在简报中每个段落的开始，可以用25个以内的字陈述这一段落所要表达的重点。例如“下一个要说的重点是……”、或是“简报的第三个重点是……”这样可以让你的读者或听众有个清楚的概念：这个简报目前进行到哪里了。
2．E=举证
列出确切的论据、例子、统计数字、故事以及类似事物等任何可以支持论点的素材。在举出论据之前，可以这样的句子开始：“让我给你们几个例子。”“这里有几个统计数字，或许你会感兴趣的。”
3．S=综合
将你的主要论点再陈述一遍，这样读者、听众才知道你将确切的举证转化为一般性结论。你可以这样综合你的论点：“我将综合这些论点……”，或“结论是……”这样的陈述应用于结尾。
4．T=转接
用下面的句子将读者或听众从一个主题引向下一个重点：“现在我们来讨论下一个主题”，或是“让我们接着……”。
四、以积极的方式结束简报
结语对简报非常重要，要在简报结束时建立积极的、建立团体精神的感受，可以考虑采取下面的方式：
1．挑战、困难与努力
告诉听众或读者你所提出的想法不是那么容易进行的，但无论如何请他们勇敢地接受这一挑战。
2．积极
尽可能表达出诚意与信心，表示自己愿意接受挑战，然后预期可实现的成功。
3．未来
谈及将要来临的时光，你甚至可以用“未来”这个字预期更光明的日子。
4．人称代名词
让你的简报更感性化。使用“我”——当你提到承诺或抱负时，告诉他们你的感受是什么。用“你”——当提及你的读者、听众时可以这样用。更进一步、用“我们”表示你与他们是同一群体的，以此可以增进认同感。
5．用上升的语气结束简报
让你的简报在上升的语气中结束，而不是下降的语气。比较下面两种结语：
第一，让我们期待一个更光明的未来，而且避免犯下过去所犯的错误。
第二，我们将避免过去所犯的错误，并且期待一个更光明的未来。
显然，应该在积极气氛中结束简报，尽量避免下降语气。因此，第二种结束方式更有鼓动性。
商业文书沟通技巧
一、文书的含义
对于“文书”一词，词典解释为“能提供真实信息的书面材料”。由此可见，商业文书的概念是广泛的，它所包含的文体类型，也很宽泛丰富。商业环境中，“文书”一词可以用以指信件、短函、报告、货单、命令和其他许多带有文字符号的文件。这些文书中的任何一个都可以有很多形式，如，报告可以有设计报告、正式报告、暂时报告和终结报告；信件有证明信、调查信、任命书、解职书等等。
二、商业文书的特征
1．清楚、明晰。
读者能否较容易的阅读、理解、吸收书面材料，很大程度上取决于写作的文本是否明晰、清楚。一般来讲，写出的文本应该是语法完整、标点符号使用精确的。具体来说，要做到文件清楚、明晰，应从具体以下几个方面入手：
①语法正确、标点符号正确；
②格式符合惯例且遵循本公司固定模式；
③句子流畅、连贯，过渡自然，尽量使用短句、简单句；
④充分考虑读者理解能力，不能过于专业化；
⑤主题要集中，目的要明确；
⑥每段开始应有主题句，且每段只表达一个意思。
2．简洁、精炼。
写作商业文书时，不要出现赘词、冗长的句子及无关的段落，用贴切的语言表达思想和情况。具体来说可以从以下几个方面入手：
①避免赘词：比如用“因为”而不用“由于某种原因”；用“一直”而不用“在所有的时间里”等；
②杜绝重复：比如用“经验”而不用“实际的经验”；用“事实”而不用“其实的事实”等；
③用单字而不用短语：比如用“一些”而不用“一定数量的”；用“如果”而不用“依据是否”等。
3．准确、贴切。
在商业文书中，“准确”包含以下几个方面：词语、标点运用准确；逻辑结构连贯合理；图表数据运用准确等。要做到准确、贴切，应从以下三个方面入手：
①避免使用抽象词语
如“一些职员脸上在项目前和项目后都显现出高度的表情”，这句话根本没有表达出职员们的心态，让人不知所云。应改为“一些职员在项目前和项目后都显得不大高兴”。
②避免逻辑结构混乱
如“我估计要下雨了，然而尚未见乌云聚集，所以我要带把雨伞”。这句话逻辑结构混乱，不符合惯例。应改为“虽然乌云还未见聚集，但我估计要下雨，所以我要带把雨伞”。
③正确使用数据和图表等
正确地使用数据，包括数据本身、标点符号、数据的时间期限、数据的修正系数及方法、数据的对比等。
正确地使用图表，包括图表中的数据本身、标点符号、数据的时间期限、数据的修正系数及方法、数据的对比以及图表的含义等。
三、明确文书的写作意图
文书的作者应清楚明了地确定文书是为何目的而创作的。是为了通知读者什么事，还是要他按事件的记录或决定去行动？文书的完全意图必须在进行下一步的准备工作之前确定，并得到理解贯彻，还要能用一个简短的句子表达出来。比如，一封信的意图就可以这样表述：
“记录1991年12月9日我对施先生的行动的不同意见。”
或者：
“表明1991年12月9日我与施先生意见不同的原因。”
这样，不同的目的就产生不同的信件：一封是一份记录，而另一封则试图告知或说服别人。
明确商业文书的写作意图是写作的一个关键步骤，它将可能影响写作的风格及文书的结构形式，也能促进写作者对文书主题和范围作出决定。上面的第一个例子清楚地反映了这种影响。这封信的意图是用作一份记录，那么，它的风格形式将是正规的，尽管还可能有附在信后的声明。而信也将寄给施先生本人或他的上级。这封信还可以包括(当然也可以不包括)写作者对其他相关的事件和行动的不同意见。但无论怎样，它只是一份记录，也许将来的某一天可能用到。
由于信是用作记录，而其对在未来的应用环境中写作并不清楚。这种不确定性，决定了这封信还要包括一些清楚明确、与信的应用环境不同或超出其应用范围的详细说明。上述这些特点也可以与经理写给秘书的简短便条的内容、风格和结构形式作一比较。便条是非正式的，没有固定的结构，看了以后便被丢弃；如果便条指的是行动指示，那在完成以后也会被扔进废纸篓里去。便条只是可以作为传递信息要求的一种方式，使接收者收到后能记住所要采取的行动措施。这些差别，对文书的内容风格都有很大影响。
四、确认所需资料
根据文书的写作意图，把所拥有的资料进行分类。在收集整理必要的信息资料时，必须保证遵循以下原则：
(1)只收集有关的、准确的信息资料；
(2)将客观事实与主观意见、推论相分离。
五、商业文书写作技巧
1．把最重要的内容放在开头及结尾。
每天都会有大量的商业文件在企业内流通。对于收到许多这类文件的经营者而言，通常是很难通篇阅读每一篇文件，而只是注意一下文件的开头与结尾。所以不要想当然地认为商业文件的读者会按照你所安排段落的顺序阅读文件，应该将那些一定要被看到的信息放在开头与结尾的显眼位置，而把次要的细节放在中间的段落。
在文件结构的组织上，可以按下面的安排进行：
①在“呈——发自——日期”开头部分，再加上完整的主题叙述；
②将结论的简洁易懂的语句写在第一段或最后一段；
③将行动要求——你希望读者所做的事，写在最后一段或第一段；
④为方便阅读，可以在文件每个段落前加上标题；
⑤为读者留出地方写反馈意见。
2．保持写作的连续性。
在进入具体的写作过程之后，要注意保持写作的连续性，不要为了某个局部的修饰和调整而中断或放慢整个写作的过程。因为思路被打断后，某些重要的创意可能会被遗忘。
可以用下面的办法来保证写作的持续性：
①以大纲为写作的指导。当然，题旨有重大变化时，应立即修改大纲；
②避免在写作时做修改的工作。在写作的过程中尽量一气呵成，以免思路被打断；
③如果发现有语法错误、错别字或句式表达不够理想，只要在相应的位置作上标记、留下修改的空格就可以了，不要马上进行修改；
④如果是手写，不妨留下较大的修改空间；
⑤如果是使用电脑，可以将字号放大，这样既便于写作，又不会因为屏幕上显示过多已写完的内容而导致分心。
总之，要尽情地写，然后再修改。
3．如何修改商业文件
写完的商业文件只是一件“半成品”，还需要进行修改才可能在文字表达方面趋于完善，从而成为一件完整的作品。只有内容和形式都达到一定水准的商业文件，才有可能实现良好的沟通效果。
(1)大——中——小修改法。
①大改。快速通读全文，寻找大的因素，如主要的内容以及组织结构。从全局的观点审视文章，它是不是很难阅读？或仅是一堆文字？如果文章看起来很难阅读，或许，它就根本不应该现在就被人读，那么，毫不犹豫的进行大改。
②中改。迅速看看文章是不是保持了简单、清楚与精确的特性。问问自己，读者是不是需要知道所写的每一件事情？能不能删除某些段落或部分内容？句式表达是不是可以更简单些？所提出的是否清楚？
③小改。接着，寻找文章细节方面的问题，如语法、错别字或标点符号。把这样细节性的工作留在最后，可能避免做许多无用功。
(2)标题的调整。
优秀的商业文件，其标题应该是完整而清楚的。而实际上，表达不清楚、内容不完整的标题却随处可见。例如，“管理会议”是一个常见的标题。这个标题就存在很多问题：它是邀请读者去参加这个会议呢？还是提供会议议程的信息？或是提出准备下次会议的意见？是要求重新安排会议？或是提供背景资料？从标题上丝毫没有反映，必须看了内容才会知道。也就是说，这样的标题是不完整的。
标题的设定应按照这样的原则：标题=日的+主题。如上面
例子中，“要求取消下次的管理会议”，这样的标题就是完整、清楚的。因为它既表明了文件的目的(要求取消)，又说明了主题(下次的管理会议)。
标题中的“目的”可以以多种用词出现：更新、建议、大纲、时间安排、提案等。而“主题”则可以是企业经营中所涉及的各项事务。
(3)利用小标题方便阅读。
商业文件应以方便读者阅读为基本准则，而使用小标题则是方便阅读的最有效手段。利用小标题标出每个部分，即使是很短的商业文件，这样做可以在以下方面便利读者：
①便于浏览。读者可以很快找出重点。
②便于选择性阅读。读者可以通过小标题找出文件中最感兴趣的部分，并选择阅读的优先顺序。
③方便不同层次读者选择。文件可以通过小标题给不同专业背景的读者以指导。如科技人员可以找到标有“科技信息”的部分，而财务人员则可找到“成本利润分析”部分。
④留出空间。小标题可使文件中出现更多的空间，使文件不再是一堆文字，从而为读者留出阅读中喘息和评价的空间。
⑤方便重复阅读。小标题使读者在一段时间后再次阅读文件时，还能很快地把握重点。
(4)修改文件的基本原则。
①避免过多、过滥的信息。读者不一定需要知道所有的事，他们只需知道需要知道的事，删除那些他们不需要知道的事。
②清楚地表达信息，而非夸张地为吸引他人注意而写作。夸大其辞的商业文件只能让那些忙碌的企业人士放弃阅读的意愿。
③简单、避免复杂的表达。时刻记住爱因斯坦的名言：“每件事都尽可能保持在简单状态，使它简单得不能再简单。”尽量使用一些简单、有力的句子，而不是那些冗长、令人费解的句子。有时候，一些专业用语是必要的，但是永远要记住，尽量使用简单的词。
④使用人称代词。“我们建议你采用这一办法”这样的句子，在表达上比“关于这件事的建议，是应该采用这一办法”的句子更有效。人称代词可使句子变得简单，而且给人一种亲切感。
⑤旁观者清。即使是自己反复写的文件，有时也很难发现其不当之处，因为文件中所要表达的内容都是你所熟知的。所以，对商业文件的写作者而言，最好的建议往往来自于同事的评语。
应该选择你非常熟悉的、对相关问题有一定研究的朋友或你同级的同事来看你的文章。如果你请主管来看，可能会觉得他们的评论不是建议，而是命令；如果请下属来看，他们可能很难真正做到知无不言、言无不尽。同时，可以要求帮你看文章的人，特别注意文章的结构、视觉效果、精确性或技术性细节等任何你觉得最需要注意的地方。认真听取“旁观者”的意见，以确保你所写的商业文件能起到你所希望的沟通效果。
