接打电话也要讲礼仪
电话是一种非常方便的沟通方式，在如今的商业活动中，很多都是通过电话完成的。虽然电话中是“只闻其声，不见其人”，但是声音同样能传递一个人的形象，通过接打电话，人们根本不用见面就会在心里形成对通话人的印象，从而做出喜欢还是讨厌的判断。所以，要想塑造个人的良好形象，也要对自己的声音进行“包装”，让电话中你的声音听起来悦耳动听富有魅力，这是非常必要的。
1.掌握好接电话的时间
电话铃声一旦响起，要立即放下手头的事去接听电话。接听与否，反映了一个人待人接物的真实态度。而且应该亲自接听电话，轻易不要让别人代劳，尤其是不要让孩子代接。
接电话有一个“铃响不过三”的规定，即接听电话以铃响三声之内接最恰当，这也是杜杜拉拉首先强调的。不要铃响许久，才姗姗来迟。也不要铃声才响过一次，就拿起听筒，这样会让打电话的人大吃一惊。如果是由于特殊原因，致使铃响过久才接，要在和对方通话之前先向对方表示歉意。
2.注意语调
打电话时，语调能反映出一个人的情感和态度。如果你的声音冷淡而缺少感情，对方就会认为你是一个冷血的缺少感情的人，或者是对现在所谈的话题不感兴趣也不想再继续听下去。而动听的语调会让人感觉舒服，信服，一般都能得到好的反馈。
3.注意发音的准确性
人们所说出的每一句话、每一个词都是由一个个最基本的语音单位组成，然后加上适当的重音和语调。正确而恰当的发音，将有助于你准确地表达自己的思想。特别是在电话里面，人们的声音本来就具有模糊性，如果你再发音不清，对方完全听不明白你在说什么，那他很快就会选择结束这次通话，更会对你的形象、地位产生怀疑。
4.不要让声音尖刻刺耳
每个人的音域范围可塑性很大，或高亢，或低沉，或单一，或浑厚。打电话时，你必须注意控制自己的音色，不要让自己的声音尖刻刺耳。如果你拿起电话，用很尖细的声音说一声“喂”或者“你好”，对方多半会有不适的感觉，对你的印象也会与你的声音联系起来，觉得你是一个尖锐刻薄的人。所以，打电话时一定要注意你的声音，让它听起来让人感觉舒服，必要的时候，还应该找专门的老师调整自己的发音。
5.不要使用鼻音
打电话时，如果你总是用“……嗯……嗯……”的发音，这就是鼻音。在打私人电话时，这是可以的，表明你已经明白了。但是如果是生意上或者工作上的事你最后是用“好的，明白”等来表达，这样既简洁也会显得你态度很积极明确，而一味的“嗯”会让人怀疑你的诚意或者你是否明白了对方的意思。
6.控制说话时的音量
有人打电话时总喜欢用大嗓门喊，唯恐对方听不到，其实，打电话是很私人的事情，声音太大不仅会泄露谈话内容，还会引起别人的反感，给人感觉非常粗鲁，不懂礼貌。而对方如果是第一次与你通话的话，估计也会被吓到，或者以为你有什么不满要发泄，这样的话，以后要想继续与对方合作就很难了。所以，打电话时保持平常的音量就可以了，没有必要刻意的增强或减弱，能让对方听得清晰就可以了。
7.充满热情与活力
充满热情与活力的声音给人愉快的感受，谁也不喜欢听到死气沉沉的声音。用你的声音带给对方一个好心情吧，这样你才能最大限度的感染对方，你们的合作也就离成功不远了。
8.注意说话的语速
打电话时，语速的快慢将不同程度地影响你向他人传递的信息。语速太快如同音调过高一样，会让对方从电话中感到你的焦虑和紧张。如果你聊天的语速太快，以至于某些词语含糊不清，对方通过电话根本听不懂你所说的内容。当然，如果语速太慢，又会令人逐渐丧失耐心，有焦躁沉闷之感。努力保持恰当的语速，不要太快也不要太慢，并在通话过程中不断地调整，这对于通话效果至关重要。
另外，接起电话时，应该先自报家门，并首先向对方问好。如果是对方首先问好，应该立即问候对方。就像杜杜拉拉说的“应该规定使用规范的接听用语，不可以在前台用‘喂’来接听，早上要报‘早上好，某某公司’，下午要报‘下午好，某某公司’。”这给人非常专业的印象。
接打电话是职场中非常细节的事情，很多公司也没有相关的规定及培训，但是这不代表接打电话时的礼仪并不重要，相反，电话中你的反应及声音很可能决定你的形象甚至影响成败。所以，在电话沟通时一定要多多注意，用声音为自己的形象加分，特别是在商业活动中，尤其如此。
电话交谈应注意什么
随着现代通信技术的发展，一个现代人如果不懂得电话交谈的技巧，会直接影响人际关系的建立。而作为一个员工、领导，就更应该掌握电话交谈的技巧，从而有效地与人沟通，也给自己树立良好的个人形象。
一般而言，电话交谈的技巧主要有以下几点：
1．说出对方公司的全名
处于传送信息状态的电话，我们称为通话；而当通话途中，传入了第三者的声音时，则称之为私语。
例如：“林小姐吗？请稍等，我帮你转给夏先生。”“夏先生，林小姐的电话。”此时，夏先生如果大意，不管对方是否听得到自己的嗓门，就说：“伤脑筋，你跟他说我不在。”这种话若被对方听到了，人家一定会很生气。
平常我们称呼别人时，都会在名字后面加上先生或小姐作为尊称。但对方如果是公司时，就常常省略而造成对方的不愉快。因此，无论对方是人或是公司，我们都应秉持尊敬的态度称呼他。不嫌麻烦地把对方公司的全名都说出来，才不至于让对方认为我们没有礼貌。
2．音量适中
有活力的声音最美，与人电话交谈时更要保持活力和热情，否则你的声音会显得十分疲倦、颓丧和消极。
如果你打电话时声音变得愈来愈高，可以采用“铅笔法”：手握一支铅笔，举到距离你约25.4厘米的地方，然后对着它说话。如果感到你的声音在这个距离内显得过高，就把铅笔放在低于电话听筒，或与茶几同高的位置，并提醒自己降低音调，运用共鸣。
3．保持生动和关注
某些鸟类在它们对异性发生兴趣时，会改变身体颜色来传达爱意，萤火虫则是用闪动的荧光表示求偶时刻的到来。你是否想过你在电话中说的“喂”传递了什么样的信息？它很可能包容了你电话交谈中的全部基调，它能表现出你的情绪：可能是随意而松弛的，说明你正闲着；也可能是友好而活泼的，表面似乎是说：“我很忙，不得不立刻挂掉电话。”其实可能非常粗鲁无礼，预示着接下来是一场暴风骤雨。
要让这声“喂”真正传递出你所希望传递的意思。有些人说这个字时，显得十分傲慢、冷淡，甚至带有敌意，其实他们自己并不知道会这样。因此，我们在电话中要特别注意“喂”的声调和感情。
4．以应答促成电话交谈成功
面对面交谈与电话交谈时，听者所注意的重点显然不同。以前者而言，纵然说话失礼，也可以表情弥补。只要谈话气氛和乐，大致不会发生问题。
但电话交谈则不然。往往会由于一句无心的话而得罪对方或招致误解。无论以任何表情表示，也无法消除对方的生气，因为对方看不见表情。
工作正忙碌时，却接到客户的电话，对方只是闲话家常，而且越谈越起劲。虽然你想马上结束谈话，但又担心得罪人，只好勉为其难地应付。随着你的心情焦急，语气从恭恭敬敬的“是”，改成“嗯”“哦”。
渐渐的，对方会察觉你的态度不恭，而对你感到不满，但其实，对方根本不了解实情。因此，碰到这种情形时，不妨主动说明事实，以委婉的语气结束交谈。
由于电话交谈纯粹是语言沟通，应避免敷衍了事。此外，若是沉默时间太久，必然引起对方误解，以为你没有专心听讲。所以须趁对方说话告一段落时，插上一句“不错”或“是啊”，促成谈话顺利进行。
通电话时看不见面部表情，因此须特别注意声音，因为声音也能反映表情。倘若感到不耐烦，对方照样能从声音中感应出来。
电话应对以让对方感到受尊重最重要。我们要尽量避免一手握着电话听筒，一手按着计算机，或一面喝茶、抽烟，一面接电话的情况。虽然电话交谈彼此都看不见，但基本的礼貌是不可忽视的。
让电波传递美好形象
在你接电话时，你的第一声即代表了你的形象，也代表了给别人留下的第一印象。此时，良好的声音形象给人的印象是强烈深刻的，可以代表你自己和整个公司的美好形象。
所以，在接听电话时，你一定要注意以下几点：
首先，注意接打电话的时机，这对你的形象至关重要。在第一声铃响结束后用明快热情的语调接电话，保证你已跨出了成功的第一步。打电话到某公司的时候，如果铃声响了很久无人接听，往往会对这家公司产生不好的印象。电话铃响一次约3秒钟，十次也就30秒了，虽然时间看似短暂，可是心理上的等待时间往往比实际时间更久，也因此更容易使人产生不悦，觉得不被尊重。
因此，为了给对方留下良好的印象必须在铃响的第一声后马上接电话，即使是离电话机很远也要赶紧过去接电话，在经过五声之后才拿起来就要先致歉，“抱歉！让你久等了。”如此对方才会感受到你的诚意，觉得你是一位有责任感而又有礼貌的人。
生意上往来的电话在响两声后接听是一个基本礼貌，但也有些情况是令人所始料不及的。譬如，某百货公司的柜台人员在接待客户时，如果电话铃响了，即使想要去接，也不能不顾一切地迅速离去，应先致歉：“麻烦稍等一下，我先去接一个电话。”这样才不至于得罪客人。
其次，要注意接打电话时的声音，这是电话语言的基础和根本。在电话中过高的声音会使人觉得好似打雷，而过低的声调又让人感觉像含了一颗鸡蛋在嘴里似的，含糊不清。音调要恰到好处，才会给人悦耳的感觉。有些人一讲起电话，分贝就无形中提高了，不知道对方早已把听筒拿到耳朵十几二十厘米远，否则耳膜都将被吼破，而有些人的声音又如猫叫，总会令人不断地反问：“什么？再说一次！”这将引起对方的厌烦。所以声音太大太小都不好，适中的声音要比过高、过低的声音更能令人接受，容易给对方留下好印象。因此，在进行电话交谈时，声音要比平常高一点，音量适中，咬字尽量清楚，千万不要让对方听起来劳心费神，在短短的几分钟之间，紧抓客户的心。
最后，还要注意接打电话时自己的坐姿如何，这是不可忽视的重要环节。慵懒的姿势会让人“听出你的困意”和“不尊敬”，搞不好还会哈欠连连，毁了一桩好生意！
别以为对方看不到你，就可以倚在靠背上，跷起二郎腿，夹着听筒，空的手一会儿儿卷卷电话线，一会儿儿转转笔。其实，这些懒洋洋的动作，对方早已听出来，你的话中有不敬，声调没精神，就会对你的为人大打折扣！
在同别人进行电话交谈时，如果以为对方又看不到自己的姿势而随便、无理的话，极容易发生意外的挫折。譬如，有个职员正用电话和客户谈重要的生意时，随手抽了根烟，突然对方打了个岔说：“对不起，我不喜欢人家抽烟，能否请你先熄掉？”这位职员当场傻了眼，不好意思地直赔不是。名牌打火机“啪”的一声响和不断吞云吐雾的鼻息，很快会让对方敏感地察觉到。
在和别人交谈时，树立良好的形象，不仅仅表现出了我们的诚意，而且也会使事情更加好办。
接电话，别让铃响超过三声
每个人打电话时，人们都习惯于在等待电话被接通前的时间里最后调整一下思绪，再次在心里重申着此次去电的目的。这个电话被接通前的等待时间，往往被人们的惯性所设限，大多以电话铃响三声为限，电话铃三声之内接听，则容易打乱等待者的思绪，而电话铃响过了三声还无人接听，等待者就会焦躁起来，不满情绪由此滋生。因此，在电话铃响过三声之后才接起电话，就要做好面对来电者的怒气和不满的准备，给予对方合理的解释，并致以诚挚的歉意。这样才能扭转因接电话失礼而在对方心中造成的恶劣印象。
因此，电话铃一响，应尽快接听，而不要置若罔闻，或有意延误时间，让对方久等。拖延时间不仅失礼，甚至会产生许多不必要的误会。
某家干洗店的新员工表示，经常有客户打电话询问衣服是否洗好。由于洗好的衣服上都有一个号码牌挂在外面，他就请这位客人稍等，然后放下听筒去外面查看。他只顾着自己赶紧找那号码牌，等找到以后去接电话，而客人却早已等得不耐烦而挂断电话。
在遇到这种因找资料而需要对方等待的情况时，注意不要让对方久等，最好在15秒之内给出答复。如果不能及时寻找到资料，可请对方先挂机，等寻找到资料后再给对方去电话。无论遇到何种情况，让来电者在电话一旁长时间等待，都是一种极其失礼的行为，极容易导致对方的反感。
此外，在某些特殊情况下，人们实在难以遵循“响三声就接”的接听电话原则时，则应注意灵活处理。
某公司的经理在会议室接待一个客户时，突然秘书前来转告他有一个紧急电话，是公司老板为一件项目的失利大发雷霆。一听到这个，经理心中惊恐万分，也顾不得和客户解释，就急匆匆地离开会议室，前去接听电话。经过经理百般解释，公司老板才知道这原来是个误会，是某位下属不小心送错了材料所致。和公司老板通完电话，经理才想起客户还在会议室里，急匆匆赶到会议室，可惜客户早已经离开了，客户留给经理秘书一句话：“你们经理实在太忙了，我看这个合约的事情还是等以后再说吧！”
事后，不管这位经理如何解释，客户都没能原谅他的失礼，一笔生意也就此泡汤。
遇到这种接待客户和接听电话都要顾及的时候，不仅要分清主次，更要不失礼节。如果电话过于紧急而不得不接时，就需要向被接待的客户致以诚挚的歉意，在获得客户谅解的情况下再去接电话。或者是接起电话向来电者致歉，另约时间回电，再继续对客户的接待工作。
总之，接听是否及时，不仅反映了一个人待人接物的真实态度，更代表了一个公司工作效率的高低，直接影响到来电客户对公司的印象。
电话铃声一旦响起，要立即放下手头的事，在铃响的第一时间段内，也就是电话铃响三声的时候，迅速接起电话，即使是离电话机很远也要赶紧过去接电话。
我们在接听电话的时候还要注意以下几点：
1.不能以“你找谁”作为见面礼
需要注意的是我们在接销售电话的时候，以“喂，喂”或者“你找谁呀”作为“见面礼”，特别是一张嘴就毫不客气的检查对方的“户口”，一个劲儿地问人家“你找谁”，“你是谁”，或者“有什么事儿呀”。
2.对待来电一视同仁
