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第38章 计划统筹,明白领导首先要你做哪些事(1)

完全了解工作目标及角色

一位下属,只有完全了解清楚了自己的工作内容与范围,以及工作所要达到的目标,这样才能扮演好自己的角色。

一个高绩效的下属,首先要站在领导的立场上去考虑问题,只要心里设有这根弦,很多应该自己做的工作就会做到位。这是下属应该做到的,但只做到这些还是远远不够的,因为这还不能体现自己是高绩效的下属。只有时刻想着领导,设身处地为领导考虑,才会在领导做任何工作时提供帮助,减轻领导的压力。

领导要做决策时,下属知道了领导需要哪方面的资料,就应该积极主动地为领导搜索,把信息筛选出来供领导决策时使用,这样才能提高领导的工作效率与决策的正确性;领导与客户谈判,急需要一些资料,可正好到了下班的时间,下属这时候主动地要求留下来,帮助领导尽快把资料找齐;领导遇到了难题,思考不出解决的办法,作为下属就应该积极地开动思维,把领导的事当成自己的事情,尽全力想办法帮助领导解决问题;领导因为决策失误,受到董事的排挤时,下属应该宽慰领导,并设法与领导一起渡过难关……

这样的下属,才是完全了解自己工作目标的下属,才是一个高绩效的下属,这样的下属,才会受到领导的重视,在职位与待遇方面得到提升。

拿破仑·希尔是世界上最著名的成功学家。他因为事情很多,自己忙不过来,所以聘用了一位年轻的女孩当自己的助手,帮助自己工作,以节省自己的有限时间。

拿破仑·希尔给这个女孩的主要工作任务就是替他拆阅来信,并把信件进行整理分类,挑出重要信件交给拿破仑·希尔就行了。重要的信件拿破仑·希尔需要回复,没有时间的情况下就把回信的内容向助手转述,助手根据他的口述,把那些回信的内容记录下来,然后再给别人回信。

开始的时候,拿破仑·希尔交代那位助手做什么,她就会去做什么,不交代的事情,她既不问,也不做。

所以,拿破仑·希尔给这个女孩的薪水,与一般所从事类似工作的人的薪水基本相同。

一天,拿破仑·希尔向这个女助手口述了这样一句格言:“时刻记住:任何人唯一的限制就是他自己脑海中所设立的那个限制。”拿破仑·希尔要求这个助手用打字机把这句格言打下来。

女助手很快地把格言打了出来,当她把这句格言交给拿破仑·希尔时,她带着感激之情说:“你要我打出的这句格言可能是因为它使你有了感触,我也从这一句格言中获得了一个想法。这句格言无论对你还是对我都存在着很高的价值!”

拿破仑·希尔并没有把这件事放在心上,但从那天起,拿破仑·希尔明显感觉出来,那句突破自我限制的格言不但在那个女助手脑中留下了深刻的印象,还改变了她的整个行为。

女助手不再像以前那样,拿破仑·希尔交代她做什么她才去做什么;也不像先前那样到下班的时间就急着回家。现在,她改变很多,在下班的时间,她只要看拿破仑·希尔还在办公,就会自动留下来,问拿破仑·希尔有什么需要,然后帮助去做。

她看拿破仑·希尔没有时间回信,自己就学习他回信的风格与习惯。她经常加班,经常帮拿破仑·希尔去做那些他没有交代的事情,但从没有向拿破仑·希尔提出要加薪或者给予别的什么报酬的要求。

同时,她开始试着给那些寄信人写回信,并把写好的回信送到拿破仑·希尔的办公桌上,让他检阅是否合格;她仔细研究拿破仑·希尔的说话与写信风格,自己写的回信尽量与拿破仑·希尔所写的一样好,有时候拿破仑·希尔甚至感觉到这个助手写得比自己还好。

这个女助手一直这样做着,没有要求增加报酬,也没有索要其他的好处。这位女助手感觉很奇怪,虽然自己比以前做的工作要多,并且还经常加班,她却感觉到比以前工作起来更轻松和惬意了。

一年后,拿破仑·希尔给那位助手加了比以前高出三倍的薪水,并且教给她很多书本上的知识以及做人的道理。有很多企业的领导,看见拿破仑·希尔的女助手出色的工作效率与成绩,争相聘用她。

这位女助手把工作的内容与目标重新定位后,立即在行为上有了重大的改变,她不计较有没有报酬,是不是分内之事,只要是对领导有帮助的事情,就尽力去做,并且做到最好。她这样得到了领导的认可,增加了数倍的薪水,同时她的能力在做那些事情中也得到了提高,各方面都得到了训练,工作起来不仅得心应手,效率也高,为她日后去做其他事情打下了良好的基础。

一个高绩效的下属,不仅有利于领导,有利于公司,同时也是对自己的一个提升。这样的下属领导喜欢,也不可缺少。

一个助手,只有完全了解了自己的工作目标之后,才能更好地去工作,去为领导服务,去为单位做事,才能扮演好助手这个角色。

为你的工作排排序

每天面对堆积如山的工作,怎样才能最快最好地完成呢?这就需要把工作进行排序。把重要的事情放在开始,把不重要的事情往后排。这样才能完成工作的内容。

艾滨卢列夫先生从早期到达美国的犹太人身上,学到了怎样按照事情的重要程度来编排工作的先后次序。

在1905年,美国一家钢铁公司一片繁忙,总裁哈赛尔·格雷斯抱怨着时间太少、工作做不完,因为第一次世界大战以前和大战期间欧洲国家扩大枪炮、弹药和海军舰船的订购量。他花掉大部分时间应付细节和一些不重要的事,根本就没时间去思考更重要的事。他向艾滨卢列夫请教,询问怎样做才能够解决这个问题。

艾滨卢列夫把一张白纸递给格雷斯后说:“把你明天要做的最重要的事项记下来。明天你就从第一件事开始做,做完之后才做第二件事,以此类推。如果你没有按照时间表完成所有的事项,你也不需要担心,因为你在做重要性较低的事情以前,已经把最重要的事情先做完了。”

格雷斯试过艾滨卢列夫建议的方法以后,觉得这个方法十分有效,就向经理大力推荐,最后在全公司内形成了一个按照时间表开展工作的高效率习惯。当格雷斯问艾滨卢列夫该付他多少钱时,艾滨卢列夫回答说:“你认为我提出的构想值多少钱,就付我多少钱。”于是,格雷斯把一张面额25000美元的支票寄给艾滨卢列夫作为顾问费。

一张白纸换来丰厚的收入!后来,这家钢铁公司主要靠着它,在全美各地兼并了大量的铁矿、煤矿和钢铁厂,掌握了大量的重要资源,迅速实现了扩张。当然,格雷斯总裁也成了这个世界上第一个百万元薪酬级的上市公司首脑,除了年薪120万美元外,每年还有160万美元的分红。

对实现目标,有意义的事应该优先处理;对实现工作目标意义不大或不重要的,应该延后处理。

为了提高推销员们的工作效率,一家大石油公司的主管设计了一个预估工业产品的推销方法,他总是在每周开始前给每个推销员发放一张工作表格,建议他们在每周开始前依据工作的重要程度将它填好。填表只要半个钟头,但在填完后,每个人都找出了访问客户的最佳途径,而且找出了在每个停留点上所应该做的工作,以防止自己遗忘。

什么时候开始做一张时间表并不重要,重要的是我们的心中必须拥有一张时间表。我们一次只能做一件工作,一心二用的结果只能是我们处理当下工作能力的减弱。要想连续不断地做好工作,秘诀之一还是要在纸上列出一份清单,以提醒自己应该做什么工作,反映出工作的轻重缓急以及要特别注意的某些细节。

按照工作的轻重缓急来工作,需要走出一个思维的误区,这就是秩序的误区,我们在编工作的先后次序之时,所考虑的往往只是工作的“缓急”,而不是工作的“轻重”。我们可以把每天待处理的工作分为三个层次处理,一是今天必须做的工作;二是今天应该做的工作;三是今天可以做的工作。

工作条理化,不仅要明确你的工作是什么,还要明确自己的工作进度,并通过有条理的连续工作,来保证按正常速度执行任务。

因为只有明确自己的工作是什么,才能认识自己工作的全貌,从全局着眼观察整个工作,防止每天陷于杂乱的事务中。

明确办事目的,正确掂量个别工作之间的不同比例,弄清工作的主要目标在哪里,防止眉毛胡子一把抓,否则既虚耗了时间,又办不好事情。

“凡事预则立”。如果你能制定一个高明的工作进度表,你一定能真正掌握时间,在限期之内出色地完成老板交付的工作,并在尽到职责的同时,兼顾效率和质量。一位成功的职场人士说:“在一天中最有效的时间之前订一个计划,仅仅20分钟就能节省一个小时的工作时间,牢记一些必须做的事情。”

许多人以工作的紧急性来确定做事情的优先顺序,他们优先解决对现在的目标来说最紧急的事情。然而,通常事情除了紧急性,还有重要性。而我们往往都会专注于事情的紧急性,而忽略了一些重要的事情。一个正为了一年后的公务员考试努力念书的人,为了赶赠品截止时限,而特地将赠品明信片拿到邮局寄。公务员考试还在一年后,而明信片的截止日就在明天。在此情况之下,多数的人都会将较紧急的明信片优先处理。

但是,从长远的眼光来看,好好地准备明年的公务员考试应该是较重要的。假定考试失败,不仅会损失一年的时间,而且会损失不少金钱。因为通过公务员考试后,一年可以赚更多的钱,这和去邮局寄明信片所得到的几百元赠品相比,不用细说也应该知道哪个更重要吧!

可是,很多人还是会去寄明信片。将紧急而不重要的事列为优先,重要的事却往后拖,其结果,到了明年就可能因准备不充分而无法通过公务员考试。

可见,我们要先好好地掌握住比较重要的事,若还有时间,再去做那些较不重要的事。

抓住工作的重点,只要勤于研究,你就会发现,优秀员工都已经培养出了一种习惯,那就是找出那些最能影响他们工作的重要因素。由于他们已经掌握了秘诀,知道如何从不重要的事实中抽出重要的部分来。因此,他们做事情时往往事半功倍。

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