5)增强成员的工作积极性。制度具有公正性，能公平地对待每一位成员，真正体现个人的劳动成果，根据每位成员的劳动给予客观公平的相应报酬，因而制度化管理是调动组织成员积极性的一个有效方法。它把每位成员的报酬与其所做的贡献紧密地联系起来，改变了过去干好干坏一个样的状况，也有利于在考核成员的贡献时更加客观公正，因而能极大增强成员的工作积极性。
6)适合现代组织的发展需要。早期传统的管理由于过分依赖个人和裙带关系、人身依附关系，采用任意的、主观的、多变的管理方式，所以不适合现代组织管理的要求。现代组织由于规模大、内部分工细、层次多，所以更需要高度的统一，需要有准确、连续、稳定的秩序来保证各机构间的协调一致，从而从不同的侧面保证组织管理目标的实现。
规范管理的基础是制定制度
制度化管理，必须要有制度作为基础。制定制度是有效的制度化管理的第一步。但怎样才能制定出好的制度呢？
1制定制度必须遵守的十大原则
无论是已发展到一定规模的组织还是刚刚成立的新组织，都需要一些规章制度来进行规范管理。制定制度本身并不难，难的是制度的执行。其主要原因在于：制度的执行实际上是在规范和改变成员的工作习惯。中国有句俗话叫"江山易改，秉性难移"，改变一个人的习惯是相当困难的，况且制度是要改变所有成员的工作习惯，其难度可想而知。所以在制定各项制度时，不但要确保制度的正确性，更重要的是要保证制度在实施时能被成功地执行。为此，制定制度不能草率。制定管理制度要符合以下十大原则：
1)让当事人参与的原则。让当事人参与制度的制定是制定制度的一个重要原则。如果这个制度是针对整个组织的，就要尽量使组织的全体成员都参与到制度的制定中来，如果只是针对某个工作流程而制定的制度，则需要请相关的成员参与进来。一般的做法是由起草人进行过认真调查之后，起草制度的草案，将该草案公布于众，让大家进行讨论和修改，并由起草人收集意见进行修改。对于重点的当事人，起草人要个别征求他们的意见，并做认真的记录和总结。
要注意的是在收集到的意见中，会有80%的意见是重复的或不可行的(对这些意见要向提出人做耐心地解释)，只有20%的意见真正有作用。但这种让当事人参与讨论制度的形式不可缺少，因为这种参与的形式比参与的结果更加重要。
虽然让当事人参与会让制定制度变得复杂起来，但却会对今后制度的执行减少很多障碍。人本能地会对约束他的东西产生反感，而制度恰恰是约束人的东西。让成员参与到制度的制定中来，可以减少这种反感，因为人们都不会讨厌自己的劳动成果。
2)简明扼要的原则。制度是需要执行的，当成员对制度本身无法深入地了解时，就谈不上能很好地执行。制度是针对所有当事人的，所以制度本身的语言描述应该尽可能地简明、扼要、易懂，并且不产生歧义，让所有的当事人都可以轻松地理解。另外，制度不必非常缜密和完备，首先，是因为这样会损害制度的简明性和易懂性，不利于制度的执行；其次，是每位成员都对制度有基于常识的认识和理解，而这些常识性的东西并不必在制度中面面俱到。
3)不求完善但求公正的原则。在制定新制度时，很难做到一次性制定得非常完善。随着组织的发展和管理水平的提高，可能还要不断地进行修改和充实。制定制度是为了使用，所以制度一定要适合组织。在制度执行的过程中，可能会因为制度本身的不完善和不合理而出现一些问题，但这些不应该影响制度的公正执行。比起制度的完善性，成员往往更加关心执行制度的公正性，所以对于制度的制定者来说，应该比关心完善性更加关心执行的公正性。
4)系统和配套的原则。制度要全面、系统和配套，基本章程、各种条例、规章、办法要构成一个内在一致、相互配套的体系。同时要保证制度的一贯性，不能前后矛盾、漏洞百出，避免发生相互重复、要求不一的情况，同时要避免疏漏，要形成一个完善、封闭的系统。
5)从实际出发的原则。从实际出发是制定制度必须遵守的重要原则。制定制度要从组织的实际出发，根据组织的构成内容、工作对象、管理协调的需要，充分反映各项组织活动的规律性，体现组织的特点，保证制度具有可行性和实用性，切忌追求时髦，流于形式。
6)重视成员工作习惯的原则。懒惰是人的一大天性，没有人会主动更改自己熟悉的工作方式，所以在制定制度时，一定要认真分析现有的工作流程和工作习惯。在达到目标的原则上，要尽可能地继承原有的流程和习惯，这样才能有效地保证日后制度的执行。
7)以需要为依据的原则。制度的制定要以需要为依据，即制度的制定要从需要出发，而不是为制度而制度。需要是一项制度制定与否的惟一标准，制定不必要的制度，反而会扰乱组织的正常活动。如有些非正式行为规范或习惯能很好发挥作用，就没有必要制定类似内容的行为规范，以免伤害成员的自尊心和工作热情。
8)具有先进性的原则。制度是一个组织的"骨架"，先进的制度有利于组织的正常运营，因此，制定制度一定要从调查研究入手，总结本组织的经验，同时吸收其他组织的先进经验，引进现代管理技术和方法，保证制度的先进性。
9)采取措施、改造习惯的原则。新制度的执行过程就是改变成员工作习惯的过程。管理者应该很清楚地认识到该制度的执行会带来哪些工作习惯的改变，这种改变成员是否可以接受，接受的程度是多少。根据具体情况，管理者必须采取一些辅助措施来加强对成员工作习惯的改变，比如在新制度执行时，进行制度培训，或进行频繁地抽查和监督等。
10)具有操作性的原则。制度必须具有可操作性，否则就失去了制定制度的意义。要想使制度易于操作，最好在制度中就明确一般的操作方法。另外，要写明制度的原则，这样便于对特殊情况进行处理(最好能规定出解释权的归属部门)。
2制定制度必须避免的八种现象
规章制度是组织管理现代化的重要手段，这一手段运用的好坏直接影响到组织的生存与发展。如何避免决策性的失误？除了遵循前述十大原则之外，还应避免下面八种可能出现的现象：
1)避免草率从事，聊备一格。为了应付上级草草定出一份管理规章，根本不向组织成员宣布，当然更谈不上执行。
2)避免抵触法规。有的规章制度条文与现行政策、法令和政府的规定相抵触，则自行失效。当然，组织在改革中有些新的规章制度超越于现行政策界线，但有利于发展生产和国家利益，则另当别论。
3)避免自相矛盾。上下条文互不衔接、自相矛盾，使组织内的此规定与彼规定也有冲突，让人无所适从。
4)避免咬文嚼字。文字冗长，语言生硬，含义不清，令人无法领会。如《安全守则》中有这样一条："在禁区内不得燃烧可燃物或摆放促使致燃之器具"，其实只需"禁区内严禁烟火"七个字就可概括其意。
5)避免舍本逐末。列举大量无关紧要的条文，喧宾夺主，降低了重要条文的分量。细枝末节的条文过多，不便记忆，当然会影响执行。
6)避免违背常理。过于苛刻，大都难以做到；惩罚措施过火，成员动辄得咎，将导致抗拒心理。
7)避免不切实际。过于细密，实际执行中难以行得通，执行起来反而降低效率；而条文过宽，又起不到约束作用。
8)避免形同虚设。定而不用，对违规者不按规定处理，姑息纵容；或在执行中因人而异，亲疏有别，会导致制度自行废弛，成为一纸空文。
3信息沟通系统要完善
俗话说，"不知者不怪"。如果组织仅仅是制定了各项制度，但组织中的成员大都对此一无所知，那么这种情况是谈不上制度化管理的。所以在制度化管理中一个重要的内容就是组织内部要有完善的沟通媒介。
组织中信息沟通主要有三个特点：首先，组织中存在着所谓"文件流转"--一份文件从组织的某个地方流向另一个地方，在那里受到后续处理；其次，组织中还存在着记录、档案和正式报告；最后，组织中还有关于组织例行工作及程序的手册。
1)口头联络。组织纲领所规定的口头信息沟通制度，一般仅限于比较小的范围。从一定程度上讲，正式权威体制包含着这样一个假定，即口头联络主要发生在一个人和他的直接上下级人员之间；但这也不是他们之间惟一的信息沟通渠道。
在一定程度上，正式组织还限制了向上沟通的便利。除了直接下属之外，下属人员要想接近处于组织上层的人，用口头联系方式可能是相当困难的。军事组织对这种"接近条件"有一套正式的规则--二等兵只有得到了中士的许可，才能跟上尉讲话。在其他组织里，即使行政长官坚持某种"开放"办公政策，其易于接近的程度也受到了非正式的社会压力和私人秘书的限制。在这种情况下，真正限制着可接近性的，与其说是正式组织，不如说是非正式组织。
空间上的接近程度，可能是口头联络频繁程度的一个非常现实的条件。正因为如此，办公室布局成为信息沟通系统的重要决定因素之一。就连电话的问世，也未能大大降低这一因素的重要性，因为电话交谈绝不等于面对面接触。
2)备忘录和信件。备忘录和信件受到正式规定的控制，往往比口头联络所受到的限制更多，比较大的组织尤其是这样。有些组织实际上要求一切书面通讯材料经权威链流转；不过，这种做法并不普遍。或许更普遍些的要求是通讯材料沿权威链的传递不得跳过一级。也就是说，同一部门的两个不同单位的人如果想做书面联系，其中一人必须先将材料交给其所在单位的头头，这个头头可绕过部门领导人，将材料交给另一人所在单位的头头，然后由后者转交那个人。
不过大多数组织对此未做严格要求。更经常的做法是建立一些"审批"规则，要求把越级传递的通讯材料流向规定的轨道。
3)文件流转。文件流转是某些组织处理财务的典型方式，如保险公司、企事业会计部门、联邦贷款机构等就是如此。在这种情况下，组织的业务工作(或其部分工作)是以文件处理为中心而展开的。例如，人寿保险公司要接受申请单、审查申请单、予以批准或拒绝、发行保险单、给投保人开列保险费、计算保险费、支付保险赔偿费，等等。处理与个人保险单有关的文件是该组织业务工作的核心所在。这些文件从组织的某处转移到另一处，为的是采取各种行动，如审查申请单、记录投保人的变化、批准支付赔偿费，等等。
随着文件的流转，采取必要管理措施所需的(有关保险单的)所有信息，也随之流转。为采取一定的行动而流转的文件，总是要靠人去处理的。处于文件到达处的人，一般均具备有关该公司规定的知识，也就是为了处理文件而所需的有关保险单信息方面的规章知识。由于有了文件，就使得来自办公现场的有关投保人情况的信息，同来自办公总部的有关公司规章及业务的信息，得以组合在一起了。因此，对这种情况来说，信息的组合是通过文件的流转，靠把在办公现场获得的信息传递到办公总部而实现的。对其他一些情况而言，信息的组合可能是通过指示、手册之类文件的流转，将办公总部的信息传递到办公现场而实现的。
4)记录和报告。对任何组织来说，记录和报告差不多都是正式信息沟通系统的一个不可或缺的部分。在利用信件和备忘录进行信息沟通时，人们必须做出需要传递信息的决定，而且要决定传递哪些信息。记录和报告则与此不同，它们的独特性在于报告者和记录者知道该在什么时候写报告或记录(是定期写还是发生具体事件时再写)，报告或记录中要包括哪些信息。这一点非常重要，因为这在很大程度上减轻了各个组织成员所面临的重要而困难的任务：决定他所拥有的哪些信息应当传递给哪些成员，以及应当采取什么形式传递等。
5)手册。手册的作用是要把那些打算长期应用的组织惯例告诉组织成员。如果没有它，长久性的政策就只能留在组织老成员的心里，而对组织工作不会产生很大影响。手册的准备和修改，为的是确定组织成员对组织的结构和政策是否有一个共同的理解。无论是在新成员培训期使用的手册，还是在其他时间单独的使用手册，其重要用途都是要让新成员了解组织的政策。
