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第9章 细节8 先将电话内容拟成备忘录

打电话前要将说的内容拟成备忘录,然后按照备忘录进行沟通。

商业电话的要点,就是把事情简洁且准确地传达给对方。唠叨、缺乏技巧和光说废话,却忽略了重要事务表达等情形,都是要不得的说话方式。

为了能把事情简洁地传达给对方,打电话前,最好先把要说的内容,清晰详细地记在备忘录中。这么一来,就不用担心遗漏,也可以避免东扯西谈地抓不到谈话重点而影响谈话的实质效果。

备忘录可以让我们在沟通中一面分析问题重点所在,又可以一面加以整理。因此,平时就要养成打电话前先拟妥备忘录的习惯,也可以在无形中培养理解力和判断力。

当然,对付不同的人要及时调整思维,要使用不同的方法保证对方不挂电话,并且及时做出决策,在客户提出异议时要努力引导客户向自己的方向发展。

王磊是某公司的销售员,在朋友的介绍下要将自己公司的软件推荐给另外一家公司使用。下面就是两人的通话。

…… (开场白)

王磊:“您公司里现在的办公软件怎么样?”

客户:“那是1997年安装的办公软件,到现在已经跟不上业务的发展了,大家普遍反应不太好。”

王磊:“那您对现在的软件主要的不满意在哪里呢?”

客户:“第一是速度太慢……”

王磊:“这些问题对您的影响很大吗?”

客户:“当然啦,说白了公司现在不得不两个人做一个人的事……”

王磊:“那我个人认为您应该解决这些问题。如果这些问题解决,会给您带来什么呢?”

客户:“那还用说吗?公司可以省好多钱,而且也不用那么难受了。”

王磊:“那您理想的软件包括什么呢?”

客户:……

王磊:“那您觉得现在不能尽快解决这些问题吗?”

客户:“噢,我一直想着手做,就是没时间……”

对于这通电话的结果,大家都能猜得到,王磊最后赢得了这个客户,因为他能将客户的思路引导到自己的方向上来。可见,在电话沟通以前,王磊做了充分的准备。

但如果在电话沟通中,一味地按照自己设计好的思维进行,不善于引导客户的话,那么,很可能就会失去客户。

两个月以前,一家国内IT企业进行笔记本电脑的促销活动,推销员打电话给一个潜在客户。

销售员:“先生,您好,这里是××公司个人终端服务中心,我们在搞一个调研活动,您有时间吗?我们可以问您两个问题吗?”

客户:“你就是在促销笔记本电脑吧!不是搞调研吧?”

销售员:“其实,也是,但是……”

客户的一句话就让销售员不知所措,主要原因就是他没有想到客户会这样问,也没有做好相应的准备,遇到这样的情况就不知说什么好,最后只能失去这个客户了。

几乎所有公司中出色的职员,都是擅做备忘录的高手。因此,平常就要随身携带铅笔,认真地训练自己随时记笔记的习惯。

实践练习

提前将要说的内容拟成备忘录,在电话沟通中才能做到有条不紊,将重要的信息清楚地传达给对方,这也是商务电话沟通的关键要素之一。

你以前是否忽视了本细节,以后又将如何去做?(请写下来)

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