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第17章 管理者的讲话技能--管理的奇迹一半是由口才创造的(4)

在对会议作全面总结的情况下,用鼓舞人心的话做结束语,对大家提出希望和要求,号召大家为实现某个目标或完成某项任务而努力工作。

会议的总结是详细还是简要,要根据会议的要求、会议气氛、与会人员、时间安排等情况而定。可以根据上述介绍的一般结构和方法进行调整、完善,灵活掌握。

总结应力求客观、符合实际,不要言过其实,随意夸大。对会议的总结,在看到成绩的同时,也要客观地指出存在的问题,提出今后需要努力的方面。会议总结得好,能起到承上启下的作用,对促进下一步的工作非常重要,所以,管理者一定要加以重视。

(第111堂)把握主持会议的准则。

管理箴言。

有的管理者认为,会议只不过是一种形式而已,主持会议很容易。其实,这是一种误解。要真正主持好会议,充分调动与会者的积极性,达到预期效果,需要把握好会议的每一个细节和环节。

主持会议的管理者是会议的“舵手”,要随时驾驭会议之舟,启发引导大家,始终遵循会议既定的主题、议程,进行充分地研讨,才能达到预期的目的。这就要求管理者必须使与会者充分了解议题。开始就要讲明会议共有哪些议题,怎么个开法,有哪些要求,与会者要承担什么任务,等等。有效地主持好会议,是考验管理者说话水平的一个重要方面,也是管理者的一项基本功。

其中,管理者要明确哪一项应由与会者在会上作出决定;哪一项只需听一听与会者的意见,会后进一步修订;哪一项只是告知性地打打招呼,介绍一下情况,暂不讨论;哪一项与会者必须和上级保持一致,只研究怎么协调行动和落实;等等。而要与会者听得明白,主持会议的管理者就必须讲得清楚,把会议的目的、要求、内容诸项一一交代给大家,层次要清晰,逻辑要严密,表达要准确,中心要突出。切不可主次不分,轻重不分,缓急不分,内容庞杂,使听众不知所云,无所遵循。因此,要主持好会议,管理者需注意以下几点。

1会议要准时开始。

这是会议主持人最容易贯彻的一条原则。管理者应以身作则,准时到场,使会议有个良好的开端,这也是提高会议效率的第一步。

2务必让每个与会者都发言。

务必让每个人都参加讨论,参与决策。如果你知道某个与会者喜欢会后发表议论,就应设法让他在会上发言,明确表态。

3应付分歧意见。

对分歧不要视而不见,也不要设法回避。承认分歧,并提请与会者注意,把分歧意见公布于众,供与会者进行比较和选择。

4防止“冷场”

一出现“冷场”,应立即用评论、提问或解释的方法,鼓励大家继续讨论。要知道与会者发表的意见逐步减少,意味着他们处理问题的紧迫感和能力也随之降低。

5会议要适时而止。

会议议程一经确定,不要更改,不要延长会期。如果会议程序拖延了,要立即采取行动,明确告诉大家,要在预定的时间内开完会,此举最得人心。

(第112堂)谈话切忌空泛说教。

管理箴言。

空洞的说教缺乏事实根据,没有说服力。管理者讲话要言之有物,以充分的事实来打动下属的心。

有的管理者往往因为自己地位比别人高,年龄比别人大,潜意识里有一种居高临下的优越感,觉得自己比别人有经验,比别人懂得多。因此,在谈话时容易带有说教的腔调。

有的时候需要给下属一些忠告,但这些忠告也经常因带有说教腔引起谈话对象的逆反情绪,而不被接受。既然是要说服教育别人,那么就该注意如何使别人接受你的意见,所以要力避高高在上、目空一切,而要拿出鲜明、生动、形象的事例让别人心悦诚服地接受。

我们见到的说教者常常这样说:“你必须提高思想认识,从世界观上找找原因。”“你要树立远大的理想,前途是光明的。”“我觉得有许多话不得不同你讲。”“我也许不应该讲这些,可是我想你会明白这是为了你好。”

其实,说教者说的这些话,应该是别人在接受你的观点时,自然而然地从他心里产生的想法。而由说教者嘴里说出,就显得空洞而生硬,收不到任何效果,反倒惹人生出抵触情绪。因此,身为管理者一定要使自己的言谈话语诚肯实在,避免对下属进行空泛的说教。

有人喜欢用夸张的语言去强调一件事情的特性,以引起别人的注意。例如,“这个意见非常重要。”“××(某位领导)的讲话非常精辟,高瞻远瞩……”“这种做法是极端危险的。”“一定要认识到这件事情的极端重要性,要不折不扣地贯彻上级指示。”如此这般,讲得多了,别人也就自然而然地把你所夸大的事情不当回事了,这就使你的语言威信大为降低。空洞的说教就是如此。

(第113堂)说话切忌喋喋不休、自说自话。

管理箴言。

管理者与下属交流时切忌只顾自己没完没了地说话,要给下属发表建议、提出意见的机会。

爱喋喋不休的人,只要话一出口,就会滔滔不绝,一个小时都停不了。这样的人,多半会招致对方的反感和不满。

世界著名记者麦开逊说:“不肯留神去听别人说话,是不受人欢迎的第一表现。”

交谈是两个人的事,应该形成一种交流,可是自说自话者常常只关心自己那方面的事。他不管别人接受不接受,对别人的话置若罔闻,只顾自己说自己的。

如果在与下属谈话中,你一个人一直滔滔不绝,没完没了,而对方没有说话的机会,完全是你说人听,没有相互的交流,这样下属对你的印象肯定不好,从此也不会愿意再与你谈话。

钢铁大王卡内基说:“倾听是我们对任何人的一种至高的恭维。”心理学家杰克·伍德说:“很少有人能拒绝接受专心注意倾听所包含的赞美。”所以说,要注意倾听别人的讲话,而倾听本身就是一种“无言的赞美和恭维”。

如果能够给别人说话的机会,你就会给人留下一个好印象,在接下来的交谈中你就更容易得到对方的认可,使交谈更加愉快和顺畅。

(第114堂)说话切忌不拘小节。

管理箴言。

细节决定成败,说话的细节同样如此。管理者在说话时要注意每一个细节,把话说得天衣无缝,让说话这一交际工具真正为你服务。

在日常交谈中,许多管理者都认为“君子行大礼而不拘小节”,所以不重视小节,殊不知就是这些不起眼的小节,在时刻影响着你的形象,影响对方与你交谈的兴趣,甚至引起别人的反感。所以,还是要小心防范,并设法改进为好。

1逻辑混乱。

在叙说事理的时候,最重要的是层次分明,条理清晰。所以,在交谈以前,要先在脑子里将所要讲的事情好好整理一下,分成几个清楚明确的段落,摒除不大重要的细节。不然的话,说起话来就会拉拉杂杂,主次不清了。特别是当一个人叙述自己的亲身经历的时候,更容易激动,急于把所见所闻全盘托出,结果却叫人听起来非常费力。

2话有冗词。

有人说话喜欢拉长音,用“啊”、“嘛”结尾,有人喜欢反复用一两个词,如“这个嘛这个……”还有人爱在话的开头加上一个口头语,如“那什么……”,“要我说呀……”,等等。有些人习惯性地在说话时发出“哼”、“呃”的声音,或是每说一句话之前,先清清自己的喉咙,这比用多余的字句更令人不舒服。这些杂音都会使人产生一种生理上的不快,会给你的语言蒙上一层灰尘。

3用字笼统。

有许多人喜欢用一个字代替其他字。比如,有人对所有满意的事情,都用一个“好”字来形容。“这歌唱得真好。”“这是一篇好文章。”……单是一个“好”字,就叫人有点摸不着头脑。这一类毛病,主要是由于说话人偷懒,不肯多费神去寻找一个恰如其分的字眼。如果放任这种习惯,就容易使人觉得他说话笼统空洞,语言贫乏,因而也就得不到别人适当的重视了。

4矫揉造作。

矫揉造作有多种表现。有的人喜欢在交谈中加几句英文或法文;有的人喜欢使用学术性的名词;有的人喜欢把一些流行的字眼挂在嘴边以示新潮;有的人又喜欢引用几句名言,放在并不适当的地方。这些都会让人觉得你在卖弄学识、故作高深,还不如自然、平实的语言更容易让人接受。第115堂说话切忌揭“老底儿”

管理箴言。

闲谈莫论人是非。对于员工的个人隐私问题,管理者一定要尊重,在说话时不要提及。

管理者在与员工交谈时,有的时候为了让员工产生亲切感,会说一些随意的话题,但是即使你们关系比较好,身为管理者也有几个需要避讳的话题。下面我们来一一介绍。

1员工的隐私。

个人隐私是员工本人或家庭的一些不愿公开的秘密。除非是员工主动告诉你他的隐私,否则不要随意去打探。尊重员工的隐私,是尊重员工人格的表现。如果管理者不顾员工保护隐私的心理需要,盲目地去询问员工的隐私,就会影响谈话效果,还会让员工对你产生不良的印象,进而损害管理者和员工的关系。即使是员工主动将自己的隐私告诉管理者,来征求管理者的意见和看法,管理者也应该注意分寸,不要像个专家那样给予指点、说三道四。只要说一些类似“对这种事我也没经验”这样的话就行了。如果员工非要管理者说一些建设性建议,管理者不妨给员工讲一个故事,说他有个朋友曾经也遇到这样的事情,结果是怎样解决的,仅供他参考。这样即使建议没有任何效果,甚至起到相反的作用,管理者也没有必要自责什么,员工也不会将过错归结到管理者身上。

2员工的伤心事。

员工的伤心事不能当做谈话内容。一来是因为员工的伤心事并不想被很多人知道,除非这个员工心理上有某种急于倾诉的需要;二来员工如果沉湎于伤心事中,就很难和管理者交谈下去。因此,管理者要极力回避别人的伤心话题。虽然,同情别人往往能够赢得别人的好感,但是用提及别人伤心事的办法终究不是高明的谈话方法。

3员工的尴尬事。

当得知员工有些尴尬的话题时,管理者一定要回避。因为尴尬的话题一说出来往往会使员工觉得特别别扭。尴尬话题可以说是别人的禁忌话题,管理者在会见员工之前一定要弄清楚他对哪些话题感到尴尬。

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