优秀的员工，始终要求自己对工作尽心尽力，尤其在看似细小的事情上，更体现他们可贵的负责精神，做事情有始有终，比如，整理文件、给文件分类、对重要文件和档案作备份，以防不时之需，这些都是一名员工做事有始有终的体现。
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美国电报电话公司在培训员工时会发给员工一些文件整理夹，要求员工将所有杂乱无章的文件存放于文件夹中，规定在10分钟内完成，公司借此观察员工是否具有应变处理能力，是否分得清轻重缓急，以及在办理具体事务时是否条理清晰，那些临危不乱、作风干练者自然能获得更多的青睐。
整理文件是为保存它们的情报价值，而不是为了收集而收集。所以，存放资料时，编排的方法很重要，要保证这些资料容易检索，当然，也要便于保管。
有一个年轻人，大学毕业没多久，进入一家大公司企划部工作，他很珍惜这份工作，并且十分兢兢业业地投入到工作中。一天，企划部经理叫他为一家企业做个企划案，当天晚上，他加班加点终于做完一份满意的企划，放心地回家了。
第二天一早，公司例会上，他胸有成竹地打算向经理以及同事展示他的成果，却发现他的电脑瘫痪了，原来储存在电脑中的企划文件也丢失了。后来才知道，原来他走后公司的保安用了他的电脑，中了病毒导致瘫痪。而这个年轻人也没有将他辛辛苦苦制作的企划文件做备份，致使他在例会上只能口头将他的完美创意大致表述出来，年轻人的心血白白浪费了大半，只留下遗憾。
如果这个年轻人再细心周到些，将文件做个备份，也就不会白白留下这个遗憾，也可以借此机会展现他的才华和能力。由此可见，做事情不仅需要能力，更重要的是认真细致的工作态度。
开会在即，老板等着看你精彩的企划案，你正准备拿着熬了数个夜晚的成果向同事展现。在这关键时刻，你怎么也找不到你的文件，面对桌上一片凌乱的局面，你感到焦急万分，就连电子文档也不知存到哪里去了，最后你只能硬着头皮用口头报告。原本精彩的企划内容无法完整展现，你的心血与专业能力也大打折扣。
这个时候你应该觉悟了吧？好好对待你的办公桌，运用一些方法归纳用品，把你的创意与重要讯息，归纳到一个有迹可寻、随时能找到的地方，从此让你的工作更加有效率。
在公司分配的有限空间下，运用一些巧思增加自己的工作空间后，还得把文件物品归纳得宜，才能算是成功又能真正得心应手。
电脑进入办公室后，大家原本预估纸张的使用会减少，但事实却相反。如果说过去的纸张使用量是1，目前的用量却是1.3，可见电脑化时代并未能真正减少纸张的使用。
把要用而未分类的文件通通整齐地堆叠在一起，放在固定的位置，千万不要散成纸海，这样你要找某一份文件时就有序可循，等看过后再依自己的分类方式归纳好。
初步救急的方式只适用于少量文件，大量的文件还是得靠符合自己工作需求的分类方式来归纳。给每个产品一个大的资料夹，每个资料夹中又分成公关、活动、记者会、展览等，分别用L型透明夹收好，做好标签，再整齐地收到产品资料夹中，这样就能一目了然。每份文件可能有不同版本，建议每次更新都能注明日期，这样就能快速找到最新版本的文件，如果要追溯之前的内容或是否修订有误，也可轻易找到。
除了用产品分门别类，还可以依据经常接触的部门业务来分，例如业务部、行销部、财务部等；或是依文件功能，如合约类、工作报告类、厂商资料类等。重点就是要按自己的工作对象与需求来分类，分类后，最好能利用有索引内页的文件分类套来归纳，更方便找寻。
除了纸张文件外，期刊的收藏也占据了很大的空间。经常阅读期刊的人如果把所有的期刊堆叠成一座小山，不仅不利于调阅，占空间，有时同事借走后一去不回，也不容易察觉。可以将期刊有秩序地归档。首先分成周刊、月刊，周刊下又可以再分细一点。每一种刊物按期别顺序排好，种类之间再以小隔板或桌上型小书架隔开，这样调阅资料非常便利，同事要借阅也方便，也较不容易遗失。
分类到底要分到多细呢？千万不要分得太复杂，复杂的分类系统反而可能造成寻找不便。一般说来，100个档案中，每个只装2份的文件，不如分类成20个档案，每个有10份文件来得方便。过于复杂的分类，在一段时间后可能会被你遗忘，让你因为找不到文件而倍感挫折，达不到你原来进行分类想要达到的目的。
你在做文件管理时，不妨采用下面的方法：
1.活用文件夹
过去保存资料都是用打孔机将资料装订成厚厚的一册。这种形式适用于同一类资料和每天都固定的资料，放在书架上，易于查找。
但是，如果将资料装订成厚厚的一册，要找自己所需的资料时，就不那么容易，需要耗费一定的时间，而且也不便于携带。
目前，各公司从节省空间和经费的立场出发，认识到毁弃没有价值的资料的重要性，开始普遍采用文件夹保存资料。这种方式分类清楚，易于查找，没有价值的资料可以及时毁弃，需要存档的及时存档。
使用文件夹保存资料，可以把每一个文件夹都整齐并排地放在文件柜里或者办公桌的右下方的抽屉里，这种方式叫做文件柜式或垂直式保存法。
（1）文件夹一般是用硬壳纸对折而成的。在对折处写上资料的名称或类别。
（2）文件分类一般只分大类和中类，用硬纸板将不同类别的文件分开，对于各类文件夹要标明它们的区间位置。
（3）使用文件夹保存资料，一般就不用铁钉来装订，但各种票据、日报及简报仍可以用铁钉装订。
（4）资料标签要贴在文件夹上，不同类别的资料要用不同颜色的标签，这样就便于查找，不容易搞混。
2.文件夹的排列方法
（1）文件夹在文件柜里要按从右到左的顺序排列。
（2）文件夹一般是16开，如果资料大于这个尺寸，就将资料对折起来放进去。
（3）文件夹原则上不装订，但对需装订的资料一定要从它的左上角对齐装订，否则看不清这些资料里面的页数。
（4）如果资料需要折起来，就要从正面往背面折。如果折成两折还不好放，再将外面的那一半对折一次。
3.Windows中的文件分类管理
（1）如果你想显示文件夹里文件的详细资料，你可能知道选择资源管理器中的查看详细资料选项(名称、类型、大小及修改时间)。遗憾的是这些文件的分类仅仅是通过Microsoft(微软)或者是其他应用软件的一些说明创建的。很多说明性的广告文字占用了大量的磁盘空间(举个例子，每个Office文件，类型处都标有Microsoft)，并且这个文件的分类并不见得合理。
（2）一个管理文件的好方法就是用Power Desk4，一个免费的替代Windows资源管理器的软件，可以从On track网站上直接下载。根据Windows文件分类选项，Power Desk添加了通过文件扩展名的分类功能。
（3）你还可以通过文件分类选项编辑文件说明的类型，比如你可以把你的图片说明由“Bit map image”改成“bmp”；“GIF Image”改成“gif”‘“JPEG Image”改成“jpe”。
也可以将它们整编分类改成“Images bmp”“Images-gif”、“Images jpeg”这样所有的图片就按类型排列在一起了。
凡事留心，尤要在看似微不足道的小事上留心，培养做事善始善终的习惯，对一个人的影响是深远的。作为优秀的员工，在平时琐碎的工作中，将文件、档案等物品分类管理好、保存好，重要的建立备份，是十分必要的。
文件管理既要严格规范各种流程，又要提高效率，降成本。
——ICI世界油漆集团员工训词
