面对企业中出现的小恩小惠现象,面对“皇亲国戚”自恃自己的“皇家血统”,认为“受贿”理所应当时,职业经理人应巧妙地找准突破口,采用“法治”的手段,建立起相应的游戏规则。
只要是制造企业,采购、仓库、财务及来料检验等部门平时总会偶尔收到供应商送来的小礼物,有时是水果,有时是烟酒,有时是茶叶等。这些礼物林林总总,种类繁多。收到礼物的部门和职员自然是兴高采烈,似乎他们理所当然应该享用供应商的这类“进贡”,而那些“清水衙门”中的职员虽然表现出不屑一顾的神色,但实际上,内心隐藏着羡慕、嫉妒和不平衡。
对于这类现象,俺看在眼里,记在心头,一直在考虑制定和出台一个处置这些礼物的游戏规则。但因为平时收到的礼物多是一些吃吃喝喝的小玩意儿,并不是什么价值较高的物品,而且大多涉及采购和财务这两个“皇亲国戚”占据的部门,俺不便于突然与他们撕破脸皮,只得慢慢寻找机会。
机会终于来了。2006年9月的一天,HR部门经理领着保安队长前来报告:前一天下午下班时分,一名本地仓库管理员将供应商送来的一箱菊花茶据为己有。在值班保安的通融下,他未办理物品出门放行和登记手续,便将价值500多元的茶叶带回家了。HR部门经理与保安队长曾询问过仓库主管,对于此事,仓库主管和其他仓库管理员并不知晓。
虽然算不上什么违法乱纪的大事,仓储部门以前集体收受供应商礼物的行为也时有发生,但俺感觉好像突然下了一场及时雨,机不可失,必须借此机会“小题大做”,将这一事件的处理过程当做建立游戏规则的契机。
于是,俺首先责令HR部门经理去处理保安,然后,再指令仓库主管迅速召集本部门全体员工,讨论拟定一个对该仓库管理员的处理意见。
据说,仓库主管召集部门员工开会时,整个部门的全体职员都义愤填膺地指责那名仓库管理独享美食的自私行为。然后,在仓库主管的提议下,大家一致同意给这名仓库管理员实物价值两倍的“处理价”,算是将茶叶名正言顺地卖给了他。
接着,俺利用一个空闲时间,让HR部门经理通知采购、仓库、财务及来料检验等相关部门领导开会。会上,俺刚刚通报完这一事件,还没有来得及说出处理结果,就引起了采购部门和财务部门负责人的强烈不满,纷纷要求严肃处理。
俺装模作样地问他们:“依据什么来处理?”
二人含含糊糊罗列了半天,还是没找出合适的处理条款。俺又问HR部门经理,回答同样是似是而非,后来又说只能套用行贿受贿的处理办法。
俺摇了摇头说道:“按行贿受贿来处理,如果就事论事,那就有些言过其实了。事情目前还没有严重到这个地步,但如果不加以制止,任其发展下去,这些人的胃口就会越来越大,日积月累,哪一天出现这类行贿受贿的现象也不足为奇。我们听过这样一句警语 ‘从小偷针,长大偷金’,习惯和风气是逐渐养成的,今天敢收受别人的物品,明天就可能收受别人的现金,后天则可能发展到直接向别人索取财物。这个风气一旦形成,就会导致两种直接的危害——一是‘受人钱财,帮人消灾’。相关环节的人员因为得了好处,该把关的地方就会放人一马,甚至帮助别人弄虚作假、蒙混过关。如果这些人得不到好处,就会因此而刁难别人,败坏企业形象,影响与供应商的合作关系。二是导致其他员工因为不用担心受到处罚而纷纷仿效。如此,一个部门、一个企业的不良风气就会逐渐蔓延开来,最终受害的还是企业,还是我们大家!”
说到这里,俺提醒与会人员:“这类礼物,如果我们禁止收受,那也不合情理,许多供应商完全是出于友好和礼节,我们没有必要让他们难堪。同时,这些不用花银子的礼物,不收也白不收啊,问题是我们在礼尚往来中如何防止类似现象发生呢?最好的办法是采用‘法治’的手段,建立起相应的游戏规则,在这些可能受到诱惑而犯错的员工面前架设一条高压线,这样才能有效制止这类行为。”
与会人员发言踊跃,特别是财务部门与采购部门的负责人,更是希望“乱世用重典”。会议最终讨论并确定了几条原则:
第一,各部门今后收受的所有物品统一交给HR部门登记、保管和分配,任何部门均不得私自处理和分发。
第二,物品分配按照各部门轮流配给的原则,更多倾斜于一线部门。
第三,任何部门私自动用了所收受的物品,按其价值的两倍直接卖给部门主管,从部门主管工资中扣除相应的金额。至于部门主管是否收取下属的款项,企业不予过问。
俺深知,政策制定出来容易,实际执行起来远远没有那么简单,特别是面对那些“皇亲国戚”,如果他们首先践踏规则,作为“执法”机构的HR部门,对于这些“皇亲国戚”就像小鬼面对大菩萨一样,一定会显得法力不够。你能让他们不吃,还是能让他们不拿?这样,一来二去就会导致政策形同虚设,在实行过程中也会前功尽弃。
为了防止此类现象发生,俺通知HR部门经理,让他知会保安部,凡是发现有送礼的迹象,首先向俺报告,由俺出面做恶人,通知收礼的部门马上将礼物送到HR部门登记保管。
一次、两次、三次……这些利益相关部门看到俺认真起来,特别是看到俺亲自过问、亲自主导分配后,便没有人再敢隐瞒不交。
这些“皇亲国戚”跟着俺前前后后忙活了一场,最后发现自己折腾了半天,本想通过游戏规则去限制别人,结果制定出来的条条框框实际上更多是针对自己。感觉到对自己有了更多限制的时候,他们私下悔之不及,但已经为时晚矣,只好哑巴吃黄连,在众人面前漂漂亮亮地表现出洒脱的一面,带头主动上交所收受的物品。
接着,俺又带着HR部门一起督促了几次,一方面提醒各部门领导主动上交,一方面将这些监督的工作慢慢过渡到HR部门,让其独立履行职责。
凡事只要形成了习惯,就顺理成章地成为规则。时间一长,这一规矩就这样坚持下来了。
从整个规则的建立和实施过程中,我们可以看到这样几个“玄机”:
第一,巧妙地找准突破口。契机尚未出现之前,只能不动声色地静观其变,而当真正的契机出现后,就要迅速出击。
第二,许多工作仅仅寄希望于“执法”部门去推行,是不可能真正执行到位的。因为一个平行部门的职责和权力空间远远不足以应对各部门的阻力、特别是“皇亲国戚”中的反弹力。只有企业高层亲自出面主导,待打开局面后,再过渡到“执法”部门去保持和继续,才能保证政策的执行和执行中不走弯路。
第三,从仓储部门集体声讨仓库管理员的现象中,我们可以看到,一个部门集体犯错或整个部门的职员集体得到了好处,对于企业来说,意味着法不责众,对于他们自己来说,也不会产生互相指责的行为。而如果他们中间只有一个人独吞利益,就似乎侵犯了其他人的利益,自然会引起整个部门的不满从而导致群起而攻之,这种情绪和心理可以适当地运用于孤立少数极端化的员工上。
第四,“皇亲国戚”在事件起初心里不平衡,主要是他们认为自己拥有天然的“皇家血统”,接受这些物品理所应当,而别人没有他们的特殊身份,却要享受与他们同等的待遇,简直就是大逆不道。于是,他们主动站出来出谋划策设置条条框框,本意是想因此“革别人的命”,殊不知这些条条框框最后缠住的是自己。这类事先不露痕迹的隐性做法,在管理实践中,可以巧妙地运用于试图通过某种个案的处理达到解决同类问题的情况。