排好每件工作的顺序表
每一个人做事的时间和精力都是有限的，不制订一个顺序表，便会对大量事务手足无措。要想处理好这个问题，需要根据目标，把所要做的事情排列顺序。对实现目标帮助大的，你就把它放在前面，依次为之，把所有的事情排一个顺序，并把它记在一张纸上。这样，一张工作顺序表就写成了。
一位优秀的领导曾谈起他遇到的两个人。
第一个是性急的人，不管你在什么时候遇见他，他都是风风火火的样子。如果要同他谈话，他只能拿出两三分钟的时间，时间稍长一点，他就会一再地伸手看表，暗示你他的时间很紧张。他公司的业务虽然很大，但是开销更大。究其原因，主要是他在工作安排上七颠八倒，毫无秩序。他做起事来毫无章法，也常为杂乱的东西所阻碍。结果，他的事务从来都是一团糟，他的办公桌简直就是一个垃圾堆。他经常很忙碌，从来没有时间来整理自己的东西，即便有时间，他也不知道怎样去整理和安放。
第二个人与上述那个人恰恰相反。你从来看不到他忙碌的样子，他做事非常镇静，总是很平静温和。别人不论有什么难事和他商谈，他总是彬彬有礼。在他的公司里，所有员工都寂静无声地埋头工作，各样东西安放得也有条不紊。他富有特色的有条理、讲求秩序的作风，影响并带动了整个公司的员工，大家做起事来都是按部就班，极有秩序，整个公司秩序一派井然。
可以看出工作有秩序，处理事务有条理，在办公室里不浪费时间，自己心神安定，办事效率也极高。从这个角度来看，时间就会变得很充裕，领导者的事业也必能依照既定的计划去进行。
先做重要而紧迫的事
一些领导关心的只是一天做了多少件紧迫的事，做的越多成就感越强，不去问事情的紧迫性与重要程度，满以为这是高效率地工作，但往往是抓了一堆芝麻，西瓜一个也没拣着。好似充分利用了时间，实际是浪费了时间。不分轻重缓急，眉毛胡须一把抓，必然会贻误时机，错过成就事业的关键良机，影响事业局面的打开，很难取得突飞猛进地发展。
美国前总统艾森豪威尔安排处理事务时间的原则就是：只允许把最重要而又最紧迫的文件和报告送到他的办公室，向他汇报的只是最紧急而重要的事。所以他工作起来有条不紊，并以办事效率极高而著称于世。艾森豪威尔经常告诫手下的工作人员：重要的事不一定迫切，迫切的事不一定重要，只有既重要而又迫切的事才是主要矛盾之所在。
时间管理专家特利克特曾在《时间较有效地使用》一书中。建议我们在工作前先将各类事务按重要和迫切的程度排列好次序。
（1）本质上的重要性：非常重要（必须做好）、重要（应该做好）。不很重要（可能不必要，但可能有用）、不重要（可完全免除）。
（2）在时间上的迫切性：非常迫切（现在就必须做好）、迫切（应该不久就做好）、不很迫切（可以拖一段）、不迫切（可以长期不做，没有时间因素）。
显然，我们首先做“非常重要”和“非常迫切”的事。只有这两项完全重叠才是最主要的事，才是生活、工作中真正的“大石头”。
“非常重要”和“非常迫切”之事又可分为：必须亲自去做和可以授权他人去办，我们只做“非我办不可”的事。这样按事情的轻重缓急排列次序、安排日常工作，我们就可以节省出大量时间去做紧急而又重要的事，摆脱事务缠身而又非常超脱。
按“轻重缓急”次序办事的典型事例人们往往举美国伯利恒钢铁公司董事长查利斯舒瓦普与效率专家艾维李之间的一次谈话。
董事长查利斯舒瓦普对艾维李说：“你能否向我提供一个在有限的时间里办更多事情的办法？如果有，我乐意听从并付给你合理范围之内所应索取的报酬。”
艾维李略一思考说可以在10分钟内就给舒瓦普一样东西，这东西可以使他公司明天的业绩提高50%，然后他递给舒瓦普一张白纸，说：“请在这张纸上写上明天要做的6件最重要的事。”
舒瓦普用了5分钟写完。艾维李接着说：“好了，把这张纸放进口袋，明天早上第一件事是把纸条拿出来，做第一项最重要的。不要看其他的，只是第一项。着手办第一件事，直至完成为止。然后用同样的方法对待第2项、第3项……直到你下班为止。如果只做完第一件事，那不要紧，你总是在做最重要的事情。”
艾维‘李最后说：“每一天都这样做，你刚才看见了，只用10分钟时间。当你对这种方法的价值深信不疑之后，请你公司的人也这样做。这个试验你愿意做多久就做多久，然后给我寄支票来，你认为值多少就给我多少。”
一个月之后，舒瓦普给艾维李寄去一张25万美元的支票和一封信，信上说，那是他一生中最有价值的课。
5年之后，这家当年不为人知的小钢铁厂一跃成为世界上最大的独立钢铁厂。人们普遍认为，这一切成功的取得，艾维李提出的方法功不可没。
