“日常备忘录”
“好记性不如烂笔头”，如果能将工作中的一些事，特别是每日的安全检查，用备忘录记下来，就不用担心遗忘了，也就能保证及时有效地落实。
今天在电视中露面最频繁的广告，大多是美国宝洁公司的飘柔（P&G）、潘婷、沙宣、海飞丝、伊卡露、佳洁士、玉兰油等化妆品、洗涤品。这家创建于1837年的世界著名洗涤剂、化妆品公司，迄今已有170年历史。宝洁公司平均每年的全球销售额为300亿美元，它在全球70多个国家设有工厂及分公司，所经营的300多个品牌的产品畅销140多个国家和地区。
一家成功、出色的公司，必有它的独特之处。宝洁公司的法宝之一就是它的备忘录制度。正是严格的备忘录制度保证了宝洁的工作效率和高效的责任落实能力。
宝洁公司绝不从外面找“空降部队”，而是采取百分之百的内升政策，因此内部的培养制度非常重要。他们非常重视培养员工解决问题、设定顺序、采取行动、追踪质量以及领导、合作的能力。公司随时都提供各种课程和研讨会，以帮助员工提高。在宝洁的训练制度中，备忘录这项做法是出了名的。员工必须养成一种习惯，清楚、简单地把信息呈给上司。
宝洁的备忘录一般分为两类：信息备忘录和建议备忘录。
信息备忘录内容包括研究分析、现状报告、销售与市场份额汇总及竞争力分析；建议备忘录则是一种说服性的文件，重点包括：建议目的、背景信息、建议方案以及背后的逻辑讨论和下一步的做法。建议备忘录非常重要，那些希望晋升的品牌管理员工必须掌握建议备忘录的撰写技能。
备忘录大多不会超过四页。品牌管理人员如果想要升迁，最好先学会写备忘录。在宝洁，备忘录的写作甚至被当做一种训练的工具。对资历较浅的人员来说，一个备忘录重写十次是常见的事；成为品牌经理后，一个备忘录仍有可能被要求重写五六次。凭借不断地重写备忘录，宝洁希望能够使员工更加周密地思考问题。
宝洁公司“一页备忘录”的结构如下：
1.相关信息（发自谁from、发给谁to、转交给谁cc、日期date）。
2.标题。
3.一句话总结备忘录的主要内容。
4. 3～4行总结备忘录的主要内容。
5.相关背景资料介绍（2～3行）。
6.备忘录内容（建议、意见、工作总结、信息共享等）。
7.主要缘由、总结、工作计划等。
8.下一步任务。
9.签名。
宝洁公司通过备忘录系统建立了一个强大的执行体系，就像宝洁CEO雷富礼曾经说过的，“我们所有的高级管理人员都从内部提拔，但如果你想要升迁，最好先学会写备忘录”。
宝洁公司的信条是：如果你能学会如何写一份适当的备忘录，你就能学会如何思考。
罗兰·贝格是世界著名咨询公司罗兰贝格国际管理咨询有限公司的创始人兼总裁。尽管他日理万机，但凡是和他打过交道的人都知道，他不会忘记任何一件事。他每天都要接触各种各样的人，每一件需要自己和别人做的事情他都会用答录机录下来，让秘书打出并发放给相关的人员。他通常每天会发出40～50个给不同人的“内部备忘录”。这当然是在完成一个领导者首要的任务：布置工作和做某些决定。但这仅仅是事情的开始。每一份内部备忘录都会被写上一个时间，到了这个时间，秘书就会把这个内部备忘录重新放在罗兰·贝格的案头。所以，没有任何一个人能够侥幸让罗兰·贝格忘记一件他关心过的事情。
在我们落实责任的过程中，记备忘录也是一种很重要的方法。如果平时不记备忘录，就会因为工作忙而有所遗忘，这会造成工作的拖延，甚至会造成不可预料的严重后果。
因此，养成记“日常备忘录”的习惯可以让你在落实责任时轻松很多。当你每天早上打开当天的备忘录，就可以找到你想要的东西；你可以把苦思冥想的时间省下来，用在其他的工作上；你总能知道你的约会、计划和文书工作，也会因不用分心于其他事而工作得相当有效率。同时，它还能记录你的工作状况，让你能看清楚自己以及工作情况在某段时间里的变化，从而引导你采取正确的工作方法与技巧走向新的目标。
学会使用“日常备忘录”吧！养成这个好习惯，因为它能帮你在落实责任过程中用最少的时间提高落实效率，解决安全问题，并为你的成功提供有力的保证。
坚决执行“四小时复命制”
四小时复命制，是刘光起先生在《A管理模式》中提出的一项重要理念，就是对任何命令，不管完成与否，受令人都要在规定的时间内向下令人复命；完成任务后，受令人要及时向下令人复命。如果受令人在执行任务时发现有不可克服的困难或阻力，无法按时、按标准完成规定的任务，也要立即向下令者复命，并讲明不能完成任务的困难或原因。下令人根据情况撤销原命令或更改命令的内容而成为新的命令，复命的时间一般不超过四小时，故称为“四小时复命制”。
四小时复命制的核心是有命必复，只要这件事布置下去，就必须复命。怎么复呢？有个时间限制，四小时复命，也就是在规定的时间内复命，也叫及时复命。四小时复命制并不是指四小时内完成任务，而是领导布置一项工作时，下属若不提出异议，就要按时完成，并在完成工作的四小时内给予领导答复。若在执行工作的过程中遇到突发、意外事件，应在四小时内汇报；若在干工作的过程中遇到困难，也应在四小时内向领导汇报，以便领导及时调动人力、物力、财力，协助克服困难，使工作顺利完成，不能在没按时完成工作时提出种种理由，这已经违背了四小时复命制。
四小时复命制是一种很好的管理方法。四小时复命制的应用，可以大大减少领导的工作，还可以大大提高企业工作效率。我们知道，在没有实行四小时复命制管理模式的企业和单位中，领导布置了一项工作，领导在操心，其完成工作的结果常常有这样几种：领导天天问，天天操心，工作的完成情况相对会好些；若领导不及时过问，实际操作的人可能拖延工作甚至不去做这项工作，当领导什么时候想起这件事时，操作者会有一大堆理由。诸如此类的事情，在我们的现实生活中，普遍存在，也致使很多领导整天忙得晕头转向，但四小时复命制可以很好地解决这一问题。
从四小时复命制的内容中，我们可以看到，它所强调的是领导布置工作内容，而接受工作的人必须提出这项工作完成的具体时间和完成是否有困难。如果没有困难，到时必须完成，并在完成工作的四小时内向领导汇报；若完成工作的过程中遇到困难，四小时之内向领导汇报，得到领导的明确指示，这样该谁操心谁操心。采用四小时复命制，会达到意想不到的效果。
王伟是一家公司的总经理助理，管理着办公室的工作。有一次，王伟让文印员负责标书制作。当业务员拿回招标文件之后，王伟让她在27号之前完成，因为招标将在30号进行。除了业务员的路上时间外，王伟预留了一天的应急时间。结果28号上午，王伟没有见到标书，打电话问她，她说：“还没有做好呢！只余一个产品效果图了，正在处理。”王伟着急地说：“那你抓紧时间，上午必须完成。”（当时，王伟努力地克制自己冷静，因为那个时候是不适宜批评人的，因为她正在工作。如果受了批评，她会严重影响工作情绪的。）
事后，王伟与她就这一问题进行沟通：“为什么没有在27号之前完成？你说时间太紧张，但我们的作业规程里边的标书完成时间是你自己根据实际情况承诺的。这份标书内容多，比较特殊，但你为什么没有提前向我解释并寻求帮助呢？”刚开始，她还找着借口，但到最后，她还是认识到了自己的错误。如果当时她向王伟报告的话，如果她遵循四小时复命制的话……
四小时复命制，反映的是一个职业化员工的修养，也是提高落实责任能力的一种有效工具。如果你过去没有意识到的话，从今天开始，学会利用这把效率的利剑吧，它必将帮你披荆斩棘、顺路开道，必将让你的落实之路变成康庄大道，让你的责任变成顺风车，即刻即达，快速复命！
当然，除了“四小时复命制”，还有“八小时复命制”、“24小时复命制”等管理制度。在许多优秀的企业里，优秀的员工根据任务的特质，按照限定的时间进行高效的复命。“四小时复命制”、“八小时复命制”等制度的有效运行，是优秀企业文化的集中体现，也是员工对责任意识不懈坚守的结果。
