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第5章 商务会议礼仪(1)

会议礼仪--会议前

请你回顾一下自己的工作状态,除了在自己工位上的时间、电话沟通的时间会多一些,还有哪种沟通方式多一些?这就是会议沟通。下面我们就来谈在会议当中应该注意哪些礼仪。

按参会人员来分类,会议基本上可以简单地分成公司外部会议和公司内部会议。公司外部会议,可以分成产品发布会、研讨会、座谈会等。

内部会议包括定期的工作周例会、月例会、年终的总结会、表彰会,以及计划会等等。

我们以外部会议为例,讲一讲商务礼仪中需要关注的一些细节。我们将会议分成会议前、会议中、会议后。

会议前

在会议前的准备工作中,我们需要注意以下这几方面:

·WHEN-会议开始时间、持续时间

·WHERE-会议地点确认

·WHO-会议出席人

·WHAT-会议议题

·OTHERS-接送服务、会议设备及资料、公司纪念品等

WHEN-时间,你要告诉所有的参会人员,会议开始的时间和要进行多长时间。这样能够让参加会议的人员很好地安排自己的工作。

WHERE-地点,是指会议在什么地点进行,要注意会议室的布局是不是适合这个会议的进行。

WHO-人物,以外部客户参加的公司外部会议为例,会议有哪些人物来参加,公司这边谁来出席,是不是已经请到了适合外部的嘉宾来出席这个会议。

WHAT-会议的议题,就是要讨论哪些问题。

OTHERS-会议物品的准备,就是根据这次会议的类型、目的,需要哪些物品。比如纸、笔、笔记本、投影仪等等是不是需要用咖啡、小点心等。

会议礼仪--会议中

在会议进行当中,我们需要注意以下这几方面:

(1)会议主持人

主持会议要注意·介绍参会人员·控制会议进程·避免跑题或议而不决·控制会议时间

(2)会议座次的安排

一般情况下,会议座次的安排分成两类:方桌会议和圆桌会议。

一般情况下会议室中是长方形的桌子,包括椭圆形,就是所谓的方桌会议,方桌可以体现主次。

在方桌会议中,特别要注意座次的安排。如果只有一位领导,那么他一般坐在这个长方形的短边的这边,或者是比较靠里的位置。就是说以会议室的门为基准点,在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议,一般分两侧来就坐,主人坐在会议桌的右边,而客人坐在会议桌的左边。

还有一种是为了尽量避免这种主次的安排,而以圆形桌为布局,就是圆桌会议。在圆桌会议中,则可以不用拘泥这么多的礼节,主要记住以门作为基准点,比较靠里面的位置是比较主要的座位,就可以了。

会议礼仪--会议后

在会议完毕之后,我们应该注意以下细节,才能够体现出良好的商务礼仪。主要包括:

·会谈要形成文字结果,哪怕没有文字结果,也要形成阶段性的决议,落实到纸面上,还应该有专人负责相关事物的跟进;

·赠送公司的纪念品;

·参观,如参观公司,或厂房等。

·如果必要,合影留念。

商务洽谈会四项原则

商界人士在准备商务洽谈时,应当谨记如下四项基本原则:

第一,客观的原则。所谓客观的原则,意即在准备洽谈时,有关的商界人士所占有的资料要客观,决策时的态度也要客观。

占有资料要客观,是要求谈判者尽可能地取得真实而准确地资料,不要以道听途说或是对方有意散布的虚假情报,来作为自己决策时的依据。

决策时的态度要客观,是要求谈判者在决策时,态度要清醒而冷静,不要为感情所左右,或是意气用事。

第二,预审的原则。所谓预审的原则,含义有二:其一,是指准备洽谈的商界人士,应当对自己的谈判方案预先反复审核、精益求精;其二,是指准备洽谈的商界人士,应当将自己提出的谈判方案,预先报请上级主管部门或主管人士审查、批准。

虽说负责洽谈的商界人士拥有一定的授权、在某种特殊的情况下可以“将在外,君命有所不受”,或是“先斩后奏”。但是这并不等于说洽谈者可以忘乎所以、一意孤行。在洽谈之前,对自己的方案进行预审,既可以减少差错,又可以群策群力、集思广益,使方案更臻完美。

第三,自主的原则。所谓自主的原则,是指商界人士在准备洽谈时,以及在洽谈进行之中,要发挥自己的主观能动性,要相信自己、依靠自己、鼓励自己、鞭策自己,在合乎规范与惯例前提下,力争“以我为中心”。

坚持自主的原则,有两大好处:一是可以调动有关的商界人士的积极性,使其更好地有所表现;二是可以争取主动权,或是变被动为主动,在洽谈中为自己争取到有利的位置。

第四,兼顾的原则。所谓兼顾的原则,是要求商界人士在准备洽谈时,以及在洽谈过程中,在不损害自身根本利益的前提下,应当尽可能地替洽谈对手着想,主动为对方保留一定的利益。

商务会议禁忌事项

1.发言时不可长篇大论,滔滔不绝(原则上以3分钟为限)

2.不可从头到尾沉默到底。

3.不可取用不正确的资料。

4.不要尽谈些期待性的预测。

5.不可做人身攻击。

6.不可打断他人的发言。

7.不可不懂装懂,胡言乱语。

8.不要谈到抽象论或观念论。

9.不可对发言者吹毛求疵。

10.不要中途离席。

###商务宴请礼仪

一次合乎礼仪的宴请,其本身常常就是一次成功的社交活动或商务活动。而要使宴请办得成功,就必须要做大量的、细致的工作。在准备宴请、进行宴请和赴宴方面,有很多应当熟悉和遵循的礼仪要求。就整个宴请的过程而言,“吃”只是个手段,而“吃”背后的交际才是商务宴请的真正目的。在这一点上,职业经理人千万不能本末倒置。

1.掌握邀请礼仪

(1)邀请的方式。邀请可分为口头邀请和书面邀请两种方式。

①口头邀请。口头邀请又可分为当面邀请和电话邀请。

口头邀请的方式比较自然,常用于相互比较熟悉的亲朋同事之间,这种方式,不但可以让被邀请者了解赴会的目的,而且当时就可知道被邀请者是否有空和乐意接受邀请。

打电话邀请的方式比较灵活,不论什么时候,只要主人有空就可以邀请客人。采用这种方式既可节省亲自去邀请的时间,也可马上知道对方的意见。

②书面邀请。书面邀请也可分为两种,即请柬邀请和信函邀请。

请帖,也叫请柬,是为请客而发出的通知书,一般是在举办较为隆重的宴请,被邀请者也比较多的情况下采用。即使近在咫尺,也需送请柬。它既表示对客人的尊敬,也表明邀请者对此事的心意和态度。

请柬内容应包括活动的主题、形式、时间、地点、主人姓名。请柬要书写清晰美观。请柬样式如下:

xxx先生:

为xxxxxx,兹定于xxxx年x月x日(星期x)晚x时在xxxx大厅举行宴请。

敬请

光临

xx(盖章)

x年x月x日

请柬至少应提前3~7天发出。正式宴会,最好还要在发出前安排好席位,并在请柬的信封下角注明席位号。

邀请信一般用于邀请人数较少,被邀请者地位较高的场合。

如果是举行会议,在发送邀请信的同时,一般附送会议的拟定议题。在听取参加者意见之后,再决定最终议题,这是较正式的做法。

(2)邀请的准备工作

①确定活动目的、邀请范围。

②注意被邀请人同主宾是否有矛盾。

③被邀请者的名字要准确,婚否也不能搞错。

④确定时间、地点,发出邀请。

⑤注意被邀请者的禁忌、习俗与信仰。

⑥布置好宴会场所,安排好座次席位。

⑦如果是举行会议,应做好相关的会议准备工作。

(3)发送邀请

①在封面要注明“请柬(请帖)”二字。一般要做些艺术加工,如图案装饰,文字用美术体或手写体,较为隆重的还可用烫金字等。

②写明主持活动的内容,举行活动的时间和地点,如果是邀请观看演出,还应将入场券附上。

③结尾要具礼。如用“此致”、“敬礼!”。

④注明邀请者的名称和发出请柬的时间。

⑤语言上要求典雅、大方、热情,讲究文字美。

⑥注明“盼复”两字,并写清自己的通讯地址和联系电话。

⑦对不熟悉地址的人,可附带说明一下交通情况或乘车路线。

⑧邀请信或请柬要提前一周至二周发出,以便被邀请人及早安排。

⑨书面邀请的行文要注意突出热情、谦虚,人名、单位名、节日名应用全称。

⑩中文请帖行文中不提被邀请人的姓名(其姓名写在请柬信封上),主人姓名写在落款处。

2.掌握应邀礼仪

(1)答复

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