第五篇第十七章4 简化工作：以繁化简，简单取胜
日常工作中，我们经常会遇到这样的现象：某位员工就某件事情汇报了半天，领导却不得要领，不知其主要说什么；某位员工就某件事写了一篇文字材料，洋洋数千言，可这件事到底是怎么回事，看了半天也不明白。这些都是效率低下的普遍表现。
主要从事组织沟通管理咨询的史森克？胡德曾对美国企业进行了一项以“简单管理”为专题的调查研究，长期观察企业员工的工作模式，探讨造成工作过量、效率低下的原因。最初的调查对象包括了来自500家企业的2500名人士，后来扩大到800多家企业，人数达到35万人，其中包括了美国银行、通用电气、迪斯尼等国际知名的大型企业。随后，艾森克将“简单”的理念运用到日常的工作实务上。他多年的研究调查结果表明，现代人工作变得复杂而没有效率的最重要原因就是“缺乏焦点”。因为不清楚目标，总是浪费时间重复做同样的事情或是不必要的事情；遗漏了关键的信息，却浪费太多时间在不重要的信息上；抓不到重点，必须反复沟通同样的一件事情。
职场人士往往会有这样的体会，最初创业时，只有老板(包括合伙人)和被雇佣者两个层级，那时候上下级之间的关系非常简单，工作效能也很高。然而，当发展成为大公司后，关系越来越复杂，管理也越来越困难了。这是什么原因？著名的管理大师彼得？德鲁克说：“最好的管理是那种交响乐团式的管理，一个指挥可以管理250个乐手。”他通过调查和研究得出的结论是，对企业而言，管理的层级越少越好，层级之间的关系越简单越高效。
职场中的高效能员工必须想尽办法，化繁为简，将牵绊工作效率的障碍甩掉。“但简单一些，不是要你把事情推给别人或是逃避责任，而是在你焦点集中、很清楚自己该做哪些事情时，花更少的力气，得到更好的结果。”艾森克在接受杂志访问时如此说道。简化问题，从细节入手，避免冗繁是我们简化工作的重要途径。
1．简化问题
美国威斯门豪斯电器公司董事长唐纳德？C.伯纳姆在《时间管理》一书中提出在做每一件事情时，应该问自己三个“能不能”：“能不能取消它？能不能把它与别的事情合并起来做？能不能用更简便的方法来取代它？”
在这三个原则指导下，善于利用时间的人就能把复杂的事情简明化，办事效率会大大提高，不至于迷惑于复杂纷繁的现象，处于被动。无论在工作中，还是在生活中，为了提高效率，都必须放弃不必要或者不太重要的部分，并且把重要的事情进行有序化。简化问题是我们简化工作的一个重要原则。正确地组织安排自己的活动，首先意味着准确地计算和支配时间，虽然客观条件使得你一时难以做到，但只要你尽力坚持按计划利用好自己的时间，就此进行分析总结及采取相应的改进措施，你就一定能赢得效率。
2．从细节开始
简化工作要从我们工作中的一些细节入手。列入可以通过有效利用办公用具达到简化工作的目的。
(1)有效利用名片简化人际管理
名片不仅是记载姓名电话的纸片而已，善用数字科技，有助于你日后的整理与搜寻，这是建构人脉网不可或缺的基本方法。
你可以这样开始：接到一张新名片后，马上在名片记下“小抄”充当备忘录，内容包括：会面的日期与地点、在何种场合下碰面、会谈的主题与要点、由何人介绍认识，以及双方约定的后续接触事项。
(2)合理利用记事本
在记事本里，分以下四项：常用电话号码、待办杂务、待写文件、待办事项。事情办好之后，就可以用笔把它划掉。如果不想弄得太复杂，记事本还可用颜色增进的效率。如用红笔显示紧急事物，黑笔代表一般的事。依需要选择不同颜色，标出事情的优先顺序和重要程度，可避免事到临头一团糟。
(3)做好环境管理
一个人的工作次序与他所处的工作环境有很大的关系。
办公桌管得有条不紊，就避免了混乱，时间就不会在找这找那中流失。加拿大知名企业家保罗？威克多说：“一个办公桌上堆满很多种文件的人。如果能把桌子清理一下。留下手边急于处理的一些，就会发现工作起来更容易，也更实在。我称之为家务料理，这是提高效率的第一步。”
的确，办公环境的杂乱常常会让一个人在烦躁中度过一个效率低下的工作日。无论你是一个高层领导，还是一名普通的员工，如果不注重收拾自己的办公环境，就可能在找东西上浪费很多时间。“物有其位”，对于高效能员工来说，的确是一项十分有益的习惯。
即使你现在正在做一个项目，那也要在每次下班后把文件档案整理好，将目前不需要的各种书籍、文件夹、笔记和其他各类材料收到柜子里放好，为第二天继续工作做好准备。这样，你在第二天到办公室时会发现一切都井然有序。心情好工作效率就会高。
3．避免冗繁
冗繁是效率管理的大敌。一个出色的高效能员工应当善于把握事物的重点，化繁为简。世界500强企业之一的宝洁公司，其制度就具有人员精简、结构简单的特点，回应了保罗的简单原则。宝洁公司推行简单高效的卓越工作方法。曾任该公司总裁的哈里在谈到宝洁的“一页备忘录”时说：“从意见中选出事实的一页报告，正是宝洁公司作决策的基础。”他通常会在退回一个冗长的备忘录时加上一条命令：“把它简化成我所需要的东西！”如果该备忘录过于复杂，他会加上一句：“我不理解复杂的问题，我只理解简单明了的。”
国内有许多公司为了提高员工的工作效率，专门花重金请来专业的咨询公司，编写出一些文采飞扬、图文并茂、理论和案例也十分丰富的规定性和执行性文件，但最后这些文件往往被束之高阁，并没有达到管理者预期的目的。
将所了解的事情用“一页备忘录”表述出来，并不是一件容易的事。一是需要对事情做深入细致的调查；二是要把所得到的材料反复研究，从中找出规律性的、代表性、本质性的东西。如何衡量是不是“吃透”了，一个最简便、最有效的方法是：看能不能用“一页备忘录”概括你要讲的或写的内容。如果做到了，说明吃透了。反之，则说明对所说或所写的内容仍然是心中无数，无论怎么表述都很难收到理想的效果。
化繁为简是提高工作效能的有效措施。马上行动，追求简单，事情就会变得越来越容易。反之，任何事都会对你产生威胁，让你感到棘手、头疼。化繁为简，会使工作变得可行，使你信心大增。
