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第3章 与上司说话可以很艺术(2)

固然,在娱乐中,领导心情比较高兴,情绪较为放松,更容易接受下属的一些建议。但是如果不能细察当时的情形,不能选择有利的进言时机,有时反而会弄巧成拙,招致领导的不快。毕竟领导是来娱乐的,可能对于许多领导来说,这是难得的放松,他们并不想有人在这时候打搅他难得的片刻兴致,更不想去谈什么工作。

此时你最好的选择便是加入到领导的娱乐活动中去,为领导助兴,使其兴致得到满足。在此过程中,由于你和领导共同创造并分享了快乐,也容易使他接受你,为谈话创造一个良好的氛围。

爽快而精神饱满地接受命令

接受指示和命令是工作的第一步,能否正确地接受和正确地执行指示、命令是能否赢得上司信赖的关键。

被上司叫到时,爽快而精神饱满地回答“是!”非常重要,即使你正忙着手头的工作,也要迅速站起来做出回应。爽快利落地回应会使上司觉得你工作很积极,从而对你产生放心感和信任感。要知道,如果上司觉得把工作交给你他很不放心,那对你的前途将是极为不利的。因为不信任的人是不会器重你、提拔你的。因此,不管怎样,在接受指示、命令时你都要爽快地回答。

在接受指示和命令时,一定要听到最后。上司在交待工作时已经事先想好了交待的顺序,因此,如果你在上司交待过程中突然打断上司,提出自己的疑问,就很容易使上司忘记自己说到哪儿了。这时,上司不仅会感到尴尬,还会很生气。所以,在接受指示或命令时要先听完上司的话,然后再提出疑问或自己的看法。

此外,上司会从你的表情、动作来判断你是否清楚、明白了上司的意图。所以,在上司交待工作时,你要用点头的动作来表示你已经清楚、明白地知道了工作的内容。而当你不点头时,上司也就会知道你这个地方不太懂,需要重新说明一下。

有时,自己手头上正忙着一份工作,而上司又来吩咐另外一份工作。这时不要盲目接受上司的指示或命令。因为你正在忙的工作需要在规定期限内完成,而如果你接了另一份工作,原来的工作就无法在规定时期内完成了,反而为自己和公司带来麻烦。

在这种时候,不能只是简单地说:“不行啊!”因为上司是认为你能把这份工作做好,才把工作交给你的。如果你只是简单的说“不行”,上司会很生气。你最好先说声:“实在对不起……”然后再具体地说明不能接受这个指示或命令的理由。你可以说:“我正在忙着这项工作……”或“这项工作也很着急……”这样你把自己正在做的工作的内容具体说明一下,然后等候上司的指示,因为你自己是没有决定权利的。

上司在听完你的话之后会做出指示说:“你现在做的工作以后再做也可以,先把这份文件处理一下。”或“你现在做的工作比这个重要,先把你手上的工作做完再做这个也行。”这时候你要听从上司的决定。

汇报工作要干脆利索抓住关键

很多上司常把下属是否经常向他请示汇报工作,作为判断下属是否用心工作的一个重要的因素。

对作下属的来说,经常请示汇报工作,让上司知道你干了什么,效果如何,这样还可以显示出你对他的尊重。让他有当领导的感觉。如果遇到困难和麻烦,上司还可在人力物力上支持你,比你闷着头苦干要强上千百倍。

下面我们来看一个如何成功地把不利的情况汇报给上司的例子。

某公司的林风从一个用户那里考察回来后,敲响了经理办公室的门。

“情况怎样?”经理劈头就问。

林风坐定后,并不急于回答经理的问话,显得有些心事重重的样子。因为他十分了解经理的脾气,如果直接地将不利的情况汇报给他,经理肯定会不高兴,搞不好还会认为自己工作不力。经理见林风的样子,已经猜出了肯定是对公司不利的情况,于是改用了另一种方式问道:“情况糟到什么程度,有没有挽救的可能?”

“有!”这回林风回答的倒是十分的干脆。

“那谈谈你的看法吧!”

林风这才把他考察到的情况汇报给经理:“我这次下去了解到,这个客户之所以不用我们的产品,主要是因为他们已经答应从另一个乡镇企业进货。”

“竟有这样的事!那你怎么看呢?”

“我想是这样的。我们公司的产品应该比乡镇企业的产品有优势,我们的产品不但质量好而且价格还很公道,在该省已经具有了—定的知名度。”

“就是,—个小小的乡镇企业怎么能和我们相比呢?”经理打断了林风的汇报。

“所以说,我们肯定能变不利为有利。最重要的是,当地的很多公司,多年来一直使用我们的产品,我们有很好的合作基础,这是我们的优势所在。但该客户近来从那个乡镇企业订货,主要是因为那个乡镇企业距离他们较近,而且可以送货上门。在这一点上,我们不如那家乡镇企业,我们可以直接到每个乡镇去走访,在每个乡镇找—个代理商,这样问题就解决了。”

“小林,你想得真周到,不但找到了症结所在,还想出了解决的办法,要是公司里的员工都像你这样有责任心就好了。”

“经理过奖了,为公司分忧,是我的责任。经理您工作忙,我就不打扰您了。”

不久,林风被调到了销售科,专门从事产品营销。公司产品的销量节节上升,林风也越来越受到重视,很快成了公司的骨干。

总的来说,向上司汇报工作时态度要谦虚谨慎、不骄不躁;语气要平缓、不卑不亢。汇报之前,先动手拟好汇报的主要内容,不能太简单,也不能太啰嗦,关键的是要说到点子上。没有哪个上司会喜欢啰哩啰嗦而又政绩平平的汇报者。

无论采用书面汇报还是口头汇报,汇报的门面材料一定要准备好。即使是口头汇报,在汇报过后,将一份书面报告交给他,他也会感到你这个人工作认真,有条理性。

有的上司喜欢在你汇报工作时向你提问。这时你应停下来,耐心地回答上司的提问,不要认为工作没汇报完,失去表现的机会。要知道,上司插问,也是对你重视的一种表现。耐心地回答了上司的提问之后,再巧妙地接上未汇报完的部分。

挺直腰杆多说顺耳话

经常听到这样的抱怨:晚辈怪长辈偏心;下属怪上司只心疼心腹;业务员怪老板只看重主管……一味地认定是对方不能一碗水端平,似乎很少有人会检讨一下,为什么那些人会更讨人喜欢?

腰杆子一向颇直的刘罗锅就是一个例子,他能力强、有原则,与皇帝沟通起来也机灵得很,让乾隆皇帝不宠爱他都不行。

有一回宰相刘罗锅陪乾隆皇帝聊天,乾隆很感慨地说:“唉!时光过得真快,就快成了老人家喽!”

刘罗锅看看皇帝一脸的感伤,于是说:“皇上您还年轻哩!”

“我今年45岁,属马的,不年轻啦!”乾隆摇摇头,接着看了一眼刘罗锅问:“你今年多大岁数啦?”

刘罗锅毕恭毕敬地回答:“回皇上,我今年45岁,是属驴的。”

乾隆听了觉得很奇怪,于是就问:“我45岁属马,你45岁怎么会属驴呢?”

“回皇上,皇上属了马,为臣怎敢也属马呢?只好属驴喽!”刘罗锅似笑非笑地回答。

“好个伶牙俐齿的刘罗锅!”皇上抚掌大笑,一脸的阴霾尽失。

擅于说顺耳话的人,往往善解人意,机灵乖巧,什么事情都逃不过他的眼睛。他能了解对方在想什么?需要什么? 这是一种天赋,有些人天生就比较敏感,能很轻易地看出别人的情绪反应。拥有这种知己知彼的能力,做起事情来就容易百战百胜。所以这是一种沟通上的优势,有了这种优势,与上司沟通时就轻松多了。

通过观察,可以洞察先机,知道上司的想法,就算觉察对方有不同意见,心里也有数,可以在心里有所准备,事先化解。也可以针对上司的反应,妥善安排自己的进退应对,比如依照对方的反应,适时给予鼓励赞美,把话说进对方的心坎里;发现对方不悦,临时刹车,避免沟通恶化。这样的沟通,一切都可掌控在自己手中。

说顺耳话虽是一种天赋,但也是可以学习的。比如和上司说话的时候,要慢半拍,仔细看看对方的表情,判断一下自己的这句话会引起什么反应。

当你得知一件非常重要的工作出了问题时,你应该以不带情绪起伏的声调,从容不迫地说:“我们似乎碰到一些状况……”千万别慌慌张张,也别使用“问题”或“麻烦”等字眼,要让上司觉得事情并非无法解决。

听到上司传唤时,最好冷静、迅速地做出回答:“我马上处理。”这样会令上司直觉地认为你是办事有效率、听话的好部属。

当上司问了你某个与业务有关的问题,而你不知该如何作答时,千万不可以说“不知道”, 你可以闪避:“让我再认真地想一想,三点以前给你答复好吗?”不过事后可得做足功课,按时交出你的答复。

迂回地指出上司的失误

人人都不希望自己的意见或见解被人批驳,脾气暴躁的上司更是不喜欢下属的反对意见。但上司的决定不一定都是对的,也有可能是完全错误的。但如果你直接地当面指出上司的错误,可能暂时能驳得上司的赞同,但这会使上司很难堪,对以后的工作也不利。

其实在反驳上司意见或决定时,不妨绕个弯,先给上司个台阶下。迂回地表达意见,可避免直接的冲撞,减少摩擦,使上司更愿意考虑你的观点,而不被情绪所左右。

春秋时,齐国的景公很喜欢打猎,并让人养了很多老鹰和猎犬。

一天,负责养老鹰的人,不小心让老鹰跑了一只。齐景公大怒,要下令斩杀这个人。这时,大臣晏子闻讯赶到,他看到齐景公正处在气头上,怒不可遏,便请求齐景公允许他在众人之前尽数此人的罪状,好让他死个明白,以服众人之心。齐景公答应了。

于是,晏子就当着齐景公的面,一边指着这个人,一边扳着手指大声地斥责道:“你为大王养鸟,却让鸟飞了,这是你第一大罪状;你使大王为了几只鸟儿而杀人,这是你第二大罪状;杀了你,让天下诸侯听了这件事,责备大王重鸟轻人,这是第三条罪状。以此三罪,你是死有余辜。三条大罪,不杀不行!大王,我说完了,请杀死他吧!”

齐景公听着听着,听出了其中的意思,转怒为愧,停了半晌,才慢吞吞地说:“不要杀了,我已听懂你的话了。”

这个故事就是下级迂回地批评上司,表达反对性意见,并被上司心悦诚服地接受的很好的一个例证。很明显,晏子是反对景公重鸟轻人的,但他看到景公正处于气头上,直谏反而不妙,于是就采取了以退为进、以迂为直的方法来间接地表达自己的意见。晏子列举的三大罪状,实际上是说给齐景公听的,这三大罪状,暗示如果因此而杀人会给齐国带来不好的影响。使齐景公得以领悟其中的利害关系和是非曲直,达到了既救养鹰人之命,又得以说服景公的目的。而且,晏子也避免了直接触犯景公,给自己引来不必要的麻烦。

人人都有着自己的观点和看法,无论是谁,遭到别人直言不讳的反对,特别是在受到激烈言辞的迎头痛击时,都会产生敌意,导致不快、反感、厌恶乃至愤怒和仇恨。虽然,对于许多上司来说,由于历事颇多,久经世故,是能够临危而不乱,不会立即做出过激反应的。而且,许多上司还是有一定心胸的,不会意气用事。但是,你的反对性意见犹如兵临城下,直指上级的观点或方案,怎么会使领导不感到难堪呢?特别是在众人面前,领导面对这种已形成挑战之势的意见,已是别无选择,他只有痛击你,把你打败,才能维护自己的尊严与权威,而问题的合理性与否,早就被抛至九霄云外了,谁还有暇去探究其中的道理呢?

原因其实是很简单的,间接的方法很容易使你摆脱其中的各种利害关系,淡化矛盾或转移焦点,从而减少上司对你的敌意。在心绪正常的情况下,理智占了上风,他自然会认真地考虑你的意见,不至于先入为主地将你的意见一棒子打死。

每个人都会犯错误,每个人也都有自己的自尊心,通过迂回的办法去表达自己的反对意见,并力求使上司改变主张,是十分奏效的。你无须过多的言辞,无须撕破脸面,也无须牺牲自己,就可以说服上司,接受你的意见。

拒绝上司语气要委婉

当上司吩咐你去做某事,或者是有事相求时,你一定要仔细分析、慎重考虑,想想做这件事是否违背自己的良心,或者自己是否有能力办到。如果我们可以接受这件事,就应该替上司去办,而对于那些超出我们能力,或者性质不好的事情,一定要勇于拒绝。但是,在拒绝时,一定要注意自己的态度和语气,尽量委婉一点,让对方明白自己的苦衷。

阿毛是一家大公司的职员,因为工作认真,聪明能干,受到了老板的器重。老板每遇到什么事情,总喜欢跟他商量,遇到棘手的问题,也会请他帮忙。

有一天,老板又因为一件难办的事情,把阿毛叫进了办公室。

“阿毛,你觉得跟富康公司的这笔生意,我们胜算的把握性有多大?”

“应该没问题,只要再跟他们的副总好好商量一下,估计就能够成功。”

“我也这样认为。我想明天亲自到郑州去一下,跟他们的副总见个面,你能不能陪我一起去?”

“这么重要的事情,我想您还是找一个经验丰富、能力强的人一起去比较好。”

“我想好了,你最合适。”老板看着他,很诚恳地说。

“老板这样看重我,真令我受宠若惊。只不过……”阿毛低下了头,似有难言之语,“我很可能无法奉陪。”

“阿毛,这可是锻炼自己的好机会,你可别傻呀!”老板很惊讶,因为阿毛工作一向是很积极,很求上进的。

“这我知道,我非常感谢老板的好意,可是,我确实有事。”阿毛的头低得更低了,脸上满是惭愧,还有惋惜之情。

老板本想再好好地劝劝他,看到这些,便改口问道:“你有什么事情,不妨说出来听听。”

“是这样的,我父母从农村过来看我,只在这里待三天,我想留在这里,多陪陪他们。”阿毛说着,用期待的眼神看着老板。

“呃,原来是这样,”老板的脸上露出了笑容,拍着他的肩膀说,“你应该早跟我说明。这样吧,郑州你就不用去了,另外,我准你三天带薪假期,好好地陪陪两位老人吧。”

在这个例子中,阿毛就是用委婉的方式,让老板知道自己其实是非常乐意答应他的要求的,只是由于一些特殊的原因,不得不拒绝。如果在老板提出要求时,阿毛一口拒绝,不仅不会得到老板的特殊照顾,相反还会给老板留下不好的印象,以后再遇到这样的机会,也不肯为他提供。

当上司要你去做一件你无法完成的事情时,如果你斩钉截铁,或者义正言辞地拒绝,会让对方的面子上无光,这对你以后的工作或者升迁都是很不利的。受地位和才能的影响,上司的自尊心都很强,希望自己在员工中有一定的威信,而对于那些不顾自己的脸面、无视自己的威信的员工,他们是很难喜欢、也不会为他们创造好的工作环境的。

因此说,在与上司交流时,一定要照顾对方的感受,顾全对方的脸面,哪怕是拒绝,也要拒绝的委婉。这样做,既可以让上司轻而易举地了解自己的苦衷,又能够令对方不因脸面受损而恼怒。

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