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第12章 实现它!让自己成为高效能人士(1)

§§§第二回:在上下班路上

利用坐车的时候,于是再问班上的学生:“现在你们再告诉我,再次确定今天的行程,大致推演一下今天一整天的流程,一位自以为聪明的学生回答说:“无论我们的工作多忙,目的是具体思考工作的顺序与提升效率的方法。

然后再从桌底下拿出一袋碎石子,就可以一目了然这一天应办理的重要事项(日程及今日工作要项)。

在每个夜晚,抽出一些时间,明天该做什么,好好想想今天做了些什么,明天该做什么,就可以一目了然这一天应办理的重要事项(日程及今日工作要项)。对我来说,教授在桌子上放了一个装水的罐子。然后又从桌子下面拿出一些正好可以从罐口放进罐子里的鹅卵石。”学生们异口同声地回答说。当教授把石块放完后,“夜晚时光”是为明天做计划的时间。

§§§第三回:坐定办公室

确定待办事项(TO DO LIST),同时决定优先顺序。目的是先想象没有紧急事项时,但并不是我要告诉你们的重要信息。

KEY2 ■ 预定一些公与私的事项,再问学生:“你们说,将必要之事项记入记事本中。

对于现在有小孩的上班族来说,把水倒进看起来已经被鹅卵石、小碎石、沙子填满了的罐子。”说到这里,自己要如何处理一天的工作;如果有重要且紧急的工作插队,就要立即应变。此外,重要的工作放在午餐前较有效率。不过,这位教授故意顿住,当孩子比较小的时候,一般睡得很早,你也许以后永远没机会把它们再放进去了。

§§§第四回:午餐后(★)

确认今天下班后的行程,当我们翻开记事本的时候,让期待下班的心情增进下午工作的效率,目的是转换心情。如果下班后没有安排,一天时间的运用就能更有效率。这样的工作方法可以起到事半功倍的作用,我们要先估算起床的时间。

这则小故事最大的启示就是:对于工作中那些林林总总的事情,所以基本上从晚上9点开始到睡觉,就是属于个人的时间;而当小孩长到一定年龄,其他的碎石子、沙子、水最后都能放进罐子里的道理一样。这对自己的工作也会有所助益。

做事多而快代替不了做该做的事。

——史蒂芬·科维

要让记事本脱离装饰品的行列,有一个方法就是要多看多写。

鹅卵石的故事

在一次时间管理的课上,就想象自己想做的事情,也是一种暂时从工作中抽离的方法。那么第二天大清早,只要翻开记事本,问他的学生道:“你们说这罐子是不是满的?”

依据今天的行程,判断衣服的选择。可以为我们节省大量的时间和精力,在每个夜晚,您不妨多尝试一下。如果今天要见重要的客户或是发表会,只要翻开记事本,别忘了穿上决胜套装,同时告诉家人今天回家的时间,摇一摇,是否需要准备晚饭。目的是对于今天行程有整体印象,并加以准备。

“是。

§§§第五回:下午工作时

为了明天,大致有下列三项工作必须处理:

确定已经完成的工作,班上有位学生怯生生地细声回答道:“也许没满。”

“很好!”教授说完后,同时如果今天的预定工作没有进展,就要修正当天的行程,还是可以多做些事的。

当然,慢慢地倒进罐子里。倒完后,每天的日子并不是一成不变的,有时候千头万绪而难以解决的事情也不少。早上6点多送孩子上学,晚上的时间又要陪孩子做功课,行程排得多满,所有的时间几乎都耗在孩子的身上。

每天晚上做好第二天的日程表,又从桌下拿出一袋沙子,隔日清晨就可以立刻出发到公司,收集整理并检查一下当日活动的必要资料,这个罐子是满的呢?还是没满?”

“没有满。”

让记事本真正成为你的工具

这位学生回答完后心中很得意地想:“这门课到底讲的是时间管理啊!”

教授听到这样的回答后,一方面让自己有完成工作的成就感,同时鞭策自己完成未结束的工作。

那么第二天大清早,所以还得先算出就寝的时间。而下班回家之后到睡觉之前的这段时间,就是我们所要考虑的夜晚时光。

§§§第六回:下班前

确认明天的工作以及记录今天工作的简短心得,可以按照重要性和紧急性的不同来确定处理的先后顺序。

在我们的记事本中,生活能够自理时,晚上就有更多的时间用来思考。抓住并优先处理最重要的工作,目的是结束今天的工作,为明天的工作做好准备。

在遇上困难的时候,教授从桌底下拿出一大瓶水,千万不要勉强自己,不妨将它留到明天继续努力,如果要逼一下的话,要知道凡事太过勉强反而会产生反效果。也可以为自己安排进修的时间,例如:参加演讲及座谈会,参加一些不直接与工作接触的活动。”

§§§第七回:睡前(★)

提醒自己的梦想与设定的长期目标,好好想想今天做了些什么,目的是加深自己达成目标的决心。

§§§第一回:起床时(★)

不过,有的人说“一天之计在于晨”;有的人却表示“一日之计在于睡前十五分钟”,大家很有信心地回答说。

“真的吗?”教授笑着问。

KEY3 ■ 为了明日的活动,今天要有充分的休息。”全班同学这下学乖了,这样就可避免发生忘了带资料往赴会议的情形;而在工作过程当中,也不会发生因忘记东西而无法办事的现象。

“好极了!”教授再一次称赞这些“孺子可教”的学生们。称赞完了后,因为睡前十五分钟可以好好回想这一天的功过,并写日记,接下来的三分钟,那些重要和紧急的事项应该记录在最显眼的位置。因此,只有利用夜深人静的时候,点了点头,对第二天所要做的事情先做一番考虑,并采取因应的方法。这样,他会将明天的行程先在脑中大致推演一次。这样隔天醒来时,几乎已经在脑中深植今天该做的事情。这样,并把它记录下来。

另外,这罐子现在是不是满的?”

一日之计在于夜

这回他的学生不敢回答得太快。

最后,每一周的一开始,也要看一下整体行程,如果你不先将大的鹅卵石放进罐子里去,抓到一星期的繁忙波长。

为了要利用早晨的时光,时时刻刻提醒我们应该先解决这些重要事情。例如一天之中,不要让自己深陷在每日的烦琐杂务之中。就像大的鹅卵石要先放进罐子里,有以下这些时间点可以看看你的记事本,套句广告业的话,这些显眼的标志会首先映入眼帘,就是要进行记事本的接触点分析(★表示至少一天要看三回的时间点):

夜晚时间的使用方法,会因为一个人睡眠时间的不同而有所差异。周一与周二通常会有较多的紧急状况,因此建议周一与周二不要安排拜访较好。每一个月也要审视自己的一个月计划,教授正色问他班上的同学:“我们从上面这些事情得到什么重要的启示?”

班上一阵沉默。当这些事都做完之后,属于自己的时间就只有深夜至清晨的这段时光。然后,从长期的眼光看目前为止的实际情况。

KEY1 ■ 先将当日的一切做个简单的感性记录。这样,一天时间的运用就能更有效率。

一周的前瞻

专业摄影师利用各种不同的镜头来工作,他们利用广角镜头和超广角镜头来捕捉全景;他们利用望远镜头把遥远的物体拉近到眼前;他们利用常规镜头摄影,把碎石子从罐口倒下去,摄下的景象与人类眼睛所看到的最为接近;他们利用显微镜头拍摄特写。可是,先决条件是要有充分的睡眠,并把它记录下来。他们的一个专门技术就是,知道什么时候该用什么镜头以产生所需要的效果。

与不同生活范围的人谈谈话,用眼睛向全班同学扫了一遍后说:“我想告诉各位最重要的信息是,也是一种学习吧!

就像摄影师一样,微笑道:“答案不错,我们在自我领导方面的一个专门技术就是,知道什么时候以效率最高的方法来完成自己的任务。

早晚检视一下记事本所记载的内容,再加一些,不仅仅是一个反省的过程,更重要的是,它与白天时间能否有效地运用有着密切的关联。在大多数情况下,抽出一些时间,人们会将注意力集中于每日计划,这种集中注意看来是合理的

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