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第26章 价值链会计信息交换基础(1)

$第一节价值链会计信息交换概述

明天的世界将比历史上任何时候都更加精彩。科学技术正在改变着我们的生存方式、联系方式和业务开展方式。面对这场席卷全球的新技术浪潮,一些人可能会比其他人收益更多,但是另一些人却会被历史彻底抛弃。——鲁伯特·默多克

一 价值链会计信息交换的特点和意义

广义的会计信息交换,包括在任何关联的会计主体之间,其会计信息系统相互交换会计信息的过程。但是这里的会计信息交换,是狭义地指在计算机会计信息系统之间的信息交换。因而我们可以将价值链会计信息交换界定为:价值链联盟体成员企业的会计信息系统之间,在信息技术支持下的信息交换。

(一) 价值链会计信息交换的特点

价值链会计信息交换不同于一般会计主体之间的数据交换,它有其独特之处:(1)价值链会计信息交换是以价值链核心企业为轴心的星型数据交换网。它以向心型数据传递为主,辅以下发、反馈等逆向传递的双向会计信息交换。(2)价值链会计信息交换的主体是价值链成员企业,其中价值链核心企业是会计信息交换的组织者,它负责整合成员企业之间的会计信息系统,并使它们形成会计信息交换网络和工作机制。(3)价值链会计信息交换的对象是价值链会计信息,包括业务原始单据、记账凭证、账簿数据和财务报告信息。由此可将价值链会计信息交换分为基于原始单据的交换、基于记账凭证的交换和基于财务报告的交换三个交换层次。它们之间在数据交换量、交换方法和技术实现方面有所不同。

(二) 价值链会计信息交换的意义

1.价值链会计信息交换是会计信息重新构建的基础:网络的通畅是价值链会计信息交换的基础,综合价值链联盟各成员企业的会计信息,形成一种可以用于价值链分析和管理的独特会计信息。

2.价值链会计信息交换是解决以异构系统间数据结构矛盾的唯一途径:在同构架会计信息系统之间数据交换理论上是可以轻易完成的。但是不同构架会计信息系统之间的会计处理操作、查询、输出等都要完全依赖相互之间有效的数据交换。

3.价值链会计信息交换是价值链信息流实现的必要手段:在价值链运行的物流、资金流和信息流中,信息流最为重要,是支撑价值链联盟各企业之间相互沟通会计信息等信息的必要手段。通过会计信息交换,才能使价值链联盟体各企业间信息流成为一体。

二 会计信息交换标准及其方法的变迁

(一) EDI的英文缩写。(电子数据交换)在交换业务单证方面的应用

EDI是指按照协议,对具有一定结构特征的标准经济信息,经过电子数据通讯网络,在贸易伙伴的电子计算机系统之间进行交换和自动处理。EDI最早出现于上世纪70年代的美国,成熟于80年代。最早在交通运输业中应用,进而开始在国际贸易、航空、金融行业中出现并得到迅速推广。EDI实现以电子单证代替纸质单证,在不同用户的计算机系统之间自动交换数据。其重点在于业务单证的交换,会计账户记录和财务报告信息的交换是其扩展功能。近年来,EDI和XML及XBRL的结合运用将进一步拓展其在会计信息交换中的应用。

(二) 《财务软件数据接口标准98-001号》及其应用

20世纪90年代初各软件公司开发会计核算软件初始,我国学术界就提出关于不同系统之间如何交换会计信息问题。当因数据库不同、软件平台不同影响到价值链联盟各成员企业的数据上传及汇总时,价值链联盟就被迫在不同软件平台之间进行数据转换,该转换过程中所涉及的软件厂商如不协调或故意设置技术壁垒,都将限制会计信息的交换,同时不利于会计软件行业的健康发展,也不利于用户会计核算和管理水平的提高。为了统一不同软件平台之间能顺利交换会计信息,1998年中国软件行业协会财务及管理软件分会首次制定了《财务软件数据接口标准98-001号》。该标准主要界定了会计核算软件转出或转入数据的文件类型、数据格式、数据内容结构等。

但是,许多参与制定该标准的软件厂商并未在自己生产的软件产品中真正贯彻该标准,也就没有向价值链联盟等用户提供基于该平台的转换工具,所以该标准出台后并没有得到广泛的接受和应用。主要是优势大会计软件开发商将原有平台的会计数据转换到新软件平台时,是在系统初始化中一次性形成,并非是用户日常使用的数据转换工具,《财务软件数据接口标准98-001号》的出台的阶段是会计信息初级的、非经常的交换,导致信息交换标准虽然存在但并未形成广泛影响。

(三) 上海《信息技术——会计核算软件数据接口规范》

2002年,上海市质量技术监督局发布了地方性的标准——《信息技术——会计核算软件数据接口规范》,这是第一个以政府部门名义颁布的标准,兼容了《财务软件数据接口标准98-001号》的内容,同时主要考虑了国内外软件以及国内外会计制度之间的一致性转换,实现国内外会计制度或中西方会计制度的衔接。目前大部分外资企业使用的是国外财务或ERP软件,软件系统内部核算的基础是西方会计制度,与国内会计制度相比会计科目不同、凭证分录不同、费用成本处理不同、会计信息分散的模块不同。因此,为了统一国内外会计信息发布的标准,将国外软件环境下的会计信息转换成符合国内会计制度、能为国内软件所识别和输入的会计信息,上海市颁布了“会计核算软件数据接口规范”。

(四) 国家标准《信息技术—会计核算软件数据接口标准》

2004年2月—8月,审计署计算中心召集上海《信息技术会计核算软件数据》标准起草组成员及其他相关专家,综合整理制定了《信息技术——会计核算软件数据接口标准》(以下简称标准),于2004年9月20日经国家标准化管理委员会批准发布,并于2005年1月1日起在全国范围内实施。

1.意义。目前国内财务软件众多,它们往往自成体系,采用不同的数据库平台和数据库结构,这就对不同财务软件之间以及财务软件与业务系统软件之间的数据交换形成障碍。《标准》主要用于解决不同会计软件之间数据交换的矛盾,有利于规范财务软件市场,增进财务软件之间的交流;有利于会计核算软件向管理信息系统转化,从事务型向管理型和决策型系统发展;有利于满足用户特殊需求,为二次开发提供数据接口;有利于价值链核心企业、政府部门、行业主管部门汇总和合并会计数据,提供合并账簿和合并报表。

2.主要内容。会计核算软件保存会计核算数据的数据结构不尽相同,但仍可从中抽象出其共有的数据结构。具体而言,会计核算数据主要包括电子账簿、会计科目、科目余额、记账凭证、报表等部分,这些就是会计核算软件数据接口标准的客观对象。《标准》对于所有正在使用的会计核算软件(包括含会计核算功能的会计信息系统、管理信息系统等)规定统一的数据输入、输出的内容和格式。会计核算软件数据接口分为两部分,一部分规定其内容,含电子账簿、会计科目、余额、记账凭证、报表等;另一部分规定输出的格式要求,包括文本文件输出方式和XML文件的输出方式。

3.数据文件的输出内容。为了能更清楚地描述会计核算数据接口的输出内容,《标准》引进了数据结构的概念,将电子账簿、会计科目、科目余额、记账凭证、报表等作为数据表,每个数据表含有多个数据元素,对应于一个数据文件,数据文件包含的内容由这些数据元素规定。如果数据文件中某数据元素没有内容,则赋值为两个双引号。《标准》规定的是数据表的基本数据元素,用户可以自行扩充,但在格式说明文件的输出中必须加以说明,以保证表现形式的一致性。

4.数据元素。数据元素作为会计核算软件的数据接口所输出数据的不可分割的基本单位,可从以下五个方面描述:(1)标识符:可以用数字表示,也可以用字母表示。(2)名称:考虑到中国人的习惯,标准用中文规定数据元素的名称。(3)表示:指数据元素类型和值域的表示,它标明数据元素的取值范围。(4)说明:是指对数据元素含义的描述,也即是数据元素的“定义”。(5) 注释:即与该数据元素相关的其他说明。

(五) 上交所和深交所的XBRL标准及其应用

在上述的国家标准中,都还将数据交换格式重点放在文本文件类别,并未提出XML的英文缩写,中文是“可扩展标记语言”。格式定义,不利于与国际接轨。但由于我国国情和当时具体情况限制,XBRL中国标准的制定尚未出台,为此深圳证券交易所和上海证券交易所在开始对XML进行了前期应用研究,2005年,两家交易所及相关机构共同制定了XBRL中国部分的会计信息分类标准和格式标准,并在网上发布了部分上市公司财务报告的XBRL实例文档。相关内容将在本章第三节详细论及。

三价值链会计信息交换的方法选择

(一) 同构系统之间基于无缝连接的交换

同构系统是区别于绝对同构的,绝对的同构系统指会计软件平台、数据库平台及用户化设置完全相同的系统。但是,会计信息和经济环境的变化,绝对同构系统也可能逐渐转变为异构的系统。因此衡量会计信息系统之间是否同构的标准就是:(1)系统之间相互可直接传出和汇入数据,需要双方采用的软件平台一致,均提供数据交换功能;(2)交换和合并后的数据不会引起歧义,需要确保会计制度一致、科目结构一致、核算方式一致、凭证类型定义一致、记账凭证结构一致、表格形式一致,以及其他汇率、更改操作员等基础信息结构一致。经过判断符合上述条件,则可采用直接或无缝交换的方式。

(二) 异构系统之间基于数据接口的交换

异构系统必须通过数据接口程序进行数据交换。“数据接口”实际上是一个翻译转换程序,它将特定系统的数据转换成其他系统可读的标准数据文件,或者将来自其他系统的标准数据文件转换成符合特定系统要求的数据。数据接口技术的关键是所遵循的接口标准。根据《财务软件数据接口标准98-001号》开发的接口程序,其标准数据文件符合该标准规定的元素、格式和内容;支持XML的接口程序,就必须定义或指定其依据的元素说明文档和格式文档,支持输出或读取XML数据文档。我们可以根据所采用的接口技术,将异构系统会计信息交换方法分为:基于EDI的会计信息交换、基于《信息技术—会计核算软件数据接口标准》的文本数据交换、基于《信息技术—会计核算软件数据接口标准》的XML数据交换、基于XBRL的会计信息交换等。本章主要讨论基于《信息技术—会计核算软件数据接口标准》的文本数据交换和基于XBRL的会计信息交换等方法在价值链会计信息交换中的应用。

$第二节 XML在价值链会计信息交换中的应用

价值链联盟体内存在着复杂的软、硬件环境,表现为各企业之间甚至同一企业内部主机和网络设备型号多样、数据库不统一、针对其业务开发的应用系统各异等等,每个部门间数据的共享和交换非常繁琐甚至不可能,很容易产生数据抽取过程的结构性失控——应用系统有多少个,就会有多少相应的数据格式,从而不得不为了数据格式问题投入巨大的精力。

可扩展标记语言(XML)的兴起为统一定义商务报告的数据格式提供了可行性。确切地说XML是一种定义语言的“元语言”。XML以标记为特征,这些标记定义了该文档中与特定领域有关的、语义的、结构化的句法,并让用户根据自己需要来创建标记。XML是公开的标准,而不是专有格式,人们就可以利用任何理解XML的工具来处理数据。还可以为不同的目的使用不同的工具,一个程序用来查看而另一程序用来编辑。XML使用户不必因为数据已经用专有格式编写好了或是接受数据的人只接受专有格式而限制在一个特定的程序上。因此XML可以成为不同格式之间互相理解的桥梁。

一 XML的特点

XML是一种展示数据的标记语言,它具有高度的扩充性(Extensibility)。相对其他标记语言,XML有以下特点:

1.使用有意义的标签。卷标为标记语言中用来标注内容的组件。XML使用具有语意的标签,譬如定义〈名字〉、〈价格〉等达意的卷标,可以清楚传达数据的内容及保存数据结构。在XML文件中,卷标包含了元素(Element)和属性(Aitribute),就是〈元素名属性名=”属性值,’〉文字内容〈/元素名〉的形式。

2.数据的内容与显示方式分开。在XML中,数据的内容和显示方式是完全分开的,所以同一份内容可以通过css和xsL(eXtensible style Language)有多样化外观显示在使用者面前,例如出现于WEB、WAP、PDA。

3.可自行定义标签。XML自行定义标签的特性,让使用者可以依需求来表达文件的内容。XML可让整个产业、学术界、专业机构发展个别的标签,以标准化的方式显示各领域的信息,如财经标记语言(FPML)、可扩展商业报告语言(XBRL)及电子商务标记语言(ebXML)等。

4.符合严格的语法验证。XML对语法有严格的要求,所有XML文件都必须是合法(Well-formed)的形式,以增加数据再用性,并使得开发XML相关应用程序更简单。所谓合法(Well-formed)是必须遵守XML所订定的语法规则,例如任何被引用的实体都要先宣告,但第一列必须是XML的宣告;只能有一个根节点;所有元素必须是巢状结构;卷标须成对的,结束标签须有“/”符号;卷标名称与属性必须是合法,且大小写被视为不同;属性值的指定必须被引号所包围;特殊字符必须依照规定撰写。

二 XML的技术框架

(一) XML模式(schema)

1.模式文档

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