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第8章 第2种思维 (2)

依照上司的吩咐,小林把自己关在家里,断绝了一切与外界的联系,专门思考如何改进自己的工作。再次上班后,小林把近期手头的工作列了个清单,然后排了个时序,用电话一一安排下去,对前来报账、结账的人边接待边告知他们下次来的时间段……又经过两天的调整,她办公桌前围的人少了,电话也不一个劲地响了,她也有空站起来泡杯茶,跟同事们说说话了。半个月后,上司再次找我,把那个小厂的账目也一并交给了她。

我们无论做什么事情,都要讲究效率。每天疲于奔命却又无效,不仅自己辛苦,领导看了也会怀疑你的工作能力。

在工作上讲究迅速高效,应该引起我们足够的重视。讲求效率,要求做事干练,眼力好,出手快。此外,一开始就将事情做对,不返工,不重复劳动,这是强调品质管理的德国人的成功经验。“倒流程”是丰田的发明,不积压,不浪费,也就是高效率的产生。

“迅速高效”是一种追求精益求精的工作心态,值得我们大力提倡。然而很多员工并不追求高效,他们信奉的是“差不多”哲学,凡事只求差强人意即可。尽管从表面看来,他们很努力、很敬业,但结果却总是无法让人满意。

工作没有效率,不仅会给自己带来很大的麻烦,还会给上司带来工作上的不便,更会给公司造成经济损失或形象损失。每个人都应该迅速高效地完成工作任务,这是你的职责,也是必须养成的习惯。

把时间用在刀刃上

培根说过:选择时间就等于节省时间,而不合乎时宜的举动则等于乱打空气。

同样是在工作,有些人只懂勤勤恳恳、循规蹈矩,终其一生也成就不大;而聪明的人却在努力寻找一种最佳的方法,在有限的条件中发挥才智的作用,将工作做到最完美。

同样是在解决难题,思想老化的人年复一年,机械地重复着手边的工作,毫无创新;相反,会动脑子的人会借着问题,将工作上升到更高效的层面,自己也可一劳永逸。

工作无序、没有条理,必然浪费时间。试想,如果一个搞文字工作的人资料乱放,本来一天就能写好的材料,找资料就找了半天,岂不费事?

工作有序性,体现在对时间的支配上,首先要有明确的目的性。很多成功人土指出:如果能把自己的工作内容清楚地写出来,便能很好地进行自我管理,就会使工作条理化,因而使效率得到很大地提高。只有明确自己的工作是什么,才能认识自己工作的全貌,从全局着眼观察整个工作,防止每天陷于杂乱的事务中。

美中贸易全国委员会主席唐纳德在《提高生产率》一书中讲到提高效率的“三原则”,即为了提高效率,每做一件事情时,应该先问三个“能不能”:能不能取消它?能不能把它与别的事情合并起来做?能不能用更简便的方法来取代它?

有序原则是时间管理的重要原则。一位著名科学家说:“无头绪地、盲目地工作,往往效率很低。正确地组织安排自己的活动,首先就意味着准确地计算和支配时间。虽然客观条件使我难以这样做到,但我仍然尽力坚持按计划利用自己的时间,每分钟地计算着自己的时间,并经常分析工作计划未按时完成的原因,就此采取相应的改进措施;通常我在晚上订出翌日的计划,订出一周或更长时间的计划;即使在不从事科学工作的时候,我也非常珍视一点一滴的时间。”

许多人工作过度而吃力的真正原因并不是工作太多,而实在是因为没有计划。没有计划,你很可能被一些不在计划之内的事缠身,该做的事就做不完。如果你就是管理者,你就不能管理工厂里的员工,不能训练他们的专业知识,不能叫他们制造出来产品。如果你每天有计划,那么你在每分钟之内,都应当知道做什么事。

除了要有计划,还有勤奋,因为只有这样才能保证计划的正常实施。勤奋是保持高效率的前提,只有勤勤恳恳、扎扎实实地工作,才能把自己的才能和潜力全部发挥出来,才能在短时间内创造出更多的价值。缺乏事业至上、勤奋努力的精神就只有观望他人在事业上不断取得成就,而自己却在懒惰中消耗生命,甚至因为工作效率低下失去谋生之本。

享受生活固然没错,但怎样成为老板眼中有价值的员工,这才是最应该考虑的。一位有头脑的、聪明的员工绝不会错过任何一个可以让他们的能力得以提升,让他们的才华得以施展的工作。尽管有时这些工作可能薪水低微,可能繁重而艰巨,但它对员工意志的磨炼,对员工坚忍性格的培养,都是员工一生受益的宝贵财富。所以,正确地认识你的工作,勤勤恳恳地努力去做,才是对自己负责的表现。

方法正确效率才更高

前面说过,无头绪地、盲目地工作,往往效率很低;正确地组织安排自己的活动,首先就意味着准确地计算和支配时间。然而,很多人却充当着消防员的角色,自觉或不自觉地把大部分时间用于处理急事,他们每天都在处理危机、四处救火。每天下来,他们总是身心疲惫不堪,但并没有干成几件要事。

为了“救火”,他们根本没有时间去处理该处理的问题,去思考最应该思考的要事。不是他们不想做要事,而是他们把大部分精力和时间花掉了,以至到最后不得不办时,早已错过了处理的最佳时机。如此日复一日地恶性循环,让自己像一个“危机管理人”那样,完全被大小事务控制住了,由此失去了驾驭工作和生活的主动性。

18世纪,天文学家在火星与木星之间找到了一颗小行星。为搞清它究竟是行星还是彗星,便请数学家计算它的运行轨道。数学泰斗欧拉计算了三天三夜,当数据出现时,他的右眼因劳累过度而失明了。与欧拉同时接受计算任务的数学家高斯,首先革新了欧拉行星运行轨道的计算方法,引入了一个八次方程,仅花1小时就得出了更加精确的结果。

1901年1月1日,人们循着高斯计算的运行轨道,终于找到了这颗小行星——谷神星。高斯深有感触地说:“若是我不变换计算方法,我的眼睛也会瞎的。”

因而我们说,有方法才能有效率。有的人用一天才能完成的工作,别人几个小时就可以完成,那是因为找到了适当的方法。那么,在现实工作中,我们该如何去找到好的方法了。答案就是,要善于发现事物的必要联系和规律。

有一次,美国华盛顿广场杰斐逊纪念大厦的某处墙面出现了裂纹,为了保护好这幢大厦,有关专家进行了专门研讨。最初大家认为损害建筑物表面的元凶是侵蚀的酸雨。为此,专家们设计了一套套复杂而又详尽的维护方案。

但是经过进一步研究,却发现最直接的原因,是每天冲洗墙壁所用的清洁剂对建筑物有酸蚀作用,而每天为什么要冲洗墙壁呢?是因为墙壁上每天都有大量的鸟粪。为什么会有那么多鸟粪呢?是因为大厦周围聚集了很多燕子。为什么会有那么多燕子呢?是因为墙上有很多燕子爱吃的蜘蛛。为什么会有那么多蜘蛛呢?是因为大厦四周有蜘蛛喜欢吃的飞虫。为什么有这么多飞虫呢?是因为开着的窗子阳光充足,大量飞虫聚集在此,超常繁殖……

由此,专家们发现解决的办法其实很简单,只要拉上大厦某一面的窗帘,一切问题即可迎刃而解。此前设计的那些复杂的维护方案,也就都成了一纸空文。只要拉上窗帘就能节省每年几百万美元的维修费用,这就是系统思考带给我们的启示。我们处理问题时,若能从看似不相干的东西中找出必然的联系,往往能够收到事半功倍的功效。

赢家思维

愚公精神固然值得敬仰,但如果只是徒劳无功,就会变得毫无意义。因为时下毕竟是用结果来说话的社会,没有业绩,一切辛苦都没有意义。因此,对待工作必须讲究方法,想尽办法提高工作效率,提升业绩。

运用80/20法则管理时间

80/20法则,又称为二八法则,是可以运用在我们生活中的各个方面的一个有趣的法则,但是如果将这一法则用在时间管理上,你会发现有意想不到的收获。事实上,人们常说的那种事半功倍,就是80/20法则有效运用的理想境界。

你只运用了20%的时间

人们常常有这样的感觉,时光匆匆不复回,好多事情都没有来得及做呢,大把的光阴就已经不过去了。于是,有人开始感叹:“我的时间不够用了!”其实,时间永远不会不够用,就看你怎么去管理、怎么去利用。

事实上,时间多的是,我们只运用了我们20%的时间,对于聪明人来说,通常一点点时间就造成了巨大的不同。依80/20法则的看法,如果我们在重要的20%的活动上多付出一倍时间,便能做到一星期只需要工作两天,收获却可比现在多60%以上。这无疑是对于时间管理的一场革命。但是,只有有计划地利用好自己的时间,才能使你的工作游刃有余。

美国总统罗斯福是一个非常注重计划的人。他时时把他所该做的事都记下来,然后拟定一个计划表,规定自己在某时间内做某事。如此,他便按时做各项事。通过他的办公日程表可以看出,从上午9点钟与夫人在白宫草地上散步起,至晚上招待客人吃饭等为止,整整一天他总是有事做的。当该睡觉的时候,因为该做的事都做了,所以他能完全丢弃心中的一切忧虑和思考,放心地去睡觉。

细心计划自己的工作,这是罗斯福之所以办事有效的秘诀。每当一项工作来临时,他便先计划需要多少时间,然后安插在他的日程表里。他既然能够把重要的事很早地安插在他的办事程序表里,所以他每天能够把许多事在预定的时间之内做完。

在制定日计划的时候,必须考虑计划的弹性。不能将计划制定在能力所能达到的100%,而应该制定在能力所能达到的80%。这是工作性质决定的。因为每天都会遇到一些意想不到的情况,以及上司交办的临时任务。

如果你每天的计划都是100%,那么,在你完成临时任务时,就必然会挤占你业已制定好的工作计划,原计划就不得不延期了。久而久之,你的计划失去了严谨性,你的上司也会认为你不是一个很能干的员工。

我们每天都有新事情需要处理。今天的事是新鲜的,与昨天的事不同,而明天也有明天的事。所以,今天之事应该就在今天做完,千万不要拖延到明天!拖延的习惯往往会妨碍我们做事,会摧毁我们的创造力。

除此之外,已经决断好了的事情拖延着不去做,还往往会对我们产生极其消极的影响。只有按照既定计划去执行的人,才能修炼自己的品格,才能拥有令他人敬仰的人格。其实,人人都能下决心做大事,但只有少数人能够一以贯之地去执行他的决心,最后也只有少数人才取得成功。

把最宝贵的时间用好

80/20法则认为,应该把重点放在20%的重要时刻上,而应削减不重要的80%的时间。执行一项工作计划时,最后20%的时间最具生产力,因为必须在期限之前完成。因此,只要预计完成的时间减去一半,大部分工作的生产力便能倍增,时间就不会不够用。

弗莱德从事顾问事业赚得千万财富。他并非商学院出身,却有能力设立一个成功的大公司,公司上下除了他以外,几乎每人一星期都要工作70小时以上。弗莱德很少进公司,每月只与股东开一次会,而且是全球股东都得参加的会议,他比较喜欢把时间用来打网球和思考。他以强硬手腕管理公司,但从不大声讲话,他通过五个主要部属来掌握公司的一切。这就是他的管理方法。

蓝迪,是位陆军中校。全公司里除了创立者以外,他是惟一的不是工作狂的人。他前往另一个遥远的国家,在那儿有一个快速成长的公司,员工主要来自家乡,工作非常努力。没有人知道蓝迪如何运用时间,也不知道他的工作时间是多少,但他的确逍遥自在。蓝迪只参加重要客户的会议,其他事务则授权给年轻合伙人处理。

蓝迪虽是公司领导者,却不管任何行政事务。他把所有精力拿来思考如何在与重要客户的交易中增加获利,然后再安排用最少人力达到此目的。蓝迪的手上从不曾同时有三件以上的急事,通常一次只有一件,其他的则暂时摆在一旁。为蓝迪工作的人在时间效率上充满挫折感,因为同蓝迪比起来,他们的效率实在是太低。

用80/20法则来表述就是:80%的成就,是在20%的时间内取得的;反过来说,剩余的80%时间,只创造了20%的价值。

许多人根据直觉即可明白这个道理,而千万个忙碌的人并不知道学习管理时间,他们只是瞎忙。如果要你把自己最宝贵的20%的时间拿出来,去当一个好土兵,去参加一场别人认为你会参加的会议,或去做同伴都在做的事,或是去观察你所扮演的角色,不论是哪一项,你可能都不愿意。因为对你而言,上述这几件事都不必要。

赢取时间的方法

鲁迅说:“时间,每天得到的都是二十四小时,可是一天的时间给勤勉的人带来智慧与力量,给懒散的人只能留下一片悔恨。”

赫胥黎也说过异曲同工的话:“时间最不偏私,给任何人都是二十四小时;时间也最偏私,给任何人都不是二十四小时。”

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