向对方发出正式的邀请
在商务交往中，因为各种各样的实际需要，商务人员必须对一定的交往对象发出约请，邀请对方出席某项活动，或是到对方处做客。这类性质的活动，被商务礼仪定义为邀约。
邀约有时还被称为邀请或邀集。从交际的角度来看待邀约，它实质上是一种双向的约定行为。当一方邀请另一方或多方人士，前来自己的所在地或者在其他某地方约会，以及出席某些活动时，他不能仅凭自己的一厢情愿行事，而是必须取得被邀请方的同意与合作。作为邀请者，不能不自量力，无事生非，自寻烦恼，既麻烦别人，又自讨没趣。作为被邀请者，则需要及早地作出合乎自身利益与意愿的反应。不论是邀请者，还是被邀请者，都必须把邀约当做一种正规的商务约会来看待，对它绝对不可以掉以轻心，大而化之。
对邀请者而言，发出邀请，如同发出一种礼仪性很强的通知一样，不仅要力求合乎礼貌，取得被邀请者的良好回应，而且还必须使之符合双方各自的身份，以及双方之间关系的现状。
在一般情况下，邀约有正式与非正式之分。正式的邀约，既讲究礼仪，又要设法使被邀请者备忘，故此它多采用书面的形式。非正式的邀约，通常是以口头形式来表现的，相对而言，它要显得随便一些。
正式的邀约有请柬邀约、书信邀约、传真邀约、电报邀约、便条邀约等具体形式，它适用于正式的商务交往中。非正式的邀约有当面邀约、托人邀约以及打电话邀约等不同的形式，它多适用于商界人士非正式的接触之中。前者可统称为书面邀约，后者则可称为口头邀约。
根据商务礼仪的规定，在比较正规的商务往来中，必须以正式的邀约作为邀约的主要形式。
礼貌地回答对方的邀约
任何书面形式的邀约，都在邀请者经过慎重考虑，认为确有必要之后，才会发出。因此，在商务交往中，商界人士不管接到来自任何单位、个人的书面邀约，都必须及时地、正确地进行处理。自己不论能不能接受对方的邀约，均须按照礼仪的规范，对邀请者待之以礼，给予明确、合“礼”的回答，即或者应邀，或者婉拒。置之不理，厚此薄彼，草率行事，都有可能自作自受，自找麻烦。
鉴于同时受到邀请的往往不止一方，任何被邀请者在接到书面邀请之后，不论邀请者对于答复者有无规定，出于礼貌，都应尽早将自己的决定通知给对方。
事实上，为了了解被邀请者对邀约有何反应，许多邀请者在发出书面邀约时，就对被邀请者有所要求，请对方对能否到场必须作出答复。
通常，类似的规定往往会在书面邀约的行文中出现。例如，要求被邀请者“如蒙光临，请予函告”、“能否出席，敬请答复”，以及“盼赐惠复”，等等。
为了确保被邀请者准确无误地将有关信息反馈给邀请者，在书面邀约正文的左下方，循例要将与邀请者联络的具体方式，一一详尽地提供给被邀请者。它们通常包括：联络电话号码、传真号码、电传号码、电子邮箱号码（网址）、邮政编码、电报挂号、寻呼机号码、联络地点以及通信地址等。以上这些内容不必一一全部列出，可以根据具体情况从中选择。不过，联络或咨询的电话号码这一项，原则上是不能缺少的。
有些善解人意的商界人士为了体谅被邀请者，在发出书面邀约时，往往会同时附上一份专用的“答复卡”。上面除了“接受邀请”、“不能接受”这两项内容外，再没有其他任何东西。这样，被邀请者在答复时，只须稍费举手之劳，在以上两项之中，做一回“选择题”，在两者之一画上一道钩，或是涂去其一，然后再寄回给邀请者即可。
在没有接到书面邀约的同时接到“答复卡”，并不意味着不必答复。答复是必要的，只不过需要自己亲自动手罢了。
对书面邀约所进行的答复，通常采用书信的形式。在商务礼仪中，它被称为回函。回函基本上都需要亲笔书写，以示重视。如果打印回函，则至少应当亲笔签名。
所有的回函，不管是接受函还是拒绝函，均须在接到书面邀约之后三日之内回复，而且回得越早越好。
在回函的行文中，应当对邀请者尊重、友好，并且应当对能否接受邀约这一关键性问题，作出明确的答复。切勿避实就虚，让人觉得“难解其中味”。如果拒绝，则讲明理由，就可以了。
回函的具体格式，可参照邀请者发来的书面邀约。
接受邀约的回函示范：
中岛公司董事长兼总经理邬烈兴先生非常荣幸地接受成功影视广告公司总裁袁伟超先生的邀请，将于1月20日上午9时准时出席成功影视广告公司开业仪式。谨祝开业大吉，并顺致敬意。
在写接受函时，应将有关的时间与地点重复一下，以便与邀请者“核实”无误。在写拒绝函时，则不必这样做。
回函通知邀请者自己决定接受邀请后，就不能届时失约了。这类临时的“变卦”，会给邀请者增添许多麻烦。
拒绝邀约的理由应当充分，如卧病、出差、有约在先等，均可采用。在回绝邀约时，万勿忘记向邀约者表示谢意，或预祝其组织的活动圆满成功。
拒绝邀约的回函示范：
尊敬的王优嘉先生：
我深怀歉疚地通知您，由于本人明晚将乘机飞往德国法兰克福市洽谈生意，故而无法接受您的邀请，前往波特曼饭店出席贵公司举办的迎春茶话会。
恭请见谅，谨致谢忱。
你是对方想象中的拜访者吗
有效的拜访顾客，是营销迈向成功的第一步。只有在充分的准备下拜访顾客才能取得成功。上门拜访顾客尤其是第一次，难免相互存在一点儿戒心，不容易放松心情，因此销售人员要特别重视留给别人的第一印象，成功的拜访形象可以在成功之路上助你一臂之力。
张林是市外办的一名干事，有一次，领导让他负责与来本市参观访问的某国代表团进行联络。为了表示对对方的敬意，张林决定专程前去对方下榻的饭店拜访对方。
为了避免出现得仓促，他先用电话与对方约好了见面的时间，并且告之自己将停留的时间长度。随后，他对自己的仪容、仪表进行了修饰，并准备了一些本市的风光明信片作为礼物。
届时，张林如约而至。敲门后，他主动向对方问好并与对方握手，随后做了简要的自我介绍，并双手递上自己的名片与礼品。简单寒暄后，他直奔主题，表明自己的来意，详谈完后握手告辞。
像张林这样的做法是符合商务拜访的常规礼仪的，由此可见他训练有素的交际风采。
成功的拜访首先得益于良好的专业形象，它包括以下内容。
外部形象：服装、仪容、言谈举止乃至表情动作上都力求自然，就可以保持良好的形象。
控制情绪：不良的情绪是影响成功的大敌，我们要学会遥控自己的情绪。
投缘关系：清除顾客心理障碍，建立投缘关系就建立了一座可以和顾客沟通的桥梁。
诚恳态度：“知之为知之，不知为不知。”这是古语告诉我们的做人的基本道理。
自信心理：信心来自于心理，只有做到“相信公司、相信产品、相信自己”才可以树立强大的自信心理。
与对方面谈之前要注意什么
与对方面谈之前，首要规则是准时。让别人无故干等无论如何都是严重失礼的事情。如果有紧急的事情，不得不晚，必须通知你要见的人。如果打不了电话，请别人为你打电话通知一下。如果遇到交通阻塞，应通知对方要晚一点到。如果是对方要晚点到，你将要先到，可以充分利用剩余的时间整理一下思路，耐心等对方到来。
当你到达时，告诉接待员或助理你的名字和约见的时间。冬天穿着外套的话，如果助理没有主动帮你脱下外套或告诉你外套可以放在哪里，你就要主动问一下。
在等待时要安静，不要通过谈话来消磨时间，这样会打扰别人工作。尽量不要来回紧盯着手表。如果你等不及，可以向你的助理解释一下并另约一个时间。不管你对要见的人有多么不满，也一定要对接待或助理有礼貌。
当你被引到约见者办公室时，如果是第一次见面，就要先递上名片，做个自我介绍；如果已经认识了，只要互相问候并握手就行了。在和客户面谈时，送给客户一张名片，不仅是很好的自我介绍，而且与客户建立了联系，既方便，又体面。名片除在面谈时使用外，还有其他一些妙用。例如，去拜访客户，对方不在，可将名片留下，对方回来看到名片，就知道自己来过了；还可以在名片上留言，向客户致意或预约拜访的时间；把注有时间、地点的名片装入信封发出，可以代替正规请帖，又比口头或电话邀请显得正式；向客户赠送一份礼物，如让人转交，则随带名片一张，附几句恭贺之辞，无形中关系又深了一层；熟悉的客户家中发生了事情，不便于当面致意，可寄名片一张，省时省事，又不失礼节。
对方如果不开口说让座不能随便坐下。如果对方不坐，自己不能先坐。对方让座之后，要口称“谢谢”，然后采用规矩的礼仪坐姿坐下。对方递上烟茶要双手接过并表示谢意。如果对方没有吸烟的习惯，要克制自己的烟瘾，尽量不吸，以示对对方习惯的尊重。对方献上果品，要等对方动手后，自己再取用。即使在最熟悉的朋友家里，也不要过于随便。
拜访中一言一行都要注意
一个举止得体、行为优雅的人不仅代表公司的形象，也是自身良好素质的体现。一个行为举止文明、严谨、做事干练的办事人员，也会深得对方的喜欢。一个人的行为习惯往往在给人的第一印象中就能反映出来，因此，在与对方进行初次接触时就应注意行为习惯上的礼节。下面是你在拜访客户时应注意的细节：
1．谈吐要大方
态度诚恳热情，表达自然亲切，措辞准确得体，语言文雅谦恭，不含糊其辞、吞吞吐吐，不信口开河、出言不逊，这些都是交谈的基本原则与礼节。首先说话的声音要适当。交谈时，音调要明朗，咬字要清晰，语言要有力，频率不要太快。如果觉得自己的声音不好听，最好每天花5分钟时间来练习发音，不间断地练习一个月，就会有很大改善。与对方交谈要尽量使用普通话。与对方交谈时，应双目注视对方，不可东张西望。说话时可适当做些手势，但不要手舞足蹈，不能用手指人，更不能拉拉扯扯、拍拍打打。与对方保持适当距离，讲话时不要唾沫四溅。交谈中要给对方说话的机会。在对方说话时，不要轻易打断或插话，应让对方把话说完。如果要打断对方讲话，应先用商量的口气问一声：“请等一下，我可以插一句话吗？”“我提个问题好吗？”这样可避免对方产生你轻视他或不耐烦你的讲话等不必要的误解，如对方谈到一些不便谈论的问题，可以转移话题，不要轻易表态。谈话要注意他人的禁忌。与对方交谈，一般不要涉及疾病和死亡等不愉快的事情。不要直接询问对方工资、家庭财产等生活情况，这容易使对方反感。对方若犯过错误或有某种生理缺陷，言谈中要特别注意避免损伤对方自尊心的话语。对方不愿谈的话题，不要穷根究底，引起对方反感的话题应表示歉意，或转移话题。谈话对象超过三人时，应不时与在场其他人攀谈几句，不要只把注意力集中到一两个人身上，以免其他人产生冷落感。习惯性的口头禅会使对方产生反感，交谈中要注意避免。交谈要口语化，这会使客户感到自然亲切。
2．举止要得当
销售人员到客户办公室或家中，进门时要按门铃或轻声敲门。按铃或敲门的时间不可过长，无人或未经主人允许，不要擅自进入室内。见到对方时，如非事先约定，应向对方表示歉意，然后再说明来意。进入对方办公室或家中，应主动向在场的人表示问候或点头示意。在对方家中，未经邀请，不能参观住房，即使熟悉的人，也不要随意翻动室内的书籍、花草、陈设及其他物品。和对方在一起，不要乱丢果皮纸屑，注意保持地毯、地板的清洁；千万不能随地吐痰；吸烟要把烟灰弹入烟灰缸；不用脚蹬踏桌椅沙发；雪雨天进入室内，注意擦鞋底，防止将雨水、雪水、泥巴带入室内。
3．其他事项
此外，还有一些行为礼仪，如握手、问候等，都需要拜访者一步一步地去练习。在与对方握手时，不要久握不放，也不要握得过紧，更要避免的是一边握手一边谈论业务，或者握手时目光移到别处，这都是不尊重对方的表现。
谈话结束起身告辞时，要向主人表示“打扰”之歉意。出门后，回身主动伸手与主人握别，说：“请留步。”待主人留步后，走几步，再回首挥手致意：“再见。”
如果你希望自己给对方留下美好的形象，就应该经常注意这些细节，尽量避免举止失当。
全方位接待来访者三步骤
一般来说，商务接待工作主要分三个阶段。
1．候客阶段
以客户为中心的服务理念，应充分体现在接待客户的每个环节上。在等待客户光临期间，你可以抓紧时间做以下工作：
（1）整理环境卫生。环境卫生可能因为客户的到来留下点儿泥土、纸屑、果皮等，因此，你可以利用等待的时间先清理一下环境卫生。
（2）整理货品。顾客的光顾可能会把一些商品弄乱，或者有些产品原本是完好无损的，可是经过众多顾客抚摸，也可能受到污损。利用空闲时间整理商品，认真检查商品的质量，把有毛病或不合格的产品挑出来，并尽可能地遮掩或移至相对隐蔽的位置，这样可以避免影响店面声誉。
（3）准备其他工作。如果等待的时间较长，你还可以做一些其他的准备工作，如制作产品标签和一些简单的宣传品；学习、充实有关产品/服务方面的知识；注意竞争产品/服务的销售状况和市场活动等。
2．迎客期间的接待服务
当有顾客光临时，抓住接待时机是十分关键的。顾客不喜欢自己一进门就给自己施加有形或无形的压力，因此你最好不要用提问的口气与顾客打招呼，比如“你好，买东西吗？”或者“请问需要我服务吗？”等等。用这种压力比较大的问句招呼顾客会给顾客制造必须回答问题的压力，而大多数顾客不喜欢多说话，通常以沉默或其他借口来保护自己。
接近顾客的最佳时机，是在顾客对商品有兴趣，并且有问题需要提供帮助的瞬间，此时接近顾客成功率最高，对于选择性商品购买的顾客来说尤其如此。所以，当顾客走向你的柜台，你应该问候一下，但不宜过早地逼近顾客，应尽可能地给顾客营造一个轻松购物的环境。当顾客停留在某节柜台并注意去看商品时，你应轻步靠近顾客，建议不要站在顾客的正前方，最佳的位置是顾客的前侧方，这样既减轻了面对面时可能造成的压力，也便于与顾客交谈，因为侧脸讲话要比面对面时顾客抬头给你讲话省力得多。
如果你能亲切地接待顾客的陪伴人员，即使他本人并无购买商品的愿望，这时在热情的感召下也可能要买点什么，或者成为下次购买的顾客。因此，在接待准顾客时，不要冷落了顾客的陪伴人员。
3．送客阶段不能忽视的细节
当顾客心满意足地选购好自己的商品即将离店时，送客礼节也不能忽视。首先，你要帮助顾客打包商品，为了避免包装破损，可以多添加一些防损措施。当销售过程完成后，应将顾客送出店门外，并且礼貌地说：“您拿好，欢迎下次再来！”“您慢走，有什么需要的再到我这儿来！”如果顾客在你这里并没有买到自己所需的商品，你也不能任由顾客失望地走开，而是热情地为顾客推荐其他销售区域或门店，帮助顾客买到所需的商品。如果顾客不熟悉周围的销售区域环境，你应该亲自把顾客带到他所需商品的门店或柜台处。
总之，接待服务工作是商务往来不可忽视的细节。无论处于哪个接待阶段，你都不能马虎粗心，更不能随意处理。
接待服务礼节和言行举止示范
对于接待方来说，要注意以下一些礼仪规范。
声音：声音洪亮，底气充足，容易感染客户，带给客户朝气蓬勃的感觉。
眼神：眼神诚恳，双眼看着对方，客户感受到尊重！
微笑：脸带微笑，让客户心情放松，容易拉近距离！
接近：主动接近顾客，不要让顾客有被冷落的感觉。
询问：询问声音要轻柔（但不低沉），让客户感觉是在拉家常！
展示：拿商品给顾客看，宜双手递上，以示诚恳。
解说：解说产品时，要重点突出，语速适中，语速太快给人感觉推销意向明显；语速太慢，则无法感染客户。
陪同：在客户身边120厘米左右，（太远不行，太近了客户有压抑感）让客户感觉到你随时都可以为他服务！
成交收款：谢谢！收您多少钱，产品是多少钱，找您多少钱。请点好！
包装：商品送交顾客，小心包装，双手递上，以示尊重！
送客：送客户到门口，并说“您慢走！欢迎再来！”
在接待顾客时的言行与表现，甚至对销售业绩能起到决定性的作用。不同类型的顾客接待用语要小心谨慎，否则因“祸从口出”而流失顾客。
慎重型：这类顾客在选购材料、食品或其他商品时，都是挑挑这个、选选那个的，即拿不定主意的顾客。对于这类顾客，不能急急忙忙地说：“您想买点什么啊？”而应该拿出两种以上的商品来，以温和的态度对比介绍。
反感型：尽管你介绍的都是真实情况，顾客也认为是说谎骗人。对于这类顾客，你不应抱着反感的态度，更不能带气来对待顾客。
挑剔型：对于介绍的商品“这个也不行、那个也不是”比较挑剔的顾客，不要加以反驳，而要耐心地去听他讲。
傲慢型：经常在你跟前摆来摆去的，意思好像在说：“我是顾客啊！你的上帝。”如果稍稍表现不耐烦或者没有面对着顾客，他就要发怒地脱口说出：“喂，怎么没人理我。”对于这类顾客，最好采取镇静沉着的态度。
谦逊型：当你介绍商品时，他总是听你作介绍，并且说：“真是这样，对，对。”对待这样的顾客，不仅要诚恳有礼貌地介绍商品的优点，而且连缺点也要介绍。例如，有的牙齿不太好的顾客购买食品，不仅要介绍某种食品味美价廉的优点，而且连“稍微有点硬”等缺点也要一并介绍。这样就更能取得顾客的信任。
高效商务谈判的七个重要原则
交谈是商务谈判的中心活动。而在圆满的交谈活动中，遵守交谈礼仪具有十分重要的作用。
1．尊重对方，谅解对方
在交谈活动中，只有尊重对方，理解对方，才能赢得对方感情上的接近，从而获得对方的尊重和信任。因此，谈判人员在交谈之前，应当调查研究对方的心理状态，考虑和选择令对方容易接受的方法和态度，了解对方讲话的习惯、文化程度、生活阅历等因素对谈判可能造成的种种影响，做到多手准备，有的放矢。交谈时应当意识到，说和听是相互的、平等的，双方发言时都要掌握各自所占有的时间，不能出现一方独霸的局面。
2．与他人保持适当距离
说话通常是为了与别人沟通思想，要达到这一目的，首先必须注意说话的内容，其次必须注意说话时声音的轻重，使对话者能够听明白。这样在说话时必须注意保持与对话者的距离。另外还存在一个怎样才更合乎礼貌的问题。从礼仪上说，说话时与对方离得过远，会使对方误认为你不愿向他表示友好和亲近，这显然是失礼的。然而，如果在较近的距离和人交谈，稍有不慎就会把唾沫溅在别人脸上，这是最令人讨厌的。有些人有凑近和别人交谈的习惯，要知道别人顾忌被自己的唾沫溅到，于是先知趣地用手掩住自己的口。这样做形同“交头接耳”，样子难看也不够大方。因此，从礼仪角度来讲一般保持一两个人的距离最为适合。这样做，既让对方感到有种亲切的气氛，同时又保持一定的“社交距离”，在常人的主观感受上，这也是最舒服的。
3．恰当地称呼他人
无论是新老朋友，一见面就得称呼对方。每个人都希望得到他人的尊重，人们比较看重自己业已取得的地位。对有头衔的人称呼他的头衔，就是对他莫大的尊重。直呼其名仅适用于关系密切的人之间。你若与有头衔的人关系非同一般，直呼其名来得更亲切，若是在公众和社交场合，你还是称呼他的头衔会更得体。对于知识界人士，可以直接称呼其职称。但是，对于学位，除了博士外，其他学位，就不能作为称谓来用。
4．及时肯定对方
在谈判过程中，当双方的观点出现类似或基本一致的情况时，谈判者应当迅速抓住时机，用溢美的言辞，客观肯定这些共同点。赞同、肯定的语言在交谈中常常会产生异乎寻常的积极作用。当交谈一方适时中肯地确认另一方的观点之后，会使整个交谈气氛变得活跃、和谐起来，陌生的双方从众多差异中开始产生了一致感，进而十分微妙地将心理距离拉近。当对方赞同或肯定己方的意见和观点时，己方应以动作、语言进行反馈交流。这种有来有往的双向交流，易于双方谈判人员感情融洽，从而为达成一致协议奠定良好基础。
5．态度和气，语言得体
交谈时要自然，要充满自信。态度要和气，语言表达要得体。手势不要过多，谈话距离要适当，内容一般不要涉及令人不愉快的事情。
6．注意语速、语调和音量
在交谈中语速、语调和音量对意思的表达有比较大的影响。
交谈中陈述意见要尽量做到平稳中速。在特定的场合下，可以通过改变语速来引起对方的注意，加强表达的效果。一般问题的阐述应使用正常的语调，保持能让对方清晰听见而不引起反感的高低适中的音量。
7．使用敬语、谦语、雅语
敬语，亦称“敬辞”，它与“谦语”相对，是表示尊敬礼貌的词语。除了礼貌上的必须之外，能多使用敬语，还可体现一个人的文化修养。
敬语的运用场合：
第一，比较正规的社交场合；
第二，与师长或身份、地位较高的人的交谈；
第三，与人初次打交道或会见不太熟悉的人；
第四，会议、谈判等公务场合等。
我们日常使用的“请”字，第二人称中的“您”字，代词“阁下”、“尊夫人”、“贵方”等，另外还有一些常用的词语用法，如初次见面称“久仰”，很久不见称“久违”，请人批评称“指教”，请人原谅称“包涵”，麻烦别人称“打扰”，托人办事称“拜托”，赞人见解称“高见”，等都是常用的敬语。
谦语，亦称“谦辞”，它是与“敬语”相对，是向人表示谦恭和自谦的一种词语。
谦语最通常的用法是在别人面前谦称自己和自己的亲属，如称自己为“愚”，称家人用“家严、家慈、家兄、家嫂”等。自谦和敬人，是一个不可分割的统一体。尽管日常生活中谦语使用不多，但其精神无处不在。只要你在日常用语中表现出你的谦虚和恳切，人们自然会尊重你。
雅语，是指一些比较文雅的词语。雅语常常在一些正规的场合以及一些有长辈和女性在场的情况下，被用来替代那些比较随便，甚至粗俗的话语。多使用雅语，能体现出一个人的文化素养以及尊重他人的个人素质。在待人接物中，要是你正在招待客人，在端茶时，你应该说：“请用茶。”如果还用点心招待，可以用“请用一些茶点”。假如你先于别人结束用餐，应该向其他人打招呼说：“请大家慢用。”雅语的使用不是机械的、固定的。只要你的言谈举止彬彬有礼，人们就会对你的个人修养留下较深的印象。只要大家注意使用雅语，必然会对形成文明、高尚的社会风气大有益处，并对我国整体民族素质的提高有所帮助。
营造成功谈判气氛的艺术
一个成功的谈判会引领重要合作的顺利开始，要想成功地进行谈判，掌握如何创造良好的会谈气氛是十分必要的。
首先，抓住会谈开始的前奏，营造一个有利于自己的氛围。良好的开端是成功的一半。双方人员见面之初，免不得要互相介绍、寒暄。这时，就应抓紧时机，对会谈气氛施加影响，同时谈判人员应特别注意礼仪修养，态度应热情诚恳，以便先入为主，消除距离感。一般以中性话题作为开场白，设法引起双方的共鸣，使双方在感情上接近许多，然后再进入正题就比较自然了。但应注意开场白的时间不宜过长，应控制在谈判时间的5％之内。
其次，选择一种比较自然、随和进入会谈正题的方式。以轻松自然的语气先谈些双方容易达成一致意见的中性话题，引起双方的共鸣。这种容易获得肯定回答的方式，有助于创造一种“一致”的气氛，有利于最终达成一致意见。
再次，双方谈判要体现出真诚的合作态度，尊重对方，双方争取在一个友好、平等的位置上展开谈判。任何性质的谈判，最终目的都是想取得符合双方利益的积极成果。因此，谈判过程中，谈判人员要做到以下几点：
第一，要诚恳、积极的沟通，使人感到有诚意。
第二，尽量地适应对方需要，满足对方的合理要求，求得双方的共同利益，避免正面冲突，巩固已形成的良好气氛。
第三，要简单明了地发表意见，切忌长篇大论，滔滔不绝。盛气凌人的讲话态度很容易引起对方的反感，不利于谈判的发展，甚至会陷入僵局。注意倾听对方发言，不要随意打断别人谈话，更不能不等对方讲完话就批驳，待对方发表完意见后，再阐述自己的见解。
谈判中要有礼有利地让步
谈判是双方不断地让步最终达到价值交换的一个过程，也许一个小小的让步会涉及整个战略布局。但是让步也要遵守原则，草率让步和寸土不让都是不可取的。
1. 不草率让步
谈判就是谈判，在工作之外你可以和对方促膝谈心，成为莫逆之交，但在谈判桌前就要针锋相对，要清楚你代表着是企业行为而决非个体，你的一个轻易让步可能会使企业利润降低或者亏损，减少市场的投入甚至影响到员工的收入都说不定，也许没有人认为自己的行为会有如此的后果，但如果每一名谈判者都抱着如此的心态，那么再优秀的企业也会垮台破产。
因性格而改变谈判结果的例子比比皆是，性格软弱的谈判者更容易做出让步，买家很愿意和这类谈判者共事，他们总会提出一些难以接受的要求，随后不断地施加压力，迫使谈判者一次又一次地接受。只要把握正常的心态、强化谈判的决心，你就不会轻易地让步，即使你处于弱势。
谈判总需要有一方做出让步，否则谈判将无法进行下去。这种理念听起来确实不错，但问题是为什么一定是你先让步呢？你的让步或许使对方会认为你在表示诚意，但老谋深算的对手决不会这么看，他们不会被你的诚意所感动，相反，他们会认为你软弱可欺，谈判的态度会越发强硬起来，会变本加厉来迫使你再次让步。
不要以为你善意的让步会感动对方，使谈判变得简单而有效，这只是一厢情愿的想法，事实上恰恰相反，在你没有任何要求的让步下，对方会更加有恃无恐、“据理力争”，并且还会暗示你做出更大的让步，想以让步来换取对方的同情是绝不可行的。
也许你经历过这样的情景。你千辛万苦开发了一个重要客户，对方虽然认可了你的产品，但始终不同意接受产品的价格，你当然不能让煮熟的鸭子飞了，无奈之下做出了价格让步，但你有言在先，下次订货时要按标准价格执行，对方满口答应。好容易盼到他们再次要货了，出乎你的预料，他们不但不认可标准价格，还威胁你如果不给予相当的折扣，他们会与其他的供应商合作，而且永远不再和你来往了。所以，当对方要求你让步时，应该索要一些回报，否则绝不可让步。
2．让步遵循的原则
谨慎让步，要让对方意识到你的每一次让步都是艰难的，使对方充满期待，每次让步的幅度不能过大。
尽量迫使对方在关键问题上先行让步，己方则在对手的强烈要求下，在次要方面或者较小的问题上让步。
不做无谓的让步，每次让步都需要对方用一定的条件交换。
了解对手的真实状况，在对方急需的条件上坚守阵地。
事前做好让步的计划，所有的让步应该是有序的，将具有实际价值和没有实际价值的条件区分开来，在不同的阶段和条件下使用。
谈判过程中商讨与辩论的尺度
谈判过程中最重要的环节和核心当数商讨与辩论，通过双方之间的商讨与辩论，可以解决许多牵涉双方利益的实质性问题，最终达成一致。商讨和辩论，无非是通过构思和辩论得出一个对双方都有利的解决方法。谈判双方都希望得到一个满意的结果，所以要心平气和、头脑冷静，共同商讨，得出一种双赢的效果。
首先，要明确自己的观点和立场，以便于更好地沟通，获得彼此的信任。双方都有自己独到的观点，所以在立场问题上争执不休是不明智的。谈判的重点是利益，最终目标是为了满足双方潜在的利益，如果一味地把谈判立场与真正利益混淆不清，仅仅在立场的冲突上双方获得妥协，则有可能使谈判毫无结果。
其次，针对具体问题展开商讨，要把人与问题分开，不要含混不清，对发表不同意见的人纠缠不停。成功的谈判是建立在双方充分的了解和沟通、尊敬和信任的良好工作关系上的。参加谈判的人要把自己看成是双方工作的人，所要解决的是问题，而不是攻击人。
商讨与辩论过程中，在重视双方实质的利益并寻求一种能满足其实质利益的方式的同时，也不能忽视谈判双方关系的利益，一种潜在的继续合作，维持一种双方持续关系的结果。
要想在商讨中取得胜利，要重视谈判的人性层面，直接处理人的问题。一方面要对对方的想法有一个充分的了解，在讨论彼此的看法的同时，设身处地为对方设想，给对方谈判者保留一定的余地和面子；另一方面要充分了解对方的情绪，容许对方发泄情绪，控制好自己的情绪，还要增加双方的沟通，建立一种良好的工作关系，谈判对事不对人，携手寻求对双方都有利的协议。
