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第17章 做事做到位 (2)

小崔的工作进展得很顺利,但中间有一处拿不准,他本来想打个电话给老板,但一想反正老板三两天就回来了,现在问老板他又不在身边,看不到样本也就不好说什么,就在焦急中等待老板的归来。谁知,在他踌躇之中,老板的电话来了:“小崔啊,那个项目现在完了吧?

……什么?!还没完,那你怎么不早和我说一下情况呢?……行了,行了,别解释了,那交给小高做吧。”老板挂断了电话,小崔觉得满腹委屈,陷入沉思中。

在工作中,不管工作成效好坏,都不要在老板问起时才汇报,这样的态度很糟糕。工作汇报应该是随时进行的,尤其是发生变动和异常情况时更应及时汇报,这是员工的天职,也是常识。

有些人总是要在老板问起“那件事进行得如何了”时才会汇报,这样显然是不行的。作为一名下属,要尽量在老板提出问题之前主动汇报,即便是要花费很长时间才能完成的工作,也应该在中途提出报告,让老板了解工作是不是依照计划进行了,如果不是,需要做哪些方面的调整。这样一来,即便工作无法依原计划达到目标,让老板知道经过原委,才不至于有所责难。

即使老板只出差两三天,在中途也应该通过电话向老板汇报工作进行的状况。这样的人自然容易让老板放心,能得到老板的重用。

2.向老板请教前,要事先想好解决问题的方法

在工作中,我们常常会向老板请教一些问题,这些问题有些是我们难以解决的工作难题,有些是我们不敢自作主张的“大事”,但是不管遇到什么情况,都不要在未加思索之前就匆忙呈上去。

因为当你向老板请示“这件事该如何处理”时,老板可能会反问你:“你觉得怎样解决才是最好的呢?”如果没有任何准备,你可能会不知所措,无法回答,或者支支吾吾、毫无逻辑。这样做就等于告诉老板,你没有进行思考和判断,缺乏独立工作的能力。对于一个职场中人来说,这种不负责任的态度是非常要不得的。

在思考解决办法前,针对问题要想办法搜集有关工作的正确情报,然后整理、分析,以保证你的回答有很高的利用价值,能够得到老板的认可。

不要害怕老板驳回你的想法。要耐心地倾听老板的分析和结论,找出自己思考方法和深度方面的不足。多次与老板进行这样深层次的沟通,有利于你从公司的大局出发,了解老板的思考倾向,久而久之自然能了解老板的想法,下次再遇到类似的问题时,就会考虑得更周到了。这是一个人磨炼自我、取得进步的好机会。

3.在给老板的报告里预备一份概要

有一个职员,他写的报告十分详尽,可每次将报告呈给老板时,老板总是随意地翻一翻,不置可否。这个职员很是不解,为什么明明写得很好的报告却得不到老板的认可呢?

后来,一个在职场打拼多年的成功人士提醒他:“你的报告写得好,如果附上一份简短的概要,那就能行得通了。”

这个职员懂得了这个道理,以后在写报告做方案时,就附上一份简短的概要,他的报告果真就很容易通过了,很容易得到老板的认可了。

这就是概要的威力。

作为一个老板,他一天的工作已经够忙碌的了,根本没有足够的时间仔细阅读报告方案。如果你在给他的报告里附上一份简洁的概要,老板接到你的报告时,能够先阅读这份概要,通过阅读这份概要,他就能节省时间,迅速知道你的报告内容,快速作出决策。

另外,概要本就是报告的不可或缺的一部分,就像每一本书都应该有一个准确的目录一样。没有概要,这个报告就是不完整的。把一份不完整的报告扔给上司,当然是一种不负责任、做事虎头蛇尾的表现,自然会让上司反感,因此,在给老板的报告里预备一份概要是把事情做到位的关键。

职位再高的员工,他工作的时候,也要考虑工作方法。一个优秀的员工总是在不断改进工作方法中创造出更好的业绩,从而实现自己的理想,向更高更长远的目标前进,这样才会充满激情和活力,整个企业也就充满了力量。

如果你在工作的每一阶段,总能找出更有效率、更经济的办事方法,你就能提升自己在老板心目中的地位。你将会被提拔,会长远地被委以重任。因为出色的业绩已使你变成了一个不可取代的重要人物。

养成认真的做事风格

任何一件事情,无论它有多么的艰难,只要你认真去做,全力以赴去做,就能化难为易的。一个人比较成功,一定是他比较认真。假如一个人还没有成功,那他一定还不够认真。

毛泽东说过:“无论做什么事,怕就怕在‘认真’二字。”

认真就是你用生命,用真实的感情,用全部的热情,坚持不懈地去做一件事的态度。

1998年4月,海尔集团在全公司范围内掀起了向洗衣机本部住宅设施事业部卫浴分厂厂长魏小娥学习的活动,学习她“认真解决每一个问题的精神”。为了发展海尔整体卫浴设施的生产,1997年8月,33岁的魏小娥被派往日本,学习掌握世界上最先进的整体卫浴生产技术。在学习期间,魏小娥注意到,日本人试模期废品率一般都在30%~60%,设备调试正常后,废品率为2%。

“为什么不把合格率提高到100%?”魏小娥问日本的技术人员。“100%?你觉得可能吗?”日本人反问。从对话中,魏小娥意识到,不是日本人能力不行,而是思想上的桎梏使他们停滞于2%。作为一个海尔人,魏小娥的标准是100%,即“要么不干,要干就做到最好”。她拼命地利用每一分每一秒的学习时间,3个月后,带着先进的技术知识和赶超日本人的信念回到了海尔。

时隔半年,日本模具专家宫川先生来华访问,见到了“徒弟”魏小娥,她此时已是卫浴分厂的厂长。面对着一尘不染的生产现场、操作熟练的员工和100%合格的产品,他惊呆了,反过来向徒弟请教问题。

“有几个问题曾使我绞尽脑汁地想办法解决,但最终没有成功。日本卫浴产品的现场过于脏乱,我们一直想做得更好一些,但难度太大了。你们是怎样做到现场清洁的?100%的合格率是我们连想都不敢想的,对我们来说,2%的废品率、5%的不良品率已经很合乎标准了,你们又是怎样提高产品合格率的呢?”

“用心。”魏小娥闻单的回答又让宫川先生大吃一惊。用心,看似简单,其实不简单。在这里有一个有关魏小娥的故事,从中你可以发现她认真执著的工作精神。从日本学习归国之后,魏小娥重点抓卫浴分厂的模具质量工作。无论是工作日还是节假日,魏小娥紧绷的质量之弦从未放松过。在一次试模的前一天,魏小娥在原料中发现了一根头发,这无疑是操作工在工作时无意间落入的。一根头发丝就是废品的定时炸弹,万一混进原料中就会出现废品。魏小娥马上给操作工统一制作了白衣、白帽,并要求大家统一剪短发。又一个可能出现2%废品的原因被消灭在萌芽之中。

2%的责任得到了100%的落实,2%的可能被一一杜绝。终于,100%,这个被日本人认为是“不可能”的产品合格率,魏小娥做到了,不管是在试模期间,还是设备调试正常后。

魏小娥一板一眼、严谨认真的做事风格非常值得我们学习。说起认真,我们不能不提到日本人,严谨认真是日本人一个十分突出的特点。

在日本,河豚被奉为“国粹”,河豚肉质细腻,味道极佳,但这种鱼的味道虽美,毒性却极强,处理稍有不慎就有可能致人死命。在中国,每年中毒、死亡者都达上千人,但同样是吃河豚,在日本却鲜有中毒、死亡的事情发生。

日本的河豚加工程序是十分严格的,一名上岗的河豚厨师至少要接受两年的严格培训,考试合格以后才能领取执照,开张营业。在实际操作中,每条河豚的加工去毒需要经过30道工序,一个熟练厨师也要花20分钟才能完成。但在中国,加工河豚就像做普通菜一样,加工过程随随便便,烹饪过程也没有太多的工序。

加工河豚为什么需要30道工序而不是29道,我们不得而知,我们知道的是日本人很少有人因吃河豚而中毒,原因就出在工序上,经过30道加工工序后,河豚肉不仅味道鲜美,而且卫生无毒害,但粗糙对待工序只会导致严重的后果。从这一点来说,到位的做事风格,一定是经过严格的程序化的做事风格,一定是一板一眼、认真做事的做事风格。

在企业中,做事情一定要一板一眼,凡事要按照流程去做,宁愿多花成本、降低做事效率也要保证公司的利益和安全。事实上,严格按照流程去做,最后都能达到预期目标,走捷径、投机取巧有时反而会把事情弄槽。凡事都按照流程去做的话,有些细节就会在操作中一步步被发觉,隐患也就理所当然地被消灭了。

第一次就把事情做对

“第一次就把事情做对(Do It Right The First Time,简称DIRFT)”是著名管理学家克劳斯“零缺陷”理论的精髓之一。第一次就做对是最便宜的经营之道。

无论做什么事,都要讲究做到位,半到位又不到位是最令人难受的。在我们执行工作的过程中,“第一次就把事情做对”是一个应该引起足够重视的理念。如果这件事情是有意义的,现在又具备了把它做对的条件,为什么不现在就把它做对呢?

“第一次就把事情做对”是一种追求精益求精的工作态度。然而许多员工做事不精益求精,只求差不多。尽管在表现上看来,他们也很努力、很敬业,但最终结果却总是无法令人满意。

时间管理专家常常告诫工作中的人们:“永远不要‘随手’把东西暂时先放在那里,即‘别把东西放下,而要把东西放起来’。不这么做的话,就意味着第一次没有把工作做完,过一会儿就至少得做两次了。”

当人们被要求“第一次就把事情做对”时,许多人会反驳:“我很忙。”因为很忙,就可以马马虎虎地做事吗?其实,返工的浪费最不值得。第一次没做好,再重新做时既不快,花费也不少。

有位广告部经理曾经犯过这样一个错误,由于完成任务的时间比较紧,在审核广告公司回传的样稿时不够仔细,在发布的广告中弄错了一个电话号码——服务部的电话号码被广告公司打错了一个数字。就是这么一个小小的错误,给公司带来了一系列的麻烦和损失。后来因为一连串偶然的因素使他发现了这个错误,他不得不耽误其他的工作时间并靠加班来弥补。同时,还让上司和其他部门的同事陪他一起忙了好几天。幸好错误发现得及时,否则造成的损失必将进一步扩大。

第一次没把事情做对,不仅会给自己的工作带来很大的麻烦,还会给上司和同事带来工作上的不便,严重时还会给公司造成经济损失或形象损失。对于上司安排你去做的事,你不去做,上司就要去做;你做不到位,上司就要返工。从管理角度来说,公司花了高薪聘请你的上司,成本是你的10倍以上,从经济意义上来说,他花1小时能做好的事,你花1天的时间做好也值。同样的道理,一件小事,你花了一个小时做完交给了他,当他发现了不完善的地方,再去补充、修改,花半个小时,如果这样,还是你费半天时间把事情第一次就做好要合算。你把小事做到位了,他的工作效率就提高了。

所以,只要在工作完成之前想一想出错后可能给自己和公司带来的麻烦、造成的损失,就应该能够理解“一次就把事情做对”这句话的重要性。

本章要义

·糊弄工作、敷衍了事的工作态度,会导致一个人一生不能出人头地。

·准备是赢得良好工作成果的前提。

·把握工作中的关键点,把事情做到位。

·到位的做事风格,一定是经过严格的程序化的做事风格,一定是一板一眼、认真做事的做事风格。

·“第一次就把事情做对”是一种追求精益求精的工作态度。

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