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第41章 公关缺陷与危机处理 (5)

当今企业界,已经将“形象力”同人力、物力、财力相提并论,并称之为企业经营的第四种资源。企业导入CI,是为塑造并向社会公众传播企业形象,不断增强“形象力”服务的。企业导入CI,不仅能帮助企业的产品确立市场竞争的优势,扩大公众市场,而且有助于企业引进人才,获取股东和金融机构的信任,增进内部凝聚力,增强对外发展的活力,密切竞争伙伴的关系,体现企业的社会效应。

保持CI系统的完整性

企业形象力的建设依靠CIS(企业识别系统)的策划。CIS由CI发展而来,旨在理念上、行为上、视觉上系统地完善CI的执行工作。它主要包括企业的理念识别(Mind Identity,简称MI)、企业行为识别(Behavior Identity,简称BI)、企业视觉识别(Visual Identity,简称VI)。其中MI是CIS的根本所在,也是整个CIS运作的原动力。在CI设计中,单一要素形象识别无法构成完整的企业形象,必须把MI、BI、VI统一起来,才能以独特的形象标志展示给公众。

把握CI导入的时机

导入CI不可盲目冲动,而应慎之又慎、相机行事。因为CI是一种超越传统观念的企业形象整体战略,是配合企业长期经营战略的一项系统性规划。一般来说,企业导入CI的时机,可以从以下情况中去把握。

新公司设立、合并或组建企业集团。

创业周年纪念。

企业扩展经营范围,朝向多元化经营。

进军海外市场,迈向国际化经营。

新产品上市。

改善经营危机,活化事业停滞。

消除负面影响,统一企业实态与企业形象的关系。

企业改组或领导层更换,创新作风。

提升品牌与企业的共同性或品牌升格为企业商标。

企业情报组织不力,管理系统欠缺。

企业经营理念重整。

竞争产品性格模糊,品牌差异性不明确。

有计划地导入并实施有效管理

CI是有秩序、有步骤、逐步推进的系统,企业要导入CI塑造组织形象,必须按照一定程序有计划地进行,方能产生良好的效果。

1筹备

1)组建筹备委员会。筹备委员会以企业最高负责人为核心,由各部门负责人共同参加组成,其工作是充分论证CI计划的可行性与必要性,并对CI计划内容展开讨论,规划实施方案。

2)组织CI委员会。CI委员会的工作是设计CI计划、制定工作步骤,选择合适时机推出导入CI的方针、内容,并制作企划案和评估总结,接着为第二次CI计划实施做准备。

2调查

调查是指对企业的内部环境和外部环境进行调查分析。通过对企业各方面人士的访谈、企业形象调查、视觉识别审查,找出企业目前的问题,明确CI中存在的问题,了解市场状况和竞争对手情况,以及同类企业的形象,以确定本企业在同行中的地位,探索企业未来发展的方位。

3确定CI方案

CI方案是企业完成其形象目标的一套程序,是为了实现某一目标或解决某一问题的良好构想。一个完整的CI计划导入方案应该包括标题、提案目的、引进CI的理由和背景、引进计划、CI的计划方针、具体的施行细则、CI计划的推动、组织和协办者、实施CI计划所需的费用与时间等项目。因此,企业要在调查的基础上,根据调查结果,进行现状分析和构思。

4CI设计

CI设计就是对企业形象视觉要素的统筹设计过程,这是CI战略中专业设计性最强的工作,是CI战略的重要组成部分。CI设计必须以贯彻、传达、体现企业理念为基本宗旨。

根据调查研究的结果,制定MI、BI、VI规范的基本要素和应用要素。

1)MI规范的基本要素和应用要素:

基本要素包括经营理念、企业精神、企业文化、组织结构、发展目标、经营策略等。

应用要素包括信念、口号、标语、守则、警句、座右铭、关键语、企业高层人员讲话的“精神”等。

2)BI规范的基本要素和应用要素:

基本要素包括思考方向指标、操作准则、身体语言符号、声音和乐音象征、文化氛围、节假日的活动安排、传统文化特征等。

应用要素包括企业对内、对外行为模式,办公室工作氛围的营造,岗位职责等。

3)VI规范的基本要素和应用要素:

基本要素包括企业标志、标准字、标准色、精神标语、口号、造型、象征图案、基本组合等。

应用要素包括制服、招牌、旗帜、办公用品、广告规范、包装设计、建筑物外观、室内设计与展示、交通运输工具、CIS手册设计等。

CI制作成功以后,必须通过SMCR传播模式及时地将CI计划向社会宣传,供社会公众识别进而认同。SMCR传播模式是指由信息来源(Source)、传播媒体(Media)、设计密码(Code)、信息归宿(Receiver)构成的一个传播流程。

5信息发表

当CI开发取得阶段性成果后,企业就应有目的地、有计划地进行对内、对外发表有关CI活动的信息。企业应对此进行周密的策划、安排,对发表日期、对象、媒介、形式、程序安排等应做详细缜密的策划,因为对内、对外发表是企业“革新形象”后的首次重要的公共关系活动。

6贯彻实施

在新的企业理念指导下,将CI战略规定的各项战略、方针具体融合在企业经营管理的各个方面,不断贯彻实施。为不断改善、提高良性运作态势,在此过程中,企业应定期对CI战略的实施效果进行调查、总结、评估,使之形成反馈控制。

7CI监管

在CI计划进入实施阶段后,必须将CI的实施管理纳入到组织的统一管理之中。

1)设立专门机构。成立专职性质的管理机构,负责对CI实施的监控管理。平时负责组织与CI相关活动的联络、沟通、出版与执行工作,并在前置性计划完成后,负责CI后续的质量监控工作。

2)严格贯彻计划。贯彻整体的、综合的形象,是CI实施阶段的重要目标。制定CI手册的目的,正是为了确定企业“一以贯之”的组织形象,实行CI的统一管理,严格坚持CI执行的一贯性。否则,就会使组织形象摇摆不定,难以展现统一、明确、个性化的形象。

公关危机处理

危机是企业失败的先兆,如果不能及时有效地处理,企业面临的只能是失败。因此,危机处理是一项既艰巨又有挑战性的工作。

面对危机的公关误区

公共关系在企业应对危机中起着无可替代的特殊作用。然而有许多企业处理危机公关时陷入了误区。

面对危机常见的公关误区是企业(或其代表人)受到与实际不符的指责时,错误地判断危机的形势,而且不了解大众传播与一对一沟通间的差别。本能的反应就是尽可能广泛地反驳坏消息,然而结果可能是越描越黑。

顾此失彼是企业面对危机另一常见的公关误区。当危机发生时,很多企业如临大敌,似乎危机公关是危机中企业惟一重要的事情。调动全部力量来应对,并因此取消其他的广告和促销活动,这样做只能使坏消息的影响越来越大。危机需要引起企业足够的重视,但千万不可顾此失彼,不能因危机就放弃了企业的长远规划和大政方针。

应对危机的策略

预防为先

1建立危机预警系统

为了预防危机的发生,企业应设立自己的情报信息网络,建立预警系统。对公众、竞争对手、政府、有关部门以及市场环境中有可能威胁企业生存和发展的信息优先处理,并做出科学的预测。

2健全组织管理系统

除建立危机预警系统外,企业要健康顺利地发展,真正做到从各个方面来防范危机的出现,还要依靠健全的组织机构和完善的管理系统,以便根据预警系统的信息制定应急措施和采取必要的行动,将危机损失降到最低程度或消灭于萌芽状态。平时,公共关系部门应在掌握各方面信息的基础上把对公共关系危机的预测、分析情况、应急措施用通俗易懂的方式向员工宣传,以提高预防效果。企业还可进行处理公共关系危机的模拟训练以锻炼员工在紧急情况下冷静处理问题的能力,积累处理公共关系危机的经验。

危机处理的过程

危机发生后,企业必须做出及时的反应,制定出一个反应迅速、正确有效的危机公关程序,以避免盲目性和随意性,防止公关危机中的重复和空位现象,尽最大的努力控制局势,尽力挽回影响。

1成立临时工作团队

企业公关危机爆发后,应立即成立公关危机处理的工作团队。团队一般由企业的主要领导、公关人员和部门负责人参加。其主要工作是内外通知和联络,为媒介准备资料和成立公共信息中心,加强对外界公众的传播沟通。

2控制危害

危机发生后,要尽快采取一切措施来降低危害。对于“危害”的衡量,既要看有形的,又要看无形的。可以说,失去市场、丢掉发展机会是最大的损失。

3制定对策、采取行动

当掌握危机事故的第一手资料,清楚了解公众和舆论的反应后,企业应该在高层人员的直接参与下,深入研究和确定应采取的对策、措施。

4认真处理善后工作

危机事件当事者的善后工作包括诸如搜集、整理、分析媒介对危机事件的报道,等等。客户和消费者的善后工作包括赔偿、安慰、关怀,等等。

5评估改进

组织在平息危机事件后,一方面要注意从社会效应、经济效应、心理效应和形象效应等诸方面评估消除危机的有关措施的合理性和有效性,并实事求是地撰写处理报告,为以后处理类似的事件提供依据;另一方面要认真分析事件发生的原因,切实改进工作,从根本上杜绝此类危机事件的发生。

危机公关协调艺术

危机公关协调是一项专业化很强的工作,在处理危机方面,很多公共关系专家在实践的基础上为我们提供了成功的模式和经验。

紧急示警

危机管理机构应在对组织的高层管理者提出建议前掌握所有细节问题。部门主管、组织管理者和监督者应受到向组织的信息传播部门报告危机的训练。除非得到明确允许,否则不能为组织代言,组织成员要通过联合信息传播部门向指定发言人提交全部问题,发言人必须完全了解和明白发布的信息。

信息发布

组织的信息传播人员应和在危机现场被授权的员工商讨和确定已知因素,准备一个简短声明,而后建立一个新闻站,通告新闻媒介。来到紧急事故现场的记者应被指定去安全之地,在那里得知情况如何,并得到分期的进展报告。当每个通告发出后,指定一名信息传播人员记录接收了什么问题,这些问题是谁提的。

信息控制

控制现场、摄影者,不要过早泄露信息但要保持信息的流通。应该注意纠正错误信息、提供事实真相,不要推测以免造成不必要的法律纠纷。除此之外,在协调各种公共关系时,应直率坦诚,并与公众保持信息联系。

最后的忠告

加强对中高级管理人员进行危机处理程序的培训。

建立一种警示危机状态的通讯战略。挑选合适的发言人,提供新闻素材,把危机与主要公众联系起来。

战略的及时调整。如果初始战略已无法满足要求,就需要调整战略。持续关注媒体增减变化的信号,如果信号变得明显了,就需要调整。

不要让公众产生对组织缺乏整体性的感觉。

做出客观的评估。在评估数据、分析消费者和媒体的反应、评判危机通讯程序的有效性时,要尽可能地客观。

把每项努力都集中到相关的事实上,尽快做出评估并以坦诚的态度回应主要的公众。

做出快速的决策和行动。根据选择尽快行动,而不要在迫于压力时才应付。

在企业克服了短期的威胁之后,重新建立与公众的信任关系。

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