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第15章 分解目标的方法 (5)

MECE分析法是麦肯锡的第一个女咨询顾问巴巴拉 明托在金字塔原理中提出的一个很重要的原则。MECE分析法要求的不遗漏、不重叠指的是在将某个整体(不论是概念性的整体,还是客观存在的整体)划分为不同的部分时,必须保证划分后的各部门要达到各部分之间相互独立,所有部分完全穷尽。

“相互独立”意味着问题的细分是在同一维度上不可重叠,并有明确区分的,“完全穷尽” 则意味着周密、全面。MECE分析法重点在于帮助分析人员找到所有影响预期效益或目标的关键因素,并找到所有可能的解决办法,MECE分析法的另一大功能就是有助于管理者进行问题或解决方案的分析、排序,并从中找到最优化的解决方案。

一般情况下都包含两种:一是在确立问题的时候,在主要问题的基础上,再逐个往下层层分解,直至所有的疑问都找到,这个方法有点类似于鱼骨图的方法。通过问题的层层分解,可以分析出关键问题和基本的解决问题的思路与方案。

另一种方法是要找到主要问题,并结合头脑风暴法,考虑解决该问题的所有可能方法(在不考虑现有资源的限制基础上),接着再往下分析每种解决方法所需要的各种资源,并通过分析比较,从上述多种方案中找到目前状况下最现实最令人满意的答案(在这个过程中,要特别注意多种方法的结合有可能是个新的解决方法)。

要实现相互独立的一个重点就是按层次以一个中心展开的树状分析,而不是进行相互关联的网状分析或展开,这种问题树也是MECE方法的一个重要应用。问题树类似于项目管理中WBS分解法,问题树的分解也一样必须要能够完全穷尽对问题诊断的所有描述和内容。通过逐项的展开和分解后,就很容易对造成问题的原因展开诊断和筛选。

基于问题树或WBS分解的模式就是结构化问题分析和思维的模式。造成不独立的原因是什么?主要在于每一次分解时都需要考虑相互独立,另外就是问题诊断时要先对造成问题的根源进行逐层分解,分解到最后往往解决方案也水到渠成。可很多时候,犯的一个错误是直接去分解针对问题的解决方案,跳过了中间的结构化思维步骤,没有按照MECE的一个重要原因就是将问题根源的分解过程和问题的解决过程混合在了一起,跳过了中间的一些重要的问题原因分析的步骤,这是造成没有相互独立的重要原因。问题树分解的最后问题原因分支和解决问题方案之间往往是多对多的关系,一个解决方案有可能会是针对多个问题根源采取的措施。

在问题树分解到最末枝的时候,这些原因之间往往存在着正分作用的相互影响。这就会造成当针对某一个原因制定解决方案的时候,会导致其他原因的恶化或出现新的问题和原因。所以,我们要全盘考虑,不能简单地头痛医头,脚痛医脚,结构化思维不能代替系统思维。这也是针对MECE方法必须要强调的一点,对于问题的分解是能够达到完整性和相互独立性,但是对于解决问题必须要考虑依赖性和相互影响,否则分解得再完美目标也很难达成。

MECE分析法是从你的解决方案的最高层次开始——列出你所必须解决的问题的各项组成内容,也是用最高的条理化和最大的完善度理清了你的思路。当你把这些内容确定以后,就要仔细琢磨它们。是不是每一项内容都是可以清楚区分的事情,都是独立的事情?如果是,那么你的内容清单就是“相互独立的”。

你是不是把一切都想到了?也就是说,是不是这个问题的每一个方面都出自所列内容的一项(而且是唯一的一项),如果答案也是肯定的,那么你所列的内容就是“完全穷尽的”。

举例来说,如果你的团队正在为一个著名的饰品制造商作一项研究,你目前面对的问题是“我们需要销出更多的饰品”。那么,你们可以提出如下一些方法来增加饰品的销售:改变把饰品卖给零售商的方式;改善针对消费者的饰品的市场营销方式;减少饰品的单位成本。

有人看了以后可能会说,这个清单看起来相当普通,也没什么特别之处啊。没错,是很普通,不过在接下来的部分,我们将深入讨论转向细节层次的问题。关键是这个清单要符合MECE的要求。

此时,假定你加入了另外一些元素,比如说“重新调整饰品生产程序”。这个问题与你已经提出的三个问题如何才能相匹配?这个问题很重要,但它并非是与其他问题相一致的,它处于“减少单位成本”之下,与“调整分销系统”“改善存货管理”这一类的问题是并列的。这是因为所有这些都是介绍饰品单位成本的方法。把它们中间的任何一项(或者是全部)与清单上其他三项列在一起就会造成重叠,而一旦重叠就意味着失去了预期的效果。

如果你做到了清单上的所有内容都是清楚的、相互独立,你还必须进行仔细观察,以保证它同时还囊括了与这一问题有关的所有问题或事项,也就是“完全穷尽”。

MECE分析法的主要步骤有两个:一是确认问题是什么。二是寻找MECE的切入点。只有通过这两个步骤,才能完成MECE分析法,从而达成目标。

MECE分析法的原则也主要有两条:第一条是完整性,说的是分解工作的过程中不要漏掉某项,要保证完整性,否则分析出的结果很难准确,很难有真实的指导意义;第二条是独立性,强调了每项工作之间要独立,每项工作之间不要有交叉重叠,否则也会影响分析的准确性。

结构化思维的优点在于对问题的思考更完整、更有条理,其本质就是逻辑。但“结构”不是“解构”,结构化的思维并不意味着对问题机械、简单地肢解。事实上,客户的问题多是一团相互纠缠、纵横交错的乱麻,结构化的思维不是否认事物之间的相互联系,而在于帮助客户理清思路,找到问题的源头。

9.SWOT法

SWOT分析法又称为态势分析法。SWOT四个英文字母分别代表:优势(Strength)、劣势(Weakness)、机会(Opportunity)、威胁(Threat)。其中,S、W是内部因素,O、T是外部因素。所谓SWOT分析,即态势分析,就是将与研究对象密切相关的各种主要内部优势、劣势和外部的机会和威胁等,通过调查列举出来,并依照矩阵形式排列,然后用系统分析的思想,把各种因素相互匹配起来加以分析,从中得出一系列相应的结论,而结论通常带有一定的决策性。

运用SWOT分析法,可以对研究对象所处的情景进行全面、系统、准确的研究,从而根据研究结果制定相应的发展战略、计划以及对策等。SWOT分析法常常被用于制定集团发展战略和分析竞争对手情况,在战略分析中,它是最常用的方法之一。当然,SWOT分析法也是个人职业生涯中规划的好方法。

对于个人而言,SWOT分析是一种功能强大的分析工具,是检查自己的技能、能力、职业、喜好和职业机会的有用工具。通过它,您会很容易知道自己的优点和弱点在哪里,并且您会仔细地评估出自己所感兴趣的不同职业道路的机会和威胁所在。

一般来说,对自身的职业发展问题进行SWOT分析时,应遵循以下四 个步骤:

第一 总结自己的优势、劣势、机会和挑战

SWOT分析法需要总结自己的优势、劣势、机会和挑战,然后结合这四方面进行深入分析。

优势分析:在自己的职业生涯设计中,如果你能根据自身长处在选择职业并“顺势而为”地将自己的优势发挥得淋漓尽致,就会如鱼得水,事半功倍;如果你像让乌龟学短跑那样选择了自己的职业,这些职业与自身爱好、兴趣、特长背道而驰,那么,即使你再勤奋和努力,也是徒劳,勤难补拙。

在优势分析中你要知道下面几点:

◆你学了什么。你从学校开设的课程中学到了什么有价值的东西,在社会实践活动中又有哪方面的知识和能力得到了提高和升华。

◆你曾经做过什么。比如,在学校期间参加过什么社会实践活动,担当了什么学生职务,某些方面积累了多少工作经验等。要提高自己经历的丰富性和突出性,你应该有针对性地选择与职业目标相一致的工作项目,坚持不懈地努力工作,这样才会使自己的经历派上用场并发扬光大。

◆最成功的是什么。你做过的事情中有比较成功的吗?最成功的是什么呢?是如何成功的呢?通过分析,可以发现自己的长处,譬如创新精神、坚强的意志等,并以此作为个人深层次挖掘的动力之源和魅力闪光点,为职业生涯设计提供有力的支撑。

我们每个人都有自己独特的技能、天赋和能力。在当今分工非常细的市场经济里,每个人都只擅长于某一领域,而不是样样精通。譬如说,有些人不喜欢整天坐在办公桌旁,而有些人则一想到不得不与陌生人打交道时,心里就发麻,惴惴不安。请做个表,列出您自己喜欢做的事情和您的长处所在(如果你觉得界定自己的长处比较困难,你可以请专业的职业咨询师帮你分析,分析好之后,可以发现你的长处所在)。

劣势分析:同样,你一定要清楚你最不喜欢做的事情,以及最做不来的事情。就像前面说的乌龟一样,不知道自己的劣势在哪里,就盲目选择,会觉得天生能做好许多事情,从而沉浸在自我优势的圈子里,孰不知自己的速度是没法和自己的耐力相比的。找到自己的短处,就要放弃那些对不擅长的技能要求很高的职业,可以找到适合自己的,并努力去改正自己常犯的错误,提高自己的技能。

在劣势分析中你要知道下面几点:

◆性格的弱点。人天生就都有弱点,这是我们与生俱来且无法避免的。可以静下心来,想想自己性格方面到底有哪些弱点,也可以从别人眼中看看你是什么样子的,与你的自我看法是否一样,这将有助于看清自我。

◆经验或经历中所欠缺的方面。欠缺并不可怕,可怕的是自己还没有认识到这一点,或者明知欠缺还不懂装懂。正确的态度是,要敢于承认自己的欠缺,并努力克服和提高。

◆最失败的是什么。你做过的事情中最失败的是什么?你是如何失败的?通过分析来避免在以后的职业中再次失败,防止一个错误犯几次。

同样,通过列表,你可以找出自己不是很喜欢做的事情和你的弱势。找出你的短处与发现你的长处同等重要,因为你可以基于自己的长处和短处做两种选择:一是努力去改正你常犯的错误,提高你的技能,二是放弃那些对你不擅长的技能要求很高的职业。列出你认为自己所具备的很重要的强项和对你的职业选择产生影响的弱势,然后再标出那些你认为对你很重要的强、弱势。

机遇分析:现在社会的快速变化,市场的竞争加剧,对个人的发展产生很大的影响。在这种情况下,个人如果能很好地利用外部环境,就会有助于个人发展的成功。否则,自己的职业生涯就很难有所突破。环境为每个人提供了活动的空间、发展的条件和成功的机遇,我们每个人都面临各种各样的机遇,比如,网络技术的发展使我们能了解更多的信息,择业的双向选择给了我们自主选择权,出国深造的途径多了使我们开阔了眼界等。有这样的说法,在机会面前有五种人:第一种人创造机会,第二种人寻找机会,第三种人等待机会,第四种人错过机会,第五种人漠视机会。我们如果不能创造机会,那么也要主动去寻找机会,至少机会来临的时候要懂得把握,不可让机会从指尖溜走。

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