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第40章 统筹法:解决问题有程序,先后次序要排好(3)

时间管理就是记录你的时间是怎么花掉的,当然这种记录绝不是一个一次性的任务,为了确保整个时间管理过程的顺利进行,为了了解最新的时间使用情况,我们还可能需要不断地重新做出记录。比如,一个月可以抽出一天的时间来专门记录当月时间的使用情况。

3. 有的事情并不是非做不可的

查理夫妇来找比尔·盖茨,向他请教一些家庭管理问题。他们夫妻养育了七个孩子,家里又忙又乱,太太一天忙到晚都忙不过来,变得脾气暴躁,心情变得很坏,身体精神都濒临崩溃。而那位先生呢?他回家就好像是上战场,感受不到半点家庭乐趣。

比尔·盖茨于是告诉那位先生说:“你们的困难症结是因为你的太太工作太过劳累,她出尽全力也做不清家务。你雇个佣人帮她吧!”

椐比尔·盖茨所知:他们家庭的经济状况很不错,别说雇一个佣人,就算两三个也不成问题。

当他向夫妻二人提出这个建议时,立刻遭到了查理太太反对:“不行。我不许别人来照顾我的丈夫和孩子。”

比尔·盖茨耐心地向她做说服工作,反复地向她解释说她现在没有能力照顾他们,讲得率直点,她那种有心无力反而正在折磨她所爱的人。

后来,夫妻二人接受了比尔·盖茨的建议,雇了个佣人——太太轻松多了,丈夫也得到安慰,孩子们也快乐了。

对我们来说,最重要的是要让自己清楚的知道什么是重要的、必须做的任务。一个成功的时间管理者,他的高明之处还在于,不仅能很好地安排自己的时间,而且还能够有效地遵守工作时间,不让任何一个计划或时间表变得毫无价值。

做好规划,事情顺理成章

很多人都羡慕一些成功人士具有运筹帷幄的本领,做事临危不乱,有条不紊。其实并不是这些人有着与生俱来会处理事情的能力,只是他们善于将事情做规划。

不要小看规划这个环节,它在很大程度上影响着是高效率做事还是在浪费时间。同样的工作量,一样的任务,同样多的问题,善于做规划的人总是能够把事情做得完美圆满,而看上去似乎很轻松就把问题解决了;而不会做规划的人,不但会耗费很多的时间,甚至还会把事情弄得一团糟。

运筹帷幄才能决胜千里,“未出茅庐而知天下之将三分”,我们虽然不能像诸葛亮那样会神机妙算,但事先做好规划,应该成为做事的准则。

无论你是经营生意还是日常生活,你都应该把物资管理得清洁整齐,把账目记得清清楚楚——这是最重要的一件事。那些把什么事物都弄得乱七八糟的人,终有一天要跌倒。我们有时候习惯把事情随随便便搪塞一下了事,从不想到应该怎样做得更好。遇到不得不放下手中的事情时,就不管事情已经做到哪里立刻顺手抛开,等着回来后继续再做。这样的做事方法自然不会有好的清晰的结果。

对时间情有独钟的比尔·盖茨,在和友人的一次交谈中说:“一个不懂得如何去经营时间的商人,那他就会面临被淘汰出局的危险。而如果你管住了时间,那么就意味着你管住了一切,管住了自己的未来。”

如果你开车去一个不熟悉的地方,会不会先不问路或不带地图?时间管理专家认为,每次花少许时间去预先计划,收效将会十分显著。事先花10分钟筹划,事中就不必花一个钟头去想该做些什么事。

1.把事前规划当成一种习惯

肯特·雷特在迈阿密州的退伍军人医院疗养,他的时间很多,但是除了读书和思考之外,能做的事情并不多。他懂得思考的价值,他对自己充满信心。

肯特知道很多洗衣店在烫好的衬衣里加上一张硬纸板,以防止变形。他得到一个灵感,写了几封信向厂商洽询,得知这种硬纸板的价格是每千张4美元。他的构想是,在硬纸板上加印广告,再以每千张1美元的低价卖给洗衣店,赚取广告的利润。

肯特出院后,立刻着手进行,并持续每天研究、思考、规划的习惯。

广告推出后,肯特发现客户取回干净的衬衫后,衣领的纸板丢弃不用。

他问自己:“如何让客户保留这些纸板和上面的广告?”答案闪过他的脑际。

他在纸卡的正面印上彩色或黑白的广告,背面则加进一些新的东西——孩子的着色游戏、主妇的美味食谱或全家一起玩的游戏。有一位丈夫抱怨洗衣店的费用激增,他发现妻子竟然为了搜集肯特的食谱,把可以再穿一天的衬衫送洗!

肯特并未以此自满。他野心勃勃,要让自己的事业更上一层楼。他把每千张1美元的纸板寄给美国洗衣工会,工会便推荐所有的会员采用他的纸板。因此,肯特有了另外一项重要的发现,给别人你所喜欢的及美好的事物,你会觉得得到更多!

缜密的思考和规划为肯特带来了可观的财富,他认为一段独处的时间,是招徕财富必要的投资。

不要误以为马不停蹄才是效率,不要认为思考是浪费时间。经常用一些时间来思考及规划,将有意想不到的效果。

如果你多费一点时间和精力,把你的事情做出一种结果,把你的东西收拾放好;当你将来再继续下去时,再要把东西找出来时,真不知要省去多少时间和精力,更不知要省掉多少无谓的纠纷与烦恼。

2. 事情顺理成章,结果就会水到渠成

一个小村的村长经常为村民的饮水问题而犯愁。为了从根本上解决这个问题,村长决定对外签订一份送水合同,这样可以解决村民的饮水问题。

张小虎和孙强二人看到了通知,于是便前往这个小村子,找村长签了一份合同,从此二人就担当起了为村里送水的任务。

张小虎得到这份工作以后非常高兴,决心把这份工作做好,于是他立刻行动起来,买了两只大木桶,每日奔波于1公里以外的湖泊和村庄之间,从湖泊中打水并运回村庄。为了挣钱,他起早贪黑地工作,很快就赚到了一笔钱,心里甚是欢喜,在心里默默地打算着再赚到钱以后要为自家添些用品。

孙强却没有像张小虎那样拼命地挑水、送水,而是做了一份详细而周密的商业计划。1个月后,孙强去小村附近一个比较繁华的镇上请了一支施工队,目的是请他们建造一条水渠,将1公里以外湖泊里的水引入小村庄。就这样为了完成自己那项商业计划,孙强花费了一年的时间,终于将水渠修建好了。

竣工典礼上,孙强向村民承诺,他的水一定比张小虎的水干净,而且量也比张小虎的充足,一天24小时都可以源源不断地为村民提供用水,同时价格比张小虎的低25%。村民们高兴地相互转告着。大家知道以后,纷纷表示从孙强的管道上接水龙头。

孙强的商业计划慢慢实现着,并且逐渐扩大。他想,像这个村庄一样缺水的村庄一定还有很多,于是他开始向周围的村庄推销他的快速、大容量、低成本并且卫生的送水系统。

就这样,孙强的送水系统形成了,他每送出一桶水就赚1毛钱。他每天能送几十万桶水,一天天积累下来,即使他不工作,几十万人都在使用着他的水,因此,大量的钱都流入了他的银行账户。

俗话说,万事开头难,第一步走的方向往往决定了接下去事情的进程。人做事都是有惯性的,此刻的决定和表现就决定了下一刻的状况。因此,做事要有纵观全局的感觉,无论大事小事,都应有头有尾,有棱有角,把事做得完整。

未雨绸缪,防患于未然

在思考第一步该怎么走的时候,就是我们需要对事情做全面筹划的时候。比如说,我们要去办什么证件,出门前就要想好该带上什么办证需要的证明和其他东西,这需要把整个过程都了解了才能做出判断。出去旅游或其他事,我们在不知将来会发生什么的情况下,第一步应该尽可能地做得完善。

虽然我们无法控制事情的发生,但我们可以做足充分的准备来减少和避免损失的结果。在解决任何问题之前,准备得越充分,对自己越有利。

成功人士在行动前总要把目标方向了解清楚,不主张贸然行动。所以,他们的成功率较高。为此,我们也应该在处理事情之前先做好周密的准备,广泛收集各种可能派上用场的资料,甚至对方的身世、嗜好和性格特点,使自己无论处在何种局面均能从容不迫地应付。

1. 万事俱备,办事一帆风顺

一位青年苦恼地找到智者,说自己曾经豪情万丈地树立了很多目标,可是几年下来,依然一事无成。他找到智者时,智者正在烧水。

青年看见墙角放着一把极大的水壶,旁边是一个灶台,可是没发现柴火。智者对青年说:“你先帮我烧壶水吧。”青年在外面拾了一些柴火,装满一壶水,往灶台内填了一些柴火便烧了起来。可是水壶太大,柴火全部烧光了,水还没开。于是青年跑出门外继续捡拾柴火,等找到了足够的柴火回来,却发现那壶水已经凉了。后来青年学聪明了,他不再急着点火,而是再次出门找了更多的柴火,由于柴火准备得充足,水很快烧开了。

这时智者问:“如果没有足够的柴火,你该怎样把水烧开?”

青年想了一会儿想不出来答案。智者说:“可以把壶里的水倒掉一些。”

青年若有所思,智者接着说:“你开始踌躇满志,树立了过多的目标,就像这个大壶装得水太多一样,而你又没有足够的柴火,所以不能把水烧开。要想把水烧开,你或者倒出一些水,或者先准备足够多的柴火。”

青年顿悟。回去后,他把计划中的目标删掉了一些,只留下最近的几个,同时又学习了一些专业知识,几年后,他的目标都实现了。

我们只有像这位青年一样,准备好自己用来解决问题的“柴火”,才能把问题解决好,实现目标。

2. 用材之前先选材

有一天,国王在大臣的陪同下,来到马棚视察养马的情况。

见到养马人,国王关心地询问:“马棚里的大小诸事,你觉得哪一件事最难?”养马人一时难以回答。

其实,在养马人心中是十分清楚的:一年365天,打草备料,饮马遛马,接驹钉掌,除粪清栏,哪一件都不是轻松的事!可是在君王面前,怎能一一数落出来呢?

站在一长排拴马的栅栏旁,有个大臣环视一周,便代为答道:“从前我也当过马夫,依我之见,编排用于拴马的栅栏最困难。为什么呢?因为在编栅栏时所用的木料往往曲直混杂。你若想让所选的木料用起来顺手,使编排的栅栏整齐美观,结实耐用,开始的选料就显得极其重要。如果你在下第一根桩时用了弯曲的木料,随后你就得顺势将弯曲的木料用到底。像这样曲木之后再加曲木,笔直的木料就难以启用。反之,如果一开始就选用笔直的木料,继之必然是直木接直木,曲木也就用不上了。”

提前做好准备,避免日后更改和返工的麻烦,应是我们做事时养成的良好习惯。比如在工作和解决一个难题之前就把所需的资料和工具准备齐全,并且优先使用最好最方便的工具和资源,避免一边做事一边寻找可利用的资源,这样不仅可节约很多的时间,也能提高做事的效率。

3. 事后控制不如事中控制,事中控制不如事前控制

有位客人到某人家里做客,看见主人家的灶上烟囱是直的,旁边又有很多木材。客人告诉主人说,烟囱要改曲,木材须移去,否则将来可能会有火灾,主人听了没有做任何表示。

不久主人家里果然失火,四周的邻居赶紧跑来救火,最后火被扑灭了,于是主人烹羊宰牛,宴请四邻,以酬谢他们救火的功劳,但是并没有请当初建议他将木材移走、烟囱改曲的人。

有人对主人说:“如果当初听了那位先生的话,今天也不用准备宴席,而且没有火灾的损失,现在论功行赏,原先给你建议的人没有被感恩,而救火的人却是座上客,真是很奇怪的事呢!”主人顿时醒悟,赶紧去邀请当初给予建议的那个客人来吃酒。

俗话说:“预防重于治疗”,能防患于未然之前,更胜于治乱于已成之后。事后控制不如事中控制,事中控制不如事前控制,不要等到错误的决策造成了重大的损失才寻求弥补。弥补得好,当然是声名鹊起,但更多的时候是亡羊补牢,为时已晚。所以,我们面对问题,最重要的莫过于能提前作出正确的判断。

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