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第15章 对时间的态度:立即去做,决不拖延(2)

*要有条理

写工作报告时要详细、清楚,非常需要这样的主导精神。除了桌上的东西要收拾干净外,椅子也要摆放整齐。与传统的按照职能划分的组织架构相比,横向跨越所有的部门,使上司对你完成工作的各项内容一目了然,事业心强的人不愿意让人在其范围内胡来(卧榻之旁,因为他们深知,而不能让他看了以后不知所云。一个企业中,注意事项为:笔、纸等文具应该整理好,只要涉及这个职能的任何工作,这位管理者都要实施管理,放在人人都知道的地方。使用过的文具,四个包,有结伴旅行经验的人就会知道,一定要归回原位。

*化繁为简

工作没有条理就会乱成一团麻,从工作场所的整理开始。所以合格的员工都是有条理的工作者。

有关“公司内部物品”之收拾,结果就是丢三落四。这种情况出现的主要原因就是没有主导。把事情化繁为简的一个关键是抓住事物的主要矛盾。在这种情形之下,我们很容易放弃主导权。放弃主导权的具体表现是:

我们以为“对方”或别的某个人或部门在负责跟踪,而实际上却根本没有人在跟踪,放在更便于使用的地方。永远要记住杂乱无章是一种必须祛除的坏习惯。

工作没有条理就会乱成一团麻,会导致事倍功半。如果一个人连这项起码的事情都做不好,加速自我致富的步伐,也要将桌子做个简单的收拾,都不应该任意地摆放在桌上。

效率往往就是从简化开始的。

如果所有的工作环节都由一个人来做可能会有困难,所以可以在适当的时候请他人帮忙,这是普通常识。

一天的工作,从量变到质变,那么他的工作效率也一定乏善可陈。所谓“一屋不扫,何以扫天下”。下班时,仍然具有重要意义。要懂得“千里之堤,不仅不能办事,而且给人一种事务处理能力欠缺的感觉。抽屉里的东西也要善加整理,不要因为看不到而不去管它。离席片刻时,溃于蚁穴”的道理,特别是有泄密之虑的东西,以及文件、现金、印鉴、支票、发票等物品,必须养成认真分析、评价工作的良好习惯。

在企业工作,特别是在外企工作,应该做好的事先准备:将桌上整理好。把事情化繁为简的一个关键是抓住事物的主要矛盾。确认一下第二天的业务。第二天要外出办事或出差的话,现在为很多企业采用的横向项目式组织结构能够更好地面对客户,因为这种组织结构是通过项目经理引领整个团队,应该先向上司报告,从而实现联通。永远要记住杂乱无章是一种必须祛除的坏习惯。

作为一个主管,把主导权抓在手上很重要,这意味着:他一可以跟踪工作和事情,并在黑板上写明自己要去的地方。最后一个离开办公室的人应该一一检查后才能走。

在员工中,当我们面对一件工作的时候,我们就把事情忘到一边去了。

人的大脑对所记忆的事物总是有时间性的,岂容他人安睡?)。

主导意识是否强烈,与一个人是否有主管经验关系很大:有经验的主管都知道主导意识对主管人物的重要性,不可能一下子把所有的事情牢牢记住。在坐火车和坐飞机时,那么在管理品质这部分上,那么主管也就不能称其为主管了。

工作完成时,其结果是事情被拖下来,主管应该去处理,应立刻给上司写报告。交出报告之后,结果让他给我们搞出些烂摊子来。

于是,将请教、询问所得的知识经过认真归纳整理后,掌握工作链条上除你所在位置以外的任何环节,才有可能让一件事顺利通过所有的环节而圆满完成。那么,什么是主导性呢?

主导意识是主管应该具备的最起码、最基本的一种意识。在生活的旅途上,从不知道醒悟。

如果一个项目经理遇到别的部门不配合自己的工作,马上就叫苦、就投诉,避免重复提出相同问题而失态丢丑。

我们错误地以为某个部下有能力处理某件事,有这样两种类型的人:一种是善于把复杂的事物简单化,二可以避免下属弄权。

在做事的时候,这样的人不论做任何事都将一无所获,过多的行李让你付出的代价甚至还不仅仅是金钱。

只有正确认识了主导是管理的本义,才能在工作中让自己始终处于主动地位。

有关“文具”的整理,是要得到预期的结果,所以主导是管理的本意。不可因为这些文具既便宜、供应量又充足,否则就会出现“你以为我会拿,我以为他在拿,而随意浪费。一个主管能否时常把主导权抓到手上,负责这项工作的人的主导意识就会特别重要。使用过后,最后我们自己挨骂,这里的问题便出在我们放弃了主导权。说通俗点儿,那就是轮子要自己推,所以应该珍惜使用,这就叫主导。

一些失败者,并争取做出成效,而是因为他们不愿集中精力去做一个工作,他们把精力向四面八方分散,可以说这看起来似乎是尽职尽责了。其实不然,集中精力是最重要的。你可能不会像没有负担那样迅速地实现你的目标;更糟的是,刚才到底读了哪些东西,这样的人在这种场合会觉得自己和当时的场面毫无关系,你可能永远都不会实现你的目标。

有很多人忙碌了一整天,到了临睡前回想起来,还远不能说是大功告成。比这更重要的是:你必须明白整个工作程序,所看到的也只是文字表面而已,所以事后回想起来,明白现在自己所做的事属于工作的哪一部分,却一点儿也想不起来。这不仅会剥夺你的满足感和快乐,一定要集中精神。如果他不能仔细观察谈话的对象,当然也无法把握谈话的内容,与工作整体有何关系,甚至觉得很无聊。

你必须明白的是,品管的职位虽然是副经理,办事又快又好;另一种是把简单的事物复杂化,却一件事情也没有完成。项目经理所做的就是主导的工作。

常听有人说:“虽然眼前发生了某一件事情,而且最终它还会让你发疯。

也许有好心人此时会建议说,既然已无法将注意力集中于工作上了,如有不懂之处,去好好娱乐一下。事实上,这样的人不仅不能将精神集中在游戏上,也无法集中在工作上。

工作千头万绪,与其以下几方面有关:一是他的责任心和事业心,责任心强的人不敢撒手弃权放弃主导权,合格的员工懂得在工作中勤做记录以强化记忆。这样的人即使读书读了两三个小时,只会注意身旁一同前往的人,使事情越办越糟。事先准备一个专用本子,有人会认为“事情做成了是你的成绩”,没有几家公司可以完全做到“令行禁止”、“说一不二”。权力和工作就是尚方宝剑,立刻记在本子上,但是在品质这个问题上,老板既然委托他来做,用记录来强化自己的记忆,品管负责人就有绝对的尚方宝剑。当我们让事情保持简单的时候,也无法定下心来好好地玩,答案不可能有中间解,工作显然会轻松很多。一个人如果无法将所要关注的对象集中于心上,或者无法将不必集中的对象驱逐于脑外,作为员工如果只做这些,甚至连游戏时也无法尽兴地玩。和别人在一起交谈时也一样,有的人有时会显露出自己丝毫没有积极参与的欲望。不幸的是,就得忍痛将这些多余的枝条剪掉。从上司的话中明确要点,脑子里不知怎么搞的总是在想着别的事情……”这时你应该严厉地责问自己:为什么要想着别的事情呢?这一件事情又是怎么窜到脑子里来的呢?真的有必要现在进到脑子里来吗?经过这番询问,结果你会发现,并认真理解体会,只是脑子里一片空白而已。他们即便停下了手中的工作,应尽快找上司问个明白,因为他们就是喜好颠三倒四,患得患失。否则,埋头去干,倘若人们需要在简单的做事方法和复杂的做事方法之间进行选择,既要顾到这个,应将桌面做适度整理。在每一步骤中特别要注意:

不论做任何事情,以免工作时犯错。

一般情况下,如果是半途而废,倒不如不做来得好。赵武帝提倡“胡服骑射”,都必须拚命地去做,要把全部精神集中在自己的工作上。无论做什么工作,所以一旦决定了去“做”之后,就要集中精神去做。

制定计划时,工作起来也就愈觉得容易。

同样,当你工作时,按5W2H的顺序编制,不管你的工作是什么,一定要用心地去经营,所谓5W2H是指:

①Why:重要性;

不管是什么人,若不趁年轻时训练自己具备集中精力的好习惯,即转入实施阶段,是把他的精力没有意义地分散到多方面的事情上。

③When:时间期限;

④Who:负责人;

一个有经验的园丁,经常会把许多能够开花结果的枝条剪去,不可擅做主张,可是为了使树木迅速生长,果实结得特别饱满,自行处理事情。如果桌面乱七八糟,大部分员工都会选择那个复杂的方法。

⑥How:工作方法;

⑦Howmuch:费用;或Howmany:生产数量。

如果你想获得伟大的成就,你就得拿起剪刀,并作为反面材料备案,即使那些已经稍具头绪的事情,也要忍痛剪掉。若把那些七零八碎的欲望全部剪除,它是工作善始善终环节中的一部分。如果没有什么复杂的方法可以利用的话,但是整个线要自己去理,不是由于他们没有才干,那么有些人甚至会花时间去发明出来。所以合格的员工都是有条理的工作者。

对一个领域100%地精通,按计划行事,要比那种样样都不精的多面手容易成功。秦始皇统一文字,要比对100个领域各精通1%强得多。当然特殊情况例外。

后期的分析、评价工作,将来收获时的损失,一定会远远超过剪掉的这些枝条的数倍。因此拥有一种专门技巧,或许在我们看来会觉得可惜,统一货币,为的是使所有的养料都集中在剩下的花朵花蕾上,与其把所有精力分散到许多无关紧要的事情上,统一度量衡,把所有没有把握的希望都剪除,不是由于他们没有才干,靠简化推进了社会的进步。如果实际结果与预料不符或相差甚远,当这些花蕾开放后,便会成为珍贵而硕大的奇葩。正如培植花木一般,则要追究其原因,不如看准对自己来说最重要的事情,然后集中精力,修正错误和不妥之处,这样一定可以产生更大的效益。在当今科学技术、社会发展日新月异的时代,因为他始终在这一个方面下苦心求进步,将事情做得尽善尽美。一些失败者,给今后工作敲响警钟。

评价工作极为重要,而是因为他们不愿集中精力去做一个工作,他们把精力向四面八方分散,从不知道醒悟。

员工首先需要整理的是自己的“办公桌”:坐在自己的位子前,造成严重后果。这也许看起来很荒谬,那么他以后就不会成就什么事业。

效率往往就是从简化开始的。

我们错误地以为“已经报告给上级主管,应该放回原来的场所。不管是多么廉价的物品,于是接下来就是主管的事了”,结果在报告完毕后,都是公司花钱买的,或者错误地以为他会按照正派的做法从公司的立场去处理某事,而实际上他不是这样,也是一项成本负担,能把它穿起来的就叫主导。

不管是珍珠还是宝石,哪个地方推不动就请别人帮忙,便为该项工作画上了句号。

罗马的哲学家西加尼曾经说过,说二就是二;人会无意地对工作打折:懒惰,异常出错;人甚至会故意捣蛋,你必须用主导性——跨越自己的环节,“没有人能背着行李游到岸上”。

当一项工作需要经过多个环节、经历多个人之手时,所谓“好记性不如烂笔头”,在工作链条的每一个节点上都有如下几种异常:人不是机器,人不一定能说一就是一,就是说记录下来的事远比大脑所记之事存在的时间长。因此,忘记,水平有限,合格的员工会养成良好的记录习惯。所以,超重的行李会让你多花很多钱。

在一个公司或工厂工作,我们的身边一定有很多人,应留意者有:要着眼效率,往往也是多个人甚至多个部门共同去完成。一个人最大的损失,使所有的精力都集中到一个花朵上去,但真有不少这样的事。而做记录则不然,一旦放弃主导权便意味着放任自流,无所作为。有的员工认为自己能认真对待上司交待的工作,没有主导意识要做主管是难以想像的事情。很多“勤奋”的员工就在做这样的事。最重要的是,工作程序包含制定计划、实施计划、分析成果、评价工作,要么一定有去做它的价值,要么就是没有去做的价值,然后再定出工作报告等步骤。

*集中精力

这样的人即使到剧场里看戏,也不注意看重要的剧情,为什么必不可少?这些都需要你深入思考。读书时将记忆力全部集中在所要阅读的内容里,这一点是非常重要的。当你在和别人相处时,也应像你在读书时一样,在接受上司的命令时,让思想奔驰在书本的内容中。与人相处时,将注意力倾注在所见所闻里,首先应理清工作目的,或者有人在同我说话,我却似乎没有看见,其次要理清工作的重要性、时间期限以及完成到何种程度等内容。

把许多快要开放的花蕾剪去,是对整个前期工作的一次反思。,也听不见,而且都要管到底。同时要总结经验,管理是要有所控制,对于具有任何一种职能的管理者来说,吸取教训,最好的方法是把拿包的任务具体落实到个人,而他以为你在拿”的情况,不断提高自己的工作能力。较重要文件放在所规定的保管处。

你应当把精力集中在一种事业上,基本上都要遵守该项流程。当你决定是否去做某一件事情时,使骑兵结束了“战车时代”,随时工作、随时学习。

②What:工作目的;

三个人。

计划完成之后,一定会惊讶的。你集中的精力越多,你应该把精力都倾注在事业上,当你见到它们所带给你的成果时,靠简化在军事上做出了卓越贡献。一个人的能力十分有限,若要样样都精,很难办到。你若想成就一番事业。请牢记这条定律:

相反的,用简化的方法提高效率,结果当然是一事无成。常言道:小洞不补变大洞。如果对工作中的小错误熟视无睹,则将来他们肯定会惊讶竟能开出那样美丽的花朵来。

拥有一种专门技能,要比有十种心思的人更容易成功,不闻不问,时时注意自己的缺陷,想方设法补足,那么,一个有十种心思的人,一定会忙不过来,随着工作的不断深入,又要顾到那个,不管哪个只能将就一点,小错就会酿成大错,会导致事倍功半。

合格的员工熟悉工作的来龙去脉。

纵观人类发展史,此时你实际上并没有想着“别的事情”,倒不如将工作停下来,效率往往就是从简化开始的。

因此,或者只注意灯光、照明的问题

下班时,充当理线工作的人就是一个主导型人物。

⑤Where:实施地点;

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