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第30章 各种会议的沟通 (3)

如果上述方法不管用,另一种解决的方法是:对爱说话的参与人,问一些只需回答“是”或“不是”的问题,然后,很快地就向其他参与人发问一个可自由发挥意见的问题。下面是一个例子:

主持人:慢着,郭凯,你是说我们不该采用新的工作进度表吗?

郭凯:不,我没有……

主持人:我只是想弄清楚这一点,你是不赞成新的工作进度表吗?

郭凯:嗯,不!可是……

主持人:王瑞,你觉得如何呢?

这个方法只有在发言人一再地重复陈述自己的意见时,才可使用。

另一种手法是利用总结。主持人的两大职责是摘要及综合所有的意见。如果你打断一个人发言以便汇总成综合意见,很少有人会认为这是一种拦阻。当你做完总结以后,只须指向另一个参与人发问就可以了。

若所有的方法都失败厂,你只好尽可能有技巧地、直接指示他停止发言,你可以这样说:“希望你停止一下,因为你说的这点很重要,我希望听听他人的意见。”或者“对不起,你一连串提了好几个问题,在进一步讨论之前,我想先谈谈有关责任的问题。在座的其他人对责任有什么看法?”。“你能待会儿再谈下一个问题吗?

其他的人还没有发表意见的机会呢!我想先听听他们的意见,待会儿再回来听你的好吗?”

不可使用“莫明其妙”、“愚蠢”、“没知识”、“太幼稚”等轻蔑的字眼。

在讨论各种看法时,最好不要用“意见不同”这个字眼。当你说“很显然,刘尔和王丽二人,对这个人事问题的看法和意见不同。”这句话时,你并投有解释问题,反而加深了二人的敌对性。你应该指出二人意见相同之处,而不是相异之处。

同时,你可以从一致看法或共同观点,来创造出新的、更大的、全体的和谐。也就是强调理性的概念,避开感情,以免受性格或偏见的影响。不要怕意见不合或辩论,更不要掩饰它们。有时候一味地平息辩论,对需要解决内部冲突的群体而言,反而会造成伤害。如果主持人愿意帮助每个人了解其他人的观点,冲突会比较容易解决。了解和认同的意义并不相同,但是当人们了解为什么意见相左之后,会比较容易接受具有建设性的意见。

更困扰的一种情况是,当你发现自己与某人或整个群体处于冲突或意见不合的状态。如果你是有权签发他们工资,或具有制裁权力的领导人,遇到这种局面,一定会感到别扭。下面提供给你一些建议,告诉你如何去应付不赞成你意见的人。

最好的处理方法之一,就是听他说,仔细地、客观地听。由于你自己有不同的看法,可能会使你不想听;但是如果你肯听,你就可以了解他的想法。当你听的时候,不要试图寻找对方的错误,应该注意你和他的想法有哪些相同的地方。你可能会发现,你们相同的地方比想象的多,在你回答之前,先清楚地重述对方的观点,并确定你的重述会使他感到满意;这种作法可解决很多意见不合,而无须再作进一‘步的讨论,因为我们所听到的和对方旨意之间常有很大的差距。

你回答的时候,态度要尽量和善,请注意你的非口语信息。比如说,你的面部表情,可能会透露出你的恼怒或不愉快。要以客观而且成熟的态度来讨论你们的差异。明白表示你的立场,并以证据和理由支持你的论点;靠职位、权力压人或损毁他人的地位及自尊心,并不能使自己的意见变成真理,而且这种作法将使你的损失多于收获。最好彼此能够互相妥协。而最重要的,在陈述与支持自己的看法前,要从对方的立场来考虑他的看法。

开门见山

先表明你的意图。为了能使对方知道你说话的重点,最好是一开口就向对方表明你的目的。

有些人在表明自己的目的之前,总是先讲一大堆理由,这样,对方根本很难知道你到底是在讲什么。

有时候,因为你在说出你的目标之前,在别的事情上已讲得太多,因此,对方在将他们的全副精神花在你那冗长的开场白后,虽然你的话题已转入了核心问题,他们却已提不起精神继续听下去了。

因此,一开始就要将你想说的那些重要的事情先讲出来。至于为什么要那样讲的理由,你可以稍后再慢慢说出来。

比如说,你召集你的所有部下开会,要告诉他们你对他们执行工作时的一些新规定。这时候,你最好是会一开,就先告诉他们那些新规定,然后再告诉他们为什么要那样做的理由。

如果你把顺序颠倒了,先花费一个多小时的时间去说明你为什么要制定那些规定的理由,等到你要说出那些规定的主要内容时,他们老早就把注意力转移到别的事物上去了,哪还有心情去听你要说些什么?

促使对方思考

如果你想让对方能够充分地了解你话中的意思,最好的办法就是设法使他们思考。

可是,在通常的情况下,听话的人是懒得去思考的。那怎么办呢?只有由你主动地去促使对方思考。如何促使对方去思考呢?现在,我们就来谈谈这一个问题。

促使对方思考的三个方法

1.提出质问

质问,能够刺激一个人的大脑去思考。

在谈话时,你要寻找适当的机会,常向对方提出质问。而且,要养成每过三十秒便提出一次质问的习惯。

人在被别人质问时,就会开始思考。同时,为了能够回答你的质问,对方一定要注意去听你谈话的内容。所以,提出质问,也就是让对方集中其注意力去听你说话的最有效的方法。

质问,并不是说一定要在对话开始之后才可以提出,你也可以在对话之前,先向对方提出一些与对话内容有关的问题,让对方去思考,并且让他们对你即将要谈的内容,事先有一个概括性的认识。

当你进入了对话的阶段后,你要找机会多向对方提出质问,使对方能够保持其注意力继续去听你谈话。

当然,在对话完毕之后,你仍然可以向对方提出质问,比如说,你可以问问对方:“你对我刚才所说的话,有什么意见”?”你是不是另外有更好的看法?”等等。

2.让对方提出质问

质问,能够使对话中的双方互相传达情报,以及发泄其心中的感情。

当团体中的一些人向你提出质问时,你就可以知道,他们对你所说的话,已经发生兴趣以及关心。不过,你不可以一直等待着他们自动地向你提出质问,相反地,你要设法使他们向你提出质问。

至于如何使对方提出质问呢?我想,有三个方法你可以试一试:

①让对方知道:你很欢迎他们提出质问。

有些人最怕自己提出质问时,对方会感到不高兴,因此不大敢提出质问。

为了破除这种心理上的障碍,最好在对话开始之前,先向对方表示:你很欢迎他们提出质问,并很乐意回答他们所提出的问题。

关于提出质问的适当时机,我认为不必让对方等到你的谈话全部结束之后再提出,而是在你谈话中,只要对方认为有问题就可以立即提出。否则的话,说不定等你结束谈话时,对方早已把所要提出质问的内容忘得一千二净了。

有些人会让对方将他的质问写在纸条上,然后再提出来。我想,这不是一个聪明的办法,因为有不少人会嫌它太麻烦。

当然,有些比较内向的人,不敢在大众面前口头提出质问,怕问错了会让别人讥笑,如果是这样,让他把质问的内容写在纸条上再提出来,也未尝不是一个可行的办法。

②设法让其中的一人先提出质问。

在团体中,总是有一些比较内向的人不敢提出质问。只要你设法让较外向的人提出质问,那么,其他的人也就敢陆续地提出质问了。

③赞扬对方的质问。

你可以向提出质问的人说,他所提出的质问很有研究的价值、很有见识及深度;这样,对方会觉得很高兴,而其他的人由于看到别人受到鼓励,因而也会纷纷提出不同的质问。

还有一种更巧妙的称赞法,就是问问其他的人,如何去回答他所提出的质问。这样,你既不必亲自回答对方的质问,同时也在暗示:它的确是一个值得去仔细研究的问题。

这一种称赞法,其效果可能比直接称赞对方来得更大。

3.回答对方的质问

当对方提出质问后,你必须当场回答他的质问。

你要简单明了地回答他的问题,并问他是否对你的回答感到满意。

如果他感到不大满意,他就会再提出质问。

当你答完他的问题后,最好是也提出一些反质问。比如,你在答完他的问题后,可以向他这么说:“这是我个人的看法,不知道你赞不赞成?”或者是:“通常是这样的,不过,我不知道你足否曾遇到例外的情况?”

由于你的反质问,对方就不得不继续去思考。

总之,你要让对方有思考的机会,这样,他才会对你的谈话产生兴趣。

对于无关联的话,也要尽量容忍

我们大家都知道,团体是由各种各样不同的人所组成的,就因为这一个缘故,团体中的每一个分子对某些问题的看法可能会不尽相同。

如果你知道了这一点,那么,当团体中的某些人说了些你认为是与讨论的主题无关联的话时,你也要容忍,不要叫他们闭嘴,使他们难堪。

有些人认为,在开会时如果有人说了一些脱离主题的话,便会影响到会议的进行或会场的气氛,所以就禁止他们再说下去。

其实,这种做法是不对的。想想看,如果你不让别人利用发言的机会发泄其内心的感触,那么轮到你在说话的时候,他们还会心甘情愿地恭听你所说的话吗?在严肃的会议当中,一些无伤大雅的题外话,有时候还能缓和紧张的气氛,反而有助于会议的进行。

因此,对于适度的题外话,我们要有容忍的风度才行。

反复地表达你的意见由于人类的能力是有一个限度的,所以,你想只讲一次话就要让对方彻底地了解,是很难的。事实上,只听你讲了那么一次话,对方对于你所要表达的真意,所了解的可能不会太多。

因此,在对话时——尤其你所面对的是一个团体——你要设法反复地表达你的意思。

不过,有一点要注意的是:不要使用同样的词语去反复地表达。否则太单调厂,会使对方感到厌烦。

比如说。你可以先将你的想法告诉对方,然后再向他们叙述你产生那种想法的经过,这样就等于是反复地表达了一次。之后,又提起第三者对你那一种想法所抱的反应,这样,等于又再次地重复了你所想要表达的内容。当你用了各种方法反复地表达了你的意思之后,最好能够再用简单的几句话,将你所重述的内容归纳一下,使对方更容易了解它的要点,这样,他们就不会忘记你所说的话了。

有些人可能会认为,这样反复地述说同样的一件事,是很浪费时间的,可是,人类的思考力和学习能力是薄弱得那么可怜,所以除了这样做之外,还有什么其他的办法呢?

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