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第22章 商务谈判程序(5)

(5)由各方专家单独会谈。谈判者可依据谈判僵局所涉及的专门问题,提请有关专家单独会谈。例如,涉及法律问题,可由双方律师单独会谈;涉及技术问题,可由双方工程师,技师单独会谈;同行之间会谈,可以避免不少麻烦,也容易找到共同点,有助于产生解决问题的新方案。

4.把握谈判的时机,作出适当的让步,促成谈判的达成。如果谈判的和解时机已经到来,谈判的一方或各方仍互不相让,谈判也会失败。

四、交易达成阶段

交易达成阶段,要经过成交和认可或签约两个过程。随着磋商的深入,双方逐渐趋向一致,谈判前途光明,双方可以从各自角度,促使买卖成交。可先签订一个协议备忘录,把双为协商一致的事情肯定下来;在谈判双方就谈判项目达成一致后,还要形成书面文件,签订经济合同或协议书。

在谈判的最后阶段,虽然双方经过讨价还价,命名谈判的每个问题,都取得不少进展,交易已经渐趋明朗,但仍存在、些障碍,此时如果放松警惕,急于求成,则可能功亏一篑,前功尽弃。

(一)向对方发出信号

收尾,在很大程度上是一种掌握“火候”的艺术。通常会发现,一场谈判虽旷日持久但进展甚微,然后由于某种原因,大量的问题会神速地得到解决,双方互做一些让步,最后的细节在几分钟内即拍板。

一项交易将要明确时,双方会处于一种准备完成时的激奋状态,这种激奋状态的出现,往往是由于一方发出成交信号所致。

谈判者使用的成交信号通常有以下几种:

1.谈判者用最少的言辞,阐明自己的立场。谈话中表达出一定的承诺意思,但不包含讹诈的成分,如:“好,这就是我最后的主张,现在就看你的了。”

2.谈判者所提出的建议是完整的,绝对没有不明确之处。这表示,如果他的建议不被接受,除非中断谈判,否则没有别的出路。

3.谈判者在阐明自己的立场时,完全是一种最后的决定的语调,坐直身体,双臂交叉,文件放在一边,两眼紧盯对方,不卑不亢,没有任何紧张的表示。

4.回答对方的问题尽可能简单,常常只回答一个“是”或“否”,使用短词,很少谈论据,表明确实没有折衷的余地。

5.一再向对方保证,现在结束对他最有利,告诉他一些好的理由。

发出这些信号,目的在于推动对方脱离勉勉强强或惰性十足的状态,设法使对方行动起来,而达成一个承诺。这时应注意的是,如果过分使用高压政策,有些谈判对手就会退步;如在交易达成的会谈之前,有必要进行最后的回顾和总结,其主要内容包括:

1.明确是否所有的内容都已谈妥,是否还有一些未能得到解决的问题,以及这些问题的最后处理;

2.明确所有交易条件的谈判结果是否已达己方期望的交易或谈判目标;

3.最后的让步项目和幅度;

4.决定采用何种特殊的结尾技巧;

5.着手安排交易记录事宜。

在这个阶段,谈判双方都要做最后一次报价。最终报价时需要注意:

1.不要过于匆忙地报价,否则会被认为是另一个让步,对方会希望再得到些东西;如果报价过晚,对局面就不起作用或影响很小。为选好时机,最好把最后的让步分成两步走,主要部分在最后期限之前提出,刚好给对方留一定时间回顾和考虑;次要让步,作为最后的好处,安排在最后时刻作出。

2.最后让步的幅度大小,必须足以成为预示最后成交的标志。在决定最后让步幅度时,一个主要因素是看对方接受这一让步的这个人,在对方组织中的地位。合适的让步幅度是:让步幅度比较大,并且大到刚好满足较高职位的人维持其地位和尊严的需要;但让步幅度也不能过分大,以免对方的上司指责他没有再坚持一阵,以求得到更大的好处。

3,让步与要求同时并提。除非我方的让步是全面接受对方现时的要求,否则必须让对方知道,我方所作出的最后让步是指望对方予以响应,作出相应的让步。比如,在提出我方让步时,示意对方这是谈判者个人的主张,很可能会受到上级的批评,所以要求对方予以同样的回报。

(四)谈判记录及整理

每一次洽谈之后,重要的事情,应写一份简短的报告或纪要,并向双方公布。这样可以确保协议不致以后被撕毁。在一项长期而复杂,有时甚至要延伸到若干会谈的大型谈判中时,每当一个问题谈妥之后,都要通读双方的记录,查对一致,以避免含混不清的地方。

谈判者通常要争取自己一方做记录。谁保存着会谈记录,谁就握有一定的主动权,如果对方向你出示他们的会谈记录,那就必须认真查看,要将自己的记录与对方的加以核校,发现偏差就应指出和要求修正。

在最后阶段,检查、整理记录,双方共同确认记录正确无误,所记载的内容便是起草书面协议的主要依据。

(五)此阶段会出现的问题

在谈判经过艰苦卓绝的较量之后,交易达成阶段,其结果往往会出现三种情况,那就是:

假性败局,真性败局以及和局。

假性败局指的是谈判各方在谈判的过程中,经过一再讨价还价之后,由于种种主客观原因,未能达成协议的暂时性谈判的终止。这种结局的特征是,谈判从形势上看已经结束,但却存在着重新谈判的可能性,因为双方之间仍然存在着谈判的协议区。

造成这种结局的原因是多方面的,可能是多角谈判,也可能是基于谈判谋略上的考虑;可能是由于谈判双方的利益冲突未找到解决的突破口,也可能是客观条件的不成熟,等等。从性质上分,这种假性败局又可分为主观性假性败局和客观性假性败局。

主观性假性败局是指谈判各方在谈判中,由于意见分歧而暂时终止谈判,以求达到重新谈判,获取利益的目的。而客观性假性败局是指谈判双方在谈判的过程中,由于有阻碍谈判成功的客观原因,影响谈判不能顺利达成协议而暂时终止的谈判。

但假性败局不同于僵局,虽然它们之间有某些共同之处,那就是都具有暂时性质。从某一个角度来说,僵局如果得到破解可以促成和局,否则会导致败局(真性败局)。在假性败局的内在因素消除之后,重新谈判也可促成和局,反之会转化成真性败局。而谈判中僵局和假性败局的明显区别在于:僵局发生在谈判的磋商阶段,谈判尚在进行,并未结束;假性败局却产生于谈判的终局阶段,尽管将来条件成熟,可能就同一问题重新谈判,但对该次谈判而言,已经结束。因此,从这个角度来说,假性败局和僵局是截然不同的。

真性败局则意味着谈判的破裂。它指的是谈判各方进入谈判之后,由于种种原因而未达成协议,最终只得遗憾地结束谈判。

虽然我们说,胜败乃兵家之常事,但谈判失败给各方在精神上,物质上和感情上带来的损失是不容忽视的。谈判的原则是双胜,所以,在谈判中应尽量避免败局的产生。当然,也不能因为害怕谈判失败而不敢面对谈判或逃避谈判,问题的关键在于对如何能导致败局的种种原因做好充分的预测和防备,采取防患于未然的措施。

而防止谈判失误的基本原则在于精通谈判理论,把握好谈判的技巧,并善于在实践中灵活运用。就正如英国谈判大师杰涅德L尼尔伯格在总结自己一生的谈判经验时所说:“成功的谈判者,必须把剑术大师的机警,速度和艺术大师的敏感能力融合一体。他必须像剑术大师一样,以锐利的目光,机警地注视谈判桌那一边的对手,随时准备抓住对方防线中的每一个微小的进攻机会。同时,他又必须是一个细腻而敏感的艺术大师,他善于体会观察对方情绪或动机上的最细微的色彩变化。他必须抓紧灵感产生的一刹那,从色彩缤纷的调色板上,选出最合适的颜色,画出构图与色彩完美和谐的佳作。谈判场上的成功,不仅是得自充分的训练,而且更关键的是得自敏感和机智。”

在谈判中经常出现和局的结果,它是指谈判双方在磋商的过程中取得了一致的意见,顺利签署协议,从而终止了谈判活动。和局标志着谈判双方都是胜利者,这就是所谓成功的谈判。

和局的出现是谈判双方在共同努力下所取得的成绩,这种成绩的取得与双方相互让步分不开。这种所谓的让步并非绝对平均,谈判者总是立足于对自己更为有利,或者付出代价也“划得来“的前提之下结束谈判。

谈判的和局必然表现为:谈判的各方就谈判的事项达成协议,一般分为口头协议与书面协议。最常用的方式为书面协议。

五、签约阶段

经过了一番讨价还价之后,双方取得了一致的意见,达成了某种协议。这种口头上的允诺,就是“拍板”。在较大的交易中,一定要进行签约,也就是双方协商用恰当的语言、用书面或其他法定形式将谈判内容固定下来。协议的签订是商品营销中重要的环节,也是一种法律行为。但协议中或许只有一个文字陷阱就足以使你前功尽弃甚至蒙受巨大损失。要想成为一名出色的商务谈判专家,他的知识要广博,尤其在协议签订中要有法律概念和丰富的合同知识。

在谈判结束之后,签署书面协议的时候,要注意以下几个问题:

(1)双方根据已经讨论过的各项内容起草一个协定备忘录,它不作为已达成的协议,只是双方当事人暂时商定的一般原则,是以后达成正式协议的基础。备忘录中,最重要的是记下双方的要求和主要条件,所以,没有必要过分去注重细节。备忘录虽然不是合同或正式协议书,但一经双方签字,就代表双方的承诺,它标志着整个谈判的过程就基本完成了,下一步的工作就是正式签订合同或协议。

(2)安排签字仪式,首先作好文本的准备工作。关单位还应及早做好合同文本的定稿,翻译,校对,印刷,盖章等项工作,同时,准备好签字用的国旗,文具等物品。

(3)在参加签字仪式的时候,到场的基本是双方参加会谈的人员,各方人数应大致相等。不少国家为了表示对协议的重视,往往由更高或更多的领导人出席签字仪式。当双方签字人员进入签字大厅,签字代表入座后,其他人员分主客两方,按身份顺序排列于各自的签字代表之后。而助签人员则分别站在各自签字代表的外侧,协助翻揭协议文本,指明签字处。在双方的保存文本上签字后,由双方的助签人员互相交递文本,再在对方保存的文本上签字,然后由双方签字代表交换文本,相互握手。重大的签字仪式后,常常备有香槟酒,双方共同举杯庆贺。

六、重建谈判阶段

重建谈判是指在终结谈判之后,因为某一方的主动,或是双方的协商,使得已经终结的谈判重新恢复。重建谈判的原因是多方面的,这里就不一一述说。但是,值得提请读者注意的是,重建谈判必须有它自身的原则。因为,它本身就是一个非常特殊的手段,一旦破坏了它的原则,那么后果将是很严重的,它意味着谈判的真正破裂。

顾名思义,谈判的重建,是相对过去而言的。既然与过去的谈判历史密切相关,那么就必须以过去的谈判历史作为重新洽谈的参考,切不可与过去割裂开来。

在终止谈判或以终止为终结的情况下重建谈判,应该先回忆一下过去谈判中所存在的分歧与问题。在尊重历史的前提之下紧扣主题,方能步步为营,把重新开始的谈判的利益损失及风险化小。对于一些遗留问题或新产生的问题,在重新谈判中,可采用开门见山的方法,直接处理,绝不让其扩展到已经谈定的或不存在客观因素影响的其它方面,这也可避免自己的失误和防止对手反悔达成的协议。

一般说来,重建谈判有以下几个步骤:

(1)确定你所要达到的目标,即你要完成的任务是什么。这就要求谈判者把所有的重要内容或目的都记录下来。包括:重新商谈的价格问题,交货的日期,以及你方难以执行或满足对方要求的条款。便于在新的一轮谈判中重点解决。

(2)预测对方在重新谈判中可能采取的立场。如果你在会谈之前,对你将要面临的对手的态度及观点有一些大概的了解的话,你就可以采取相应的对策,即使在重开谈判中,对方明显占据优势,但只要你的准备工作做得好,成竹在胸,照样可以取胜。

(3)准备多种解决方案。不管你重开的谈判内容是什么,谈判之前,你都要进行一次“如果……该怎么办“的分析,尽可能地准备多种解决方案,做到有备无患,在谈判中碰到钉子的时候,你也能够游刃有余,从容应对,出其不意地向对手提出新的解决方案。

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