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第34章 华盛顿合作定律—合作不是人力的简单相加 (2)

因此,管理者在制定规章制度时,有必要认真仔细地对所有部门的职责分工进行尽可能明确、细致的设计描述,清晰界定各个部门和个人的职责,并根据企业发展的实际情况进行合理调整。只有这样,才能防范企业经营管理中的“蚁穴”,确保企业健康持续发展。

管理者还要注意,有了规章制度,就必须有效落实下去,建立和完善对员工的培训教育、引导机制,对于那些无视制度、不守规则的人要严惩不贷,使员工养成规则意识,按规章制度办事,按规章制度落实责任。

分配任务也应掌握技巧

为了使员工合作力得到最大化地实现,管理者应该注意提升任务分配技巧。

管理者的一个重要职责就是给员工安排工作,要不时向员工提出工作要求,同时也经常会面对员工提出的要求。当管理者向员工分派工作时,时常会遇到各种抱怨。面对这些抱怨,管理者应冷静处理,仔细揣摩他们的内心活动,然后以适当的技巧和方式来避免争执,其中最重要的就是处理不同问题因人而异。

在分配任务时管理者应当遵循以下原则:

1.任务与职能相称。这里有两层意思:一是管理者所分配的任务应当是员工职责范围之内的,不能把本应属于上层的事交给下一层去干,把下层的事交给上一层去干,或是把本应由甲完成的任务让乙去做。当然,一些特殊情况下的特殊任务,也需要适时变通,但不能太多,特殊情况一过,还应当各司其职,各负其责。

2.所分配的任务要与员工的能力相一致,有多大能力的员工就分配给他多重的任务。如果让能力强、水平高的员工去干简单的任务,则既浪费了人才,又使他心情不舒畅,认为管理者瞧不起他;反之,如果让能力差、水平低的员工去完成复杂、艰巨的任务,不仅容易误事,而且执行任务的员工也有反感,认为管理者是故意找别扭,强人所难。此外,在工作量的分配上,管理者也要仔细考量,工作量太大,会使员工感到承受不了,太少又使他感到英雄无用武之地。

3.交代必须明确。在分配任务时,以下各项管理者应当交代得十分清楚:什么任务,属什么性质,有什么意义;应达到什么样的目标和效果,什么时候完成;向谁请示汇报;应遵循哪些政策原则;执行者在人、财、物和处理问题方面有哪些权力;步骤、途径和方法是什么;可能出现哪些情况,需要注意什么问题。

当然,以上各项要因人因事而异。重要的事就要交代得严肃、明确、具体,简单的事就可以简略一些;对于头脑聪明、经验丰富、一点就通的员工,可以简明扼要,不必耳提面命,巨细无遗;对于新手和能力差的员工,则应尽可能把想到的东西都告诉他,使他少走弯路。

4.沟通充分。下达指令、分配任务之前,管理者要充分准备,把问题想得周密些。在向员工交代的时候,要充分沟通。对于自己感到不太有把握的意见,可以虚心向员工征询,如果员工的意见有道理,就要及时采纳;即使对于自己的设想感到很有把握,也要善于启发员工动脑筋,提看法,以便使指令更完善、更加符合实际;如果员工没有什么意见可提供,可以通过适当的问话来检验其对指令是否充分理解;对于那些员工有权随机处理的细枝末节,则不必过多纠缠,议论不休,以免束缚员工的手脚。

一般情况下,管理者不要居高临下,执行者不要使俯首听命、机械服从、不置一词。事实证明,管理者在布置任务时只有对员工抱着信任、尊重的态度,员工才容易理解,乐于接受,也才能更好地去执行。

注重培养员工的团队意识

柏杨曾说:“一个中国人是条龙,三个中国人是条虫。”不管这话是否完全符合现实,的确反映了中国人合作精神的缺陷:遇事喜欢单打独斗,单枪匹马行天下。

当今社会,单打独斗的年代已经一去不复返,只有懂得合作的人才能借别人之力成就自己,达到双赢。

为了考察应聘人员的团队合作意识,招聘官将最终进入复试的6个人分成两组,分别把他们关进两间一样的房子里——房子阔绰舒适,生活用品一应俱全;内有一口装满绿豆粥的大锅,每人只发一只长柄的勺子。

12个小时过去后,招聘官先把其中的一组放了出来,他们出来的第一句话就是“快饿死了”。招聘官问:“锅里有足够多的粥,你们为何不吃?”这组人员十分不满:“你给我们的勺子把太长了,我们没有办法喝到粥啊!”

招聘官很无奈,接着又把另外一组放了出来,只见他们一个个红光满面、神采奕奕,他们感谢招聘单位提供如此可口的粥。第一组人感到大惑不解,问他们是怎样用这么长的勺子吃到东西的。第二组的人齐声说道:“我们是相互喂着吃到的。”

我们可以看到,第一组的成员是因为单打独斗,结果都饿着肚子;而第二组的成员团结合作,互相喂粥吃,出来时,个个都是红光满面、神采奕奕,这完全得助于他们的团队精神。团队精神可以创造出一种无形的向心力、凝聚力和塑造力。只要大家心往一起想,劲往一块儿使,有困难就可以靠团队的力量克服,没有的东西也能创造出来,缺少的东西也会心甘情愿地去补上,这样的企业就会战无不胜,攻无不克。

著名足球教练米卢曾经这样评论一个球员:“按照他的个人素质,他理应成为世界级的球员,可惜他欠缺与队友配合的意识,不大能融入到整个队伍中,也就是说他不是一个能为团队作出最大贡献的球员!”米卢一语道破天机,足球场上最闪亮的不是个人的表演,而是整个团队的默契配合。团队精神无论在足球场上还是企业中,都是极为重要的,能使团队散发出持久而强大的光芒。

团队意识的培养并不是一朝一夕能完成的,需要一点一滴的铸造。团队管理者在培养员工团队意识的过程中应该关注以下几点:

1.需要团队管理者具有出众的人格魅力、吸引力和感召力。在巨人集团面临巨大困难、举步维艰的时候,很多员工仍不离不弃,即使不发工资也跟随史玉柱努力拼搏。这就是因为史玉柱的吸引力和感召力,让员工有工作的热情和冲劲。

2.需要团队管理者具有出众的协调能力。唐僧就是一个突出的代表人物,他虽然不像徒弟们有各种降妖除魔的本领,却能用一种坚定的信念把不同性格,不同才能的三个徒弟凝聚一起,形成一个高效的团队,最终取得真经。

3.需要团队管理者具有出众的沟通能力。沟通既要进行横向沟通,又要进行纵向沟通,重要的是保证沟通的平等性和双向性,让员工能畅所欲言,说出真实的想法。沟通的好处在于能让员工迅速达成一致的观点和行动,形成团队的共同价值观。

4.需要团队管理者掌握有激励艺术。团队管理者既要重视精神激励又要重视物质激励,两手都要抓,两手都要硬。为了使激励机制更好地发挥作用,还要引入竞争机制。竞争能发现自己的长处和不足,同时也容易发现别人的优势和劣势,相互之间取长补短,使整个团队更具凝聚力。

5.培养员工整体搭配的团队默契。作为团队的管理者,固然要让每位员工都拥有自我发挥的空间,更重要的是,要破除个人主义,要有整体搭配、协调一致的团队默契,只有这样,团队才能产生高于个人的团队智慧,取得优异的成绩。

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