英国文学史上著名女作家艾米莉·勃朗特在年轻的时候，除了写作小说，还要承担全家繁重的家务劳动，例如烤面包、做菜、洗衣服等。她在厨房劳动的时候，每次都随身携带铅笔和纸张，一有空隙，就立刻把脑子里涌现出来的思想写下去，然后再继续做饭。
著名美国作家杰克·伦敦的房间，有一种独一无二的装饰品，那就是窗帘上、衣架上、柜橱上、床头上、镜子上、墙上……到处贴满了各色各样的小纸条。杰克·伦敦非常偏爱这些纸条，几乎和它们形影不离。这些小纸条上面写满各种各样的文字：有美妙的词汇，有生动的比喻，有五花八门的资料。杰克·伦敦从来都不愿让时间白白地从他眼皮底下溜过去。睡觉前，他默念着贴在床头的小纸条；第二天早晨一觉醒来，他一边穿衣，一边读着墙上的小纸条；刮脸时，镜子上的小纸条为他提供了方便；在踱步、休息时，他可以到处找到启动创作灵感的语汇和资料。不仅在家里是这样，外出的时候，杰克·伦敦也不轻易放过闲暇的一分一秒。出门时，他早已把小纸条装在衣袋里，随时都可以掏出来看一看，想一想。
这是成功者的秘诀，也是我们学习借鉴的好方法。
从一个青年人怎样利用他的零碎时间上、怎样消磨他冬夜黄昏的时间上,就可以预言他的前途。平庸的员工是看不到细碎如沙的零碎时间是可以建造一所城堡的，所以任凭自己零碎的时间从身边溜走，而毫无成就。优秀的员工却懂得，把细碎的时间珍珠串成项链。所以，他们会抓紧一切可以利用的零碎时间为自己“充电”，经年累月下来，终使他们小有所获。
善做日常备忘录
今天在电视中露面最频繁的广告，大多是美国宝洁公司的飘柔（P&G）、潘婷、沙宣、海飞丝、伊卡露、佳洁士、玉兰油等化妆品、洗涤品。这家创建于1837年的世界著名洗涤剂、化妆品公司，迄今已有170年历史。宝洁公司在全球的销售额每年平均为300亿美元。宝洁公司在全球70多个国家设有工厂及分公司，所经营的300多个品牌的产品畅销140多个国家和地区。
诚然，作为一家成功、出色的公司，必有它独特的过人之处。宝洁公司的法宝之一就是它的备忘录制度。宝洁的备忘录一般分为两类：信息备忘录和建议备忘录。
信息备忘录内容包括研究分析、现状报告、销售与市场份额汇总及竞争力分析；建议备忘录则是一种说服性的文件，重点包括：建议目的、背景信息、建议方案以及背后的逻辑讨论和下一步的做法。建议备忘录非常重要，那些希望晋升的品牌管理员工必须掌握建议备忘录的撰写技能。
备忘录大多不会超过4页。品牌管理人员如果想要升迁，最好先学会写备忘录。在宝洁，备忘录的写作甚至被当做一种训练的工具。对资历较浅的人员来说，一个备忘录重写10次是常见的事；成为品牌经理后，一个备忘录仍有可能被要求重写五六次。凭借不断地重写备忘录，宝洁希望能够训练员工更加周密地思考问题。
宝洁公司“一页备忘录”的结构如下：
1、相关信息（发自谁from、发给谁to、转交给谁cc、日期date）。
2、标题。
3、一句话总结备忘录的主要内容。
4、 3～4行总结备忘录的主要内容。
5、相关背景资料介绍（2～3行）。
6、备忘录内容（建议、意见、工作总结、信息共享等）。
7、主要缘由、总结、工作计划等。
8、下一步任务。
9、签名。
在日常工作中，备忘录是一种很重要的方法。如果平时不记“备忘录”，往往会因为工作忙而有所遗忘，这不但会造成工作的拖延，甚至会造成不可预料的严重后果。因此，养成做“日常备忘录”的习惯可以让你在落实责任时轻松很多。当你每天早上打开当天的“备忘录”，就可以找到你想要的东西；你可以把苦思冥想的时间省下来，用在其他的工作上；你总能知道你的约会、计划和文书工作，也会因不用分心于其他事而变得工作起来相当有效率。
同时，它还能记录你的工作状况，让你能看清楚自己在某段时间里的变化，从而引导你采取正确的工作方法与技巧走向新的目标。
学会使用“日常备忘录”吧！坚持这个好习惯，因为它能帮你在工作中用最少的时间去提高效率，为你的成功提供有力的保证。
以繁化简，简单取胜
日常工作中，我们经常会遇到这样的现象：某位员工就某件事情汇报了半天，
领导却不得要领，不知其主要说什么；某位员工就某件事写了一篇文字材料，洋洋数千言，可这件事到底是怎么回事，看了半天也不明白。这是效率低下的普遍表现。
主要从事组织沟通管理咨询的史森克·胡德自1992年开始至今，曾对美国企业进行了一项以“简单管理”为专题的调查研究，长期观察企业员工的工作模式，探讨造成工作过量、效率低下的原因。最初的调查对象包括了来自500家企业的2500名人士，持续至今已经扩大到800多家企业，人数达到35万人，其中包括了美国银行、通用电气、迪斯尼等国际知名的大型企业。随后，艾森克将“简单”的理念运用到日常的工作实务上。根据他多年的研究调查结果，现代人工作变得复杂而没有效率的最重要原因就是“缺乏焦点”。因为不清楚目标，总是浪费时间重复做同样的事情或是不必要的事情；遗漏了关键的讯息，却浪费太多时间在不重要的讯息上；抓不到重点，必须反复沟通同样的一件事情。
职场人士往往会有这样的体会，最初创业时，只有老板(包括合伙人)和被雇佣者两个层级，那时候上下级之间的关系非常简单，工作效能也很高。然而，当发展成为大公司后，关系越来越复杂，管理也越来越困难了。这是什么原因?著名的管理大师彼得·德鲁克说过“最好的管理是那种交响乐团式的管理，一个指挥可以管理250个乐手。”他通过调查和研究得出的结论是，对企业而言，管理的层级越少越好，层级之间的关系越简单越高效。
同样，一名职场中的高效能员工必须想尽办法，化繁为简，将牵绊工作效率的障碍毫不足惜地甩掉。但“简单一些，不是要你把事情推给别人或是逃避责任，而是当你焦点集中、很清楚自己该做哪些事情时，自然就能花更少的力气，得到更好的结果，”艾森克在接受杂志访问时如此说道。简化问题，从细节入手，避免冗繁是我们简化工作的重要途径。
一、简化问题
美国威斯门豪斯电器公司董事长唐纳德·C·伯纳姆在《时间管理》一书中提出自己提高效率的一项重要原则：在做每一件事情时，应该问自己三个“能不能”：“能不能取消它?能不能把它与别的事情合并起来做?能不能用更简便的方法来取代它?”
在这三个原则指导下，善于利用时间的人就能把复杂的事情简明化，办事效率有很大提高，不至于迷惑于复杂纷繁的现象，处于被动忙乱的局面。无论在工作中，还是在生活中，为了提高效率，就必须决心放弃不必要或者不太重要的部分，并且把重要的事情也进行有序化。
简化问题是我们简化工作的一个重要原则。正确地组织安排自己的活动，首先就意味着准确地计算和支配时间，虽然客观条件使得你一时难以做到，但只要你尽力坚持按计划利用好自己的时间，并就此进行分析总结并采取相应的改进措施，你就一定能赢得效率。
二、从细节开始
简化工作要从我们工作中的一些细节方面入手。例如可以通过有效利用办公用具达到简化工作的目的。
1、有效利用名片简化人际管理
名片不止是记载姓名电话的纸片而已，善用数字科技，有助于你日后的整理与搜寻，这是建构人脉网不可或缺的基本方法。
你可以这样开始：接到一张新名片后，马上在名片记下“小抄”充当备忘录，内容包括：会面的日期与地点、在何种场合下碰面、会谈的主题与要点、由何人介绍认识，以及双方约定的后续接触事项。
2、合理利用记事本
在记事本里，分作以下四项来登记：常用电话号码、待办杂务、待写文件、待办事项。事情办好之后，就可以用笔把它划掉。如果不想弄得太复杂，记事本还可用颜色增进的效率。如用红笔显示紧急事物，黑笔代表一般的事。依需要选择不同颜色，标出事情的优先顺序和重要程度，可避免事到临头一团糟。
颜色总是比较抢眼的，这一点，比文字的效果好，简单明了。
3、做好环境管理
一个人的工作次序与他所处的工作环境有很大的关系。
办公桌管得有条不紊，就避免了混乱，时间就不会在找这找那中溜过去。加拿大知名企业家保罗·威克多说：“一个办公桌上堆满很多种文件的人。如果能把他的桌子清理一下。留下手边急于处理的一些，就会发现他工作起来将更容易，也更实在。我称之为家务料理，这是提高效率的第一步。”
的确，办公环境的杂乱常常会让一个人在烦躁中度过一个高效率低下的下午2。无论你是一个高层领导，还是一名普通的员工，如果不注重收拾自己的办公环境，都可能在找东西上都浪费了很多时间。“物有其位”，对于高效能员工来说，的确是一项十分有益的习惯。
即使你现在正在做一个项目，那也要在每次下班后把文件档案整理好，将目前不需要的各种书籍、文件夹、笔记和其他各类材料收到柜子里放好，为第二天继续工作做好准备。这样，你在第二天到办公室时会发现一切都井然有序。心情好自然工作效率高。
三、避免冗繁
冗繁是效率管理的大敌。一位出色的高效能员工应当善于把握事物的重点，化繁为简。世界500强企业之一的宝洁公司，其制度就具有人员精简、结构简单的特点，回应了保罗的简单原则。宝洁公司强烈地厌恶任何超过一页的备忘录，推行简单高效的卓越工作方法。曾任该公司总裁的哈里在谈到宝洁的“一页备忘录”时说：“从意见中择出事实的一页报告，正是宝洁公司作决策的基础。”他通常会在退回一个冗长的备忘录时加上一条命令：“把它简化成我所需要的东西!”如果该备忘录过于复杂，他会加上一句：“我不理解复杂的问题，我只理解简单明了的。”
国内有许多公司：为了提高员工的工作效率，专门花重金请来专业的咨询公司，编写出一些文采飞扬、图文并茂、理论和案例也十分丰富的规定性和执行性文件，但最后这些文件的命运都是殊途同归，也就是往往被束之高阁，并没有达到管理者预期的目的。
同样，将所了解的事情用“一页备忘录”表述出来，并不是一件容易的事。一是需要对事情做深入细致的调查；二是要把所得到的材料反复研究，“了然于胸”，然后从中找出规律性的、代表性、本质性的东西来。如何衡量是不是“吃透”了，一个最简便、最有效的方法是：看能不能用“一页备忘录”概括你要讲的或写的内容。如果做到了，说明吃透了。反之，则说明述者对所说或所写的内容仍然是心中无数，无论怎么表述都是很难收到理想的效果。
化繁为简是提高工作效能的有效措施。马上行动，追求简单，事情就会变得越来越容易。反之，任何事都会对你产生威胁，让你感到棘手、头痛，精力与热情也跟着低下。就像必须用双手推动一堵牢固的墙似的，费好大的劲儿才能完成某件事情。化繁为简，会使工作变得可行，信心跟着大增。
效能工具：工欲善其事，必先利其器
艾森豪威尔原则
美国总统艾森豪威尔曾经为自己和部下制定了一个行为准则，它成为军人在压力环境下所遵从的价值标准。所有的人都不会忘记，在最艰难的战争岁月中，这一套价值标准为每个人的出击和反击指明了方向。这件事说明，人们在预定的价值体系下所采取的主动行为是强有力的。这个原则在今天企业管理中也具有很强的现实意义：
◆对于重要又紧急的突发事件，要管理者本人亲自、立刻处理；
◆对于重要而不紧急的，则要管理者本人花最多的时间去进行战略规划；
◆对于紧急而不重要的工作，要减少对其所花费的时间，也可以酌情委托给下属去处理；
◆对于不紧急也不重要的工作则可以不去处理。
