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第18章 定律三:管理不是独裁(5)

根据授权主体的不同,可将授权分为集体授权与个人授权。集体授权,指经过集体讨论研究后,将某一方面或某一部分权力授予某人,集体授权属于常规授权的一种,这种授权多是常规的、行文的,既可以任命干部的同时授权,也可以在任命干部后授权,还可以在非任命时授权;在管理活动中,常有某位管理者自己决定将属于自己的一部分权力授予下属,或口头或书面,或临时或长期,这种授权即为个人授权,个人授权往往在该管理者被调离开原岗位后被新管理者收回。

根据指示内容的明晰程度与范围大小,可以将授权分为刚性授权、柔性授权、模糊授权和惰性授权。刚性授权,是指管理者在授权时,试图非常精确地划定授权的范围,授权者对被授权者的职务、责任及权力均有十分明确的规定,下属必须严格遵守,不得渎职,这种授权方式限制了下属的主动性、创造性和个人发展;柔性授权,是指管理者对被授权者不做具体工作的指派,仅指示一个大纲或者轮廓,被授权者有很大的余地做因时因地因人的随机处理;模糊授权,具有明确的工作事项与职权范围,管理者在必须达到的使命和目标方向上有明确的要求,但对怎样实现目标并未做出要求,被授权者在实现目标的手段方面有很大自由发挥和创造余地;惰性授权是指管理者由于不愿意多管琐碎纷繁的事务,且自己也不知道如何处理,于是就交给部下处理。

3授权的技法

授权管理是科学管理中最重要的环节,也是管理方法与管理艺术的最集中体现。如果管理者运用得当,既可以使管理者减轻负担,提高工作效率,又可以培养锻炼干部,发现人才;反之,如果授权失当,管理者不仅会为纷繁杂乱的事务所困扰,增加工作负担,甚至节外生枝,惹出许多麻烦。作为管理者,授权必须讲究艺术,要掌握一定的授权技巧。

1)选对授权的对象。成败在人,选准授权的对象,关系着事业的前途。首先应选择勇于承担责任的人,有些干部在自己负责的工作发生失误或延误的时候,总是要找出一火车的理由。这种将责任推卸得一干二净的人,实在不能信任。干部负责的工作,可说是由上司赋予全责的,不管原因何在,干部必须为错误负起全部责任。如果上司问起错误的原因,必须据实说明,千万不能有任何辩解的意味。把责任推给下属,并不能免除自己的责任。一个干部必须有"功归部属,失败由我负全责"的胸怀与度量才行。

其次,被授权者应忠诚。一般来说,管理者下达的命令,下属无论如何也得全力以赴,忠实执行,这是下属干部必须严守的第一大原则。如果下属的意见与上司的意见有出入,当然可以先陈述自己的意见,陈述后,上司仍然不接受,就要服从上司意见。

除了以上品质外,良好的被授权人还应具备以下特点:

做上司的代办人,把上司的决定当做自己的决定并向外界作详尽解释;知道自己的权限;能向上司提出所辖部门目前的问题,以及将来必然面临的问题,同时一并提出对策,供上司参考;努力消除上司对人或事的误解;准备随时回答上司的提问,当上司问及工作的方式、进行状况,或是今后的预测,或有关的数字,他必须能够当场回答;经常请求上司指示;能提供情报给上司。管理者与外界人士、部属接触的过程中,经常会得到各种各样的情报;这些情报,有些是对公司有益或是值得参考的。管理者必须把这些情报谨记在心,事后把它提供给上司。

2)善派任务,妥善分工。管理者如果能干,定能将下属之工作分配得极为妥当,激发下属的工作意念,避免下属有反抗的心理。善于分配工作的好上司要经常检查每个人负责的工作内容,适当地估计工作的质与量,以求分配合理。应全面考虑完成某份工作所需的时间。若给员工加派其他工作,会先考虑员工本身工作进行的状况。

重要的工作,可托付给终日忙碌的人。这里所说"忙碌"的人,就是会工作之人,甚至是会找出工作的人。真正能干的人,会不断地自觉发现工作上的问题,并动手去解决。因此,他也会获得上司或同事的青睐,经常有人找他帮忙。委托这种人工作,酬谢的代价亦须比别人多,给予有诱惑力的褒奖,对他本身和其他人,都会有激励作用。但你不能以为只要给优厚的待遇、高等的地位,就能不停地偏劳他,因为这样会把他逼到过分劳累的境地。因此,当你的部属完成一件重要工作后,你要让他充分休息,要有这种体贴部属的心意才好,主管本身在制作预定表、分配工作的时间时,要注意到这一点,避免偏劳任何部属。

3)善于发出指令。管理者要全力以赴抓大事,大事就是全面的、根本性的问题。对于大事,管理者要抓准抓好,一抓到底,绝不能半途而废。一般说来,大事只占百分之二十,您以百分之百的精力,处理好百分之二十的事情,当然会轻松自如了!

许多管理者喜欢命令成员去干事,以显示其管理地位。"你今天要给我把这份文件写好,并且打印三份。"这种命令的口吻多少让成员有些不快。正确的方式是多发问,少命令。发问可以使成员觉得他也是组织的一部分,他在为组织的工作而努力,这比为某一个人卖命好一些。那么前面的命令可以转换为以下的发问:"我们急等这份材料用,你看今天能写完并打印三份吗?"

4)要相信成员,还成员以工作自由。作为管理者,你必须让成员安排自己的计划,不用任何事情都由你过问,要允许成员犯错,鼓励成员要敢于冒险。让成员拥有自己的头脑,其前提是你必须充分相信和认可他们。你给予他们的自由度越大,他们做出的事情就越成功。当你真诚地信任他们时,如果他们对你安排的某一项工作确实无法胜任,他们会主动说出来,并要求另换一个更合适的工作,这实际上是对你的一种负责,这比勉强答应但最后将事情弄得一团糟的成员更加诚实、更有责任感。你可以选择一段时间离开成员,只给他们提供一个工作框架,而不是什么都为他们想到。作为上司,你只需为成员指引方向,而且这一方向不应在三个星期或三个月内改变,即使出现问题,成员也应该可以像你一样妥善处理。当然,如果是十分重大的问题,他们不可能自行其是,必须将你唤回。当你不在时,成员们也许会有些不大习惯,或许有些想念你;当你回到他们身边时,他们会向你展示自己的业绩。因此你的归来,又变成了他们表现自己和证明你的权威的机会。

5)重视副手。对于自己不懂之事,不如干脆授权某些副手全权处理。这样做,比明知自己不懂又不好意思说出来,让副手们去揣摩要好得多。副手的地位决定了必须在谈论问题、提意见时照顾到正职的情绪、面子。如果正职不虚心求教,特别是不公开表明态度,他们怎么好直抒己见呢?副手也应该充分考虑到正职的苦衷,还要了解他们的性格。谁也不会讨厌别人的帮助,但帮忙要得体才会收到好效果。除了正职管理者不在的情况下,副手总要征求正职管理者的意见,这不仅是工作上的规矩,也是对人的尊重。有时误解就是因一些小小的疏忽而造成的。正职管理者要与副手在工作上合作好,要使他们团结在你的周围,必须了解他们的特点。应因人而异,委以能发挥其创造性的任务,并予以慷慨的支持。

6)逐级授权。逐级授权技巧的良莠,将关系到下属的工作士气。要是你希望利用有效的授权方式来让员工们个个斗志高昂,就应遵循一套科学的程序。

先决定何种性质的工作可以分配给下属。最好是件比较长期的工作,而不是可以速战速决的。接下来就必须挑选合适的授权对象。当然,这主要是取决于该项工作的性质。

找好人选之后,先核查一下他目前的工作量,衡量一下是否会使其工作量过重。和当事人做面对面的沟通,详细地解释这件工作的内容、重要性,以及为何要授权给他,并征求其意见;对当事人进行必要的训练,直到双方都满意为止。

经过和当事人沟通并征得当事人同意之后,要确立一套监控进度的程序。在赋予当事人该项责任的时候,也同时给予适度的权限。

7)选准授权事项。虽然有心授权,许多主管却无法准确地掌握授权的范围。大体而言,以下的这些工作可以考虑分配给部属去做:可以提高部属办事能力的工作,比如收集某些统计数字、重新检查该部门的工作量、提出关于未来发展计划之建议等;必须是分配给一件完整的工作,而且有明确的责任归属,如果只是要他们来"蹴一脚",对增强他们的成就感将毫无好处;只须关起门来思考就可以自行决定的单纯事务,而且有一套明确的判断标准可以参考,不致因个人主观因素而产生失误。

以下的这些工作则不应授权给手下去处理:只有部门主管本身才能过问的事务,像员工的薪资调整方案、部门年度的生产目标,以及若干涉及公司业务机密或是较为敏感性的事件;不是一件完整的工作,不易分清责任归属;单调而琐碎的例行性事务;需要召开会议才能决定的事务。

8)人尽其才。管理工作中的最大挑战之一是挑选适合当车的人去做车,适合当马的人去做马,适合当炮的人去做炮......并在适当时机发动进攻,让车横冲直撞,让炮隔山打虎......

如果你想少做一点儿得不偿失的事情,那么,在上任之后,首先要花一些力气摸清情况,了解每个下一级工作人员的特点,调动他们的积极性,根据每个人的实际能力,安排适合他们的工作,做到人尽其才。做好了这一步工作之后,你再去让他们调动再下一级工作人员的潜力,安排适合每个工作人员专长的工作。这样,以此类推,一级一级,每个工作人员都将获得他们相对满意的工作,谁都不会再因此发牢骚、闹情绪,整个部门上下都在努力地工作。

当然,只有当你对下属有了明确的认识之后,才能妥善地分配工作。一件需要迅速处理的工作,可以交给动作快速的下属去做,然后再由那些做事谨慎的下属加以审核;若有充裕的工作时间,就可以让谨慎型的下属去做,以求尽善尽美。万一你的下属都属于快速型的,那么尽可能选出办事较谨慎者,将他们训练成谨慎型的下属。

对待下属不要求全责备,而要用其所长。每个人都有其长处,要为员工发挥这些特长创造条件。有的管理者不仅在薪金、工作满足感、前途推举等方面对下属进行照顾,还给下属一个得体的头衔。比如一名处理来往信件、传送文件的差役,美其名曰"写字楼助理",这个头衔会让他产生荣耀的感觉,工作会更卖力,也会更认真负责。管理者要想发现下属的特长,还必须给予他一定的自由度,如果总是吩咐得十分具体,下属只能成为上司的傀儡,无法显示出自己处理事务的办法与能力。

1授权后的控制技巧

授权不是弃权,管理者授权而不放任,要做到从整体目标和全局利益出发,对下属的工作行为和方向进行科学的指导,并通过不断的指导,实现有效的控制。为此,管理者必须明确授权的内容与范围,建立和健全审查评价制度,畅通信息渠道,以保证下属的工作不会因授权而偏离正确方向和组织的整体目标。

首先,应把握集权与授权的度,尽量做到大权独揽小权分散。诸葛亮被世人誉为智慧和聪明的化身,但他的致命弱点便是"政事无巨细,咸决于亮"。他为了报答刘备的知遇之恩,完成先帝的托孤之重,"寝不安席,食不甘味","夙夜忧叹",终于积劳成疾,只活了54岁就谢世了。连他的对手司马懿也曾预料到:"食少事烦,岂能长久?"后人在推崇他"鞠躬尽瘁,死而后已"的忘我精神和运筹帷幄的超人智慧之余,又对他事必躬亲的作风不胜惋惜。作为管理者,必须明确自己的岗位责任和工作范围,以及部属的权力和职责,该给部属的权力,管理者就不要占有;该是自己行使的职权,也不能疏忽。主要权力集中在管理者手中,部分权力分散给部属,正所谓"大权独揽,小权分散",各司其职,各负其责,上下形成两个积极性,工作才会形成一个合力。

在每次授权前,管理者都应评估它的风险。如果可能产生的弊害大大超过可能带来的收益,那就不予授权。如果可能产生的问题是由于管理者本身原因所致,则应主动校正自己的行为。当然,管理者不应一味追求平稳保险而像小脚女人那样走路,一般来说,任何一项授权的潜在收益都和潜在风险并存,且成正比例,风险越大,收益也越大。

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