制定易于理解的政策
有时，企业中出现缺陷是由于政策表达模糊不清或不具体所引发的。近几年这种情况发生得越来越频繁。清晰、精确的企业政策及其具体的实施将有助于企业避免某些缺陷的发生。
建立双向的沟通渠道
如果员工能够同高层管理者建立开放的、双向的沟通渠道，那么这个企业就会少发生一些问题。因为这样的沟通可以让员工随时随地地识别企业弱点并及时加以解决。而在那些员工害怕向管理者提出问题的企业中，稍不注意就会埋下地雷，留下隐患。
重视新员工工作安排
企业中的问题经常是由那些缺乏训练和经验的新员工造成的。因此，一个综合全面的新员工工作安排及培训计划能够有助于防范缺陷的发生。
重用专业人士
包括法律、会计、税务、公关和市场营销、广告等方面的人士。他们具有大多数企业管理者所缺乏的经验和知识，能够帮助企业防止某些缺陷发生。
拥有高质量产品
如果企业拥有一个生产高质量产品的声誉，那么在大多数情况下，员工都会给予企业很大的支持。同样，如果企业拥有很高的员工都应该支持的声誉，员工就会努力工作，及时发现企业中存在的缺陷并主动加以解决。相反，如果企业总是犯错，员工就不会再关心此类问题的发生。只有很少犯错误的企业才会拥有不愿发生问题的员工。
定期进行缺陷分析
防止缺陷发生的实质是：执行较高的质量标准；识别弱点，并努力确保它们不会转变成经常发生的问题和危机。进行缺陷分析能够帮助企业建立起识别可能会转变成危机的缺陷的正式程序。
缺陷管理的程序和价值
缺陷是在企业经营管理过程中产生的，它不仅涉及企业内部各个方面的经济活动，而且还涉及企业与外界各方面关系的问题。缺陷有其发生、发展的过程，即具有一定的规律性。所以，只要掌握缺陷发生发展的规律，采用适当的程序和方法，循着缺陷的表现形态及其产生的原因就能找出可行的解决缺陷的措施。只有这样，才能实现缺陷管理的价值。
缺陷管理的程序
缺陷管理程序是指缺陷管理的作业规程和步骤，它反映着缺陷管理的过程和工作规律。缺陷管理程序是针对缺陷发生、发展规律而形成的。
按程序实施缺陷管理有以下好处：按照程序进行管理，能使复杂的缺陷管理工作有条不紊地进行，做到忙而不乱，提高缺陷管理的工作效率；有利于把握缺陷管理的方向和重心，抓住缺陷所在，提高缺陷管理效果；有利于缺陷管理的科学化、规范化。
按缺陷管理的全部过程来研究，其程序可分为发现缺陷、调查缺陷、分析缺陷、反馈缺陷四个阶段。
发现缺陷
发现缺陷的工作，大致分为办理委托手续、搜集信息，评估现状、制订方案，确定分工五个环节。
1办理委托手续
这项工作主要是企业缺陷管理机构接受委托，办理受托手续，进行登记。办理受托手续时，委托人(企业管理者)应提出缺陷管理的目的和要求。
2搜集信息
此项环节的工作，主要搜集以下几种信息：
1）近三年的会计报表、统计资料与计划资料；
2）企业章程、组织结构、主要管理者，以及各个职能部门的职责、权限和工作范围；
3）企业岗位责任制度、内部审计制度、会计制度、报告制度等各种管理制度；
4）企业的业务范围、经营品种和方式。
3评估现状
企业缺陷管理机构应把企业经营管理中存在的最关键和最迫切需要解决的缺陷作为诊断的重点。确定缺陷管理目标的方法一般有两种：一种是归纳法，即了解现状，找出问题产生的原因，确定缺陷管理目标；另一种是演绎法，其基本思路是根据企业的发展目标来衡量企业现状。
4制订方案
通过双方的协商洽谈，企业缺陷管理负责人应写出与实际情况相符的缺陷管理工作计划，其内容包括缺陷管理的进行步骤、调查范围与内容、人员组织等。
5确定分工
按照缺陷管理的要求，双方应在协商的基础上就缺陷管理的起始、目的、范围、内容、质量要求、完成时间、费用酬金、双方应承担的权利与责任等内容签订正式的缺陷管理协议合同。
调查缺陷
调查缺陷是企业缺陷管理的重点，包括搜集内外部资料、调查方法、初步分析三个方面内容。
1搜集内外部资料
企业缺陷管理机构在调查缺陷过程中，应按照缺陷管理的要求搜集有关资料。企业外部资料主要是指与企业经营活动有联系的政策、法规、计划及部分统计资料，以及企业竞争对手所在地的经济状况及市场供求变化等。企业内部资料主要是指企业概况，包括企业发展历史资料，人、财、物占有情况，内部规章制度，各项经济指标完成情况及经济效益分析等。
2调查方法
企业经营管理调查常见的方法主要有以下六种：
1）负责人亲临现场调查；
2）访问调查，采取面对面形式，有利于调查双方进行双向沟通，效果颇佳；
3）问卷调查，比较适合于通过大面积的抽样调查较多样本；
4）实验调查，在缺陷管理初步方案确定后，要通过实验方法验证缺陷管理方案的正确性；
5）电讯调查，形式比较灵活，辐射面广，适应性强，但信息回收率较低；
6）统计调查，借助于有关统计报表，要求对调查对象按报表要求进行统计。
3初步分析
初步分析是指对通过调查所搜集的大量信息资料进行分类整理、综合分析和专题分析。在分类整理资料的基础上进行初步分析，摘出可以用于改善方案的有用资料。
分析缺陷
企业缺陷管理机构在完成缺陷调查工作后，应按预定时间进行缺陷分析。
在初步找出企业经营活动中存在问题的基础上，确定企业缺陷管理的重点方向和关键问题，以便制定出切实可行的计划。这一阶段是整个工作中非常重要的环节。具体包括掌握企业情况、制定实施计划、落实指导三个方面内容。
1掌握企业情况
企业管理者应向企业缺陷管理负责人具体地介绍企业的发展历史、企业规模、产品结构、组织结构、员工队伍、固定资产、流动资产、产品销售、市场开发、企业经营现状、经营管理水平、企业长远规划和目标，以及对负责人的希望和要求。各部门主管在企业管理者介绍情况后应就本部门的经营管理现状向负责人报告。
2制定实施计划
企业缺陷管理负责人应根据企业的特点、能力和改善的力度，帮助企业制定实施计划。同时，还要帮助企业做好计划实施前的准备工作，如制定标准、进行必要的教育和培训等。
3落实指导
在企业落实、实施改善方案的过程中，由企业缺陷管理机构定期或不定期地指派专人进行巡回指导。指导的内容包括：
1）对改善方案进行必要的修改和补充；
2）与有关人员一起采取各种措施排除障碍；
3）树立严格的时间观念，保证计划按步骤和预期的时间完成。
反馈缺陷
企业缺陷管理机构要对实施方案的结果进行检查和评价，了解方案是否按计划要求进行，取得的效果如何，在哪些方面还需改进。加强信息反馈是使企业保证方案质量的重要手段。企业缺陷管理机构与有关人员不仅在实施指导期间要密切合作，而且在诊断期以后，企业缺陷管理机构仍要注意与有关人员保持联系，定期回访指导，促使有关部门采取措施进一步巩固和完善改进方案，防止问题反复。当缺陷有反复趋势时，要及时予以复诊。
缺陷管理的价值
企业实行缺陷管理的价值有三点：可使企业生存风险降到最小；企业获得成功的有效途径；有利于企业长足进步和发展。
可使企业生存风险降到最小
活动的风险是由活动主体、活动客体和外部环境三个部分共同作用所产生的。企业的生产经营活动中存在的风险叫企业风险，是指由于主体(企业)的能力有限性、客体(生产经营活动)的复杂性和外部环境的不确定性而导致企业经营失败的可能性。
1主体(企业)
企业能力是有限的。首先，企业风险与企业拥有的生产资料和生产要素有关。企业的生产经营活动受到人、财、物、技术、信息等各种生产要素数量、质量和结构的约束。企业所拥有的生产资源和生产要素是有限的，而企业所面临的客观风险却是无限的。当外部环境的变化，生产经营活动的复杂性与难度超过企业的能力时，风险便可能发生。其次，企业风险还与企业生产经营活动中“人”的要素有关，即与企业决策者、管理者的素质、能力、风险意识、风险倾向、风险处理技巧有关。由这些因素造成的对外部环境辨识错误，对风险活动决策失误，对生产经营活动估计的偏差，对风险过程监控不力，以及缺乏对风险的心理承受能力，均可能导致主观风险的产生。
2客体(生产经营活动)
生产经营活动本身具有复杂性。随着社会分工的发展，企业生产与经营中的组织协调与协作日趋复杂，生产经营活动难度加大，从而给企业的生产经营活动带来极大的困难，加大了企业生产经营失败的可能性。生产经营活动导致企业风险的原因有两个，一是技术进步速度的加快，以及产品生命周期的缩短，增加了企业进行新产品开发的难度；二是企业规模的扩大越来越大也将伴随着投入的扩大，从而使企业生产经营活动的资金需要量增加，对人才素质的要求也越来越高。
3外部环境的不确定性
随着市场经济的发育与完善，企业所面临的外部环境也将日趋复杂，外部环境的不可控性也日益加大。外部环境的不可控性主要包括三个方面：市场状况的变化以及竞争对手的出现；政治、经济和国家政策的变化；消费者的消费结构、消费行为和需求偏好的变化。由于这些外部环境因素变化的可(预)测性低，因而具有极大的不确定性，从而在客观上给企业生产经营活动带来风险。
认识和把握企业风险的影响因素，可以对其有利或不利方面进行正确抉择，扬长避短，最大限度地降低企业生存风险。
企业获得成功的有效途径
企业管理者往往对企业中存在的问题或者消极等待，或者盲目出击，从而造成更大的损失。如果企业的经营管理者能够仔细研究企业中造成问题的缺陷，将有可能对企业失败具有一定的判断能力。能够研究企业失败的管理者能够清醒地认识到自己企业将要受到损失的领域和时机，客观地分析各种内外因素的综合作用，对即将面临的危机采取必要的措施，在危机发生之前把握住有利时机抢先行动，以避免和减少损失。即通过对企业缺陷进行研究，合理地保存企业必需的资源，使企业避免失败和危机。
近几年“资本运营”风气一时甚嚣尘上，当然资本运营本身并没有什么错误，但是如果管理者把它当成投机取巧、快速致富的方法，那么结果是显而易见的。为什么不少企业在辉煌三五年以后就销声匿迹了呢？原因就是“资本运营”心态在作祟。许多管理者都期望通过投机取巧的办法来获得企业快速增长，这本身就是一种管理缺陷。
善于深刻反省和检讨的人才有可能获得成功。虽然激烈竞争的市场、转瞬即逝的机会并不会让每个企业家或者每个企业都能够脱颖而出，但只要把握缺陷产生发展的规律，就能找到获取成功的有效途径。
有利于企业长足进步和发展
研究缺陷，才能避免缺陷。对经营管理缺陷进行管理是十分必要的，因为管理也是生产力。只有研究缺陷，才能使企业在以后的生产经营活动中避免出现这些缺陷，这对企业的进步和发展来说非常重要。
