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第6章 编辑幻灯片(2)

【查找】命令的操作过程也适用于【替换】命令,因为【替换】命令不过是【查找】命令的一个扩充而已。如果要用其他内容替换所找到的内容,可在【查找】对话框中单击

3.2.4.2替换

【替换】按钮;也可以先关闭【查找】对话框,然后执行【编辑】菜单中的【替换】命令,或按Ctrl+H组合键,都会出现如图所示的【替换】对话框。

替换文本的具体操作步骤如下:

1.替换为】文本框中输入替换内容,必要的话可选中【区分大小写】复选框,【区分大小写】复选框对【查找内容】文本框中的文本起作用。PowerPoint2003将精确地插入用户在【替换内容】文本框中输入的替换内容,并匹配大小写。

2.【全部替换】按钮,【替换】命令会自动完成全部替换操作。若要逐一核实替换内容,则逐次单击【查找下一个】按钮,核实后再单击【替换】按钮。

如果单击了【全部替换】按钮后,发现不该这样替换,可单击【常用】工具栏中的【撤消】按钮,或执行【编辑】菜单中的【撤消】命令,或按Ctrl+z组合键。如果单击的是【替换】而非【全部替换】按钮,则执行【撤消替换】命令只撤消最后一次替换。重复执行【撤消替换】命令可逐次撤消此前进行的替换。还可以单击【撤消】按钮右边的下三角按钮。会出现一个下拉列表,在该列表中可以有选择地撤消一次或多次操作。

在PowerPoint2003中,通过连续单击【撤消】按钮,最多可以撤消前面的20次操作(PowerPoint2003的默认次数)。若想将该数目提高(最高可达l50次)或降低,可执行【工具】菜单中的【选项】命令,然后在出现的【选项】对话框中选择【编辑】选项卡,如图所示。在该对话框中可以改变【最多可取消操作数】的设置值。

当使用【撤消】按钮或【撤消】命令取消所执行的操作后,【常用】工具栏中的【重复】按钮和【编辑】菜单中的【重复】命令分别变为【重做】按钮和【重做】命令,【重做】命令的名字随最后执行的操作而改变,如【重做输入】或【重做加粗】等。单击【重做】按钮或执行【重做】命令,可以快速恢复被撤消的操作。

例如,将“诺基亚”替换为“Nokia”后,单击【撤消】按钮可取消替换的操作,再单击【重做】按钮又恢复了替换的操作。如果执行的操作不能被重做,【重做】命令就会变为【无法重复】命令。相应地,【常用】工具栏中的【重做】按钮也会变为【无法重复】按钮,并呈低亮度显示。

3.2.5重组文本

在大纲视图中可以很方便地重新组织演示文稿的文本。可改变演示文稿中各主题的次序以及标题的次序,可以把一个主题下的层次标题移到另一个主题下面,以及删除主题、复制主题和插入新主题。

3.2.5.1题的次序

选择了一个主题或一个层次标题后,即可在演示文稿大纲中将它们上下移动,以改变其次序,使演示文稿大纲更符合论述的逻辑关系。

为移动整个主题,可按下列步骤进行操作。

1.将鼠标指针指向要选择的主题前面的幻灯片图标。

2.按住鼠标左键,上下拖动。拖动时,鼠标指针变为上下双向箭头。此时,会有一条水平线指示释放鼠标左键时,主题将定位于何处。

3.释放鼠标左键,该主题及其层次标题即被移动到新位置。

另外,还可以在【大纲】工具栏中,单击【上移】或【下移】按钮,上、下移动选择的主题。事实上,若是用户选择了多个主题,则用【上移】按钮或【下移】按钮可以很方便地上、下移动它们。

使用【上移】或【下移】按钮时,一次只能向上或向下移动一行。要想移动一个主题时,由于每个主题下还有几个层次标题,那么就要连续多次单击【上移】或【下移】按钮。这时,就可以利用【大纲】工具栏中的【折叠】按钮(可隐藏一个主题下的层次标题)或【全部折叠】按钮(隐藏所有主题下的层次标题),先将主题下的层次标题隐藏,可明显减少单击次数。同样-如果想让层次标题再次出现,可单击【大纲】工具栏中的【展开】按钮(可展开——个主题下的层次标题)或【全部展开】按钮(展开所有主题的层次标题)。

在大纲视图中,除可改变整个主题的次序外,还可改变一个主题下面的层次标题的次序,将层次标题从一个主题下移到另一个主题下,操作步骤与移动主题类似,只要先选中层次标题即可。还可以用键盘来组织演示文稿大纲,按Alt+Shift+↑(或↓)组合键,可将选择的文本上移或下移。

3.2.5.2左移或右移主题和层次标题

左移一个层次标题,它将成为一个新主题(即一张新幻灯片);右移一个主题,它将成为一个层次标题;右移一个层次标题,它将成为下一级的层次标题。左移一个层次标题时,先选择它,然后单击【常用】工具栏中的【升级】按钮(←);或单击层次标题的左侧,按住鼠标左键,将层次标题向左拖动;还可以按键盘上的Alt+Shift+一组合键或Shift+Tab组合键操作。

如果要右移一个主题或层次标题,也应先选择它,然后单击【降级】按钮;或单击主题或层次标题的左侧,按住鼠标左键,将其向右拖动;还可以按键盘上的Tab键或Alt+Shift+→组合键。

以上介绍的左移或右移方法,不但移动了被选择的文本,而且移动了它下面的层次标题。如果只想移动一行文本,而将它下面的文本保留在原来的层次上,只需在要移动的主题或层次标题文本行中任意位置单击,然后按Tab键则将该行右移,按Shift+Tab组合键则将该行左移,而其下面的层次标题不受影响。

3.2.6检查演示文稿

输入和修改完演示文稿后,在发布演示文稿之前还应检查一下演示文稿,看看是否有拼写错误及不合理的样式。

3.2.6.1拼写检查

PowerPoint2003有自动拼写检查的功能,单击【常用】工具栏中的【拼写】按钮、执行【工具】菜单中的【拼写】命令或按F7键都可以启动PowerPoint2003的【拼写检查】功能。当PowerPoint2003找到一个它认为拼写错误的单词时,就会出现【拼写和语法】对话框。

被认为错误的单词显示在【不在词典中】文本框中,在【建议】列表中列出了该单词的一些可能的正确拼法,其中第一个也是可能性最大的一个呈高亮显示,并出现在【更改为】文本框中。

如果系统查出的单词拼写实际上是正确的(例如,人名、公司名、地名等),只是PowerPoint2003不认识它,可以单击【忽略】按钮(忽略本次出现的单词)或单击【全部忽略】按钮(忽略文本中所有的该单词)。如果该单词拼写错了,用户想把它换成【更改为】文本框中的单词,只需单击【更改】按钮即可。单击【全部更改】按钮后,全篇演示文稿中的该单词都会被替换。

PowerPoint2003检查完全部演示文稿后,会在屏幕上给出提示信息,单击【确定】按钮,返回到演示文稿大纲中。

3.2.6.2样式检查

应用样式检查功能可以检查大小写与句尾标点和视觉清晰度。但PowerPoint2003的【工具】菜单中没有【样式检查】命令,如果要启动样式检查,可以执行【工具】菜单中的【选项】命令,弹出【选项】对话框,并在该对话框中选择【拼写检查和样式】选项卡。

在【拼写检查和样式】选项卡中单击【样式选项】按钮,出现默认的【样式选项】对话框,并选择其中的【大小写与句尾标点】选项卡。在该选项卡中可以更改演示文稿标题和正文的大小写以及标点符号。

选择【视觉清晰度】选项卡,就可以进行字体和可读性的选项设置。可读性检查能保证演示文稿的易读性,创建外观清晰、观点突出的幻灯片。当PowerPoint2003检查幻灯片时,它以这些设置为基本依据,不符合这些条件的幻灯片将出现样式检查结果提示。

§§§第三节 使用自动更正功能

在输入文本时,某些单词常发生字母位置颠倒、字母缺少或字母大小写的错误,使用自动更正功能能识别并自动改正这些错误。例如,输入abbout或abotu,会自动将其更正为about。

执行【工具】菜单中的【自动更正】命令,出现如图所示的【自动更正】对话框。在该对话框中,可以将某一单词加入自动更正列表或从自动更正列表中删除。例如,假设用户经常将make写成make,但PowerPoint2003的自动更正列表的错误中并没有amke这个词,所以,用户必须自己添加上这种更正功能。

先选中【键入时自动替换】复选框,然后在【替换】文本框中输入拼错的单词“amke”,在【替换为】文本框内输入正确的单词“make”,然后单击【添加】按钮。如果想删除自动更正列表中的单词,则先选择该单词,然后单击【删除】按钮。

【自动更正】对话框中还有一个【例外项】按钮,单击【例外项】按钮,会出现【“自动更正”例外项】对话框。在该对话框中可以设置某些单词或字符后的首字母不大写,或是允许某些单词的开头两个字母全都大写。

3.3.1普通视图

在第一章中,我们已经介绍了普通视图,普通视图中窗口的绝大部分用于显示单张幻灯片。在PowerPoint2003中,普通视图和大纲视图的窗口布局实际上是一样的,只不过是各个视图栏显示的内容有所不同罢了。

PowerPoint2003之所以有这么多的视图方式,是为了让用户在创建和编辑演示文稿时更加方便,用不同的视图编辑演示文稿的不同部分。大纲视图适合编辑演示文稿的大纲;普通视图适合编辑演示文稿的单张幻灯片;幻灯片浏览视图适合编辑演示文稿的整体效果;幻灯片放映视图可以查看幻灯片的放映效果。

3.3.2编辑单张幻灯片

在普通视图中编辑演示文稿文本时,可使用同大纲视图中一样的编辑方法和技巧。但是要注意以下两点:

1.在普通视图中,按Ctrl+↑组合键或Ctrl+↓组合键是把光标移到前一个或后一个段落;而在大纲视图中,则是将光标移到前一个或后一个主题。

2.在普通视图中,按Ctrl+Home组合键或Ctrl+End组合键是将光标移到当前文本对象(即单个占位符内的全部文本)的开头或末尾;而在大纲视图中,则是将光标移到整个演示文稿大纲的开始或末尾。但如果没有激活任何占位符,则按Ctrl+home组合键移到第一张幻灯片,按Ctrl十End组合键移到最后一张幻灯片。

定位光标之后,就可以输入文本了。同样,按BackSpace键删除光标左侧的字符,按Delete键删除光标右侧的字符。

3.3.3移动、复制和删除幻灯片

在PowerPoint2003的普通视图中,和PowerPoint2000/2002一样,不仅能删除幻灯片,也能很方便地移动和复制幻灯片。PowerPoint2003的普通视图窗口中的绝大部分用于显示一张幻灯片,但屏幕的左边也有很小的幻灯片略图窗口,用于显示演示文稿的主题(每个主题即代表一张幻灯片)。所以,在普通视图中能像在大纲视图中一样方便地移动和复制幻灯片,只不过如果要移动和复制层次标题时,就必须扩大屏幕左边的大纲视图窗口(实际上,此时的普通视图和大纲视图是一样的)。

另外,在普通视图、大纲视图和幻灯片浏览视图中都可以使用【剪贴板】任务窗格。

单击任务窗格右上角的按钮,就会出现下拉菜单。然后,在该下拉菜单中执行【剪贴板】命令,就会出现【剪贴板】任务窗格。

利用【剪贴板】任务窗格可以很方便地实现【粘贴】命令,并且可以选择粘贴的内容.单击【全部粘贴】按钮,可将【剪贴板】中所有的内容全部粘贴到演示文稿中;单击【全部清空】按钮,可以清除剪贴板中所有的内容。在该剪贴板中最多可以存储最近的24次【复制】和【剪切】命令的内容。

§§§第四节 使用文本框

要给幻灯片上的图形或其他对象做一些解释时,除了可以添加标注外,还可以在对象旁边添加文本框,输入一些文字作为文本注解,以便观众理解幻灯片的内容。

3.4.1绘制文本框

文本框的绘制方法与绘制自选图形并没有什么区别,可以按以下步骤操作:

1.在【绘图】工具栏上单击【文本框】按钮或【竖排文本框】按钮。

2.将鼠标指针指向要画文本框的一个角上。

3.按住鼠标左键,向所画文本框的对角位置拖动。

4.释放鼠标左键,所画的文本框就出现在幻灯片上。

拖动时按住Shift键,可以画出一个正方形的文本框;按住Ctrl键,然后拖动鼠标,可以画一个以第一个单击的点为中心的文本框;按住Shift+Ctrl组合键,然后拖动鼠标,可以画一个以第一个单击的点为中心的正方形文本框。

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