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第25章 第16课 优化你的工作系统

系统化地工作

一个懂得学习的人会进行认真总结,一个杰出的企业会把做完的事系统化。企业都将程序化作为强化操作的一个重要手段。我们来看看麦当劳是如何要求厨师将洗手这项工作程序化、以确保食品的安全和卫生的。

职场秀

在麦当劳,首先对洗手的时间作出了明确的规定:

1.使用或清洁卫生间之后。

2.进入厨房和接触食品前。

3.休息后。

4.在清空垃圾箱或接触垃圾之后。

5.进行餐厅清洁工作后。

6.在做了不卫生的动作之后,例如:摸鼻子或头发。

7.在接触染有病菌的表面或物体后,例如:门把手。

8.和他人握手之后。

9.在接触生的冷冻牛肉饼或生鸡蛋之后,在接触面包或汉堡以前。

接着,麦当劳对洗手的步骤、顺序也作出了明确的规定:

1.用清水打湿双手。

2.在手部涂麦当劳特质杀菌洗手液。

3.双手揉搓至少20秒钟,清洗手指之间、指甲四周、手臂直至手肘部位。

4.用清水将上述部位彻底冲洗干净。

5.用烘手机烘干双手。

所有麦当劳餐厅都安装了定时洗手系统,以达到洗手标准。这一系统能促进所有员工按时洗手,每小时至少1次。这样可降低由双手带来的潜在的食品污染,保证食品的卫生,并且确保执行到位。

今天的世界是思想家、计划家的世界。只有深长而有系统的思想家,能订立计划,并有力量执行的计划家,才能成功。头脑不清楚,办事无方法的人没有立足的余地。学会系统化、程序化地工作,才能让你忙而不乱,做事规范、有条理,才能力保每个环节不出问题,环环紧扣、有条不紊,有层次、高质量地完成工作。

执行力法则

1.拟定工作

西奥多·罗斯福总统是一个效率很高的人。他时时把他所该做的事都记下来,然后拟定一个计划表,规定自己在某时间内做某事。如此,他便按时做各项事。通过他的办公日程表可以看出,从上午9点钟与夫人在白宫草坪上散步起,至晚上招待客人吃饭为止,整整一天他总是有事做的。当该睡觉的时候,因为该做的事都做了,所以他能完全丢弃心中的一切忧虑和思考,放心地去睡觉。

信任自己的系统,细心计划自己的工作,这是罗斯福之所以办事有效的秘诀。每当一项工作来临时,他便先计划需要多少时间,然后安插在他的日程表里。他既然能够把重要的事很早地安插在他的办事程序表里,所以他每天能够把许多事在预定的时间之内做完

2.善于策划

善于策划者,会高效地达到自己的工作目的。正如常言:思路畅通,谋事如下棋。在计划中行事,一切尽在掌握之中。因此,能发挥出较多的点子,提出非同凡响的主张,做出不同寻常的成就。

量化你的工作

量化工作对于执行到位是非常重要的,把具体工作定量化,将一个大的目标分解成数个小目标,明确到每个人身上。这样,操作就容易到位。我们不妨借鉴一下海尔集团推行的做法,“妙用‘资源存折’”。

职场秀

在海尔集团事业部信息塑胶分厂喷涂车间,喷漆工刘忠计的工位上挂着一张每天都要更新数据的“资源存折”,上面的数据显示:

2002年12月29日,他给25英寸电视机前壳喷漆时,油漆的“额定用量”是11.87千克,而他的“实际用量”却是11.96千克,折合成金额,亏损6.75元,按10%兑现,当天他欠企业0.675元。

2003年1月5日,油漆的“额定用量”是18.78千克,而他的“实际用量”是13.91千克,到当年已经累计挣到了45.55元。

原来,这个“资源存折”和“银行存折”是一个道理,也有“贷方”和“借方”。贷方是企业,上面记录着企业按操作标准应该为员工提供多少资源;借方是员工,上面记录着员工在实际工作中使用了企业多少资源。借贷相抵得出的数,便是这个员工收入的盈亏数。

这个量化目标的方法非常简单明了!这样,员工就能够根据具体的数字来确定工作中要达到的目标,确保资源的有效利用,杜绝浪费。

这是写在《海尔的故事与哲理》一书中的一个著名案例。它说明:海尔的节约是从一分一厘开始的。其做法是将目标分解,落实到每一个岗位、每一个人。

对目标进行细分使其更具有可执行性,同时把共同目标和实际执行有效地衔接起来。对目标的分解就是把共同目标分解为企业目标、部门目标和员工目标,体现了目标的层级关系,使目标有系统、有层次,让执行更具有“可操作性”。作为企业的员工,工作职责与工作标准的达成情况,对企业的总体目标做出哪些贡献,通过细分把这些目标具体化,具有可操作性,使个人与部门的执行方向和执行情况一目了然。

执行力法则

1.六点优先工作制

按事情的重要顺序,分别从“1”到“6”标出六件最重要的事情。从明天开始,且每天都这样做:“每天一开始,请你全力以赴做好标号为‘1’的事情,直到它被完成或被完全准备好,然后再全力以赴的做标号为‘2’的事,依次类推……”

2.控制好时间节点

每一件事情限定时间节点,用多长时间完成它,并标明。这样你的工作效率才能在一定程度上得到提高。

简化你的工作

简化工作就是要做好选择的工作,剔除那些完全没有什么价值或者只是意义很小的工作,接着再排除那些虽有价值但别人干更适合的工作,最后再剔除那些以后再做也不迟的工作。对付这些区分出来的工作,你可以采取化繁为简的工作方法加以处理。

职场秀

宝洁公司的制度具有人员精简、结构简单的特点,该制度与宝洁公司雷厉风行的行政风格相吻合。在长期运行中,宝洁公司“深刻简明的人事规则”一旦顺利推动,效果表现良好。

宝洁公司品牌部经理说:“宝洁公司有一条标语——‘一页备忘录’,它是我们多年来管理经验的结晶。事实上,任何建议或方案多于一页对我们来说都是浪费,甚至会产生不良的后果。”

我们可以把这一风格追溯到宝洁公司的前任总经理理查德·德普雷,他强烈地厌恶任何超过一页的备忘录。他通常会在退回的冗长的备忘录上加上一条命令:“把它简化成我所需要的东西!”

如果该备忘录过于复杂,他还会加上一句:“我不理解复杂的问题,我只理解简单明了的!”

“最聪明的人是那些对无足轻重的事情无动于衷,却对那些较重要的事务无法无动于衷的人。”一流人物大都具备无视“小”(人物、是非)的能力,他必须不为小事所缠,他能很快分辨出什么是无关的事项,然后立刻砍掉它。

现代管理之父彼得·杜拉克在《如何提高你的工作效率》一书中提出高效率的三个原则:在每做一件事情时,应该问三个“能不能”:“能不能取消它?能不能把它与别的事情合并起来做?能不能用更简便的方法来取代它?”在这三个原则指导下,善于利用时间的人就能把复杂的事情简明化,使自己做事的目的性大大提高,不至于迷惑于复杂纷繁的现象,处于被动忙乱的局面。

执行力法则

1.剔除累赘

奥卡姆博士主张尽可能地简化工作。然而,把事情变复杂很简单,把事情变简单很复杂。人们在处理事情时,要把握事情的主要实质,把握主流,才是简化问题的关键。尤其要顺应自然,不要把事情人为地复杂化,这样才能围绕自己的主要目的更高效地做事。

2.只留一页备忘录

优秀公司的制度一般都具有简洁的特征,宝洁公司就是个很好的例子。宝洁公司的制度具有人员精简、结构简单的特点,该制度与宝洁公司雷厉风行的行政风格相吻合。”

有条理地工作

博恩·崔西在《简单管理》一书中写道:“我赞美彻底和有条理的工作方式。一旦在某些事情上投下了心血,带着明确的目的去做事,就可以减少重复,这样就能够大大提高工作效率。”

职场秀

作家吴淡如在《心香淡如菊》中这样描写她的一个习惯:

我一直有个可怕的毛病,有一堆事情等待我处理时特别明显。比如说,我通常在早上写稿,中午自己弄东西给自己吃,“贪多务得”的习惯在这时候便展现无遗。

我会先把煮水饺的水烧开,然后看一看阳台上的花木,有几片枯黄的叶子该剪掉了,我立刻戴上了手套,寻找园艺用的剪刀。打理花木时我看见昨天晒的衣服还没收,待会儿可能要下雨了,于是我又放下剪刀,把衣服收进衣柜里。这时发现衣柜里的衣服放得有点不顺眼,又顺手理了理……

糟糕,水早煮滚了,我放了水饺,心想,为什么不连餐后咖啡一起煮,省点时间呢?于是……然后我又等得不耐烦了,随手翻开书架上昨天买的书,趁着空闲读了起来。有一次,因为发现水饺快被我煮烂了,情急之下,赶紧熄火,掀开锅盖时,不幸地被旁边正在加热的摩卡咖啡壶所吐出的蒸气烫伤。

作家的经历很像职场中的很多员工,很多人总是习惯同时做好几件事情,以为这样可以节省时间。但是当几件事情同时进行时,却又无法把精力集中到每一件事情上,结果是在做一件事情的同时又在想着另一件,最后哪一件也没有做彻底。

条理化是一个人做事有目的的重要前提。歌德说过:“选择时间就等于节省时间,而不合乎时宜的举动则等于乱打空气。”没有一个合理有序的工作秩序,做起事来必定像无头苍蝇一样乱撞,这样,要高效率地工作就是不可能了。试想,如果一个经理一上午要见客户,要处理资料,又要写年度报告,而他又不懂得合理安排自己的工作时间,这样找材料都会花半天时间,毫有效率可言。

执行力法则

1.使自己的工作有序化

有序原则是时间管理的重要原则,正确地组织安排自己的活动,首先就意味着准确地计算和支配时间,虽然客观条件使得你一时难以做到,但只要你尽力坚持按计划利用好自己的时间,并就此进行分析总结并采取相应的改进措施,你就一定能够达到自己的主要目的。应该记住:明确自己的工作是什么,并使工作组织化、条理化、简明化,这是提高一个人做事目的性的关键。

2.排好工作日程表

为了使工作条理化,不仅要明确你的工作是什么,还要明确每年、每季度、每月、每日的工作及工作进程,并通过有条理的连续工作,来保证正常速度执行任务。在这里,为日常工作和下一步进行的项目编出目录,不但是一种不可估量的时间节约措施,也是提醒人们记住某些事情的手段。可见,制定一个合理的工作日程是多么重要。

任务清单

时间

任务分类 星期一 星期二 星期三 星期四 星期五

必须及时完成

必须完成但可以稍微拖后

完全没有必要完成

时间允许的情况下最好能够完成

任务总结

执行力自测

1.你对工作有没有系统的规划?

2.你是否会把你的工作分为不同的工作节点?

3.你能否简化你的工作?用简单代替繁冗?

4.你工作有没有条理性?

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