简化每天的工作
通用电气公司的前任CEO杰克·韦尔奇认为，最简单的方法就是最好的方法。
【职场秀】
1994年2月，美国国家银行发展部的主管吉姆·沙利和汉斯·贝勒召集下属开会，会议的议题是改善领导层、员工和客户之间的沟通与联系，最终目标是使美国国家银行成为世界上最大的银行之一。
为期两天的会议结束之际，墙上挂满了草案、图表和灵光闪现的新主意。总结的时刻到了，汉斯拿着记录本站了起来。
“我们要说的就是这些，”汉斯举着记录本说，“简单就是力量。”他在白板上写下这几个红色大字后，结束了自己的总结。
约翰抓住了我们提升工作效率的一个关键。无论做什么事情，我们都应当树立这样一个信念：简单就是力量。
简化工作是一种提升工作的效率的重要方法。它可以帮我们把握工作的重点，集中精力做最重要或最紧急的工作。在高强度的工作条件之下，我们如果不能理清思路，以复杂问题简单化的思路来开展工作，有针对性地解决重点问题，最初制定的各项目标就难以实现。
【主动力法则】
下面是一些国内外知名的效率专家所提出的一系列最实用的简化工作的原则和方法，希望能够为你的工作带来一些积极有益的启示：
1．恪守简单原则，将简单观念贯穿于工作的过程中。
2．清楚了解工作的目标与要求，可避免重复作业，从而减少发生错误的机会。
3．懂得拒绝别人，不要让无意义的要求和事情，扰乱了自己原本的计划和工作进度。
4．主动提醒上级将工作排定优先级，可大幅度减轻工作负担。
5．报告时要有自己的观点，只需少量但足够的信息。
6．过滤电子邮件，回邮精简。
做好时间管理
时间管理是现代人必备的一项工作技能，是提高一个人工作效率最有效的武器。
【职场秀】
王强是一个保险公司的职员，他每天都开车外出拉保险业务，他非常善用空当时间，即使在等红绿灯或塞车时，他也会拿出客人的有关资料出来看一看，以加深印象。
一位叫张静的总裁助理也是如此，她在车里放了一把拆信刀，每次开车时都带着一叠信件，利用等红绿灯的时间看信。张静认为反正15％都是垃圾信件，不如在自己到达办公室前进行一番筛选。所以一进办公室，她的第一件事就是立即扔掉垃圾信件。
董林是一家顾问公司的业务经理，一年大约能够接下100个案子，因此有很多时间是在飞机上度过的。她认为和客户维持良好的关系非常重要，所以她常常利用飞机的时间写短签给他们：一次，一位同机的旅客在等候提领行李时和她攀谈起来：“我早就在飞机上注意到你，在2小时48分钟里，你一直在写短签，我敢说你的老板一定以你为荣。”董林笑着说：“我只是有效利用时间，不想让时间白白浪费而已。”
成功的职场人士，就是主动利用时间，珍惜时间的人，他们使每一分钟都具有价值。这样的人是高效率的人，当然，他们也不会将一大堆的工作问题留给老板处理。
【主动力法则】
由此可见，主动做好时间管理，合理利用自己的时间，是提高工作效率，提升工作价值的重要方法。那么，我们应当怎样管理好自己的时间，使自己能够把工作做得更好呢？
1．要想赢得老板的赏识，就要学会合理安排自己的时间，抓住关键，掌握工作重点。
2．把零碎时间用来从事零碎的工作，从而最大限度地提高工作效率。比如在车上时，在等待时，可用于学习，用于思考，用于简短地计划下一个行动，等等。
3．不论干什么事情，都要讲求效率，效率高者，事半功倍；反之，则事倍而功半。
制订工作计划
效率来自冷静周密的计划和科学的工作方法，然而现实中却有很多人试图用自己的行动来证明这样一个结论：效率出自勤奋。他们觉得对付工作的最好办法就是埋头苦干。
【职场秀】
玛格丽特是一位靠自己艰苦奋斗取得成功的女老板。
她是英国一家广告公司的董事长，她明白怎样使自己每天的工作更富成效。她精通生意经，因而在商业界具有很大影响。
她的公司年营业额为3亿美元。但刚开业时只在伦敦的一家饭店里租了一间房子，只有她母亲替她接电话，两个人甚至连午饭的时间也不休息，十六年过去，已经成为公司董事长的她仍在办公室里吃午饭。
“我安排自己的生活就像很多人经营自己的生意一样，不得不那么做。”她在一次接受记者采访时说：“我虽然没有实际去拟定各种图表，但是我在脑子里已把一切都考虑得很周密。”
凡事预则立，不预则废，一个人只有知道如何安排工作，主动制定一个高明的工作进度表，才能高效率地办事，在短期内出色地完成老板交付的工作。正如一位成功的职场人士所说：“你应该在每一天的早上制订一下当天的工作计划，仅仅5分钟的思考就能使你一天的工作显得非常有效率。
【主动力法则】
过于忙碌而不注重效率和懒惰一样，也是一种延误工期的行为。时间管理专家说，你用于计划的时间越长，你完成工作所需要的时间就越短。这两个时间存在着极大的相关性和互补性，就看你怎么做？
1．对于大部分员工来说，主动制订计划的周期可定为一个月，但应将工作计划分解为周计划与日计划。
2．每个工作日结束的前半个小时，先盘点一下当天计划的完成情况，并整理一下第二天计划内容的工作思路与方法。
3．在制订日工作计划的时候，必须考虑计划的弹性。不能将计划制订在能力所能达到的 100％，而应该制订在能力所能达到的80％。
今日事今日毕
中外无数成功人士的实例证明，主动意识到今日事今日毕，只有把握好今天，才能走出昨天，开创明天。昨天是张作废的支票，明天是尚未兑现的期票，只有今天是现金，有流通的价值。
【职场秀】
李娜是一个刚毕业的女大学生，她在一家广告公司已经工作三个月了，三个月来，她每天都要处理许多繁杂的工作巨细。但是她从来不曾抱怨，无论领导交给她什么任务，她都能够按时完成，有些甚至是公司里的“老人”都觉得不可思议的任务，她却能够高效地做完。
原来，李娜是一个十分有计划的人，她只要一接到一个项目，就会立刻着手进行计划归类，然后每天都把自己应该完成的份额给完成，她最常说的口头禅就是，“今日事今日毕，把今天的任务压后到明天，那么明天得有多少个啊！”
所以，无论时间上富足与否，她都会把自己定下来的每天需要完成的分量做完。而李娜最终也获得了公司的认可。
同她一起进公司的张君，则是在接到一个项目时就开始做，然后到了下班时间就准点离开，她总是对自己说，“哎，不是还有明天嘛！”所以，项目的完成就被她无期限地延后了，而她最后，也丢掉了这份工作。
应尽力做到“及时行动，绝不拖延”，千万不要拖延到明天。每个人的一生中总有许多美好的憧憬、远大的理想、切实的计划，假使我们能够抓住一切憧憬，实现一切理想，执行每一项计划，那我们事业上的成就、我们的生命真不知要有多么伟大！
【主动力法则】
每个人都有惰性，有时候过于忙碌的工作，就会让人产生倦怠，最后只能安慰自己“还有明天”。要防止这样的念头窜出来，我们需要主动做出怎样的努力呢？
1．充满热情地去完成工作。当你对一件事情充满热诚浓厚兴趣的时候去做，与你在兴趣、热诚消失之后去做，其难易、苦乐是不能等同而语的。
2．执行计划，在计划中管理时间，划分工作的过程。
3．不要畏难，不要苟安，应该竭力避免拖延的习惯
第一次就把事情做对
“第一次就把事情做对（Do It Right The First Time，简称DIRFT）”是著名管理学家克劳斯“零缺陷”理论的精髓之一。第一次就做对是最便宜的经营之道。
【职场秀】
有位广告部经理曾经犯过这样一个错误，由于完成任务的时间比较紧，在审核广告公司回传的样稿时不够仔细，在发布的广告中弄错了一个电话号码——服务部的电话号码被广告公司打错了一个数字。就是这么一个小小的错误，给公司带来了一系列的麻烦和损失。
后来因为一连串偶然的因素使他发现了这个错误，他不得不耽误其他的工作时间并靠加班来弥补。同时，还让上司和其他部门的同事陪他一起忙了好几天。幸好错误发现得及时，否则造成的损失必将进一步扩大。
第一次没把事情做对，不仅会给自己的工作带来很大的麻烦，还会给上司和同事带来工作上的不便，严重时还会给公司造成经济损失或形象损失。对于上司安排你去做的事，你不去做，上司就要去做；你做不到位，上司就要返工。
【主动力法则】
在完成工作任务时，你花半天时间做完，如果发现了不完善的地方，再去补充、修改旧又花去半天，如果这样，还是你费半天时间把事情第一次就做好要合算。你把小细节做到位了，工作效率就提高了。怎样一次性将工作做好，从而提高我们的工作效率呢？
1．在完成工作前就要设想出错后可能给自己和公司带来的麻烦、造成的损失，充分理解“一次就把事情做对”这句话的重要性。
2．工作时，要保持认真、细心的态度，仔细地抓住每一个细节，不至于让这些“小麻烦”变成“大问题”。
3．要有工作计划，不要随着心情来做。今天有动力就多做一些，明天没灵感就不做。这种想法是不可取的。
系统化你做完的事情
不管我们把一件事情做得怎么样，是成功还是失败，都能从中学到东西，一个懂得学习的人会进行认真总结，一个杰出的员工会主动把做完的事系统化。
【职场秀】
厦门航空公司曾经发生过一起飞行事故，飞机升空后起落架无法收回。问题处理过后，厦门航空公司写下了第一张SOP（标准作业规范）。其中还说明了如何不要忘记起落架上面的插销，因为那次事故就是插销没有拔的缘故。
飞机机身有任何地方在维修，都要系上一条红丝带。另外插销要怎么拔，拔了以后要后退几步，手要怎么举起，飞行员怎么看到，大家怎么打手势等等都有十分详细的标准。再出现任何问题就可以查阅SOP，找出问题的所在。
将零碎散乱的事情整理成一个系统，从而让在平时的工作中再去指导自身，其实这是有百利而无一害的。这样的总结工作，不仅节约了时间，提高了效率，同时也为之后员工自身和企业的成长提供了很好的发展平台和有力跳板。
【主动力法则】
把每一件做过的小事都形成系统的习惯，并不是一件容易的事。因此，把工作系统化不是一朝一夕的事情，需要长期的坚持，一个月不行，三个月，三个月再不行则更久，主动地养成一种习惯，我们要怎样坚持这种系统化的习惯呢？
1．规范的方法。实行这样的系统化一定要规范，不要随意胡乱地制定，不规范的计划反而会有碍工作进程。
2．认真的态度。将自己做完的事情进行规范化，是一个需要细心的庞大的工程，它是需要将自己的东西完整有序地处理出来。所以，一定要认真以对。
[主动力自测]
1．你是把自己的工作简单化还是复杂化呢？
2．你是一个能够管理时间的人吗？
3．在工作上，你都有制订符合自己情况的计划吗？
4．当时间不够用时，你是把工作留到明天，还是今天都处理完？
5．你是怎样看待系统化工作的？
