第一节公文处理的程序
“公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。”（《国家行政机关公文处理办法》以下简称《办法》）
公文处理是行政机关的一项经常性的重要工作，是机关实现其管理职能的重要手段。公文处理在行政机关中起承上启下，联系内外的枢纽作用，通过公文的正常运行，贯彻执行党和国家的有关方针、政策，把上级机关的领导意图贯彻下去；将下级机关的丁作情况和问题反映上来。通过公文的周转，同各部门协调配合，互相促进，使机关上下左右连成一个整体，以提高国家行政机关的职能作用。
公文处理具有严格的程序，每一程序由若干密切相关的工作环节构成。形成公文收发运转，上承下联的严密有序的处理流程。
公文处理程序的基本内容是：
一、办理
指公文的形成、传递至执行的各个工作环节。
公文办理包括发文办理和收文办理两大程序。发文办理指以本机关名义制发公文的过程，通过草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程宁而最后形成正式公文；收文办理指收文机关对来自各方面的有关文件的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序，解决文件提出的任务和问题（包括撰制新的公文）。
二、传递
将发文机关的公文根据一定的规则通过多种方式递送给收文机关。
三、整理（立卷）、归档
公文办理完毕后，根据一定标准对公文进行整理，将具有留存价值的文件，根据有关规定进行及时整理（立卷）、归档。
四、管理
由文秘部门或专职人员对公文进行统一分类保管，并对公文进行科学、安全的保管措施加以维护等。
第二节公文处理程序的特点
一、规范性
行政公文具有严格的规范体式，因此公文处理的各个工作环节都须遵循规范，以使公文处理程序化、规范化。
二、连续性
公文处理程序是一个相互联系、紧密衔接、排列有序的系统，其运转、办理顺序不能任意割裂或颠倒，以确保公文处理的效率。
三、确定性
公文处理的各个工作环节具有相对的独立性，不宜随意越过某一环节，以确保公文处理的合法性、可行性。
第三节公文处理的基本要求
《办法》总则第四条规定：“公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。”
根据《办法》规定的有关精神，公文处理的基本要求是：
一、坚持实事求是的原则
实事求是是公文处理的基本原则，要求公文处理时必须尊重客观事实，一切从实际出发，取得实际效果。因此，要加强调查研究，掌握全面而真实的情况，公文的材料及有关信息要做到确凿可靠，这是处理公文的基础和前提。其次，要有的放矢，切实解决问题。公文处理，要针对实际问题提出大致方针，制定切实可行的意见、措施和办法，以增加公文的指导性和针对性。
二、精简、高效的原则
精简、高效是对公文处理工作最基本最主要的要求，这就要求提高处理效率，用最少的时间有效地解决问题。提高公文处理效率首先要做到精简：
1．在保证质量讲求实效的前提下，努力减少公文处理的公文数量，简化公文处理的程序手续和办法，反对形式主义与文牍主义。
2．缩短公文运转周期，减少公文在各个程序上停留的时间。
3．集中统一、加强管理，建立统一的管理结构，“各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。”“各级行政机关的办公厅（室）应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。”（《办法》总则第七条、第八条）建立统一的公文管理制度和统一的公文处理渠道，尽量减少参加公文处理的人数，使公文处理的各项工作规范化、制度化、科学化。
三、做到及时、准确、安全
1．公文处理工作必须及时、适时、迅速，维护公文的时效，否则会贻误大事，造成损失。做到及时应当加强现代化管理手段，以提高公文处理的效率。
2．公文处理工作必须准确、周密、保质、保量，避免差错，各个环节都要符合标准，以维护公文的严肃性和确定性。做到准确：一是确保公文处理活动程序的全部过程优化、优质；二是建立统一的规章制度，做到有章可循。
3．公文处理工作必须安全，严防泄密，确立保密原则，“公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。”（《办法》总则第五条）严格遵守保密规定，维护公文的机密性。做到安全：一是正确划分公文的密级，执行保密制度；二是掌握保密方法，加强安全设备。
第四节公文发文办理
公文办理可以分为发文办理和收文办理，两部分既具有独立性又相互联系，构成公文的收发运转、严格有序的处理过程。公文发文办理指“以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序”。（《办法》第五章第二十四条）
一、草拟
1．公文撰写
拟稿人撰写公文是形成公文的第一步，公文内容质量的高低直接关系到公文处理的效率。草拟公文应当做到内容准确无误，符合公文文体要求，格式正确。
2．会签
如果公文事项涉及到其他部门的职权范围，不得擅自按照自己意见行文，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。进行会签有利于维护公文的合法性、可行性，以便发文后各单位相互配合，共同做好有关工作。
会签由发文机关主持，并注意会签的对象是否齐全，可以采取专访、发函以及召集会议等多种方式会签。
如未就有关问题取得一致意见，主办部门的主要负责人应当出面协调，听取各方意见，主动做好工作。
如就有关问题仍存有分歧，不能取得一致意见时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。
二、审核
公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核，对文稿的内容、形式进行把关，以提高公文的质量，确保送领导人签发的文件符合规范。
审核的重点是：
1．是否确需行文。如凡属本部门、本单位职权范围内的事情，凡可以与有关单位协商解决的问题，一律自行解决，不另行文；凡内容重复、脱节以至于互相矛盾的公文不另行文。总之，要把不该发的文件坚决卡下来。
2．行文方式是否妥当。如根据文件的主送机关来确定行文采用的是什么方式，是上行文还是下行文、平行文，使用的文种是否正确，是否应联合行文等。
3．是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。如是否准确地体现了发文机关与收文机关的关系，主送、抄送是否准确，需要会签的部门意见是否取得一致，公文的内容是否符合国家的法律、法规及其他有关规定，有关政策、规定是否切实可行，行文是否符合公文的写作要求，文字表达是否准确无误，日期、结构层次序数、公文中的数字是否符合规范等等。
4．公文格式是否符合本办法的规定。如检查公文是否完整，其原密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、标题、正文、附件、主题词、日期、印章等是否符合规定等。
审核中，对不符合要求的文稿，可以提出修改的意见，根据不同情况退回拟稿单位修改处理。
三、签发
本机关领导人存审核过的文稿上签字，签发人只能对自己职权范围的公文签发，不能越权签发，《办法》对签发文件领导人有明确规定：“以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。”
四、复核
公文正式印制前，文秘部门应当对领导人签发后的公文进行最后一次把关检查，复核的重点是：
1．审批、签发手续是否完备；
2．附件材料是否齐全；
3．格式是否统一、规范等。
复核之后文秘部门还要进行发文登记，对印刷要求、分发提出具体意见，填写发文登记簿。
经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
公文发文办理拟稿、审核、签发、复核这四道程序，是相互联系、缺一不可的，拟稿是公文质量的基础，审核是办公室（厅）对公文内容的严格把关，签发是领导对公文全面把关，复核是文秘部门对公文形式的最后把关，经过这四个规范化程序，才能确保公文的高质量。
第五节公文的制作和发出
文稿经领导签发和文秘部门复核以后即送印制，发文办理进入制发阶段。通过缮印、校对、用印、登记分发儿道程序文件才能正式发出。缮印、校对、用印、登记分发等工作，也是公文处理工作的重要组成部分，这一工作直接关系到发文办理工作的速度和准确性。
一、缮印
缮印即缮写、印刷，是割作公文正本的主要形式。具体分为缮写誊清、打印、铅印、复印、胶印等。
缮印要求做到：
1．要按公文格式进行，文件的字数多少要和A4纸幅大小相适应，在末页尽量避免无正文现象。
2．字迹要清晰整洁，字体大小得当，排列匀称。
3．缮印时要分主次缓急，急件先印，密级较高的文件应专人打印。
二、校对
以签发的定稿为依据，对缮印文件清样进行全面认真地校对检查，校对内容包括：
1．校对错字、缺字和格式方面的差错；
2．校对表格、数字方面的差错；
3．校对页与页的衔接和页码标注位置方面的差错等。
校对要十分仔细认真，逐字逐句，一丝不苟，通过初校、复校和核红程序，以确保公文正确无误。在校对中如发现原稿有疑问和不妥之处，应及时和审核部门联系，印制部门和其他人员不得随意修改。
三、用印
在公文上加盖行政机关或领导人印章。按一定规格铅印的文件，在印刷时即加盖机关印章。
四、登记
文秘部门清点核对文件，进行发文登记，编发文号、记载发文范围、印刷数量、发出方法等。发文登记有卡片式、活页式、账簿式等形式。随后按发文登记的范围将文件分发和装封。
五、分发
将已装封的公文，经过登记后以多种方式传递给受文单位。发出文件采用方法有：
1．普通邮寄。只用于无保密要求的文件。
2．专人送达。机要通信员向对方机关投送文件，也可设文件交换站，定时到交换站交换文件。
3．机要通信。送机要通信部门寄送。用于秘密文件。
4．机要交通。通过专设机要交通系统传递。
传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。
文件发出以后要在发文登记簿上注明发文的具体情况。
第六节公文收文办理
一、接收
“收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序。”（《办法》）
1．签收
①传递
外机关的公文（包括上级机关来文、下级机关来文、不相隶属机关来文），经过传递到达本机关，进入收文程序。
②签收
收件人在对方文件投递单或送文簿上签字并注明收到时间，时间一般写月、日即可，但急件除注明月、日外，还要注明时和分。如接收邮局或机要通信部门的文件，还要加盖公章，以示收到。收件人一般为文秘部门的专职人员。
在文件拆阅前，文秘人员还要注意清点、检查，避免遗漏。
2．登记
凡收到重要公文和资料都要进行登记，文秘人员将文件清点、分类后，将所收文件记载入册。
公文登记形式分为簿式登记和活页式登记。
簿式登记可以按上级文件、下级文件、不相隶属机关文件等几个类型分类登记，也可以按工作性质进行分类登记，这种分类登记的优点是便于查找、检查。
活页式登记分为卡片式登记和联单式登记两类，卡片式登记指用单张卡片进行登记，其优点是可以根据工作需要灵活进行分类排列，如可按发文机关、文件内容、承办部门等分类排列；联单式登记采取一次复写两联或三联的方式，其中一联或两联随同收文送给承办机关或承办人，签收人直接在联单上签字，可以减少重复登记的手续。
收文登记要注意字迹整洁，收文不要有遗漏。
3．审核
收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当对收文进行认真阅读审核。
审核的重点是：
①是否应由本机关办理，如确定文件内容是否需要办理或采取什么方式办理；
②是否符合行文规则，确定文件内容与哪些部门有联系，应该由哪些部门主办，文种使用、公文格式是否规范；
③内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；
④涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签。
二、分送
文秘人员对文件进行分类筛选后，根据一定的要求分送到各有关部门阅知、承办。
分送的依据是：文件的性质、紧急程度、密秘等级，内容所涉及的职责范围等。
做好分送工作应注意：
1．分送要迅速及时，不要积压，当天接收到的文件，一定要当天分送完，急件要随到随送。
2．履行手续，进行登记，避免分发差错，发送文件可附上“公文处理单”、“公文传阅单”等。
三、拟办和批办
1．拟办
拟办是文秘部门对来文的处理办法提出的初步意见，以供有关单位和领导在批办时斟酌考虑。
“经审核，对符合本办法规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。”（《办法》）
需拟办的文件有：
①上级机关主送本机关需贯彻落实的文件。“收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。”（《办法》）
②本机关所属部门或下级机关的请示文件。
③不相隶属机关送本机关需答复的文件。
写拟办意见要注意：
①有针对性，简明扼要，一般应写清由哪个部门主办、哪个部门协办，写清对来文的处理方案和倾向性意见，附上有关资料供领导参考。紧急公文，应当明确办理时限。
②拟办意见写在《文件处理单》上，字迹要工整清楚。
③呈送领导批办时，应按先主办、后协办；先主管领导、后其他领导的次序运行。
④“对不符合本办法规定的公文，经办公厅（室）负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。”（《办法》）
（2）批办
机关领导人或部门负责人对拟办公文作出批示意见。
批办意见主要包括：
①指明承办部门或承办人，如需要两个以上部门办理的。还要指明主办单位和协办单位；
②对来文所述问题的处理意见、办法，以及需要注意的问题；
③对于紧急公文，应当提出承办期限，以免贻误工作；
④签署批办意见后，应注明批办人姓名和日期。
批办公文要注意：
①批办要及时，不要拖延；
②批办意见要明确、具体、鲜明，不能模棱两可；
③批办意见应该用钢笔、毛笔或档案圆珠笔书写在“文件处理单”上。
四、承办
承办单位按领导人的批办意见进行具体的办理，承办是收文办理中的核心部分，程序中的关键性环节，它关系到文件内容的落实和问题的解决。
承办公文要注意：
1．“承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。”（《办法》）
2．承办公文要分清轻重缓急，“紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。”（《办法》）
3．主办机关要做好协商］二作，协办部门要积极配合。“公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。”（《办法》）
4．“收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。”（《办法》）
5．“审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。”（《办法》）
6．承办部门和人员提出处理意见，应填写在《文件处理单》上，或另写份材料附在承办文件后面。
“对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。”（《办法》）
承办的方式可采取：电话答复、复印批件、制发文件、召开会议及进行面谈等。
五、催办
“送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办”。（《办法》）催办是对文件承办工作的督促、检查，以加速文件的转运，避免公文积压，提高工作效率。
催办的具体方法有：
1．书面催办，采用发催办函、催办通知单等。
2．电话催办，电话催办时要将电话内容记下来，以备查。
3．登门催办。
做好催办工作应做到：
1．建立定范围、定责任、定期限的责任制，“做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。”（《办法》）
2．完备手续，随时记录催办情况；定期对承办情况进行检查和统计。
一、条件
第七节公文立卷
公文立卷是将办理完毕的具有查考保存价值的公文和有关材料，按照它们在形成过程中的联系和规律整理后编成案卷。《办法》规定：“归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。”
立卷的具体条件是：
1．必须是办理完毕的文件材料才能立卷，“办理完毕”是指公文通过所有的处理程序，并是来文、复文都齐全的文件。
2．必须是具有查考保存价值的文件才能立卷，并非所有的文件材料都要立卷，因此立卷之前一定要进行鉴别、整理。
3．必须按照公文在形成过程中的联系和规律组合立卷，案卷不是一些文件的随意堆积，不可人为地任意拼凑，而是一组相互联系的文件材料的组合，要能系统完整地反映出一个机关或一个部门的工作活动面貌和活动规律，才有利于利用和查找。
二、作用
公文立卷的目的在于完整、系统、安全地管理办理完毕的文件材料，具有以下几点作用：
1．有利于对公文进行科学管理
机关在各项工作活动中，产生了大量的文件材料，立卷可以把散乱的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和规律组成案卷，使文件不再是无序零散的，而是一个有机的文件组合体，避免了公文的散失、破损，保证了公文的齐全、完整和安全，有利于集中科学的管理。
2．有利于对公文进行查找和利用
机关处理完毕的公文，具有历史纪录和查证参考的价值，是今后工作可查证和借鉴的重要资料，立卷保持了公文之间历史联系，使之有章可循，有目可查，便于查找和利用。
3．为档案工作打好基础
公文立卷是公文归档的前提，公文立卷的质量，直接影响和决定着公文归档的质量。公文立卷归档以后，公文就转化为档案，公文处理程序转入档案管理程序。因此，做好公文的立卷、归档工作，就为本机关档案工作创造了条件，打好了基础。
三、要求
公文立卷的最基本要求是案卷要符合质量，国家档案局1987年12月4日《机关档案工作业务建设规范》规定，案卷质量总的要求是“遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。”
1．保持文件之问的有机联系
公文立卷，首先应当将文件材料收集齐全完整，其次要遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之问的历史联系，从而进行具体的立卷工作。如先有请示，后有批复；先有意见，后有批转；先有致函，后有复函；先有计划，后有总结等，立卷要保持文件之间的历史联系才能反映出本机关各项工作的历史面貌，才能确保案卷的质量要求。
2．正确区分文件的不同价值
文件的保存价值即文件对日后查考利用的价值，表现形式就是保管期限，区分文件的不同价值，就是在立卷时确定文件的保管期限。根据国家档案局的有关规定，文件保管期限分为三种，即永久（无止期地保管）、长期（16至50年左右）和短期（15年以下），凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料，列为永久保管；凡是反映机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管；凡是在短时间内对本机关有查考利用价值的文件材料，列为短期保管。
公文立卷时要依据上述原则区分文件的保存价值，制订本单位的保管期限表，具体操作时将价值不同的文件材料分别立卷，这是公文立卷的重要原则。
（3）便于保管和利用
为了使公文立卷更好地发挥作用，便于随时查找利用，要注意以下几点：
一是抓好案卷排列和编目工作；
二是每个案卷的文件要适量，案卷厚薄要适度；
三是录音带、录像带、光盘等声像记录材料，根据保管条件的不同要求，分别妥善整理保管；
四是绝密文电与一般文电分开立卷，以利保守国家机密，也便于保管和利用。
四、程序
公文的立卷工作一般分为四个阶段：
1．准备阶段
编制归卷类目录（立卷方案），将当年形成的文件材料，包括：上级机关的文件材料、本机关的文件材料、不相隶属机关的文件材料、下级机关的文件材料，按照归卷类目录进行存放和积累。
2．平时归档（预立卷）
将办理完毕的文件材料根据归卷类目录，分门别类地加以整理归类，及时归人相应的卷宗，使公文立卷工作日常化，为年终调整和组卷打好基础。
3．调整和组卷
在第二年初对前一年形成的文件，在平时归档的基础上根据立案的要求和方法，对文件加以调整，组合成案卷，拟写案卷标题，确定保管期限，标明卷内文件的起止日期等。
4．编目装订
对立卷进行一系列的编目工作，如排列卷内文件顺序，编写卷内文件的件号和页号，填写文件目录、卷内备考表等，之后填写案卷封面，案卷封面要按照国家标准的统一格式填全规定项目，用毛笔填写，字迹要工整清楚，最后装订成册。
经过上述四个阶段，立卷工作即告完成，之后就可进行案卷的分类排列和编制移交目录，并向机关档案部门归档。
五、方法
《办法》规定：“应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷）。”
其具体方法有：
1．根据公文的特征将公文分为若干类别进行立卷，公文的特征有：时间特征、问题特征、文种特征、作者特征、地区特征和通讯者特征，这六个特征可以互相结合、灵活运用，保持公文之间的自然联系，保证案卷的质量。如按作者特征立卷，就是将同一制发机关的文件组合在一个卷内，这样可以保持同一作者文件之间的联系，方便查找及确定保管期限。
2．在一类公文中再以问题特征为主将公文组合成案卷。将其分为几个问题，每个问题设一类，如综合类、经济类、文教类、财税贸易类、农林牧渔类等，要按问题的重要程度和顺序排列。
3．将组合后的文件加以系统排列并拟写案卷标题。卷内文件排列的方法有六种：
①按时间先后排列；
②按重要程度排列，如重要文件在前，次要文件在后；正本在前、定稿在后；正文在前、附件在后；政策性的文件在前、业务性的文件在后等；
③按先作者后时间的顺序排列，先按作者分类排列，在每个作者内再按发文时间的先后排列；
④按先作者后问题的顺序排列，先按作者分类排列，在每个作者内再按问题排列，在每个问题内，还可按发文时间先后排列；
⑤按先问题后时间的顺序排列，卷内文件同属一个作者，所涉及问题在两个以上，可先按问题分类，在每个问题内再按时间先后排列：
⑥按姓氏笔划排列，对人事案卷和信访案件，可采用这种方法。
案卷标题要简明确切，注明保管期限，卷内文件排列的顺序应在案卷标题中得到反映。
第八节公文归档
公文归档是将立卷后的公文按归档制度向档案部门移交，作为档案保存：
应建立归档制度，确立归档范围、时间及要求。
一、范围
归档范围，就是公文立卷部分所述的立卷范围，凡是反映本机关活动的工作情况，具有查考、保存、利用价值的公文都应该立卷归档，这些文件主要包括：本机关收进的文件、本机关向外发出或在内部使用的文件。归档的重点应该是本机关形成的文件。
应当准确地掌握公文的立卷归档范围，既要防止“有档不归”，保证该归档文件收集整齐完整，又要防止“有文必档”，保证不该归档的文件不立卷归档，属于立卷归档范围的文件材料，不管是永久保管、长期保管、短期保管的文件，都要向档案部门归档。
掌握了公文归档与不归档的范围，对保证案卷的质量，节省人力、物力、时间，确保机关档案的准确、齐全、完整，有着重要的意义。
二、时间
归档时间即向档案部门移交案卷的时间。“归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。”（《办法》）具体时间一般在第二年上半年（即7户1日以前）向档案部门移交。有些专门性案卷由于特殊需要，还可根据具体情况另行商定归档时间。
三、要求
即对归档案卷的质量要求，根据有关规定，向档案部门移交案卷必须移交案卷（移交）目录，清点核对，接收的案卷应符合下列要求：
1．“要保证档案的齐全、完整，能正确反映本机关的主要情况。”（《办法》）归档文件必须收集齐全完整，包括应归档的文件材料的种类、份数及每份文件的页数都收集齐全完整，归档文件必须是经过整理、立卷、编目的案卷，能正确地反映本机关的主要工作情况和历史面貌，而不是一些散乱的文件材料，这是保证归档质量的前提。
2．文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷。
3．归档的文件材料，保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。
4．“拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。”（《办法》）
5．“联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。”（《办法》）
6．“本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。”（《办法》）
四、手续
文秘部门按照案卷的排列顺序，用钢笔或毛笔填写编制案卷（移交）目录后，即向档案部门办理归档手续，交接时，档案部门要对接受的案卷进行严格检查，核对无误，双方可在案卷移交目录的备考表上签字盖章并填明交接日期，交接目录一式三份，一份留存文秘部门备查使用，另两份由档案部门保存使用。
第九节公文管理
公文管理指对公文从形成、运行、办理、利用到存放、销毁等过程的组织、监督工作。公文管理直接关系到整个机关、部门的工作效率及国家秘密的安全，是公文处理的一个重要环节。
一、内容
1．发文办理的管理
是对以本机关名义制发公文的过程的管理，包括：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。这一阶段的管理，其任务是确保公文的质量。主要是把好三关：一是把好内容关，在公文内容上确保符合国家的法律、法规及其有关规定，反映的情况准确无误，提出的措施和方法具有可操作性等；二是把好规范体式关，检查公文是否符合行文规则，使用的格式是否规范等；三是把好文字关，对文字进行润色修改，使文字准确无误、标点正确、符合语法规范，写作结构严谨、条理清楚、直述不曲、篇幅简短等。
2．收文办理的管理
是对收到公文的办理过程的管理，包括签收、登记、审核、批办、承办、催办等程序。这一阶段的管理主要是确保公文办理的效率，一是了解核实情况，把握政策依据，保证拟办意见的正确性；二是及时传递，加强催办，保证公文及时办理；三是保证公文的安全运行。
3．公文归档过程的管理
是对办理完毕后的公文的管理，包括将公文办理完毕后的具有查考价值的公文及时整理（立卷）、归档；将不具归档和存查价值的公文销毁，这一阶段的管理主要是确保归档文件的完整性、安全性、保密性，并能及时为机关提供有效的服务。
“机关合并时，全部公文应当随之合并管理。关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。”（《办法》）
二、组织管理
1．由文秘部门或专职人员统一集中管理
《办法》对公文管理工作的机构设置和人员组成作了统一规定，即“公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁”。要求公文由文秘部门或专职人员统一管理，这是加强公文的组织管理的关键，只有建立统一的公文管理机构和专职人员，才能协调和保证公文管理工作中高效率、高质量、高效能地运行。
随着公文管理科学化的深入和现代科学技术的不断进步，机关公文逐渐趋向一体化管理的趋势，这既反映了机关管理对信息综合利用的需求，也反映了公文管理工作发展的内在规律。专设文秘部门或专职人员统一集中管理公文，实施统一的文件运行机制，是与公文处理的程序相适应的，公文处理是一个严密的系统，其公文的收发运转，上承下联是有机衔接、环环相扣的处理流程，建立一个统一的管理组织，既可防止因管理分散、环节过多而影响工作效率，又可防止因环节的脱节而贻误工作。
公文实行统一集中组织管理，要做好五个方面工作：
①统一渠道，即一个机关的公文，无论是接收还是发出，都应从文秘部门一个口子进出；
②统一处理程序，如收文办理、发文办理等都应由文秘部门按统一的程序办理；
③统一查办反馈，凡需办理的公文，均由文秘部门统一审核、拟办、催办等；
④统一行文制度，严格遵循统一的行文制度行文；
⑤统一文件管理，即公文的收、发、传、存、销应由文秘部门按统一规定进行。
2．建立健全有关制度
“文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。”（《办法》）建立健全本机关公文处理的各项规章制度，使公文管理制度规范化，做到公文处理的各个环节都有章可循，手续清楚，责任明确，严防文件丢失和泄密。
包括三个方面：
①定岗位职责，做到各个岗位的工作任务明确，每个文秘人员的职责明确、固定；
②定操作程序和操作要领，使各岗位人员统一按规范操作；
③定工作标准，包括数量标准、质量标准和时效标准，各项标准应尽可能做到量化，具有可操作性。
三、翻印
《办法》规定：
“上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公厅（室）主任批准，可以翻印。‘翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围’。”
“公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。”
四、印发
“公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明盖章。”（《办法》）
五、销毁
“不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公厅（室）负责人批准，可以销毁。”（《办法》）
1．销毁文件的范围
①上级下发的文件、材料不需归档立卷的，或归档立卷后重份文件；
②本机关制发的文件，归档立卷后的余份；
③不相隶属机关抄送本机关无存档价值的文件、材料；
④无归档立卷价值的内部刊物、资料等；
⑤上级机关指定销毁的文件、材料等。
2．销毁文件的程序
①清点。将无存档保存价值的文件材料清理出来，逐份核对点清，并注明“销毁”字样。
②登记。“销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。”（《办法》）
③签批。销毁文件登记后，送机关文秘工作的领导审核批准，领导批准后方可销毁。
④备案。文件销毁后，监销人员要在《文件销毁登记表》上签字，写明销毁时间。销毁登记要长期保存。
3．销毁文件的要求
①销毁文件必须实行两人监销制度，个人不得私自销毁文件。“销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。”（《办法》）
②待销文件、材料，绝对不准当废纸出售给废品收购部门，以防泄密。
③“公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。”（《办法》）
