时间管理的具体操作方法
1设定目标：规划好你的人生与事业
设定目标是指：将我们现有和潜在的需求、利益、愿望或是任务概括成明白的意图并且精准地表达出来，以及将我们的行动对准这些目标使其实现。
设定目标意味着自觉地遵循某一方针，朝着既定方向行动。如果我们能够有意识地给自己设定目标，就会把无意识的精力全用到行动中去。目标有助于把精力集中于自己的工作重点。明确自己的目标还意味着一种巨大的自我激励，以便做好自己的工作。
你可以通过下面的过程或方法来设定你的目标：
①找到目标
找到并确定个人的生活目标，意味着给自己的生活确定一个方向，并实现自己的价值。你应当确立在行动中可直接达到的目标。例如，你的目标应当是：我想每天进行15分钟林间慢跑，而不应当是：我想更健康地生活。总之，你要使你的目标尽量具体，可以直接规划，然后把具体想达到的目标都写下来，制定你的目标清单。
②形势分析
找到了个人目标和职业目标之后，现在我们需要探讨个人的资源和达到目标的手段，这就要求我们要分析自身的形势，下面我们就从以下四部分进行分析：
①分析个人和职业境况的主要问题。个人境况分析的主要问题包括：你的生活经历、家庭的影响、交友状况、人格魅力和能力等等。职业境况分析的主要问题有：职业目标、岗位要求、工作任务、与上司和同事的关系、你的工作权限、薪酬和回报等。⑩
②分析私人生活和职业生活的最大成就。首先总结你的成就与失败，其次你应找到取得这些成就或导致这些失败的原因，最后你应该思考如何取得重大成就，克服失败与挫折。
记着，最重要的是分析你取得这些成就主要依靠的能力以及失败所欠缺的能力。
③分析优点和缺点。根据范围的不同，对已列出的能力进行分类整理，分别注明两三个最重要的优点和缺点。
④目标—手段分析。进行目标—手段分析，需要对达到愿望目标所必要的手段(个人的、金钱的和时间的资源)与实际情况进行比较。
2时间规划：为完成你的任务做准备
时间规划是为了确保最宝贵的财富——时间的经济效益，也就是说：把所有的时间都用在最有成果和成效的活动上(最高标准)，或者用尽可能少的时间来达到所追求的既定目标(最低标准)。
我们把时间规划得越好，就越能够将它用来达到我们个人和职业的目标。从时间管理的意义上看，时间规划意味着为实现目标做准备以及时间的结构化。
①年度计划
在多年计划的基础上，对每年所要达到的任务和目标，进行规划，注意别过早采取针对更长远的目标的措施，而应当在上一年的年终，最迟在今年年初，确定今后12个月较大的任务和目标。
②月度计划
随着计划期限的缩短，计划的精度和准确度相应增大。月度计划更多地考虑细节任务，同时时间安排也以小时计。现实地安排月度计划的前提是：你知道还有多少可自由安排的时间。在你的时间表中，要考虑给那些额外的、不可预知的任务预留时间，以便轻装上阵，从容自如地执行既定日程。
③每周计划
每周任务安排的主要问题有：
我本周应把精力集中在什么事情上？(重点任务)
什么是本周最大且最花费时间的任务？
哪些工作我本周必须完成或开始进行？(硬性任务)
为了应付例行事务(来函、来电、会谈等等)，我该做些什么？
哪些棘手的工作应该着手进行？(可能面临的任务)
什么是有用的、值得期望的或者是适当的？
有哪些未曾预见的事件可以事先进行安排？
④每日计划
每日计划是从每周计划中派生出来的，作为计划的第一步，首先确定哪些任务和活动要在当日完成。每日计划要求分步骤进行，把总任务细分成若干任务，以便把不同的活动落实到各个阶段。下面以每日计划为例，对系统的时间规划的五个步骤逐一论述。
第一步：列出任务
在“每日计划”表格的相应栏目中，填上你第二天想要和必须完成的任务。包括有：活动清单、每周计划或每月计划列明的任务；前一日未完成的转移任务；新下达的日常工作；需要应付的约会；周期性重复的任务。
第二步：估计需要的工作时间
在每个任务后面记下估计需要的完成时间，通过累计算出估计需要的总时间。当然刚开始要准确估计任务需要多长时间很难办到，但经过多次实践后，你可以把一个经验值作为时间规划依据。
第三步：保留弹性机动性时间(6040规划)
把时间规划作为每日规划的基本规则。安排工作任务的时间不要超过60%，要留出40%的机动时间来处理不期而至的事情。对于一个8小时的工作日而言，可规划的时间约为5小时。
第四步：决定优先，删减和委派
确立每件任务的优先次序(用ABC标出)；删减一些不必要浪费的时间；委派指的是将工作委派给别人。
第五步：事后检查——将来完成的任务转移
按照经验，你不可能在一日之内完成所有想做的事情。因此，这些未能做完的事情就要推移到第二天。
最终，你可以按以下选项制作表格：
①基本规则：日常行动只规划60%左右；对不期而至的活动规划约20%的时间；大约20%的时间留给突发性的活动。
②活动和时间分析：你是如何利用或浪费时间的，表现在哪些方面？
③规律性、系统性和惯性：有规律地系统地制定时间计划，并把已开始做的事情坚持到底。
④灵活性：保持时间规划的灵活性，方便遵守。
⑤重结果而不是活动：把结果以及目标确定下来，并非只讲活动。
⑥优先权：明确规定优先处理的事情。
⑦委派：哪些活动自己处理，哪些活动委派他人去办。
⑧时段——少受干扰时间：保留较长的不间断的时间去完成较大的任务。
时间规划本是管理个人时间最重要和最有效的工作手段，它同时起到日历、日记本、记录本、规划工具、记忆帮手、通讯地址记录本、参考书、思维卡片和检查工具等作用。
你要做的是，简要写出这些规则和原则中哪些是你今后几周要特别予以注意的。
3做出决定：发掘你的工作潜力
①确定优先
在时间管理上，“做出决定”就是确定需要优先完成的任务的种类和范围，决定哪些任务是一级、二级，需要优先办理；哪些属于次级，可以押后处理。当然，一旦确定优先，就要不遗余力地干下去。
②帕累托时间管理原则(80/20规则)
在前面我们已详细介绍过这一原则，现在我们再来看看如何具体运用这一原则。这一原则要求我们先解决占少数的“重要”问题，然后解决占多数的“次要”问题。
应用帕累托原则，具体方法是把任务作为一个整体来分析，根据每个任务对整体结果产生的效果分成三个部分，分别用A、B、C来表示。
ABC分析以下列三个经验性论断为基础：
第一，最重要的任务(A级任务)约占任务和工作总量的15%，这是你必须集中精力完成的任务。对所要达到的目标而言，其价值高达65%。
第二，次要任务(B级任务)约占任务与工作总量的20%，你完成这级任务的价值也是20%。
第三，不太重要和不重要的任务(C级任务)占总任务量的65%，你完成这级任务的价值仅15%。
③艾森豪威尔原理
在前面我们已经介绍了如何依据事情的紧急性和重要性对事情进行分类。在这里我们将做更进一步的探索，由于这项规则是由美国将军艾森豪威尔提出的，所以称之为艾森豪威尔原理。
紧急又重要的任务：必须立即着手，并且亲自办理；
紧急但不太重要的任务：委派他人立即去办理；
不急但重要的任务：把它战略性地纳入规划，规定完成的期限，你可以在做到心中有数之后把任务全部或部分委派给同事；
不急也不太重要的任务：坚决地置之不顾。
4实施：安排好每天的工作进程
目的：借助时间管理的实现与组织功能，具体地帮助你在人生计划和安排的框架内，更省时、更有效地安排好每天的工作进程。
①日程安排的原则
日程安排必须贯彻下列原则：我要支配自己的工作，而不是相反。
①工作开始的规则：以积极的姿态开始一天；定时开始工作；检查每日计划；首先解决当日的重点任务；复杂和重要的事情放在早晨。
②工作进程的规则：充分准备；避免有负面影响的行动；拒绝额外的紧急任务；集中处理较小的同类工作；做一件事就一气呵成做完；检查时间和规划。
③工作结束的规则：了解当天的琐碎工作；结果检查和自我检查；明天的时间规划；轻松愉快地回家；每日都有成功的高潮。
②效率曲线
受自然节奏驱使，每个人的效率在一日内会有高点、低点的波动。有人属“早起型”，俗称“报晨鸡”；有人是“晚睡型”，俗称“夜猫子”。每个人在一天中的不同时点都会呈现出不同的效率，所以在效率高的时段尽量多安排任务，而在效率低的时段尽量少安排。
③生理节奏管理
除了每天能力状态的规律性波动之外，我们还可以观察到较长时间段里的生理规律：生理节奏。生理节奏学说的出发点是：每个人的身体、心灵和精神的效能均受制于可预先推算的节奏变化。它是基于这样一种生理认识：人体组织里的细胞在不断生长和衰退，这对身体的健康状况、抵抗力和承受力影响极大，体内细胞的生长和衰退活动使供应到血液内的能量物质相应增加或减少，从而影响我们的力量潜能。
通过“生理节奏管理”，我们可以解读体内的“生物钟”，了解其规律，通过主动调整，使自己的能力与其自然波相适应。
④自我减负
要想有成效地工作，最重要的前提是：目光盯紧事情的本质，全神贯注于最重要的任务，而不是事无巨细、乱花时间。开始工作前，如果先对任务打开问号，你就能从根本上改进个人工作作风，减轻工作负担。以下是四个有利于减轻负担的问题：
第一，究竟为什么？想一想是否有必要做，如果没有，把它抛开。
第二，为什么是我？如果不用我做，那么尽量把它委派给下属。
第三，为什么偏偏现在？如果没有必要立即做的话，你可以把它适当押后。
第四，为什么以这种方式？如果能够找到更合理的工作方式，那么就不要再用现在的方法。
⑤每日框架时间表
运用上面的组织原则和方法，你可以来设计一个你的模式(典型、理想)工作日，从而指导你安排和组织个人日程。
5检查：确保办事成功和达到预期效果
检查是为了改进工作及时间管理过程，在理想的状况下，使之实现最优化。通过检查，你可以清楚地知道，所追求的目标是否已经达到，如果有必要的话，你可以对目标规划做适当修改。
①过程检查
过程检查要求你每隔一段时间就检查一下你的规划和工作组织情况。通过检查，你将发现浪费时间的因素，如漫无边际的报告、不识时务地中断工作、给自己安排太多工作等等，并采取相应措施。
②结果检查
工作结果检查则是检查工作是否有助于达到目标(目标检查)，在执行任务的终点无论如何都要进行结果检查(终点检查)。如果任务或项目较大，应当在不同的中间时段安排检查(中期检查)。
③每日回顾
在时间管理过程中，结束一天工作时不仅要检查工作任务的完成情况，还要对个人情况进行回顾和反思。运用每日回顾，你可以知道这一天中你哪方面做得好，还有哪些需要改进等。如果你有兴趣的话，你可以把一天当成一个整体或几部分，用打分的方式来评价你过得如何，这样你可以了解你这一天过得幸福还是不愉快。如果白天过得不愉快，那么临睡前回忆一些成功的经历，尽量使自己恢复平静，平衡自己的心境。
6日常事务处理：信息与沟通
①合理地阅读文件
阅读技巧的改善同样意味着工作技能的提高，工作时间的缩短。在学习的能力一章中，已经介绍了很多关于阅读的方法与技巧，你可以从中借鉴。
②合理地组织会议
为什么在会议中会浪费大量时间，徒耗无数钱财，原因很简单：许多会议准备不足、组织草率、主持粗劣、会后的结果也没有被充分利用。大多数情况下，会议都过于冗长，很多会议都是多余的。要节省时间，就必须克服上述问题。
③合理地进行接待
你可以通过下面的方式来节省用于接待的时间。第一，设立回避来访者的屏障；第二，做好与约定的来访者交谈的规划和准备；第三，尽量减少与未约定来访者交谈；第四，适时地结束。
④合理地通电话
电话是最广泛使用的联络方式，但也是工作时最频繁的干扰源。你可以每天留出一个固定的电话时段来通电话。
⑤合理地进行书信往来
此外，合理地处理收到的邮件以及发出邮件，都可以节省你很多的时间。你可以将邮件进行归类，优先处理紧急邮件，而不理会常规邮件。重要的是不要拖延，在发出邮件时一定要言简意赅，只写那些非写不可的。
最后，你要做的是把理论、措施付诸实践，否则，你永远不可能成为一个成功的时间管理者。
