在社会上从事各个方面的工作都要与公文打交道，所以，熟悉掌握几种实用公文写作方法，无论是对求职，还是对工作都有十分重要的意义。
公文就是公务文书。指机关、团体、企事业单位在处理各种事务中形成的体式完整、内容系统的各种书面材料，也称文件。
公文具有如下特征：
1鲜明的政治性。
2法定的作者。法定作者，即有依法成立并能以自己的名义行使权力和承担义务的组织。
3有法定的权威和特定的格式。作为机关的喉舌，公文可以代表机关发言、代表制发机关的法定权威。因此，制发公文必须统一格式，不能各行其是。
4有现实的效用。
了解实用公文的格式
公文格式一般包括：标题、主送机关、正文、附件、发文机关（或机关用章）、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。
1标题。公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成，称为公文标题“三要素”。如：《××集团董事局关于表彰206年度先进工作者的通知》这一文件标题中，“××集团董事局”是发文机关，“关于表彰206年度先进工作者”是发文事由，“通知”是公文种类。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。公文标题的位置在公文的开首，居于正文的上端中央。
2主送机关。上级机关对下级机关发出的指示、通知、通报等公文，叫普发公文，凡下属机关都是受文机关，也就是发文的主送机关；下级机关向上级机关报告或请示的公文，一般只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可用抄报形式。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。
3正文。这是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策、精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。
4发文机关。写在正文的下面偏右处，又称落款。发文机关一般要写全称；也可盖印，不写发文机关。机关印章盖在公文末尾年月日的中间，作为发文机关对公文生效的凭证。
5发文日期。公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以领导人签发的日期为准。
6主题词。一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方，如“人事任免通知”，“财务管理规定”等，词组之间不使用标点符号，用醒目的黑体字标出，以便分类归档。
7抄报、抄送单位，是指需要了解此公文内容的有关单位。送往单位是上级机关列为抄报，是平级或下级机关列为抄送。抄报、抄送单位名称列于文尾，即公文末页下端。为了整齐美观，文尾处的抄报抄送单位、印刷机关和印发时间，一般均用上下两条线隔开，主题词印在第一条线上，文件份数印在第二条线下。
8文件版头。正式公文一般都有版头，标明是哪个机关的公文。版头以大红套字印上“××××××（机关）文件”，下面加一条红线（党的机关在红线中加一五角星）衬托。
9公文编号。一般包括机关代字、年号、顺序号。如：“国发[206]7号”，代表的是国务院二○○六年第七号发文。“国发”是国务院的代字，“[206]”是年号，（年号要使用方括号“[ ]”），“7号”是发文顺序号。几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文编号。编号的位置：凡有文件版头的，放在标题的上方红线与文头下面的正中位置；无文件版头的，放在标题下的右侧方。编号的作用：在于统计发文数量，便于公文的管理和查找；在引用公文时，可以作为公文的代号使用。
10签发人。许多文件尤其是请示或报告，需要印有签发人名，以示对所发文件负责。签发人应排在文头部分，即在版头红线右上方，编号的右下方，字体较编号稍小。一般格式为“签发人：×××”。
11机密等级。机密公文应根据机密程度划分机密等级，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密的安全。密级的位置：通常放在公文标题的左上方醒目处。机密公文还要按份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。
12紧急程度。这是对公文送达和办理时间的要求，分为“急件”、“紧急”、“特急”几种。标明紧急程度是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急工作问题的及时处理。紧急程度的标明，通常也是放在标题左上方的明显处。
13阅读范围，根据工作需要和机密程度，有些公文还要明确其发送和阅读范围，通常写在发文日期之下，抄报抄送单位之上偏左的地方，并加上括号。如：（此件发至县团级）。行政性、事务性的非机密性公文，下级机关对上级机关的行文，都不需特别规定阅读范围。
14附件。这是指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组成部分。附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件，应当在正文之后 、发文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件×件”。
15其他。公文文字一般从左至右横写、横排。拟写、誊写公文，一律用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔和铅笔，也不要复写。公文纸一般用16开，在左侧装订。
报告的特点和写法
报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问的陈述性上行公文。
“报告”是陈述性文体。写作时要以真实材料为主要内容，以概括叙述为主要的表达方式。“报告”是行政公文中的上行文种，撰写“报告”的目的就是为了让上级掌握本单位的情况，了解本单位的工作状况及要求，使上级领导能及时给予支持，为上级机关处理问题、布置工作或作出某一决策提供依据。“下情上达”是制发报告的目的。所以报告的内容要求以讲事实为主，要客观反映具体情况，不要过多采用议论和说明，表达方式以概括为主，语气要委婉、谦和、不宜用指令性语言。
1报告的种类
报告从种类与内容上分主要有：汇报性报告、答复性报告、呈报性报告、例行工作报告。
2写法
报告的结构一般由标题、受文领导、正文、落款、成文时间组成，下面介绍几种报告的写法。
（1）汇报性报告
汇报性报告主要是下级向上级汇报工作、反映情况的报告，一般分为两类：
综合报告。这种报告是本单位工作到一定的阶段，就工作的全面情况向上级写的汇报性报告。其内容大体包括工作进展情况，成绩或问题，经验或教训以及对今后工作的意见或建议。这种报告的特点是全面、概括、精练。
专题报告。这种报告是针对某项工作中的某个问题，向上级所写的汇报性报告。
（2） 答复性报告
这种报告是针对上级或管理层所提出的问题或某些要求而写出的报告。这种报告要求问什么答什么，不涉及询问以外的问题或情况。
（3）呈报性报告
呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件相关的事宜。
（4）例行工作报告
例行工作报告是下级向上级，因工作需要定期向上级所写的报告，如，财务报告、费用支出报告等。
通知的种类和写法
通知可分为“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“会议性通知”、“任免通知”五种。这里仅介绍“一般性通知”、“任免通知”三种。
1一般性通知。在上级机关有关事宜需要使下级机关知道或办理时，如庆祝某个节日，成立、调整、合并、撤销某个机构，启用印章，更正文件差错，请下级机关报送有关材料等，都可使用这种通知。这种通知，要交代清楚所通知的事项，如何办理，有什么要求等。
2任免通知。上级机关在任免下级机关的领导人或上级机关的有关任免事项需要下级机关知道时要发任免通知。这种通知的写法比较简单，一般只要写清楚决定任免的时间、机关、会议或依据文件，以及任免人员的具体职务即可。
不论哪种类型的通知，都应该注意以下几点：
1通知一般都要有一个符合标题“三要素”（即发文机关、事由、文种）的标题，使人一看标题就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些机关简单地使用“通知”作标题，这是不确切的，应尽量避免，更不应提倡。
2被通知单位就是文件的主送单位，有的通知往往不写被通知单位，这是不妥当的。
3如果所通知的事项需要被通知的单位尽快知道，可在“通知”之前加“紧急”二字，这就是常见的“紧急通知”。
