如无必要,勿增实体
——奥卡姆剃刀定律
工作中,我们经常看到有的人善于把复杂的事物简明化,办事又快又好,效率高;而有的人却把简单的事情复杂化,迷惑于复杂纷繁的现象,使复杂的事物更显复杂,结果只能陷入其中走不出来,工作忙乱被动,办事效率极低。这两种类型的人,其工作水平、效率之高低不同,原因在于会不会运用化繁为简的工作方法和艺术。
为了提高效率,每做一件事情时,应该先问3个“能不能”,即:能不能取消它?能不能把它与别的事情合并起来做?能不能用更简便的方法来取代它?具体到某项工作时我们应该问一问以下6个问题:
①为什么这个工作是需要的?是根据习惯而做的吗?可不可以把这项工作全部省去或者省去一部分呢?
②这件工作的关键是什么?做了这件工作之后会不会收到前所未有的新效果?
③如果必须干这件工作,那么应该在哪里干?既然可以边听音乐边轻松地完成,还用得着呆在办公桌旁冥思苦想吗?
④什么时候干这件工作好呢?是否考虑到在效率高的宝贵时间里干最重要的工作?是否为了能“着手进行”重要工作而用了整天的时间去使工作“条理化”,结果把时间用完了,而所料理的只不过是些支离破碎的事情?
⑤谁干这件工作好呢?是自己干还是安排别人去干?
⑥这件工作的最好做法是什么?是应抓住主要矛盾,迎刃而解,收到事半功倍的效果?还是应采取最佳方法而提高效率?
在对每一项工作分析检查之后,再采取如下步骤:
①省去不必要的工作。
②使工作顺序合理,干起来得心应手。
③两件或两件以上的工作能够合并起来做的就合并起来做。
④尽可能使杂七杂八的事务性工作简单化。
⑤预先订好下一项工作的程序。增强工作预见性,走一步,看两步,想三步,提高决策的效率和准确性,减少决策过程的时间并使决策无误。无论在工作中,还是在生活里,为了提高办事效率,就必须下决心放弃不必要的或者不太重要的部分,用简便的活动代替那些费时费力的活动。如有的人尽量减少头脑的储存负担,以提高头脑的处理功能;会读书的人,能把书籍区分为必读的书、可读可不读的书和不必读的书,做到多读必读书,以增加得益。有的人在生活中还采取摆设不求齐全,以减少整理的时间;穿戴不过分讲究,以减少换洗和用于保管的时间;吃喝比较简单,以减少烹调时间,等等。