严谨的套路、环环相扣的做法，才能产生效率，才能避免出现疏漏。这种基本的工作方法表面上看是教条化了，但实则是历史经验和教训的结晶，是一种简洁、高效、实用的工作方式。
新入职的两名应届生，分别担任秘书和助理职位。也许是为了检验她们的“功力”， 人力资源部经理参加厂长经理级的工作例会时，特意通知二人也一起参加，并同时承担会议记录工作。经过初试，两名新人便露出公文写作风格与职场实际需求严重脱节的端倪。
一名女孩将会议内容简化到只列出一、二、三、四之类的纲目，重点内容虽然记录下来了，但忽略了承办责任人、协作人、完成时限等具体细节；另一名女孩的记录却过于繁琐，二十分钟布置工作任务的会议，她整理出来的会议记录竟密密麻麻长达三页A4纸，内容则采用新闻写作手法加以形容和发挥，一再出现“×××指出”、“ ×××强调”、“ ×××要求”、“ ×××语重心长地说”等，最后的概括更是离题万里“与会者一再表示，我们一定会努力工作，如期完成领导交办的工作任务，决不辜负上级的期望”。
人力资源部经理面对这两份不着边际的会议记录，哭笑不得地向她们当面指出：“这是企业领导布置工作任务的会议，记录重点应放在实用方面。这个记录将发放给各位参会人员和相关承办部门，用于指导下一阶段的具体工作。太简洁的记录，没有明确记录责任人，会导致相关责任人懈怠，配合部门也会感觉与己无关，会误事；太繁琐的记录，特别是那些无用的客套话，会浪费大家的时间，耽误工作任务的完成，甚至可能因为记录内容太繁杂、重点不清晰、导向不明确，导致责任人越看越糊涂。”
两名应届生听了，先是露出茫然的神色，然后小声嘀咕。一名女孩则辩解道：“会议记录，本身就是要简洁啊！”另一名女孩反唇相讥：“别太夸张了，不就是个会议记录吗？凡事不能死搬教条啊！”
针对这种现状，人力资源经理向俺提议，建议举办一次秘书和助理在公文写作、会议记录等方面的基础培训，将太简单与太复杂的做法综合一下，然后制成PPT，对她们重点讲解。
俺否决了人力资源部经理的建议，告诉他：“问题不在这里，这些入门知识，我相信她们在学校早已学习过N次，只不过学习的内容与企业的实际做法差距太明显。客观地分析，这事除了她们的态度需要端正外，也不能完全怪她们，我们也有责任。”
“首先，她们确实没有这方面的职场实战经验，而我们却习惯按照自己的思维方式和做法去要求，要求她们走上工作岗位后马上进入我们需要的实战状态，这就难免出现要求与实际脱节的状况。
“其次，我们一直没有提供具体的会议记录模板和标准，前任秘书和助理能够简洁明了地做好会议记录，除了她们以前的经验符合企业实际情况外，其风格符合我们的‘口味’也是重要原因之一。而这两名新职员做出的文件不符合我们‘口味’，在于她们在没有参照物的情况下自己发挥，当然会与我们理想的会议记录存在差距。
“另外，学校与社会上流行的‘假大空’的文风也是导致她们出现偏差的原因之一。她们没有见识过企业内部的真实做法，只能临时抱佛脚，借用她们平时接触过的学校与社会上流行的‘假大空’模式了。”
俺要求人力资源经理根据企业需要做一份会议记录表格模板，并将此固定下来。这样的话，不管任何人接替这一工作，都不用我们再为此事浪费时间和精力了，也减少了新人刚来时的不知所措，让她们直接依照标准和模板“照葫芦画瓢”就行了。
有了目标，就需要将目标具体细化。俺给人力资源部经理列了一个详细的科目，让他制成一份表格模板：①序号；②工作内容；③具体要求；④承办部门及承办人；⑤配合部门及责任人；⑥追踪检查人；⑦最后完成时限；⑧进度检查记录。
很快，人力资源经理制定的表格模板经过审核修正，最终确定为企业所有会议记录的通用模板。秘书小姐以总裁办公室的名义，将电子文档连同人力资源部另附的一份使用说明，以内部邮件的形式发送到各部门，并要求各部门严格按照规定使用这一模板，同时废止其他版本。
这一本来很平常的小事，却引起了个别职员的非议。在企业办公自动化系统上，俺看到他们的留言：这样做，岂不是死搬教条？
面对无理指责，俺不得不站出来说话，立即在系统上明确表态：严谨的套路、环环相扣的做法，才能产生效率，才能避免出现疏漏。这样做并非死搬教条，而是经验和教训总结出来的结果，是一种简洁、高效、实用的工作方式。我们反对死搬教条，但是，如果将最基本的工作方法也当做教条，那么，我们可以明确宣布，企业也需要基本的教条！
有了这个“公式”化的模板后，秘书和助理岗位以及各部门人员虽然不断有新人更替，但再也没有出现会议记录不着边际的问题了。
