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第14章 谁偷走了你的时间 (2)

李先生身上就有我们当中许多人的影子,养成这种拖延的恶习,终将一事无成。拖延的代价实在是太大了。莎士比亚有句名言:“放弃时间的人,时间也会放弃他。”若是时间放弃了你,等待你的将是无限制的恶性循环,如果不及时醒悟,后果将不堪设想。

当牛顿发表惯性定律时,他并未考虑到人类的行为。然而该定律同时适用于人与物。

拖延的时候,是静止不动的,此时最难的是起动。而一起动后,大多数人都会保持运转不息。生活中最难的,莫过于从温暖的被窝中起来穿衣服、洗漱,一旦你行动起来,当天的行动也就开始了。生活中的事和工作中的事都一样。有了动力,工作就一帆风顺,直至完成。

下面是一些创造动力的构想。应用其中的一项或多项在指定的工作上,也许能助你克服拖延。

1承认拖延是有害而无益的

拖延使你将自己置于一个自卑的情绪氛围之中。你真的想过一种挫折、疲倦与厌烦的生活吗?当然不想,也没有人愿意。你若让自己过着一种拖延与懒散的生活,等于置你的生活于阴暗面之中。不可否认,处理艰难的工作并不容易,但是你必须去克服困难。

2坦然接受不愉快的工作

幽默大师把乐观者比喻为吃完晚饭不洗碗盘的女人,她要到次日早上才心甘情愿地去洗碗盘。大部分不愉快的工作好像晚饭后先洗碗盘的工作。视而不见不会使它们消失,通常反而更糟。多费一点点力气即可使你的天空万里无云,为何让乌云遮掩你的地平线呢?

有一种方法可以处理不愉快的工作,预留一小段时间,譬如10或15分钟,在这段时间内去解决它,时间一用完就停止。像拟订预算、清点存货或清扫阁楼等工作,就可以采用这种方法。

不幸的是,有些不愉快的工作,本身不适用这种方法。像解雇某位职员或传述坏消息,通常都会以一种含蓄间接的态度,一点一滴地透露。在此情况之下,你的最佳抉择是当机立断与勇于接受。今天不做,明天仍是相同的结果。必须了解的是,太懒散只会增加工作量,现在就下定决心去完成工作,反而会使工作完成得干净利落。

3将大工作分解

任何成就伟大事业的人都能领会本构想的价值。亨利·福特曾说:“如果将事情分成细目处理,每件事都不难。”就是有了这项构想,才建立了汽车装配线。

你想写一本厚达200页的书吗?每天写1页,不需数月即可大功告成。你想成为百万富翁吗?从30岁起每年存1 000元,年息以15%计算,到了60岁就有了100万元。

无论何时遇到一个仿佛庞大无比的工作时,可将其细分为你认为在5~10分钟内可完成的许多小工作,写下来并按顺序完成,立即动手处理其中的第一项,依此类推。一旦开始进行,你就有了完成该工作的动力。大成功通常都是由一系列的小成功组合而成的,“行五里路始于踏出第一步”。

排除电话干扰

电话是把双刃剑,它给我们带来了信息,也带走了我们的时间,干扰了我们的生活和工作。为此我们必须对其加以合理使用。

电话是一个很大的干扰,因为究竟什么时候电话铃会响,我们根本无从得知,因此许多工作常因接转电话而被干扰中断。

当我们正在专心做一件事情或思考某一项问题的时候,最好能够一气呵成,不要中途中断,因为受到中断的干扰之后,通常都要经过一段相当长的时间才能使精神或思绪再重新集中。

在一定时间内,几次干扰将会把工作表现降为零,而且这一工作表现将花更多时间才能恢复,还可能达不到原来的巅峰状态。时间表经常会显示出这种形式的时间浪费,有时受影响的工作时间竟高达25%。

电话虽然是一个极为有效的“省时工具”,但它也是一个“费时工具”,每天的来往电话,成了占用时间最多的一项“时间陷阱”。

不知不觉中电话浪费了很多本来你可以自由支配的时间。接到陌生人打错的电话是常事,这怎么也要浪费两三分钟吧。那么,我们怎样才能提高彼此在通话时的理解度,找到准确的措辞,适时地结束通话呢?

(1)只要有可能,就告诉他人何时给你打电话更方便(“为什么不在两三点之间再给我打呢?”“请过10分钟再打来,我现在很忙”)。

(2)将某一特殊活动或话题的电话委派给特定人员,他们将在今后负责处理此事。

(3)注意闲谈所浪费的时间,在闲谈失去控制前就结束(太多了,会浪费很多时间;若完全没有,世界又变得乏味无比)。

(4)设置一个时间限(“好的,现在就告诉我吧,但不要超过10分钟,因为我马上有个客人”)。人们宁愿事先被限定也不愿中途给打断。

(5)表明要终止谈话了,可以用“最后”,“在我挂掉之前”这类的话来向打电话的人表明你想快速结束谈话的想法。

如何结束通话,也是值得研究的。有时双方都不善于掌握通话的技巧,结果在电话里说个没完。你应该把电话看成是传递信息的机器,消息传递过了就该结束。你可以用“我们就这样办吧,再见”来结束通话。

尽量概括你要说的内容,尽管电话费没有多少钱,但是它浪费了对你来说更宝贵的东西,那就是时间。千万不要用“你最近怎么样”开始一段对话,因为它很容易把通话引向老朋友叙叙旧什么的,简短地说声“你好”,然后直接说你的要求和理由。没有人愿意被长时间的通话所打扰,在电话旁边放一块表是个不错的选择,它能帮你确定这次通话到底需要多长时间。

如果所有重要的事情都已经讲完了,你就应该果断地结束通话。你通常可以把通话时间控制在5分钟之内。

学会说“不”

我们要成为时间的主人,除了掌握各种时间支配方法之外,还要善于说“不”,巧妙地拒绝别人支配自己,侵占自己的时间。

我们要做时间的主人,就要做到自己的时间自己支配,不要被他人所支配。古希腊数学家毕达格拉斯曾说:“‘是’和‘不’这两个最简单、最熟悉的字,是最需要慎重考虑的字。”我们要成为时间的主人,除了掌握各种时间的支配方法之外,还要善于说“不”,巧妙地拒绝别人支配自己,侵占自己的时间。

那么,我们该在什么情况下说“不”?说“不”的指导原则是什么呢?答案是:要确立目标,划定自己活动的范围,制定所做的事情是否值得你花费时间的某种标准。如果某项工作不在自己的活动范围内,不值得花费时间去做它,就说“不”字,丢掉它不管。

说“不”并不一定是件痛苦的事,只要你学会了以下的任何一种反应,并且根据实际情况来灵活运用,你的心理负担就会减轻许多:

(1)用来婉拒他人请求的简单技巧,借口说你小孩的生日、朗诵会、毕业会等也在那个时候举行,你不能不去。这不是说谎,因为你的孩子一定会有某件事需要你在场参与的。

(2)说你的“家人”已经计划好某件事。譬如,“喔,那天我和家人正好做一年一度的秋季旅行。我们已经计划好几个月了,饭店也已经订好。不过还真的很感谢你问我”。或者可以说“你几天前问我就好了。我已经答应某某人要帮他做某事”。

(3)你或许可以鼓起勇气说:“你知道,我也很想,但是我现在答应的事情太多,都还没做好,如果我再答应你,可能没办法做到……或是无法全心全意去做……或是无法提供你所希望的那么多支持。”或者可以说:“这是一个充满刺激的建议!”你应该首先用认可的话评价他人的建议,然后,你应该使他清楚,你的精力现在非常强烈地关注于其他方面,因此对于这样漂亮的项目,你必须遗憾地说“不”。

(4)“我想一想,明天再跟你联络……”明天,你再用电话、信件或传真委婉地拒绝。或者可以说“您给我一些考虑时间”。或者,更具体:“让我想一想,一小时后我给您回电话。”一小时以后,您打电话给他,客气但同时清楚地说“不”,没有进一步的理由。

(5)如果你实在想不到什么好的借口,或许可以这么说:“可不可以跟你改约下次?我最近工作累得半死,所以那天我已经约好了医生(按摩师)。”

(6)“我非常珍视您!”当你得到一个请示或询问时,你称赞对方,并且加强与他的关系。然后你引导出拒绝,用这样的话告诉他:“没有人比我更愿意与您一起干,但这一次我必须拒绝您。”

(7)有礼貌地说:“谢谢,但是我要先做好手里的工作才有时间……”比较巧妙的做法(但可能有用)是使用有条件的“不”,先说“如果张三不叫我做×××,我可能就可以”,稍后再告诉他们,张三“确实”拜托你做某某事。

(8)“这样的一些事我原则上是不干的”。人们可以更容易地接受拒绝,如果他们知道拒绝不是出于个人原因,而是由于原则。

(9)“眼下恐怕不行”。这原本是一些提问者愿意听到的用手推辞的大白话,于是他只得放弃他的请求。

(10)“我对您感到非常抱歉!”这样的拒绝特别有助于不直接的询问:“我们当然非常愿意您整个家庭一起来,但遗憾的是旅馆那么贵……”你不必在别人的询问中寻求解释。

(11)“嗯……不。”最后,一个最好的方法,如果你想说“不”,你就说“不”,不过说“不”之前稍微停顿一下,给别人一个思考和理解的信号。

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