登陆注册
323900000025

第25章 第16课 优化你的工作系统

系统化地工作

一个懂得学习的人会进行认真总结,一个杰出的企业会把做完的事系统化。企业都将程序化作为强化操作的一个重要手段。我们来看看麦当劳是如何要求厨师将洗手这项工作程序化、以确保食品的安全和卫生的。

职场秀

在麦当劳,首先对洗手的时间作出了明确的规定:

1.使用或清洁卫生间之后。

2.进入厨房和接触食品前。

3.休息后。

4.在清空垃圾箱或接触垃圾之后。

5.进行餐厅清洁工作后。

6.在做了不卫生的动作之后,例如:摸鼻子或头发。

7.在接触染有病菌的表面或物体后,例如:门把手。

8.和他人握手之后。

9.在接触生的冷冻牛肉饼或生鸡蛋之后,在接触面包或汉堡以前。

接着,麦当劳对洗手的步骤、顺序也作出了明确的规定:

1.用清水打湿双手。

2.在手部涂麦当劳特质杀菌洗手液。

3.双手揉搓至少20秒钟,清洗手指之间、指甲四周、手臂直至手肘部位。

4.用清水将上述部位彻底冲洗干净。

5.用烘手机烘干双手。

所有麦当劳餐厅都安装了定时洗手系统,以达到洗手标准。这一系统能促进所有员工按时洗手,每小时至少1次。这样可降低由双手带来的潜在的食品污染,保证食品的卫生,并且确保执行到位。

今天的世界是思想家、计划家的世界。只有深长而有系统的思想家,能订立计划,并有力量执行的计划家,才能成功。头脑不清楚,办事无方法的人没有立足的余地。学会系统化、程序化地工作,才能让你忙而不乱,做事规范、有条理,才能力保每个环节不出问题,环环紧扣、有条不紊,有层次、高质量地完成工作。

执行力法则

1.拟定工作

西奥多·罗斯福总统是一个效率很高的人。他时时把他所该做的事都记下来,然后拟定一个计划表,规定自己在某时间内做某事。如此,他便按时做各项事。通过他的办公日程表可以看出,从上午9点钟与夫人在白宫草坪上散步起,至晚上招待客人吃饭为止,整整一天他总是有事做的。当该睡觉的时候,因为该做的事都做了,所以他能完全丢弃心中的一切忧虑和思考,放心地去睡觉。

信任自己的系统,细心计划自己的工作,这是罗斯福之所以办事有效的秘诀。每当一项工作来临时,他便先计划需要多少时间,然后安插在他的日程表里。他既然能够把重要的事很早地安插在他的办事程序表里,所以他每天能够把许多事在预定的时间之内做完

2.善于策划

善于策划者,会高效地达到自己的工作目的。正如常言:思路畅通,谋事如下棋。在计划中行事,一切尽在掌握之中。因此,能发挥出较多的点子,提出非同凡响的主张,做出不同寻常的成就。

量化你的工作

量化工作对于执行到位是非常重要的,把具体工作定量化,将一个大的目标分解成数个小目标,明确到每个人身上。这样,操作就容易到位。我们不妨借鉴一下海尔集团推行的做法,“妙用‘资源存折’”。

职场秀

在海尔集团事业部信息塑胶分厂喷涂车间,喷漆工刘忠计的工位上挂着一张每天都要更新数据的“资源存折”,上面的数据显示:

2002年12月29日,他给25英寸电视机前壳喷漆时,油漆的“额定用量”是11.87千克,而他的“实际用量”却是11.96千克,折合成金额,亏损6.75元,按10%兑现,当天他欠企业0.675元。

2003年1月5日,油漆的“额定用量”是18.78千克,而他的“实际用量”是13.91千克,到当年已经累计挣到了45.55元。

原来,这个“资源存折”和“银行存折”是一个道理,也有“贷方”和“借方”。贷方是企业,上面记录着企业按操作标准应该为员工提供多少资源;借方是员工,上面记录着员工在实际工作中使用了企业多少资源。借贷相抵得出的数,便是这个员工收入的盈亏数。

这个量化目标的方法非常简单明了!这样,员工就能够根据具体的数字来确定工作中要达到的目标,确保资源的有效利用,杜绝浪费。

这是写在《海尔的故事与哲理》一书中的一个著名案例。它说明:海尔的节约是从一分一厘开始的。其做法是将目标分解,落实到每一个岗位、每一个人。

对目标进行细分使其更具有可执行性,同时把共同目标和实际执行有效地衔接起来。对目标的分解就是把共同目标分解为企业目标、部门目标和员工目标,体现了目标的层级关系,使目标有系统、有层次,让执行更具有“可操作性”。作为企业的员工,工作职责与工作标准的达成情况,对企业的总体目标做出哪些贡献,通过细分把这些目标具体化,具有可操作性,使个人与部门的执行方向和执行情况一目了然。

执行力法则

1.六点优先工作制

按事情的重要顺序,分别从“1”到“6”标出六件最重要的事情。从明天开始,且每天都这样做:“每天一开始,请你全力以赴做好标号为‘1’的事情,直到它被完成或被完全准备好,然后再全力以赴的做标号为‘2’的事,依次类推……”

2.控制好时间节点

每一件事情限定时间节点,用多长时间完成它,并标明。这样你的工作效率才能在一定程度上得到提高。

简化你的工作

简化工作就是要做好选择的工作,剔除那些完全没有什么价值或者只是意义很小的工作,接着再排除那些虽有价值但别人干更适合的工作,最后再剔除那些以后再做也不迟的工作。对付这些区分出来的工作,你可以采取化繁为简的工作方法加以处理。

职场秀

宝洁公司的制度具有人员精简、结构简单的特点,该制度与宝洁公司雷厉风行的行政风格相吻合。在长期运行中,宝洁公司“深刻简明的人事规则”一旦顺利推动,效果表现良好。

宝洁公司品牌部经理说:“宝洁公司有一条标语——‘一页备忘录’,它是我们多年来管理经验的结晶。事实上,任何建议或方案多于一页对我们来说都是浪费,甚至会产生不良的后果。”

我们可以把这一风格追溯到宝洁公司的前任总经理理查德·德普雷,他强烈地厌恶任何超过一页的备忘录。他通常会在退回的冗长的备忘录上加上一条命令:“把它简化成我所需要的东西!”

如果该备忘录过于复杂,他还会加上一句:“我不理解复杂的问题,我只理解简单明了的!”

“最聪明的人是那些对无足轻重的事情无动于衷,却对那些较重要的事务无法无动于衷的人。”一流人物大都具备无视“小”(人物、是非)的能力,他必须不为小事所缠,他能很快分辨出什么是无关的事项,然后立刻砍掉它。

现代管理之父彼得·杜拉克在《如何提高你的工作效率》一书中提出高效率的三个原则:在每做一件事情时,应该问三个“能不能”:“能不能取消它?能不能把它与别的事情合并起来做?能不能用更简便的方法来取代它?”在这三个原则指导下,善于利用时间的人就能把复杂的事情简明化,使自己做事的目的性大大提高,不至于迷惑于复杂纷繁的现象,处于被动忙乱的局面。

执行力法则

1.剔除累赘

奥卡姆博士主张尽可能地简化工作。然而,把事情变复杂很简单,把事情变简单很复杂。人们在处理事情时,要把握事情的主要实质,把握主流,才是简化问题的关键。尤其要顺应自然,不要把事情人为地复杂化,这样才能围绕自己的主要目的更高效地做事。

2.只留一页备忘录

优秀公司的制度一般都具有简洁的特征,宝洁公司就是个很好的例子。宝洁公司的制度具有人员精简、结构简单的特点,该制度与宝洁公司雷厉风行的行政风格相吻合。”

有条理地工作

博恩·崔西在《简单管理》一书中写道:“我赞美彻底和有条理的工作方式。一旦在某些事情上投下了心血,带着明确的目的去做事,就可以减少重复,这样就能够大大提高工作效率。”

职场秀

作家吴淡如在《心香淡如菊》中这样描写她的一个习惯:

我一直有个可怕的毛病,有一堆事情等待我处理时特别明显。比如说,我通常在早上写稿,中午自己弄东西给自己吃,“贪多务得”的习惯在这时候便展现无遗。

我会先把煮水饺的水烧开,然后看一看阳台上的花木,有几片枯黄的叶子该剪掉了,我立刻戴上了手套,寻找园艺用的剪刀。打理花木时我看见昨天晒的衣服还没收,待会儿可能要下雨了,于是我又放下剪刀,把衣服收进衣柜里。这时发现衣柜里的衣服放得有点不顺眼,又顺手理了理……

糟糕,水早煮滚了,我放了水饺,心想,为什么不连餐后咖啡一起煮,省点时间呢?于是……然后我又等得不耐烦了,随手翻开书架上昨天买的书,趁着空闲读了起来。有一次,因为发现水饺快被我煮烂了,情急之下,赶紧熄火,掀开锅盖时,不幸地被旁边正在加热的摩卡咖啡壶所吐出的蒸气烫伤。

作家的经历很像职场中的很多员工,很多人总是习惯同时做好几件事情,以为这样可以节省时间。但是当几件事情同时进行时,却又无法把精力集中到每一件事情上,结果是在做一件事情的同时又在想着另一件,最后哪一件也没有做彻底。

条理化是一个人做事有目的的重要前提。歌德说过:“选择时间就等于节省时间,而不合乎时宜的举动则等于乱打空气。”没有一个合理有序的工作秩序,做起事来必定像无头苍蝇一样乱撞,这样,要高效率地工作就是不可能了。试想,如果一个经理一上午要见客户,要处理资料,又要写年度报告,而他又不懂得合理安排自己的工作时间,这样找材料都会花半天时间,毫有效率可言。

执行力法则

1.使自己的工作有序化

有序原则是时间管理的重要原则,正确地组织安排自己的活动,首先就意味着准确地计算和支配时间,虽然客观条件使得你一时难以做到,但只要你尽力坚持按计划利用好自己的时间,并就此进行分析总结并采取相应的改进措施,你就一定能够达到自己的主要目的。应该记住:明确自己的工作是什么,并使工作组织化、条理化、简明化,这是提高一个人做事目的性的关键。

2.排好工作日程表

为了使工作条理化,不仅要明确你的工作是什么,还要明确每年、每季度、每月、每日的工作及工作进程,并通过有条理的连续工作,来保证正常速度执行任务。在这里,为日常工作和下一步进行的项目编出目录,不但是一种不可估量的时间节约措施,也是提醒人们记住某些事情的手段。可见,制定一个合理的工作日程是多么重要。

任务清单

时间

任务分类 星期一 星期二 星期三 星期四 星期五

必须及时完成

必须完成但可以稍微拖后

完全没有必要完成

时间允许的情况下最好能够完成

任务总结

执行力自测

1.你对工作有没有系统的规划?

2.你是否会把你的工作分为不同的工作节点?

3.你能否简化你的工作?用简单代替繁冗?

4.你工作有没有条理性?

同类推荐
  • 聪明人必算的七笔人生账

    聪明人必算的七笔人生账

    人生之所以复杂,在于每个人都有一个账本,七笔账日呈列其巾,交缠繁复、得失难述,正是这一笔笔账日透视着你的人生收支。现在,你可以从这本书开始,把这一笔笔的人生账算清楚、算漂亮。
  • 30几岁男人的活法

    30几岁男人的活法

    30几岁的时候,你必须哪些问题?30几岁的时候,你该为自己的人生做好怎样的准备?30几岁的时候,你应该选择怎样的人生方向?30几岁的时候,你应该对自己的工作,生活,人生做出怎样的规划?30几岁的时候,你渴望过上一种什么样的生活?每个人都应该为自己的人生负责。
  • 如何掌控生命中的25个关键问题

    如何掌控生命中的25个关键问题

    生活中,许多人成天忙碌着,却不知道自己为什么而忙,日复一日,生命便成了一团理不清头绪的乱麻,于是深感疲惫与被动。本书通过对人生诸多问题进行深入梳理,结合典型的事例对其作了深入的剖析,引领读者参悟人生智慧,把握生命的关键,摆脱茫然的生存状态,从而主宰自我命运,创造成功人生。
  • 20几岁要感谢折磨你的人

    20几岁要感谢折磨你的人

    很多时候,人们只有品尝了成功的滋味,才会想着品尝第二次,第三次,甚至更多。但是我们第一次的成功,总是在满足现状的安乐心态中迟迟不肯到来,如此,我们获得成功的期限越拉越长,等到了三十而立的年岁,可能依旧一事无成。所以,我们需要一种动力,一种推助力,这种力量也许让我们很痛苦,不好受,但只要它出现,我们就会努力地奋斗,振臂高飞,从而攀上成功的枝头。
  • 快乐的人生是场修炼

    快乐的人生是场修炼

    《快乐的人生是场修炼》是塞缪尔·斯迈尔斯阅读、观察和生活经历的结晶,作者如同一位失散多年的挚友,与我们畅谈人生、追逐快乐。书中,他从教育、家庭、气质修炼和个人修养等方面阐述了良好心态培养的重要性,以犀利而又睿智的笔调将那些曾在世间生活过的最优秀的男女的高贵而壮丽的人生图景展示在读者面前,力图给人们以心灵的震撼。该书自问世以来,被许多国家翻译出版,畅销130多年而不衰,直到今天,仍然深深震撼着我们的心灵。
热门推荐
  • 你最应该知道的欧洲史

    你最应该知道的欧洲史

    从古典时期希腊、罗马文明之火娓娓道来,讲述欧洲这块古老、神奇的土地上演绎的种种。在这里面,本书共分四大章,有发明的喜悦,有战争的痛苦,也有令人敬佩的哲人、英雄,当然也有令人痛恨的战争的发动者。所有的一切都留在历史的长河里,但我们依然能触摸。我们精心编写这本书,就是让读者在了解历史的同时,能从中收获到一些东西
  • 腹黑狐狸逗小猫

    腹黑狐狸逗小猫

    一只身份成迷的狐狸,一只天然呆的猫,一道电闪劈出的雷,一纸情书化成的歌,狐与猫兮,墨歌语缘分早已破土而出,你为何看不到?
  • 日落俱乐部

    日落俱乐部

    印度2011年最畅销小说。是作者在96岁高龄写下的最后一本小说。小说描写了三位宗教信仰各异(一个伊斯兰教,一个锡克教徒,一个婆罗门)的耄耋老人相交四十年来的友谊。他们每天傍晚公园里的长椅上聚会、聊天(由此而得名“日落俱乐部”),虽然宗教信仰不同,爱好不同,出身不同,母语不同,人生轨迹不同,但这些差异恰好折射出这三位老人在漫长人生经历中收获的不一样的生活的智慧。对各自的爱情、家庭,对印度这个历史悠久文化积淀深厚的国家的过去与现状有着独到和宏阔的见解,特别是三个男人年轻时的私生活,热烈、大胆。读者既能从作者深厚的文学功底中品尝到优美风趣的文字、诗歌,也能对当代印度的市民生活有全新的探索。
  • 心与禅

    心与禅

    《心与禅》是弘一法师一生人生体悟和学佛心得的集大成之作,在这部著作中弘一法师以大才子、大学者、大艺术家的俗家修为向常人揭示出佛门的真谛和人生的要义。
  • 绝密军队2九天之城

    绝密军队2九天之城

    传说中南诏古国的开国之秘,地下九天之城的诡异神奇,南诏人信奉的精灵之神……在云南腾冲神秘的火山洞穴中,我和战友们再次经历了不可思议的神奇历程,只存在于南诏古国传说中九天之城的神奇诡异,遭遇上古生物龙和凤凰,揭秘古南诏国兴衰之谜……继绝密军队在九天之城探秘的结局又会是怎样一场意外?
  • 我们身边的名人

    我们身边的名人

    本书集纳了中外诸多优秀的政治家、科学家、艺术家及文学大师们精彩的人生片断,在这些精彩的人生片断中,无论是大到对手之间的过招,还是小到友人之间的戏谑,无不闪现了思辨的灵光和语言的机智,是名人们在人生这个舞台上的上佳表演。本书以翔实的材料,有趣的意境和诙谐的语言,展示了名人们与众不同的人生。读者在轻松阅读、感受名人们独特魅力的同时,可启迪思想、丰富知识、提升心智。同时也让读者感受到名人就在身边。
  • 做事先做人的潜规则

    做事先做人的潜规则

    会做人,能左右逢源,不会做人,四处碰壁;会做人,做事有人帮;不会做人,处处碰壁;会做人,办事有捷径,不会做人,命运多舛。如何行动,如何去把握自己做人的原则成就了不同的人生局面。做人有差距,做事当然会有不同的结果。在智力大体相当的情况下,如何行动,如何去把握自己做人的原则就成就了不同的人生局面。有的人不贪图安逸,从来就没想过要有所作为;有的人虽然有远大的抱负,但没有孜孜以求的耐力;有的人刻苦发奋,但始终抓不着努力的方向,有劲用不到对的地方。成功属于会做人的人。本书既是通过:自强不息,做命运的主人;精挑细选,不断扩大朋友圈;勇往直前,追求心中的爱。
  • 嗜爱成瘾:邪魅少主惹不起

    嗜爱成瘾:邪魅少主惹不起

    婚前他是主,她是仆,他对她千般“伤害”万般“折磨”。婚后她是主,他是仆。“老婆,你想要吃什么?我现在去给你做!”某妖孽男子蹲在地上看着沙发上慵懒的女子一脸谄媚的问道,犹如一只大型卖萌犬只。某女眼角狠狠一抽,揶揄出声:“不用,看见你我就饱了!”“老婆是说我秀色可餐?想要吃我?!”“你还能再厚颜无耻一点吗?”某女汗。“可以啊!”某妖孽男邪气一笑:“那……我吃老婆好了!”起身直接将某女扑倒之。
  • 阔少擒妻之老婆难招架

    阔少擒妻之老婆难招架

    他是传说中最阴狠毒辣的暗道统治者。传说,他只身闯入国贸地下城,一夜之间挑了锦城最大的暗道势力。传说,他一怒冲冠只为心中那抹红颜。传说,他修改年龄只为陪伴在她身边。传说…属于他们的传说有很多,关于他们的爱情,可以用细水长流来形容,可关于他们的结局…待定。*一开始,她很讨厌他。因为整天跟着她不算,成绩还很差。可是后来她才知道,原来事出有因。看着那种疑难杂题在他手中轻松解答时,她惊诧。看着成绩单上直接从最后一名跃入前三十名时,她哑然。看着期末考试只差自己一分时,她愤怒了。她道“你一定是故意的!”他道“巧合。”她“…”然后下次,他落后两分。她道“你绝对是故意的!”他道“还是巧合。”她“…”*某天她发现他的真实年龄,十分惊诧。她道“请问你用的是哪个牌子的化妆品?太赞了有没有!完全一点破绽都没有!”他道“天生丽质。”她“…”天生丽质也可以用来形容男人么?她受教了。*后来的后来她才知道,原来他肯进步只因为不想离开自己。后来的后来她才知道,其实他很聪明,能把分数很好的控制多少分之内。而他从不超越她,只是为了让她拿那个所谓的奖学金。后来的后来他一直陪着她,护着她,用行动来证明给她看,让她深信,这个世界上真的会有这样一个人,会一直心甘情愿陪你到老到死。——友情提示:文属于成长型(感情系熬汤慢炖型滴)望亲们海涵。本文一如既往,一对一宗旨。问此文虐么?我说不虐你信么(偷笑。);我说小虐你还信么(捂嘴偷笑)。具体程度请参考前两本。另,文明留言,口下留情;欢迎跳坑,灰常感谢!!!推荐完结文:阔少擒妻之老婆难招架
  • 一本书,解决男人所有健康问题

    一本书,解决男人所有健康问题

    本书介绍了很多男性病,都是由于三十多岁时种下的病根,所以养生要趁早,治病不如防病。9代中医世家养生大师为您提供:高血压、糖尿病、高血脂、心脑血管类疾病、前列腺疾病、尿路感染、阳痿、早泄、不育、脂肪肝、痛风、秃顶、尿频、尿急、尿痛等多种常见慢性病的中医辩证预防与治疗方案!