?”

阳子臣又问:“那么,请问理想的官吏是怎样的呢?”

老子回答:“一个理想的官员功德普及众人,但在众人眼罩一切功德都与他无关;其教化惠及周围事物,但人们却丝毫感觉不到他的教化。当他治理天下时不会留下任何施政的痕迹,但对万物却具有潜移默化的影响力。”这才是老子“无为而治”的至理名言。

当然,无为不是叫领导者完全撒手不管的意思。它必须有两个先决条件。第一是制度的运行和个人礼义修养有很高的水平,第二是百姓的衣食住都必须充裕供应,不虞匮乏。惟有天下一家的制度能自然运动,同时个人礼义修养义有很高的水准,放任才不会变成放纵。同时百姓日常所需有了充分供应,人们才不会被生活所逼,做出互相残杀或以下犯上的事。

为了当个“无为”之官,提高个人修养,满足下属正当请求,这些都是为官者在放任无为之前,须先预作策划的,否则无为不但不能成为“无不为”,反而变成天下祸乱、乌纱不保的根源,这是身负政治重任的为官者所必须注意的。老子所提倡的“无为”与“清静”有三个方面的内容:

第一,不要实行令下属负担很重的任务;

第一,应该尽量少施行命令或指示;

第三,对下属的各种活动尽量避免介入或干涉。

那么,这是不是说为官者对一切都不管而无所事事呢?事实绝非如此。聪明的官吏要随时留心下属的动向。但是若因此而口出怨言或是牢骚满腹、白叹倒霉,那么这样的官吏并不称职。因为无论工作多么辛苦,都是自己应负的一种责任,所以表面上不显出痛苦的样子,而要以悠闲自在的精神状态面对下属就像鸭子若无其事、轻松自如地划过水面一样自然。

“无为而治”的更深一层意思是为官当政者要懂得分离职权,为下属创造一个宽松环境。

如果主管事必躬亲,连细枝末节、鸡毛蒜皮的小事都要过问、干涉,不但会打击下属士气,而且自己也会累得挺不住。

身为领导统御者,为员工下属创造一个舒适宽松的工作环境是他的责任。日常的工作要交给其他人去办,将职权分离出去。如此一来,自己才会腾出精力构思经营大计。大权独揽,事必躬亲的官吏,是不会坐稳官位的。

其实,“无为而治”的精髓只是人力本身的“无所作为”,但制度本身则运行不违。严明法纪,制度严明,自然下属的注意力就转移到这些形式上的条文中,而不是管理者身上,管理者隐藏于制度之身后,以制度之“有为”行自身的“无为”,这才是真正聪明的管理之道。

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